发票的管理制度.doc

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发票的管理制度

发票作为交易的合法凭证、提货的主要依据，在购销的环节都是最重要有效凭据之一，为保证公司资产的完整，避免产生不必要的损失，必须加强对发票的购买、领用、保管的管理，现制定如下操作规定和管理制度，望相关部门和人员严格执行规范流程和遵守发票管理制度。
一、 费用发票的管理
1、 定义。费用发票指因购入的产品或获取的劳务而取提的发票。
2、 管理规定。
1） 凡购入的产品或获取的劳务必须取得合法的发票，取得的发票根据费用性质粘贴于公司印制的相应报销凭证后。
2） 对于真实、合法、合理但内容不完整、计算有误的发票，应将其退回经办人，由其负责将发票调换后再行报支。
3） 收到真实、合法、合理的发票，但发票金额小于报支金额的，按发票实际金额报支。
4） 收到不真实、不合法的发票，财务必须拒绝报支。
5） 财务将费用凭证和原始发票作为入帐的依据和附件，与记帐凭证装订成册，按规定年限保管。
3、 禁止条例。
1） 对于无法提供合法正确的原始发票的费用，不得报销；对于无法取得发票的，必须经主管部门经理证明，财务管理中心审核后方可报支。
2） 对于无原始凭证的付款凭证（修正分录除外），不得进行帐务处理，即不得虚列支出。
4、 处罚条例。
1） 费用申报人提供虚假发票且造成公司损失的，除全额补偿公司损失外，另处损失金额30%且不低于100元的罚款。
2） 现金出纳不严格保管原始发票，使费用申报人无法进行报销的，由出纳承担该笔费用。
二、 进货发票的管理
1、 定义。指购进商品用于销售而获取的发票（一律为增值税发票），包括进货退货获取的红字发票，在我公司商业类公司进货必须获得增值税发票（手机卡除外）。
2、 管理规定。
3） 收到进货发票必须办理签收手续，公司内部业务员与台帐或结算员间转让进货发票也必须严格进行签收，以明确责任。
4） 代为收取的进货发票应及时转交相应的财务人员，并办理签收手续。
5） 收到进货发票必须进行审核发票的真伪，开具的规范性和准确性，记帐联与抵扣联的一致性，对于有疑问的发票应询问财务人员辩别，对收到的假发票、开具错误、开具不规范和与进货不符的发票应退回，退回发票进也必须做好签收手续。
6） 进货发票的供应商名称应与进货、付款名称一致，对于母子性质的集团供应商必须出具相关证明文件和委托文件（加盖母子公司公章）。
7） 收到发票必须严格保管，在未确认入帐前，保证发票记帐联和抵扣联的完整性。
8） 进货发票是商品所有权转让的证明，是付款的重要依据，进货发票必须及时处理，自开票日起超过三个月的增值税发票自动作废。
9） 财务入帐后，增值税发票的记帐联必须作为相应的记帐凭证附件，一并装订成册，按规定年限保管。
10） 增值税发票入帐后，抵扣联抽下另外整理安全存放，定期交税务专员（或其他指定人员）进行抵扣联录入，每月月末结帐后，税务专员必须核对帐务科目“应交税金/应交增值税/进项税”本月发生额与抵扣联总额是否一致，如有差异，必须找出原因，防止发生抵扣联遗失现象。
11） 抵扣联录入后应按税务规定装订成册，并编号存档并存放指定档案室。
12） 进货增值税发票遗失，必须向分公司财务部副经理（分管核算），并及时与供应商联系，若为电脑打印发票可到税务所进行认证手续，谁遗失谁负责。
3、 禁止条例。
1） 不得根据开具错误、开具不规范、与进货不符的发票进行入帐处理。
2） 不得收取三不符发票（进货、结算、付款供应商名称不一）。
3） 未收到发票不得进行结算帐务处理。
4） 发票未进行结算帐务处理前，不得将发票记帐联与抵扣联拆分，防止出现遗失造成不一致现象。
5） 不得将发票随意摆放，抵扣联录入后不得随意散放。
4、 奖惩条例。
1） 每年对台帐或结算员的发票管理入帐工作进行检查，若严格执行上述规定，从不发生违规操作的，奖励300元。
2） 发生进货发票（包括抵扣联）遗失，造成无法抵扣的，由责任人补偿税金，并扣罚200元。
3） 增票随意摆放，每发现一次，对保管责任人扣款100元，发现三次以上予以除名。
4） 帐务科目发生额与抵扣联金额不一致，查清原因，对责任人扣款100元；若发票管理员据实不报的，对其扣款100元。
5） 增票移交不进行签收手续的，每发现一次对移交人扣款50元。
三、 销售发票的管理
（一） 定义。指销售商品或提供劳务后向客户开具的发票，包括增值税发票（下称增票）和普通发票（下称小票）。向供应商进行退货时，应开具退货证明，由供应商开具红字发票。
（二） 增值税发票的管理
1、 购买。增票只能由发票管理员购买，发票管理员根据实际用量进行购买，其他任何人员无权购买。
2、 领用。
1） 增票的领用人必须限于指定的少数人，且领用人限台帐、门店财务主管、主管会计和其他指定开票员（财务人员），收银、出纳和其他非财务人员一律不得领用。
2） 领用时必须在发票管理簿（税务印发）上办理签收手续。
3） 领用人必须建立“增票领用归还登记簿”。
3、 开具。
1） 增票只能由领用人开具，其他人员不得开具，出纳在获得准许时临时代为开具；
2） 将开具增票发票联和抵扣联交客户或供应商时，必须由收取人在记帐联上签收。
3） 增票的开具必须符合法律规定，不得虚开、不得开具与实际货物不一致的增票，必须填写完整，注明开具人姓名。
4、 保管。
1） 完全未使用的增票由发票管理员保管，且必须锁入保险箱内；
2） 领用后的增票由领用人负责保管，营业终了后必须锁入保险箱内；增票使用完毕，按序排列，填写封面。
3） 使用完毕的增票必须归还发票管理员，发票管理员进行审核增票的连续性、开具的规范性，并在原领用人的“增票领用归还登记簿上”办理签收手续，并在自身登记簿上勾销登记，经税务局消号后，按序按号存放于指定档案室；
4） 另：电脑打印增票必须装订成册，每100份装订成一册，并打印开具汇总表，加盖封面后一齐装订，此工作由领用人负责，发票管理员监督。存放要求同3）
5、 增票的红冲与作废。
1） 因增票开具错误且财务尚未入帐的，可直接将增票作废，每一联次均需加盖“作废”章。作废发票必须保证联次完整性、一致性，并按序粘贴，不得简单用针别在一起。
2） 对于因退货或发票开具错误且财务已入帐的，必须填写相应的红字增票，将原发票联、抵扣联附于红字增票后，红字增票上备注原发票的开具日期和号码，只需撕下记帐联即可。
3） 不管是否财务已入帐，凡红冲或作废增票，必须收到原发票的发票联和抵扣联，缺一不可，否则红字发票的开具必须获得对方税务同意的“退税证明”。
6、 换票。
1） 换票指客户需要增值税发票，但因条件限制无法当即开出，或事后客户要求换票的，先给客户小票，等增票开具后再换回小票的行为。
2） 对顾客要求开具的增票，自收到日起，保管期最多为二个星期，二星期内顾客未换取的，将增票还与开票人，不得积压。
3） 小票的换票期限为一个月，超过一个月的不得更换。
4） 门店应在收银台显要位置张贴以上二项须知。
5） 对于换回的小票，应进行红冲，并将原小票贴粘于红冲发票后，红冲发票记帐联与增票记帐联捏对，随对帐单上交财务。不得将原小票与增票直接捏对。
6） 门店收到待换增票，需进行登记，交付客户时，由其在登记簿上签收。
7） 换票工作由门店财务主管操作，门店财务主管严格保管增票，不得有遗失现象。
（三） 普通发票的管理
1、 购买或印制。
1） 小票只能由发票管理员购买，发票管理员根据实际用量进行购买，其他任何人员无权购买；
2） 小票的印制必须经税务所批准后，由发票管理员办理相关的印制手续；印制发票由发票管理员进行验收、登记、保管工作。
2、 领用。
1） 发票管理员和门店财务主管必须设置“发票领用收回登记簿”。
2） 发票由发票管理员负责发放，若发票管理员不在应授权指定人进行发放工作。
3） 门店领用发票后，必须由领用人在“发票领用收回登记簿”上签收。
4） 发票应由门店财务主管（无财务主管的，由台账负责，下同）进行领用，填写“小票申领单”，若无法直接亲自领用的，必须在申领单上注明授权人，经授权的人员方可进行代为领用，否则发票管理不得发放。独立核算门店若小票购买、印制后存放于门店的，可不必填写“小票申领单”，若由分公司统一保管的，也需填写“小票申请单”。
5） 门店财务主管应注意发票的用量和库存，制定小票安全库存量（库存足以满足3天以上销售需要），对于低于安全库存量的应立即提出申领。
6） 门店财务主管根据销售需要（满足2天的销售量），向收银发放小票，必须由收银在“门店发票领用收回登记簿”上签收。台帐根据后台开票需要按需领用，即开具几份领用几份，办理签收。除收银、台帐外，其他人一律不得领用。
7） 收银领用小票后应登记“发票领用归还登记簿”，登记领用日期、小票号码、份数或本数。
3、 开具。
1） 小票实行“谁领用谁开具”，不得互相借用，收银应直接向门店财务主管领用。
2） 使用机打小票的，严格按操作要求进行开具，有赠品的应注明，赠送礼金券或让利必须加以注示，机打小票不得手工涂改，凡涂改的发票一律无效。
3） 手工开票的，严格按规定开具，开票内容必须齐全，准确填写商品ID、品名规格、数量、单价、金额、营业员、收款人，大小写金额一致，有赠品的应注明，赠送礼金券或让利必须加以注示。
4） 小票必须按真实的销售单开具，不得虚开小票，对于不符规定的销售单或违规开票指示，收银必须拒绝，并向门店财务主管汇报。
5） 收银开具小票同时必须保证货款全额收到，对于预收款的一律不得开具，严格禁止应收款销售。
4、 小票的红冲与作废
基本同增票，对于不提供原始小票的，不得开具红字小票。
5、 保管。
1） 发票管理员和门店财务主管必须严格保管未开具的小票，并根据使用需要加盖发票专用章，小票必须存放在带锁的房间或桌柜内，不得随意摆放。
2） 营业终了，对于未开具的小票应存放在财务室内，不得放在收银台，各门店财务室应提供带锁的柜子供收银存放，门店财务主管（或台帐）必须每天对发票进行清对，为明确各收银责任，对未开具的小票应包扎后存放，注明收银员姓名，收银应自行进行登记存放数量。次日领取时，收银进行检查封口和实际数量的完整性。
3） 收银将一批次已开具完小票存根联交回门店财务主管，机打小票每100份为一册，装订成册，加盖封面；门店财务主管审核发票的连续性、开票的规范性，审核无误在收银的“发票领用归还登记簿”上签收，同时在自身的“门店发票领用收回登记簿”上进行登记工作。
4） 门店财务主管对于收回存根联按序排列，并按月按号存放。小票存根联在门店的保管期限为半年至一年，半年后将小票上交公司发票管理员，上交小票时排列必须与领用时的批次一致，以便于勾销登记。上交时间为每年3月和9月。例：3月份上交上年4月至9月的小票
5） 公司发票管理员按门店按序号存放存根联，便于以后查用。
6） 公司发票管理员和门店财务主管每日必须清点库存小票与登记簿库存是否一致，发生不一致必须查明原因，发生遗失必须立即报分公司财务部副经理（核算）。
7） 小票遗失必须立即发布公告，通知相关仓库人员，严密注意遗失小票，防止虚假提货现象，发现用遗失小票提货的，立即通知门店经理和财务主管，仓管人员对异常提货人员、一次性提货在三件以上的，应及时和收银人员核实，收款情况；如属支票付款的，必须在财务主管签字确认支票必须到帐后，方可发货。
（四） 奖惩条例
1、 奖励条例
1） 每年对门店进行发票管理检查，门店严格执行上述规定，安全有序完整的保管发票，发票的收发领用和监控严密清晰，发票库存与登记簿一致，严格执行增票的调换工作，小票不缺号、填写准确完整、装订整齐，查询方便，且门店从不发生发票管理不善状况的，对门店财务主管奖励500元，由分公司财务副经理（分管核算）签发；受奖励的门店中，若收银、台帐积极配合财务主管做好相关的工作的，对门店收银和台帐奖励100元，由门店财务主管提出申请，由分公司财务副经理（分管核算）签发。
2） 发票管理员严格保管各类发票存根联、抵扣联，并对门店加强监控，存根联保存有序、整齐，发票库存量与登记簿一致，当年未发生发票遗失现象，对发票管理员奖励500元。
2、 处罚条例
1） 不按实、完整、连续进行发票收发领用的登记工作，每发现一次对相关登记责任人（发票管理员、财务主管、收银）扣罚100元，发现三次以上予以除名。
2） 未开具的发票随意摆放，每发现一次，对保管责任人扣款100元，发现三次以上予以除名。
3） 发票存根联保管凌乱、不按序排号、装订的，每发现一次，根据情节对门店财务主管扣罚50—100元，发现三次以上予以除名。
4） 发生小票遗失的，对责任人每缺一份处100元以上罚款；造成公司损失的，必须全额赔偿，情节严重的直接除名。
5） 虚开发票，对开票人和开票指示人各处罚500元以上罚款，并除名。
6） 开票不规范，视情况对开票人扣款10~100元，造成损失的，除补偿损失外，处损失金额30%以上不低于100元罚款。
7） 门店财务主管不按规定进行增票换票工作和保管待换取的增票的，每发现一次，对台帐扣款100元。
8） 增票未经客户或供应商签字就交付的，对责任人扣款50元。
四、 适用与执行
1、 外省分公司门店财务主管一般为主办会计或台账。
2、 上述规定均以商业类核算分公司为基础，其他行业分公司参照执行。
本规定即日起执行，请各财务部门作好指导和宣传工作并严格执行
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