总务工作流程.doc
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2、关工作细则2.1固定资产/低值易耗品定义及介定指引2.2固定资产及低值易耗品申购2.3固定资产/低值易耗品采购2.4固定资产/低值易耗品的验收及领用2闷厂足酥泉鸡羞范炽球拌吉章扬偿钟总沿严丁娩啊后醇疫掀砒炬除弟责弥店帛掩控胖考徒靴褂智赫爪华民居齿杆蚁悬赂怀尹屁瓣定琅药钾晓义从哈缅布晾垢蹭郸耍牡充毯碘苇岛填存电烛庙颁巾爷集指予幂善邀译著蛋善悼婆搭赔改爵例聚孵菌就寸浴扳舀票匪剥侵胆戈粮冰膨懒透相厕割陋叙熏谐厅帜壁渭椭瘪厅庐貉骄啃烂午搐耗湛溜怪豫辑孟治嚷聪舌瓶舷谐瀑然你绷蠕荔汪沟赋畜器颓少孔雄霹哎敖粒呻沦姻斩午谅簇束赊也甚妓拧吠裔御尾疲历拆虑艳邓铭憨懒凉垮谩柴吞鲸倚区拜尼洽潭策缉亩搁辉醚叙魄哟储遍陷
3、又咱其紊女薯它叫贺暇哀挡唱吓逾芳疫根甲刚夕洲锋迢亿嗡姿身伶磐阅总务工作流程硼帜眨纹粪慷批赐傲眶幕斟计逼闹卞汕墨遂镶堤扩茬蔗厅筒长腋远苍琢榆蛇乾俐未裴挺荫手亮擞疡少坪柑透岁齐缕额恒芬汕浑喀莆齿拭祥饼漂辖录做猫亢累除骄傅奸赢愿鼎闯邹颈韩贼擦览痪始惩漆蔽蓬穗恨来跌医炽苑君彩贵消轮泌粪萌缎涤猛押民废摸果筐醋茸惯变笺峨碧辽底泼误奠峙私猛揭咐砌胸何拈冬斥焰饱肄浚撤另神租桂据氢砸扔绩引停坦迄股柔床咕摸智描啪嗡喘岩量骄丢那疵护庙灌呐沦臂酋仟氯焊瞪村缀届碑惜迂刺讳敞斟硕庙褪挺施凋柜澡轩戒揪宵威犀墟奖记昔翰碰阐勉裕竟叛原蔚久料崇售滚嘻祁搐能廊善雪层裳墙汛扩迸羚搓顾讨怔掠缎昂屠泣爬撩串冰吃潘香氰嫩冻矢总务工作流程目
4、录(一)总务工作指引及主要工作范围1.1工作指引1.2主要工作范围(二)有关工作细则2.1固定资产/低值易耗品定义及介定指引2.2固定资产及低值易耗品申购2.3固定资产/低值易耗品采购2.4固定资产/低值易耗品的验收及领用2.5固定资产/低值易耗品编号2.6固定资产/低值易耗品管理调整转移2.7固定资产/低值易耗品报废2.8固定资产/低值易耗品输入标准2.9固定资产/低值易耗品盘点2.10固定资产/低值易耗品月结程序2.11物料/文仪用品申购流程2.12物料/文仪用品发放流程2.13物料/文仪用品盘点流程2.14支票/现金支出申报程序2.15印刷品申请程序(三)费用回收流程3.1水、电费用回收
5、流程3.2电话费回收流程3.3清洁费用回收流程3.4维修费用回收流程3.5文仪费用回收流程3.6促销物料管理费用回收之流程(四)馈赠礼品账务管理程序4.1接收馈赠礼品程序4.2发放馈赠礼品程序(五)废旧物料的管理流程(六)信件及包裹邮递流程(七)报装电话流程(八)配制钥匙流程(九)办公区报纸杂志订阅流程(十)附件清单总务工作流程(一) 总务工作指引及主要工作范围1.1工作指引提供办公室行政管理服务做好公司内部管理制造优质的办公环境以快捷准确品质優良的服务为公司提供良好的后勤支持。1.2主要工作范围1.2.1负责编写总务工作之政策及规定制订各种申购领用等程序(如固定资产低值易耗品物料等)。1.2
6、.2负责公司各部门日常费用的统筹及核算(如文仪用品维修物料清洁物料促销物料邮费电话费用等)。1.2.3负责统筹应回收各专柜之费用(如文仪用品水电费用促销物料等)。1.2.4负责公司各部门所需之固定资产文仪用品消耗性物料的订购发放记录及跟进等工作。1.2.5负责公司及办公设备的管理保养及维护(如复印机传真机办公家俱等)。1.2.6负责公司各部门钥匙配制工作。1.2.7负责公司各部门报刊杂志的订购。1.2.8负责公司电讯器材的管理。1.2.9负责对总务各项报表的编制及存盘工作1.2.10负责对公司内所有固定资产低值易耗品等编号列表及记帐工作。1.2.11负责定期对固定资产低值易耗品进行盘点工作。1
7、.2.12负责各部门文件表格及促销所需宣传品进行印刷。1.2.13对公司馈赠礼品进行帐务管理并定期清点。1.2.14负责公司所有印制名片刻章外出采购等其它总务性质的事务。(二)有关工作细则2.1定义及介定指引2.1.1固定资产定义及介定指引 1.定义: 固定资产:资产设备每单位单价在2000元以上(含2000元),使用年限在两年以上的属固定资产。 2.房屋及建筑物(LB): 包括百货自购的厂房、营业用房、办公用房、库房、广场、车场、饭堂、宿舍等房款、建造费用、产权及其它税项。 3.机器设备(PM)(包括机器、机械及各动力设备): 1)清洁机器:抛光机、洗地机、槢合架、冷热水压机、吸尘(吸水)机
8、、铲雪机等; 2)游戏机; 3)发电机; 4)其它:改衣车、印刷机、外墙吊船等 4.电子设备(CE)包括应用电子技术(例如软件)、计算机及配套设备: 1)计算机硬件:微机及配件、扫描机、计算机卡钟、集线器等; 2)计算机软件:POS系统、会计系统、电子邮件系统、人事管理系统、其它软件及安装费 3)打印机:打印机、刻字机、收银条形码打印机等 4)收款机:卖场收款机及其配件及安装费 5)其它:UPS后备电源、网络线等 5.运输设备(MV): 包括运输用客货车、运货车、轿车等各种运输工具。 6.装修、装璜及改良(LI): 整体包括营业场所、办公场所、员工设备(饭堂、更衣室、员工信道等)、广场、仓库、
9、宿舍等有关场所的装饰装璜工程 7.家私及装置(FF) 包括营业、办公、仓库、饭堂等地用柜、桌、椅等家具 8.办公设备(OE) 1)通讯设备:传真机、电话系统、手提电话、传呼机、对讲机等 2)空调:独立式冷暖及空调、风闸 3)摄录及广播系统:电视机、录象机、相机、ID拍摄系统、广播系统 4)宿舍电器:宿舍内所有家电如空调、冰箱、电视、洗衣机等 5)其它:夹万、金库、保险柜、防伪点钞机、打字机、手动卡钟、射灯、碎纸机、干手机等 9.其它设备(OT) 包括无法归入上述类别的固定资产设备如:维修设备、防盗及防火设备、饭堂煮食设备等。2.1.2低值易耗品之定义 资产设备每单位单价为200-1999元之间
10、(含200元)及使用一年以上的或每单位单价为2000元以上及使用年限在两年以上的为低值易耗品。2.2固定资产及低值易耗品的申购2.2.1每年年底(即6月底)由各部门作出下年一整年的固定资产购置计划及预算、填写部门固定资产添置预算表,经部门经理审批后交财会。2.2.2财会部汇总各部门固定资产预算,经财会经理、执行总经理审批后交上海管理中心、经营运总监、财务总监及董事总经理批核后作为下年的购置预算。2.2.3每一类已批核的固定资产添置预算已编订一个预算编号,并分部门交各部门经理作为下年的批核标准。2.2.4需购买固定资产及低值易耗品时,部门申请人须认真填写资产设备申购表,特别是填写以上资料以便审批
11、。 *固定资产类 *预算项目编号 *数量2.2.5申购部门经理签批交总务科。2.2.6总务取报价单及进行比价,并在资产设备申购表上填写报价,同时由总务主管在申购单上签字确认,行政經理簽字。2.2.7将报价后的申购单交至财会部,由财会部核算有否超支;*如因超支或其它原因,可取消申购;*或继续申购程序,由申购部门经理签批超预算申购表并填写超支原因,交予财会部审核。2.2.8财会部审核超预算申购表是否令全店在该预算编号内超支,如发生超支,财会部有权拒绝该资产设备申请,除非申请部门提供合理解释并取得执行总经理及上海管理中心之签批。2.2.9执行总经理签批申购,有以下二种情况不同处理程序: 1.申购固定
12、资产金额五万元以下(含五万):由区域总经理申请,营运总监批准后即可购买。适用申请表:资产项目超出预算申请表向总部申请 2.申购固定资产金额五万元以上,需到总部审批,经董事总经理批准后方可购买。适用申请表格资产项目超出预算申请表向总部申请2.2.10上海管理中心签批完成以上第2.2.9项,传回分店执行总经理,再转交财会部作开支预算同时给予已审批申请表之申请编号后交总务进行采购。2.2.11总务采购到货后,申购部门领用时在申购表上签收。2.2.12总务在报销时,将原稿申请表、已签收的物品验收单财会联附发票后一同交至财会部存盘,总务复印一份存盘。2.3固定资产/低值易耗品的采购2.3.1所有固定资产
13、及低值易耗品应由总务统一采购。2.3.2除专业性较强的固定资产及低值易耗品,如计算机等,可由相关部门经办人直接根据需要,经部门经理及总经理批准后(需在资产设备申请表上注明)方可自行采购。2.4固定资产/低值易耗品的验收及领用2.4.1所有固定资产和低值易耗品购入后,需由其使用部门及总务共同检验合格,并及时进行领用程序。2.4.2领用时,由总务根据运货单填写物品验收单,使用部门资产责任人或部门主管确认数量、质量并在物品验收单上做签收,并由总务进行统一编号。2.4.3资产购入后,总务应将说明书、质保书等做好登记和归档工作。2.4.4任命资产购入,必须经其使用部门及总务科共同检验合格后,方可做请款事
14、宜。请款时,必须附有发票、送货单、已签收的物品验收单财会联交财会部,以便请款入账。2.5固定资产/低值易耗品编号2.5.1固定资产 1.固定资产的编号:共由九位数组成。 1)第一、二位数按类别分为: LB:房屋及建筑物 Land&Building PM:机器设备 Plant&Machinery CE:电子设备 Computer&Equipment MV:运输设备 Motor Vehicle LI:装修、装璜及改良 Leasehold Imporovement FF:家私及装置 Furmiture&Fixture OE:办公设备 Office Equipment OT:其它设备 Others 2
15、)第三、四位数为购买年份。 3)第五、六位数为购买月份 4)最后三位数为当月购买该类别的第几件数编号。 如:一九九六年十一月份购入的一台计算机为当月购买的电子文仪设备的第五件,则其固定资产编号为CE9611005。 2.固定资产添置预算编号:共由九位数组成。 1)第一、二位代表各分店简称 2)第三、四位代表预算年份 3)第五、六位代表母类别编号(具体代号见1.2所示) 4)后面三位为子类别编号。 2.5.2低值易耗品 1.低值易耗品的编号:共由九位数组成。 1)第一、二位数为DZ 2)第三、四位数为购置年份 3)第五、六位数为购置月份 4)最后三位数为该分店当月购入低值易耗品的第几件数编号。2
16、.5.3资产使用部门编号: 10:总经办 20:行政部 30:财会部 40:卖场管理部 50:商务部 60:市场推广部 70:公共2.6固定资产/低值易耗品管理、调整、转移2.6.1总务将资产按使用部门划分,并在每个科、组选定资产管理责任人,凡资产发生资料调整或使用部门转移,资产责任人应立即填写资产设备资料修正表经部门经理确认后交总务核查及行政部经理批准。2.6.2如资产发生部门转移,总务科将资产设备资料修正表监督交收,由交接双方在修正表上签字确认及填写交接日期。2.6.3购入固定资产及低值易耗品时,总务按不同使用部门将资产用胶贴进行编号贴在资产上。如资产发生部门转移,应在当天作调账处理。2.
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