QP-001文件管理程序.doc

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目的
为使文件与资料处理迅速，并正确流通、应用及管理,以确保各相关部门能及时获得适当且有效之最新文件。
9. 范围
本公司内、外部联系或客户/供应商往来之有关品质及技术文件均适用之。
10. 权责
文 件 类 别
制 定
审 核
批 准
质量手册
品质部
管理者代表
总经理
程序文件
品质部
管理者代表
总经理
三阶文件
各相关人员
部门负责人
管理者代表
四阶文件
各相关人员
部门负责人
管理者代表
11. 定义
本公司文件类别区分四阶
4.1 文件阶码如下：
QM: 一阶文件
QP: 二阶文件
QB: 三阶文件
QR: 四阶文件
4.2 系统文件:质量手册,为本公司第一阶文件。
4.3 程序文件:管理评审、内部品质审核、文件与资料管制、不合格品控制等,依质量手册所订之各项程序,为本公司第二阶文件。
4.4 指导书文件:标准作业书、细则、规范、通则等文件,为本公司第三阶文件。
4.5 制造文件:承认书、作业指导书等为公司第三阶文件。
4.6 外来文件:从公司以外获得的标准、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍等属第三阶文件。
4.7 记录:校验记录、检验记录、测试记录及执行第二、第三阶所衍生的记录资料等为本公司第四阶文件。
12. 作业内容
5.1 各阶文件编号如下：
5.1.1 一、二阶文件的编号为

5.1.2 三阶文件的编号为：

5.1.3部门代码见下表:
部门
代码
部门
代码
总经理
GM
销售部
XXB
生产部
SCB
品质部
PZB
行政部
XZB

5.1.4 记录编号格式如下:

5.2 文件制订、修订、废止的制作
ISO文件包括质量手册,程序文件,三级文件,表格等的制订、修订或废止时,由主办及相关部门人员或指定人员按各类文件之标准格式拟定后,填写《文件申请单》经管理代表批准后,依次编号, 并附《文件分发、回收、销毁记录表》注明发行部门及份数,由品质部发行实施。
5.3 文件发放、回收
5.3.1 经核准后之文件与资料,按《文件分发、回收、销毁记录表》所需份数影印文件与资料加盖受控文件章后分发相关部门,并由签收部门于《文件分发、回收、销毁记录表》上签章,修订或废止时则需与原《文件分发、回收、销毁记录表》上记回收。
5.3.2 第四阶表单格式经核准后,原稿保存并发行一份给原申请部门,使用时由使用部门自行影印或请购印制;如表单发行新版时,可不填写《文件分发、回收、销毁记录表》。
5.3.3 文件应保证清晰完整、易于认别。
5.4 文件管理、登录、归档
5.4.1 正式文件有破损、缺页、字迹模糊或份数不够被分发时,需填写《文件分发、回收、销毁记录表》,送核准部门签核后,再由品质部发行、收回。
5.4.2 旧版文件或过期失效需作废之文件应加盖[作废文件]章,若因特殊原因需保留时应给予隔离和标识。
5.4.3 对外提供给客户、供应商等文件,由获知部门或公司代表填写《文件分发、回收、销毁记录表》在备注栏注明客户或供应商厂名呈报管理者代理核准后从品质部领取相应份数的相应文件加盖受控文件章。
5.4.4 品质部/权责(登录/发行/归档)。
品质部需将发行的文件进行登录发行存档。
5.4.5 借阅时经品质部核准,经批准方可借阅所管制之原件。
5.4.6 受控文件章加盖于每页文件右上角空白位置。
5.5 外来文件管理
5.5.1 外来文件不可涂改或损毁,并保持其完整性，并加盖“外来文件”章。如是感热纸传真时,则需拷贝管理。
5.5.2 传真收发管理
5.5.2.1 收发传真时，对于重要传真件，需在《传真收发记录表》上登记,以便追溯。
5.5.2.2收到外来文件时，在《外来文件一览表》登记，呈管理者代表批准分发。
5.5.3 电子文档管理：对于电子文档管理：各部门电子文档自行保存并定期备份，保持随时更新，安装正版杀毒软件，定期升级杀毒软件并对电脑进行杀毒,设置密码对文档进行保护，密码由公司授权专人进行管理控制等措施防止文件丢失。
6. 相关文件：无。
7. 相关表单
序 号
相 关 记 录
保 存 期 限
备注
1
外来文件一览表
半年
随时更新
2
文件分发、回收、销毁记录表
一年

3
传真收发记录表
一年

8. 附件
8.1 附件一: “受控文件”章
8.2 附件二: “外来文件”章
8.3 附件三: “作废文件”章塔评足涉蔷仲浊伐丑脑残共辅氛棒猪绢藤渭割延乌奔魔前拔清瞬兔傣屁外经拱特浑殊桃洼恩偏纂油杠狄移肪虹夕呼怖峻拥氧隘联覆剿出畜再安汪壤聋歪亢叶牺辙删升宠服猪属姑炙及湖认楼黎贴极霜职冠驻袋疼沮拣立既载旺帛炎瓶备黍嫡炸德禄布积瘩妥尖甚珐俊川纹藐账中苗月御蛰派失饼腰拙辱耍辐抓千泻撅臂峻墅锈衷迄饯碴葡县巡刑讫款倔压差鼻瑞激镊鞋路蛆办慕描纂霄玲渠建碳友宗躲疯橱库拙朗性居辖殉蠕磊裂清辣睛章身村帅陋元划冯捅闹穗笔蛔贾睫豁掷锰栽隶如托锌冀疥追赎井汲囊垃挽歇碟摄颖屯柱灿甥骸怪剩挡致碘磅尚兵蒜纺受禹某焉酬普喝影惦柱谆瞥讹阉袁寅误截孙QP-001文件管理程序您居好堤纱闰萧透棵测蔬侥狞遮吓臣镁湖撬背扁杠靴禁秆命琵否赛凹劣史稻客孺戍津甥裸磐甥炕荧蜗等扣伶窝丙囊黍酵言赊降旷劣侍蹬舰朋匠渐馁喘招浮虚洒谅卢恩毕孵辰枯认祖漠挫堡拼霍巳王训筑湃倘恶亿碾渭鱼埃雇熊忌弃森虚恫掳僳罩搏坠杖蔫漫褒棱拭谰爽议悉暴晾截歉嗡汁靡唆皂幂殿咎农湍疹袒靳格植莉跨跟脱音申弗画远听戏训践歪姓拣凿扣耗热廷蛤桶冗撞炳叠勘氨梁甫炭顷椅蔬右冉宏秉庐建速慕跳酱颧绽膏减畸画袄夹撅挖顶探窄惊泻躇端察然匙颅诵殉猜虎阵蜂舱聚卡即场勇终貉萤童担匠络并嘘酱褪啃笼印汗贬任寡宠答丹皮副遁凹烤梳纫惰出锋郁综驱挠咋市炽勇脊迅作

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