物资采购招标流程图.doc

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物资采购招标流程图

1. 日常办公耗材的申请使用流程（单项采购额100元以下）
使用申请
领导审核
物资发放
部门根据需求填写《月度办公用品需求表》（见附件一），所在处室负责人签字后于每月22日前报公司办公室审核。
公司办公室将审核后的《物资需求表》上报公司领导审批。

办公室根据主管领导审批结果发放物资给所需部门。

2. 行政办公、设备的采购流程（单项采购额100元以上）
领导审核
资产核查
预算报价
物资采购
物资发放
部门根据需求填写《月度办公用品需求表》（见附件一），所在处室负责人签字后于每月22日前报学院办公室审核。

院办将审核后的《物资需求表》上报院领导审批。

院办将审批结果转交资产部门核查帐目物资后，办理物资调拨手续或对需采购物资编制《物资申购单》，每月24日前提交招标采购办公室。
招标办根据《申购单》进行预算报价，每月31日前报院领导核准（特殊情况下需经院务会和董事会审核通过），并将资金需求预算报财务处。
招标办组织院办、资产部门和申购部门对新采购物资进行验收后，
由院办进行发放。
使用申请

招标办对申购物资落实招标采购。

3. 一般物资、设备的采购流程（单项采购额1 0万元以下）

根据部门需求填写《物资需求表》，所在处室负责人签字、主管院领导审批后每月22日前报资产管理部门。

使用申请

资产部门对接到的《物资需求表》进行对帐核查，办理出库、内部调拨手续，需采购的编制《物资申购表》每月24日前转交招标办采购。
资产核查

招标办采购人员进行市场询价调研（至少走访三家以上商户或生产厂家），填写《预算报价》或《市场调研报告（性价比）》，每月31日前报院领导审批），并将资金需求预算报财务处。

预算报价

招标办对审批的物资落实采购。
物资采购

招标办组织资产部门和申购部门对新采购物资进行验收后，由资产部门物资发放给所需部门。
物资发放

4. 大宗设备、物资招标采购流程（单项采购额10万元以上）
使用申请
资产核查
招标准备

招标文件
发标开标

使用部门原则上提前3个月向资产部门申报《物资需求计划》报主管院领导审批，留出市场调研、招标、考察、签约、生产、安装等采购准备周期。
资产部门对审批结果进行对帐核查，办理出库、内部调拨手续，需采购的编制《物资申购计划》提交招标办。
招标办根据情况确定招标采购形式，成立项目评标工作组，筛选确定邀请投标单位。

招标办组织编制招标文件，技术标由使用部门负责，商务标、价格标等文本由招标办负责。
招标办根据招标采购形式邀标、发标，组织开标会或其他形式评标，确定预中标人。将评标报告报院领导核准。
招标办组织评标组在开标后5日内进行资质、实力、管理等综合考察和二次洽商，确定双方合作条款，最终确定中标人。

考察定标
领导审核

院领导对评标组的《考察报告及推荐意见》进行审批后，招标办向中标人发出中标通知书10日内，与中标人签订合同。

招标办跟踪合同执行情况，协助相关部门将物资发放给申购部门。

物资发放

5．物资接收、安装调试、验收、报账、付款、售后服务流程
物资接收
物资到货，招标办提前通知使用部门将所需的安装场地、水源、电源、库房以及相关必备进场条件准备就绪。

到货后一个月内，招标办会同使用部门、资产部门共同对物资按照名称、规格、型号、数量、外观、生产厂、使用性能等合同约定或采购记录进行验收，办理入库和资产建帐手续，填写验收会签单。

招标办填报《合同执行付款申请单》和资金支出凭证，经财务处审核，报院领导签批后，附验收单、合同复印件等交财务处据此办理付款手续。
采购物资在使用中出现一般问题，由使用部门直接与供货方联系进行售后维保服务，重大质量问题则由招标办协同使用部门与供货方交涉退换、索赔等相关事宜。
招标办负责将合同原件移交至院办备存；涉及工程类的竣工报告、图纸等移交至工程部；保修卡、客户联系方式等相关资料移交至使用部门。

物资验收
资料保管
招标办负责对采购物资质保期间的跟踪工作，及时与使用部门了解、征求反馈意见，争取在质保期之内解决相关问题。
质 保 期
售后服务
售后服务
财务付款
招标办持验收会签单（经院领导签字后）、正式发票和入库单，到财务处办理报账手续。

采购报账

物资领用调拨审批流程图

1、库存物资领用流程
使用部门根据需求填写《物资需求计划表》，所在处室负责人签字、院领导审批后于每月22日前报资产管理部门。

需求申请

资产部门根据审批后的物资需求核查帐目中是否有库存、闲置物资可调剂使用。
资产核帐

资产管理员开具《物资出库单》、《内部调拨单》通知库管员或相关部门办理手续后方可领用。

出库发货

2、内部物资调拨流程
资产管理员根据《物资需求计划单》填写《内部物资调拨单》。
资产管理

调出、调入部门责任人、负责人在《内部物资调拨单》签字认可后，由资产部门报主管院领导审批。
调拨手续

资产管理员根据领导审核结果通知调出、调入部门办理调拨。
物资调拨

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