A06会议管理标准.doc

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会议管理标准
编号：SXKXR-GW-03-06-2014
1.目的
规范会议管理，有效落实会议精神，提高会议效率。
2.适用范围
本标准适用于公司各种会议的管理。
3.职责
3.1办公室负责董事会会议、总经理办公会、公司协调会的会议组织及会议服务，负责办公楼会议室的办公设施管理及卫生管理。
3.2财务部负责每月生产经营分析会和每月预算会议的组织、议程安排。
3.3生产部部负责生产经营分析会会议精神的落实。
3.4健康安全环境部负责安委会会议的组织、议程安排和会议精神的落实。
3.5各副总、各部门负责人、各车间负责人分别负责本系统、本部门、本车间工作会议的组织、安排和会议精神的落实。
3.6生产管理部负责调度楼会议室的办公设施管理和卫生管理。
3.7信息工程部负责会议室音响、影像设备的日常管理和维护。
4.流程图
4.1会议管理流程图（见附件1）
5.要求
5.1会议分类
会议名称
会议时间/频次
参会人员
召集部门（人）
会议主持人
董事会会议
每年至少一次（年会）
公司全体董事、董事会秘书及其他受邀列席人员
董事长
董事长
总经理办公会
每周一次
全体中层、办公室主任及总经理认为有必要参会的其他人员
总经理
总经理
生产经营
分析会
每月一次
中层、部门经理、车间主任
财务部
财务副总
预算会
每月一次
中层、部门经理、车间主任
财务部
财务副总
公司协调会/生产调度会
每天早上8：00
中层、部门经理、车间主任
生产管理部
生产副总
安委会
每月一次
安委会全体成员
安委会
总经理
系统工作会议
每月一次
系统所辖部门中层干部以上人员
分管副总经理
分管副总经理
部门工作会议
每周一次
部门全体人员
部门经理
部门经理
其他会议
相关部门申请的会议时间
相关部门
相关部门负责人
相关部门负责人
备注：其他会议包括在公司召开的现场会、报告会、业务洽谈会、客户座谈会、招议标会等。
5.2会议申请
5.2.1会议如需使用办公楼的会议室，应事先通知办公室，办公室配合会议组织部门做好会务工作。
5.2.2临时性会议如需使用接待用品的，由会议组织部门提出申请，填写《会议申请单》，办公室配合相关部门做好会务工作。
5.3会议准备
5.3.1董事会会议的准备
5.3.1.1办公室负责在董事会召开10天以前准备好中英文版本的会议议程、议案。
5.3.1.2办公室负责在董事会召开10天以前以书面形式将会议地点、时间、会议议程和会议日程安排等内容通知所有董事和列席人员，并将会议议案传送所有参会人员。
5.3.2其它会议的准备
5.3.2.1会议组织部门负责准备会议议程等相关会议资料，并督促相关人员准备会议发言和会议议案。
5.3.2.2会议组织部门在会议召开前一天以电话或书面形式通知参会人员。
5.3.3会议如需使用会议室和使用视频设备的应提前一天通知办公室和信息工程部。
5.4会议召开
5.4.1各种会议议程
5.4.1.1董事会会议议程
a.董事长致会议开幕词。
b.参会董事听取并审议董事会各项议案。
c.参会董事对会议议案进行表决。
d.参会人员签署会议记录和会议纪要。
5.4.1.2总经理办公会
a.办公室通报上次总经理办公会会议精神落实情况。
b.总经理主持会议，讨论公司的经营、管理、发展等重大事项。
c.讨论各系统、各单位提出的需总经理办公会决策的事项。
d.各副总围绕议题发表意见。
e.总经理汇总各副总意见，形成决议。
5.4.1.3生产经营分析会议程
a.计划财务部通报当月生产经营情况，对各项经济指标完成情况进行总结分析。
b.生产管理部通报当月生产情况，对产量完成、消耗及存在的问题进行总结分析。
c.人力资源部通报各部门当月绩效考核结果，对绩效考核情况进行总结分析。
d. 相关部门按会议主持人安排通报相关事项。
5.4.1.4月度预算会议程
a.计划财务部作下月预算草案的说明。
b.人力资源部作下月公司重点工作计划的说明。
c.各副总、各部门负责人对预算草案及重点工作计划进行讨论。
d.总经理作总结讲话，最终确定预算计划和重点工作计划。
5.4.1.5公司协调会议程
a.生产管理部通报前一工作日日产量及生产管理中存在的问题，提出需协调处理的问题。
b.其他各部门通报需协调的问题。
c.各分管副总对通报问题进行协调。
5.4.1.6安委会议程
a.健康安全环境部通报本月发生的安全责任事故，分析事故发生的原因，提出处理意见。
b.安委会成员对安全责任事故进行讨论，做出最终处理决定。
c.安委会主任对安全形势进行分析，并对下一阶段安全管理工作进行安排。
5.4.1.7系统工作会议议程
根据系统工作实际情况确定会议议程。
5.4.1.8部门工作会议议程
根据部门工作实际情况确定会议议程。
5.4.1.9其它会议
按照事先确定的会议议程，审议或讨论各项议案。
5.5会议记录、纪要
5.5.1会议组织部门负责会议记录，董事会会议、总经理办公会等重要会议在24小时内下发会议纪要（格式见附件2）
5.5.2办公室负责重要会议的影像资料记录，会后冲洗成照片或影像光盘存档。
5.6会议纪律
5.6.1会议时间已确定的原则上不再另行通知，如遇节假日等特殊情况或例会日期未确定的应以会议组织部门正式通知为准。因会议组织部门工作失误造成参会人员不能按时参会，由组织部门负责人对直接责任人给予100元罚款。
5.6.2所有参会人员必须提前5分钟到达会场，由会议组织部门负责检查。
5.6.3会议主持人因故不能出席会议的，应委托相关人员代为主持；参会人员不能参会，应提前向主持人请假，并安排有关人员代为参加。对无故不参加会议者，处以200元罚款/次，迟到、早退处以50元罚款/次。
5.6.4会议开始前，与会人员一律关闭手机，严禁在会场吸烟，确保会场秩序，违反一次罚款50元。
5.6.5会议组织部门要做好会议文件的发放、回收及保密工作。造成公司秘密泄漏，公司要追究有关人员责任，情节严重者，要追究有关责任人法律责任。
5.6.6违反会议纪律的相关处罚由会议组织部门开出罚款单，经相关领导审核签字后，报人力资源部兑现。
5.7会议精神落实和兑现
5.7.1董事会秘书负责董事会会议精神的落实，并向各股东汇报落实情况。
5.7.2办公室负责总经理办公会以及公司协调会会议精神的落实，并在下次会议前通报落实情况。
5.7.3人力资源部负责生产经营分析会会议精神落实。
5.7.4计划财务部负责落实月度预算会会议精神，并按会议要求编制月度预算计划，人力资源部根据月度预算制定分解目标责任书，下发月度生产经营计划。
5.7.5健康安全环境部负责安委会会议精神的落实。
5.7.6系统工作会议、部门工作会议和其他工作会议决定事项由会议组织部门负责落实。
5.7.7董事会、总经理办公会、生产经营分析会、月度预算会议、公司协调会等重大会议决议由人力资源部在目标责任书中布置、兑现。
5.8会议文件管理
5.8.1会议文件发放
5.8.1.1会议组织部门负责各种会议所需文件和会议纪要的发放。
5.8.2会议文件归档
5.8.2.1会议组织部门负责会议记录和会议纪要的管理和保存。
5.8.2.2董事会会议、总经理办公会等重要会议的会议纪要要在档案室留存一份。
5.9会议费用控制
办公室根据公司各办公会议需要确定会议费用年度预算和月度预算，并根据预算对会议费用进行控制。
5.10会议其他要求
重要会议召开时，应制作幻灯片，并利用公司多媒体设备，提高会议效率。
6.相关文件
6.1公司章程
6.2总经理工作细则
7.相关记录
7.1会议申请单

附件1
会议管理流程图
权责单位
作业流程
相关记录

会议组织部门

会议组织部门
相关部门
办公室
信息工程部

相关部门
相关参会人员

会议组织部门
办公室

会议组织部门
人力资源部

会议组织部门

会议组织部门
相关部门

会议组织部门
档案室

办公室

会议召开
会议准备
会议申请

会议记录、纪要

会议纪律

会议精神落实、兑现

会议文件发放

会议文件归档

会议费用控制

会议申请单

会议记录

附件2
会议纪要格式
一、会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。
会议纪要正文一般由两部分组成。
（一）会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。
（二）会议的精神和议定事项。董事会会议、总经理办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。
二、会议纪要字体
1、标题，三号字，黑体
2、内容标题，四号字，宋体
3、其他，小四号，宋体
三、落款
参会人员签字
记录人：

会议申请单
编号：SXKXR-BD-03-035-2014
申请单位

申请会议名称

会议规模
（参会人数）

参会主要领导及职务

是否需要准备接待用品

具体要求

申请单位
负责人

主管副总

总经理

会议申请单
编号：SXKXR-BD-03-035-2014
申请单位

申请会议名称

会议规模
（参会人数）

参会主要领导及职务

是否需要准备接待用品

具体要求

申请单位
负责人

主管副总

总经理

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