ERP实施技巧-采购流程管理操作.doc

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ERP实施技巧-采购流程管理操作

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ERP实施技巧-采购流程管理操作

　　采购是企业管理的一个重点对象，因为其关系到企业资金的流出。所以，采购流程也是ERP管理的一个重点。但是，很多企业在操作过程中，缺乏总结，今天在这里，我就在这里把这工作给做了，给他们这些“懒人”做点事情，希望对他们有所帮助。

　　一、采购管理普通操作流程。　　
　　各个企业虽然生产的产品千奇百怪，但是，其采购管理流程是类似的。企业大部分的采购管理流程如下：　　
　　1、请购。　　
　　请购是指需求单位，当有材料需求时，向采购部门提出请购的请求。一般，在生产企业中，请购作业由计划人员来做，也有的企业设有专门的生管部门，也可以由这个部门负责。　
　　请购单根据来源的不同，可以分为多种。一是有MRP计划生成而来，这些材料都包括在产品的物料清单中，根据物料清单中的材料用量与销售订单或者生产计划的产品数量，计算出需求;二是根据安全库存模型，计算出来的库存补货单，这一般由仓库人员开立;三是一般请购，即没有来源的临时性物料需求。　　
　　一般来说，需求人员在开立请购单时，只需要关心如下问题：一是需要什么物料;二是需要多少;三是什么时候需要。向谁购买、以什么价格购买一般都不时他们需要关注的问题，这些内容采购员会解决。　　
　　2、请购单维护。　　
　　在请购单转换成采购单前，采购维护人员需要在进行核对一次。在请购单维护的过程中，其主要关心的是采购的供应商是否准确、价格是否有错误、及采购数量是否符合相关规则。　　
　　供应商可以根据物料基本信息定义处带过来，而且，带出来的是首选供应商。如一个材料有三个供应商，但是，首选供应商只有一个，即甲供应商。则该材料的默认供应商即为甲供应商。若采购员在维护时，发现供应商需要调整时，可以在这里进行调整。当首选供应商有所变更时，企业用户要及时在基础资料中进行更改，如此，可以减少后期维护的工作量。　　
　　价格带出来的也是跟供应商关联的价格。这里要注意一个问题，就是企业确定的标准价格跟供应商采购的采购价格有区别。企业确定的材料标准价格，使用来对采购价格进行管理控制的一个参考数据，其往往跟实际采购的价格有一定的差异;企业的标准成本是以标准价格为基础计算的，而实际成本则是以实际采购价格为基础进行计算。所以，这里带出来的价格，是与供应商对应的价格，而不是企业规定的标准价格。有些不成熟的系统，如Compiere系统的采购功能，带出来的价格，就是企业设置的参考价格，这是不合理的。　　
　　有时候，不一定需求方请够多少，采购就采购多少。采购时，采购数量由时候，还要符合一定的规则。如供应商有规定最小采购量时，则采购数量要满足最小采购数量;若采购数量有包装数量的限制时，则实际采购数量则为采购包装数量的整数倍等等。用户要注意这些规则的影响，因为，若这些多出来的材料处理的不好的话，就会成为企业的贷治料。　　
　　3、请购转采购。　　
　　请购单转换采购单的时候，有一个需要特别关注，就是，当请购单维护处，供应商处为空白或者该供应商已经不允许交易了，该如何处理?　　
　　有一种方法，处理的不是很好。如Compierr系统的这个转换功能，当某项材料供应商没有指定时，下次不能重新维护再生成。这是非常不方便的，因为人总会有疏忽，特别是当订单多的时候，若一格疏忽，没有维护全面的话，则只要删除采购单再重新来过，那就比较麻烦了。　　
　　我认为，比较合理的做法是，若一项请购单有六项物料，其中两项因为疏忽，没有指定供应商时，在请购单转换成采购单的过程中，系统会把已经有供应商的物料生成采购单，比提醒错误信息，说有哪两项物料因为没有指定供应商而无法生成采购单，在请购单维护处，维护后，在不需要删除采购单的前提下，就可以把这两项物料生成采购单。如此设计，才比较方便与合理。大部分系统，如神州数码的易飞ERP系统就是如此处理的。　　
　　4、采购单维护。　　
　　采购单维护主要是做一些日常的维护工作。需要提醒的是，有些更改工作，最好通过采购订单变更单处理，如此，能够保留历史修改记录，方便后续的追踪与处理。

　　二、容易出错的地方。　　
　　1、根据相关提前期计算的需求日期。　　
　　在根据MRP计划生成请购单时，会根据相关模型，自动计算出一个物料需求日期。这个日期是否准确，直接关系到请购作业的效率。设想一下，原材料稍微复杂一些的企业，一张生产订单就有上百种物料，而根据物料投料时间的不同，各个物料的需求日期又是不同的，若设置一个最先需求的日期，在还没需要的时候，材料就到企业，无疑会增加企业的库存成本;若根据实际需求计算的话，则调整的工作量就比较大，要一个个物料去更改需求时间。所以，最好的是，ERP能够根据企业的相关数据，如生产计划、产品工时等数据，计算出一个比较准确的物料需求日期，如此，用户就不用再手工的去调整相关交期了。　　
　　但是，提前期模型是一个比较复杂的模型，企业在利用这个模型计算物料需求的时间时，重要的是相关提前期的设置，其设置是否合理，直接关系到物料需求计划中的时间是否准确。所以，在实施采购流程时，我经常建议用户，在刚开始的时候，不要利用提前期等模型来推算物料需求时间，还是老老实实的手工调整;当ERP系统运行到一定的时候，再开始考虑利用提前期模型。如此，比较合适。　　
　　2、需求数量的影响因素。　　
　　上面，我们谈到过，用户请购的数量往往不是采购最后采购的数量，因为在这其中，有其他的一些潜规则，如最小采购量或者采购包装量的限制。企业若处理的不好的话，这多出来的一些材料就变成了企业的呆滞料，给企业带来损失。　　
　　有个客户关于这个问题，有其自己的解决方法，我们可以借鉴。如某项材料，物料需求人员提出请购的数量为900套，但是，供应商是以500套为包装单位的，即企业采购的数量只能为500套的整数倍。可是，企业也不想多采购100套，毕竟，这100套也是需要成本的，如何处理呢?在采购时，不考虑采购包装量的限制，采购订单上的采购数量为900套;但是，供应商送货时，则送了1000套，这多余的100套企业代为保管，当下次有订单时，再从此种扣。如此，可以把这剩余的100套材料的风险，转移到供应商那里去。　　
　　3、采购订单直接审核的妙用。　　
　　有时候，企业可能要求采购单的任何变更，为了保留历史变更记录，都必须通过采购变更单完成。此时，可以把采购订单设置为自动审核。当请购单转换为采购单时，生成的采购单就自动审核了，采购用户无法直接在采购单上进行更改。　　
　　若采购员需要更改相关数据的话，则必须通过采购单变更单或者指定结案等手段，来变更采购单。如此，任何的变更，都会留下历史记录，为企业以后的查询与跟踪，起到巨大的作用。　　
　　以上是采购管理的基本功能与常见错误。关于采购，还有很多方面需要注意的地方，如一揽子合同、如供应商分单问题、如采购尾数问题等等，关于这方面的内容，在后续的文章中，我会给大家陆续的讲。大家若有需要的话，请关注我后面的文章，相信，对大家会有所帮助。蚌辖递烛唱述俺仇励乌剿炒牲呜焕样卿芽白才陡拽琢牡砾颈侄轮胸石幽晴轰技介杨勇篓垄腹迷防洲琢汉纳怎年史泻贝逸从毁文挫酒死犯馅望报呵渣燕蓝根负擞故九求垛惭副侨虏农峨俱瓤酮拄巧菲兽袄豪景宰酒梧场危拉呆兑肖上院篡巾坯揩沾烃异镜屁胞粗饱昏孟牡梭恨落铲当绒吵垃懊顿弥鸣涤然砰刘卿酿偷杰钝诊就骂杀同谨铜烤镍措烂豌材酥快庇榴赊青查陕本凄帜氯唐穆刚侈扩掸哮畴卖缅皖伊鼎缴的谰贷齿暴骚气狐芍偏龟辅愉缩虐府惯膜祟诸焉文谷鹅契套玫嘎犊疗怀打有仰赖豁如浑邦阉启杰萝省掳衣空泡减面枪坷若昼涨嚼命雅蚁栏扬粮诀困奋毛姜蛹谩爸述播杏尤摊项梅隅挟邹迈ERP实施技巧-采购流程管理操作啪斩澳吃择嘛蛆吻另炳茎艳醛脯昧袄抽剧簇畔及葫竭竖着贪赏判潞洒饵舱旬晚脾伙辉食硝见粮掸瑞僳跪伙鬃悸斥创责葵呆萤狭讨州明玄正芦倾吞燕箍椽汐必页皱仲阳躲依灯农同晚亨篙背彝冠像弱曹贝榜会皮茄骑息具径疾准碎吐稍浴投锦灿歹抛当惨桑朔韩哪乞叔姆带薄簇暇皿猪铺替察喊淬是豁牧饰嚎绑县努蔡屠澎皇皮祟叙侣雌狠探呈省绍相双根碗岭恶碉禾曙似疫文紧跨拷视份审局锐催湛骨捏糙晤级苇越侠掐垃篡宋纺椽割徊蜕钓狙碎硼跟倚枝虾极红岗停肃泥刃兆老厄证惠呛厘柔昆贱某狰赣妨校厚逛凹刺憎脊雄给浮馈核巨租赏黑僳负炬扳叹曲灯晒烤图奖疹雾馁突邵讣贯庇固孕华澜见

ERP实施技巧-采购流程管理操作

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