工程索赔管理暂行办法.doc

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工程索赔管理暂行办法

第一章 总则
第一条 为加强工程索赔管理工作，充分调动工程项目管理人员的积极性，维护公司在合同履行过程中的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，制订本办法。
第二条 本办法所称工程索赔，是指在合同履行过程中，因业主或其他非承包商自身的原因，使承包商付出了额外的费用或造成了损失，承包商通过合法途径和程序，运用谈判、仲裁和诉讼等手段，要求业主补偿费用损失和延长工期的一项经营管理活动。
第三条 工程索赔应遵循合法、合约、合理、客观、及时的原则。
第四条 本办法适用于本公司2006年在建项目、新开工项目及以后新开工项目的工程索赔活动。
第二章 索赔管理机构及职责
第五条 公司预算合约部为工程索赔管理部门，负责对公司各项目的索赔工作进行协调、指导、监督和考核。
第六条 在项目组织机构成立后，即应成立索赔小组。项目经理任索赔小组组长，项目总工程师和管理副经理分别任副组长，组员由法律专家、预算专家、技术部门、计划合同部门、财务部门、物资部门、机械部门、生产调度部门等人员组成。
第七条 索赔小组的任务是认真研究招投标文件、合同文件，根据设计文件和工程项目的特点，制定工程索赔工作计划，确定各阶段索赔目标，定期召开专题会议研究索赔事项，及时收集、整理索赔资料，编制索赔文件，对索赔文件进行会审，积极进行索赔谈判。
第八条 项目经理作为索赔小组组长，是索赔工作的直接责任人，负责索赔总体计划的制定和组织实施，对索赔结果负责。
第九条 项目总工程师作为索赔小组副组长，在项目经理的领导下，负责技术资料的收集、整理和签证工作。
第十条 管理副经理作为索赔小组副组长，在项目经理的领导下，负责商务资料收集、整理和编制工作。
第十一条 计划合同部门负责招投标文件，合同文件，补充协议，会议纪要，业主下达的施工计划，相关调价文件，相关定额，与分包商、供应商、出租方等签订的合同文件、结算文件和发票等资料的收集、整理工作，负责编制索赔费用、工期延长等商务文件。
第十二条 技术部门应负责下列资料的收集、整理、计算和签证等工作。
1、工程施工图及说明、设计变更通知单、工程变更通知单或联系单、竣工文件等设计文件。
2、业主批准的总体施工组织设计、单项施工组织设计和施工方案。
3、由于施工环境、地质条件等原因发生工程变更时，及时出具工程变更报告，并请监理工程师和业主代表签证确认。
4、工程数量的计算和签证。
4.1、当设计变更通知单涉及工程数量变更，而又没有工程数量时，应及时出具书面文件请设计单位予以书面确认。
4.2、当承包商工程变更报告涉及工程数量变更时，必须有相应的图纸和工程数量。
4.3、由于设计变更或施工变更发生在施工过程中，哪些工程细目是按哪些设计变更单或施工变更单进行施工，应请监理工程师和业主代表签证。
4.4、凡是通过计算得出的工程数量，要有相应的计算公式和计算说明书。
4.5、工程数量应经监理工程师和业主代表签证确认。
5、需要监理工程师和业主签证的其他技术资料。
第十三条 生产调度部门负责做好调度日志、气象情况等记录。
第十四条 物资管理部门负责做好业主供应材料的统计工作，提供相关材料的采购加工合同、数量、价格等。
第十五条 机械管理部门负责提供机械设备的租赁合同、起租报告和退租报告等。
第十六条 财务管理部门负责提供相关人工费用、材料采购费用和机械租赁费用等的付款凭证、发票等。
第三章 索赔事件
第十七条 索赔事件是指在合同履行过程中，非承包商责任引起的，而承包商又不能影响的不符合“合同状态”的干扰事件，造成施工工期的延长和费用的增加。索赔机会包括但不限于：工程变更、附加工程、工程延期、施工环境变化、施工地质变化、加速施工、业主违约、合同缺陷、国家法律法规和政策的修改、不可抗力等。
第十八条 索赔机会常常表现为具体的干扰事件，干扰事件是承包商的索赔机会，可以提出索赔的干扰事件如下：
1、合同缺陷，如合同条款不全、错误，或文件之间矛盾、不一致、有二义性等，双方对合同理解发生争执，招标文件不完备，业主提供的信息有错误。
2、业主没有按合同约定的要求交付设计资料、设计图纸、使工程工期延误。
3、业主没有按合同约定的日期交付施工场地、行车道路、接通水电等，使承包商的施工人员和设备不能进场，工程不能及时开工，延误工期。
4、业主或他的工程师指令工程停建、缓建，指定改变原合同规定的施工顺序和施工部署。业主和工程师超越合同规定的权力不适当干扰承包商的施工过程和施工方案。
5、业主拖延合同责任范围内的工作，如拖延图纸批准、拖延隐蔽工程验收、拖延对承包商问题的答复，不及时下达指令、决定，造成工程停工。
6、非承包商责任，业主要求加快工程进度，指令承包商采取加速施工措施。
7、业主和工程师的特殊要求。
8、业主没有按合同约定的时间和数量支付工程款。
9、在保修期间，由于业主使用不当或其他非承包商责任造成损坏，业主要求承包商予以修理，业主在验收前或交付使用前，擅自使用已完成或未完工程，造成工程损坏。
10、由于非承包商原因工程师指令暂停工程施工。
11、工程地质情况与合同规定的不一样，出现异常。
12、工程变更。业主和工程师指令增加、减少或删除部分工程，指令提高标准。业主删除部分工程，而将它委托给其它承包商来完成。
13、附加工程。在合同规定的范围内，业主指令增加附加工程项目，要求承包商提供合同责任以外服务项目。
14、由于设计变更，设计错误，业主和工程师作出错误的指令，提供错误的数据、资料等造成工程修改、报废、停工和窝工等。
15、物价大幅度上涨，造成材料价格、人工工资大幅度上涨。
16、货币贬值，使承包商蒙受较大的汇率损失。
17、国家法令的修改，如提高海关关税等。
18、不可抗力因素，如反常的气候条件、洪水、战争及其他等一个有经验承包商所无法预见的任何自然力作用使工程中断或合同终止。
第四章 索赔证据
第十九条 索赔证据的基本要求
1、真实性。索赔证据必须是在实际工程过程中产生，完全反映实际情况，能经得住对方的推敲。
2、全面性。所提供的证据应能说明事件的全过程。索赔报告中所涉及到的干扰事件、索赔理由、索赔值等都应有相应的证据，不能零乱和支离破碎，否则业主将退回索赔报告，要求重新补充证据。
3、法律证明效力。索赔证据必须具有法律证明效力。证据必须是当时的书面文件，一切口头承诺、口头协议均无效；合同变更协议必须由双方签署，或以会谈纪要的形式确定，且为决定性决议；工程中的重大事件、特殊情况的记录应由监理工程师和业主代表签署确认。
4、及时性。证据是工程活动或其他活动发生的记录或产生的文件，必须及时由监理工程师和业主代表签署确认，后补的证据不容易被认可。
第二十条 索赔证据一般包括但不限于：
1、招标文件、合同文件及附件，其他的各种签约，各种工程图纸、技术规范等。
2、承包商的报价文件，包括各种工程预算、其他作为报价依据的资料。
3、承包商上报经业主和他的工程师批准的施工组织设计、施工方案和工程实施计划。
4、来往信件、指令、通知、答复等。
5、各种会议纪要。
6、国家法律法规和政策文件。
7、设计施工图的签收记录。
8、设计施工图的错误、遗漏、缺陷。工程技术部门在收到设计施工图后，必须组织工程技术人员对设计施工图进行审核，如发现设计错误、遗漏、缺陷和工程数量计算错误，应立即以书面形式报监理工程师、业主和设计单位，请予以书面确认。
9、施工方案变更。在项目实施过程中，因业主或第三方原因致使工期拖延，业主要求承包商赶工，或施工方法变更，或施工条件变更，导致对原施工方案进行修改。修改后的施工组织设计方案应以书面形式报监理工程师和业主审批后组织实施。
10、设计变更。设计变更有如下几种情况：
10.1、监理工程师或业主对设计施工图提出修改意见而变更设计。
10.2、承包商在审核设计施工图后发现设计缺陷或错误，而提出修改意见。
10.3、因地质条件或环境的变化，而变更设计。
10.4、监理工程师或业主要求提高质量标准，而变更设计。
10.5、因承包商的责任或应承担的风险，或仅为了有利于承包商，而变更设计。
前四种情况可向业主进行索赔，第五种不能进行索赔，业主还会向承包商进行反索赔。
设计变更确定后，承包商应根据合同文件在规定的时限内，以书面形式报监理工程师和业主确认工程数量、索赔费用和工期延长。
11、工程数量的计算、复核、签证资料。完工或竣工工程数量应经监理工程师和业主签字确认。
12、业主及第三方的影响。因业主及第三方原因导致工作不能正常进行，造成停工、窝工及工期延误，应及时以书面形式请监理工程师和业主签字确认。
13、工地交接记录。交接记录应经监理工程师和业主签字确认，包括但不限于：施工场地交接记录，供水停水记录，供电停电记录，交通开通和关闭记录，与第三方工作面的交接记录，测量控制点交接记录等。
14、施工现场的工程文件，包括但不限于：施工记录，施工备忘录，施工日报，监理工程师填写的施工记录和各种签证等，它们应能全面反映工程施工中的各种情况，如劳动力数量及分布情况，设备数量及使用情况，工程进度情况，工程质量特殊情况及处理方法等。
15、工程照片、录像等资料，但必须有时间标识。
16、气候情况报告，如遇到恶劣的天气，应作详细记录，并请监理工程师和业主签字确认。
17、工程中各种检查验收报告和各种技术鉴定报告。
18、业主供应材料、设备的进场时间、数量、规格和质量检验清单，应请监理工程师和业主签字确认。
19、市场行情资料，包括但不限于：市场价格、官方的物价指数、工资指数等公布资料。
20、各种会计核算资料，包括但不限于：工资单、工资报表、工程款帐单、各种收付款原始社会凭证等。
第五章 索赔程序
第二十一条 在合同履行过程中，索赔小组成员应详细阅读，认真研究并全面理解合同文件的各项具体规定，熟知合同价所包含的内容，掌握合同条款中规定的或隐含的各种索赔权利，善于及时识别正在形成的索赔机会，并按以下方法和程序进行处理：
1、发现索赔机会，表明索赔意向。当索赔事件发生时，索赔小组应在合同规定的时间内向监理工程师和业主提交索赔意向书。索赔意向书应简明扼要，明确记载已发生的索赔事实，可以不涉及索赔数额。一般包括索赔事件的名称、发生的时间、情况阐述、合同依据、索赔要求等。
2、收集索赔证据，论证索赔要求。在递交索赔意向通知书后，索赔小组应注意在合同规定的时间内及时递交详细的施工索赔记录。
3、编制索赔文件，计算索赔金额。索赔小组应组织索赔经验丰富、业务精、责任心强的人员编写索赔文件，索赔文件主要包括以下内容：
3.1、索赔事件发生的前因后果及背景。
3.2、索赔的依据及引用的合同条款。
3.3、索赔工期和索赔费用的计算。具体论证索赔事件对施工进度和工程成本的影响，详细计算要求延长的工期天数和补偿的费用总额。
3.4、相关的证据资料。证据资料一般作为索赔文件的附件，指第二章中阐述的相关证据资料内容。
4、评审索赔文件，提交索赔报告。索赔文件编制完成后，索赔小组应召开专题会议，对索赔文件进行评审，必要时可报公司进行评审，索赔文件经评审后报监理工程师和业主。
5、进行索赔谈判，解决索赔争端。在索赔事件的处理过程中，项目部应组织专人与监理工程师、业主进行索赔谈判工作。当监理工程师或业主作出索赔的最终处理意见后，如果双方不能达成一致意见，项目部应尽量采用友好协商或调解的方式解决，如确需进行仲裁或诉讼的，必须报公司领导批准后方可向对方提出仲裁或诉讼意向。
第二十二条 合同文件已明确约定索赔程序的，或监理工程师、或业主有索赔程序要求的，按合同约定或相关程序要求办理索赔。
第二十三条 对于建筑工程一切险和第三方责任险以及由项目部投保的机械设备财产险和特殊工种及高空、水上作业人身安全险等的索赔工作，项目部应依据相关保险合同、理赔程序，及时做好取证、索赔工作。必要时，可请保险专家协助。
第六章 索赔管理
第二十四条 项目经理必须有索赔意识，这样才能重视索赔，敢于索赔，善于索赔。索赔作为一项经营管理活动，项目经理必须认真策划，统筹安排，明确目标，周密布暑；各职能部门必须职责明确，分工负责，相互协作；同时，应做好工程索赔业务的培训工作，提高工程索赔管理人员的业务素质。
第二十五条 索赔小组人员的忠诚是取得索赔成功的前提条件，因此索赔小组人员应全面领会和贯彻执行索赔总战略，加强索赔过程中的保密工作，努力争取索赔成功。
第二十六条 在合同履行过程中，应确保项目各阶段控制节点目标，确保工程质量和安全文明施工，按合同约定全面履行合同，这是索赔成功的基础。承包商应与业主、设计单位、监理单位及其他相关单位建立良好的关系，为索赔成功创造条件。
第二十七条 索赔应讲究技巧，把握时机，合理确定索赔目标。项目部应将单项索赔事件在合同履行过程中陆续加以解决，不得使单项索赔事件积累造成索赔失效或加大索赔难度，造成不必要的损失。按照合同文件约定，当设计变更或工程数量增加可在中期计量支付阶段通过正常验工计价进行计价时，应尽可能通过中期计量支付解决。
第二十八条 在合同履行过程中，索赔小组应认真分析合同约定条件变化的原因，对符合索赔事件的干扰事件，及时进行调查分析，予以核实确认，立项索赔。
第二十九条 建立工程索赔管理档案，及时记录索赔事项。索赔事项的记录可按《工程索赔情况统计表》的格式进行登记管理。索赔文件应由项目部计划合同部门存档保管，技术部门必须存档保管一套完整的索赔文件的技术资料。
第三十条 各项目部应根据索赔工作的进展情况，在每个季度末月、工程竣工前一个月将索赔事件处理情况统计上报公司预算合约部。
第七章 反索赔
第三十一条 反索赔是指对业主、总包商、分包商、联营体成员、材料和设备供应商等对我方提出的索赔要求，依据合同文件及相关法律法规和政策，进行有效地反驳，以减少和防止损失的发生。
第三十二条 防止对方提出索赔要求。在合同履行过程中，要认真履行合同，防止自已违约，干扰事件一经发生，就应着手研究，收集证据，在作索赔处理的同时，要准备反击对方的索赔。如发生双方都有责任的干扰事件，应采取先发制人的策略，首先提出索赔要求。
第三十三条 提出反索赔报告。通过审查对方的索赔报告，找出对方索赔报告中漏洞和薄弱环节，以全部或部分否定对方的索赔要求。反驳对方的索赔报告，应找出理由和证据，证明对方的索赔报告不符合事实情况、不符合合同规定、没有根据、计算不准确等，以免除或减轻自己的责任，使自己免受或少受损失。
第八章 奖励与处罚
第三十四条 工程索赔和设计变更调整实现的盈利，根据四桥人[2005]296号《中铁大桥局集团四公司项目期薪试行办法》的规定，在项目终结考核时进行考核和兑现。
第三十五条 为鼓励项目部做好索赔管理工作，提高经济效益，工程索赔取得成功后，提取一定奖励基金，对工程索赔表现突出的有功人员进行一次性奖励。
1、索赔奖励额＝索赔事项净收益×索赔事项奖励系数
2、索赔事项奖励系数按下表方法确定：
索赔事项奖励系数表

序号
索赔事件分类
系数
1
施工条件变化
地质条件变化，施工环境变化，设计变更，附加工程，加速施工。
0.5～1.5%
2
业主责任
监理责任
不可抗力
合同缺陷
第三方责任
⑴、业主延期交付，如施工现场、交通道路、水电管线、测绘资料、施工图纸等。
⑵、业主拖付工程款；
⑶、业主未获得规定的施工许可条件，工期延长，暂停施工，终止合同。
⑷、监理工程师不能按时提供图纸、发出指令，提供设计和数据错误等。
⑸、业主或监理工程师指令为其他承包商提供服务等非承包商合同责任事件。
⑹、业主或监理工程师其他责任引起的索赔。
⑺、发现文物，合同缺陷，不可抗力等。
⑻、第三方责任引起的索赔。
2.0～3.0%
3
政策性调整
人工、材料价格的涨落，后继立法变更等。
0.3～1.0%
附注：设计变更引起工程数量的增减变化，业主仍按投标单价进行计量者，不在索赔奖励之列。
第三十六条 工程索赔取得成功后，项目部应将索赔成果及有关证明材料报公司审核确认，并提交索赔奖励申请报告(包括建议奖励人员名单)，经公司领导研究批准后，对索赔有功人员进行奖励。索赔奖励由项目部支付，并列入项目经营成本。
第九章 附则
第三十七条 本办法适用于从公布之日起开始实施，原四桥办[2001]72号《中铁大桥局集团第四工程有限公司索赔奖励办法》同时废止。

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