XX公司存货管理内部控制业务流程.doc

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XX公司存货管理内部控制业务流程
一、 业务目标
1 战略目标
1.1 为公司经营、发展提供有力的物资保障，实现企业经营目的。
2 经营目标
2.1 根据生产经营情况，确定存货最高储量、最低储量、采购时点储量，确保合理储备，防止存货积压、闲置，造成浪费。
2.2 对存货实行科学保管，确保数量齐全、质量合格。
2.3 规范存货处置，避免公司资产流失。
3 报告目标
3.1 确保存货账目的真实、准确、完整。
3.2 存货成本计价准确。
3.3 财务账表与实物核对相符。
4 合规目标
4.1 存货保管符合国家有关安全、消防、环保等规定。
4.2 存货交易合同（协议）符合合同法等国家法律、法规和公司内部规章制度。
二、 业务风险
1 战略风险
1.1 存货不足或不能及时、有效的用于经营活动，造成企业违约风险。
1.2 不能很好的规划存货合理储量,造成因存货积压而占用资金，影响企业目标实现。
2 经营风险
2.1 存货储量不足，影响生产；储量过高，造成存货成本过大。
2.2 对市场的形势把握不当，导致存货跌价损失。
2.3 保管不善发生被盗、毁损、事故等，造成资产流失。
2.4 长期呆滞造成存货挥发、失效、锈蚀等，导致资产损失。
2.5 未及时完整办理保险，给公司带来巨大经济损失。当发生地震、洪水、战争等人力不可抗拒的自然灾害时带来巨大损失。
2.6 存货处置不规范，人为造成资产流失。
2.7 未经审核，擅自变更合同标准文本中涉及权利、义务条款导致的风险。
3 报告风险
3.1 财务账目记录有误，造成存货数据失真、管理失控。
3.2 存货计价错误，导致成本不准、效益不实。
3.3 账、实不符给分公司带来潜亏（盈）。
4 合规风险
4.1 违反国家有关安全、消防、环保等规定，遭受经济处罚。
4.2 存货交易合同（协议）不符合合同法等国家法律、法规和公司内部规章制度，造成损失。
三、业务流程步骤与控制点
1 存货入库
1.1 外购存货的入库
1.1.1 存货入库验收须有采购员、质量管理员、库房保管员三方参加，对入库物资的数量、质量进行严格检验，做好相关记录。
1.1.2 所有物资入库前，由市场部物资采购中心组织相关人员按物资采购技术协议或质量标准要求执行验收，发现不合格产品应隔离、标识并做好记录，由市场部物资采购中心按不合格品处理程序进行处理。
1.1.3 生产维修常用件、标准件由采购员、库房保管员进行数量和合格证的验证，做好物资入库记录，并对库存电子数据及时更新。
1.1.4 物资的验收票据、合格证、计量单等由采购员负责收集管理。全部技术资料由采购员负责交各公司技术质量部归档管理。
1.1.5 物资到货数量短交，采购员须要求供方及时补足，物资到货数量出现超交，采购员要及时汇报，并做好情况记录。
1.1.6 物资验收质量不合格由市场部物资采购中心负责出具不合格品处置报告，经批准后与供方协商，按照合同规定办理退货索赔事宜。
1.1.7 对符合要求的合格产品，根据经采购员签字的送货清单、发票、实物验收报告填制入库单（一式三联，如果供货商未开具发票的，根据送货清单暂估入账）办理验收入库，入库单连续编号。限额内的数量损耗由计划财务部及时处理,无质量检验合格报告及外观检验不符合合同要求的不得办理入库,有超限额数量损耗的也不得办理入库。
2 做好物资收、发、存的登记工作
2.1 仓库保管员负责物资的收、发、存管理。
2.2 外购物资存货入库后，采购员持票到库房经保管员核对后在发票上经办人处签字，将入库单附后到计划财务部办理报销手续。
2.3 计划财务部进行相应的帐务处理。
3 严格执行存货仓储保管工作规程
3.1 物资的储存保管应以物资的属性、特点、使用情况等科学设置库位，在安全可靠前提下做到：小件“五五”排放；成批物资按区分类存放，做到摆放成行成线、垫支平稳合理；减少物资转库搬运工作。
3.2 做好库存物资的四防工作；对易碎和易坏品应格外小心存放；对危险品应单独存放。所有具有特殊要求的物资均须做好特殊、明显标示。市场部物资采购中心要定期检查，并做好检查记录，及时处理安全隐患。对违反规程造成存货损失的要追究责任人责任,处罚决定根据价值损失的大小和事故等级确定。
3.3 做好库存物资的动态管理。
3.3.1 所有库存物资数据均应进入计算机信息系统管理，对每天的库存数据须及时更新。
3.3.2 所有库存物资标准应标识清楚，存放地点详细。
3.3.3 帐、物、卡及时检查，日清月清、半年盘点、年终清库，达到账、物、卡三者统一。
3.3.4 露天库房每天检查，每月盘查，保证物资无锈蚀、无变形、无耗损，场内无积水。
3.3.5 保管员须熟知库存物资的型号、规格、结构、性能、用途及质量标准等项。
3.4 保管人员应根据物资特性做好库存转运物资安全、包装及保护工作，做好临时搬运人员的安全教育、劳动保护等项工作。
3.5 做好物资库房的防火工作：库房内严禁烟火，同时必备数量足够、质量合格的消防器材；保管员要熟悉消防知识，正确使用消防器材，对所属库房情况要勤于检查，及时处理、汇报存在的不安全因素。
3.6 物资库房严格保卫制度，禁止非本库房管理人员擅自入库，管理人员每天须对库房门、窗等情况进行检查，以便及时发现、处理存在的安全隐患。
3.7 要做好库存物资的保密工作，未经领导同意，不得外泄库存物资的数据。
3.8 市场部物资采购中心和计划财务部共同商议，提出存货的财产保险办法经公司领导批准后执行。
3.10 市场部物资采购中心根据年度生产经营计划、财务预算等资料，拟定各类存货的最高储量、最低储量，报公司领导审核批准后实施。
3.11 物资保管部门根据存货库存收发情况，每月编制存货使用及结存情况报表，按时向财务部门提供物资购进、消耗及库存等资料数据。
4 存货出库
4.1 原材料、生产维修常用件、标准件的出库管理流程。
4.1.1 经办人根据生产、维修的需要填制领料单（一式四联）经部门负责人签字后，经办人凭出库单及领料单到物资所属仓库领取物资并在相应的出库单据上签字。
4.1.2 仓库保管将签字齐全的领料单（四联），分别返领用部门、财务和物资管理人员各一联，留存一联。
4.1.3 月末，仓库保管讲出库单及领料单胺库房类别整理后，传至计划财务部入账。
4.2 对于大修、技改等项目所需物资及其他特殊物资的领取的管理流程。
4.2.1 经办人填制领料单（一式四联），经部门负责人、公司分管领导签字后，凭领料单到物资所属仓库领取物资并在相应的出库单据上签字。
4.2.2仓库保管将签字齐全的领料单（四联），分别返领用部门、财务和物资管理人员各一联，留存一联。
4.2.3 月末，仓库保管讲出库单及领料单胺库房类别整理后，传至计划财务部入账。
4.3 生产急需物资可预先领用，领用人员须在领用单据上签字，并在三个工作日内补齐领料手续。
4.4 销售商品出库流程。
4.4.1 市场部按客户订单发货时间要求，去现场查库核实数量，并开具“发货通知单”；
4.4.2 市场部将“发货通知单”交仓库保管员签字，在审核“发货通知单”及有关单据后办理发货，并填写出库日报表。
4.4.3 门卫凭出门证并核实相关单据后放行。
4.4.4 产品出厂后“发货通知单”需要客户提货人签字，最后返回市场部。
5 存货盘点
5.1 日常分类盘点
物资保管部门根据存货的品种定期分类盘点存货，采取每月、季自行清查，并将清查的结果计划财务部的数据核对。如发现存货发生短缺、毁损、灭失，要及时汇报。
5.2 全面盘点
公司根据实际情况，每年至少进行两次全面盘点（年底必须进行盘点），并出具清查报告。存货全面盘点工作由计划财务部组织，采购、仓储、使用等部门负责实物盘点，填写盘点表，并与实物账册、财务账表核对。
5.3 存货全面盘点程序
5.3.1 计划财务部制定盘点计划，召开盘点预备会议，将盘点计划或指令贯彻到每一个参与人员。
5.3.2 采购、仓库、使用等部门的有关人员盘点存货,填写盘点表，并与实物账册、财务账表核对。
5.3.3 对于存货中未完施工的工程技术劳务、项目及产品制造，由工程技术部门、生产部门确认工程进度，并出具未完工项目（产品）进度报告作为确认未完工工程的依据，财会部门根据实物量的完成情况按照会计准则及相关财务规定进行匹配。
6 存货处置
6.1 盘盈、盘亏、毁损的存货的处置：公司对清查中发现的盘盈、盘亏、毁损的存货，由计划财务部和物资采购中心共同审核，提出处置意见，报财务总监审批。
6.2 报废物资的处置：报废物资包括公司生产、技改及各类基建项目过程中所产生的各类废旧物资，具体包括报废设备、废膜、废溶剂、废包装物（纸包装、木包装物、金属桶）等。
6.2.1 报废物资处置程序。
6.2.1.1 生产部收集报废物资信息，编制报废物资审批表，报计划财务部审核后，交公司财务总监和总经理审批。
6.2.1.2 经审批的报废物资由市场部统一处理，处理价格须经公司分管领导签字确认。
6.2.1.3 公司门卫须凭财务收款收据及市场部出具的废旧物资处理出门凭证放行。
6.2.1.4 处理资金由计划财务部统一收取，并出具收款收据。
7 存货核算
7.1 计划财务部审核存货增减变动原始凭单，符合审批权限且报账手续齐全的予以入账；不符合审批权限或手续不全的，由经办部门更正后入账，并在有效单据上加盖财务专用章。对在途存货、货到票未到的，月末暂估入账，下月初用红字冲回，财务负责人对帐表进行审核并签字。。
7.2 计划财务部每半年根据存货盘点记录及生产、仓储、采购、营销部门提供的有关资料，对存货进行可变现净值与账面价值对比，计算存货跌价准备，经财务总监审核，报公司总经理办公会审批后，进行账务处理。
7.3 计划财务部对存货处置的净损益,要纳入当年的损益。
7.4 计划财务部按照存货计价方法, 正确核算存货的实际成本，编制存货管理报表，由财务负责人审核存货成本的准确性并签字。存货计价办法变更由计划财务部上报总经理办公会审批，在下一年度实施。
8 监督检查
8.1 公司将不定期对存货管理情况进行专项检查，也可结合财务检查、审计等工作进行。
8.2 存货内部控制监督检查的内容主要包括：
8.2.1 存货业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在不相容职务混岗的现象。
8.2.2 存货业务授权批准制度的执行情况。重点检查授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。
8.2.3 存货收发、保管制度的执行情况。重点检查存货取得是否真实、合理，存货验收手续是否健全，存货保管的岗位责任制是否落实，存货清查、盘点是否及时、正确。
8.2.4 存货处置制度的执行情况。重点检查存货处置是否经过授权批准，处置价格是否合理，处置价款是否及时收取并入账。
8.2.5 存货会计核算制度的执行情况。重点检查存货成本核算、价值变动记录是否真实、完整、及时。对监督检查过程中发现的存货内部控制中的薄弱环节，有关部门应当及时查明原因，采取措施加以纠正和完善。
四、相关制度目录
1 财政部内部会计控制规范--基本规范（试行）（财会［2001］41号）
2 企业会计准则第1号---存货
3 XX公司合同管理办法
4 XX公司资产管理制度
5 XX公司物资采购合格供方的评定及控制制度
6 XX公司物资采购实施细则
7 XX公司库房管理制度
8 XX公司采购员自律守则
五、主要控制点相关资料
1 存货入库单、出库单、质检单
2 产成品交付清单
3 存货定额损耗表
5 存货分类明细表
6 月度存货耗料汇总表
7 存货清查表
8 存货报废审批单
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