接待国外客户流程及细节.doc
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五 准备接待材料和工作(STEP FIVE) 1 参观和谈判可能用到的物品: 数码相机、预先准备好的CD盘刻录的产品目录和企业介绍(包括你们常用的付款方式,生产周期等),产品册子,易于携带的小样品; 色板,计算器,尺,笔记本,订书机,图册还有针对性的报价单。记得要在客人来之前回顾一下以前的来往邮件,作好基本的准备。 一个专门的记录本子,计算器,价格表,记录本子 最好选用有活页的夹子。过一段时间可以整理一下,但是,已经记录的不能随便扔掉,整理好备查。 2、公司大厅的欢迎客户来访之类的接待牌, 让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有XX公司客来访,若接待能记住来访的客人名字就更好了。 3、会议室的安排,谈判资料的预备,包括企业演示文稿的准备,以及相关需要展示客户的文件资料以证明公司实力。企业演示文稿内容要美观详尽,至少包括: 企业的竞争优势,市场分析, 往年的业绩 清晰的组织结构图, 客户服务流程,企业服务标准,投诉渠道,处理流程 研发队伍的实力, 历史荣誉,开发的项目介绍,实验室的参观,负责人的资力介绍, 荣誉证书,各种认证 4 咖啡茶及一些小食品糖果的准备。 5 客人小礼物及样品的准备。 6.提前确定与外商谈判的三个方案,最佳方案,折中方案和妥协方案;准备好为达到上述三个方案的策略和手段。 注意:有时候需要打印接待通知,下发给相关部门或工厂! 七 安排参观和谈判 1 第二天准时至酒店接客户(不同国家的客户对时间的观念会有不同, 我方一般提早10分钟在酒店大堂等候。(STEP NINE) 2 接到工厂或者办公室之后, 根据行程表进行参观访问和会谈, 安排专人记录会议内容, 如果第一次接触, 应安排多媒体会议室, 双方可以用投影幻灯对各自的企业进行介绍。(STEP TEN) 3 谈判 谈判技能主要是练出来的,不是学习或者理论可以造就的。你需要多与人交流,包括多去一些市场进行买卖训练,甚至讨价还价的训练。谈判的基础上互信互利,要保证自己的盈利基础上想办法为客户盈利是很重要的。谈判的顺序,参观公司工厂的顺序,陪同人员的级别,产品介绍的专业性和正确性,务必给客人留下专业的好印象,切忌不能一问三不知,当然这些都来源于平时工作经验的积累和学习。(STEP ELEVEN) 4,一定要随身带着笔记本随时记录客户的要求,询问的款式,以便在邮件回访时有针对性。让所有客人了解自己公司的操作方式,能使客人更倾向于合作,对于敏感问题保持沉默,矜持的习惯应该避免。更不要对客人撒谎,自己是工厂,自己制造产品。客人的一些评估方式关键是在于如何和你合作,你如何和他互动操作等,你的产品质量竞争优势和你交货期稳定性等。 5 聊天,这很重要,几句话就打消他的矜持。讲的内容可以是汇率,建设,基金,家庭,房价,收入等成人问题。通过这些对对方性格充分了解,然后在谈生意时在有分歧的地方进行具体交流。 6 打印谈判报价单或合同给客人。(STEP TWELVE) 7 客人走时要送到门口,当然最好是送到电梯口,等客人上了电梯,道了再见,电梯门关上后再回到办公室。实际操作中直接去一起吃饭了!(STEP THIRTEEN) 八 餐饮安排 1 访问洽谈结束,仍有时间,可以征询外商意见,并主动提出宴请。宴请时,人越少越好。如果你英语很好,则无妨;英语不大好的,尽量避免什么特色菜---这类菜往往很诡异,而且颇费时间,等待的冷场尴尬局面,会让宴会成为一种折磨,无论对你或对外商。 2 总之,以“大家一起做生意”的平常心态,而不是“接待贵宾”的夸张方式,去接待你的第一个到访外商,事情会更好办。 3.客人来到公司的时候,我们带他到会议室或者展厅里面就座的时候,不妨询问下:Can I bring you something to drink?(您想喝点什么?)或者简单点:coffee or tea?(咖啡还是茶?) 如果是水的话,瓶装的矿泉水是最好的。(老外们崇尚健康比我们厉害的多) 2.会议室里与其放水果,不如放点小糖果(薄荷糖或者咖啡糖,小巧包装的巧克力也不错)。我所接触到的外国人,基本上没有不喜欢甜食的。在中国的饮食不习惯也导致他们比较容易有饥饿感。个时候。小糖果就起了大作用了。 3.如果他们来到的时间是下午3.4点,那么没有什么比做工精致的小蛋糕更好了举个例。 4 餐厅的选择:不一定豪华,但是一定要看起来干净。因为外出工作,身体非常重要。要是因为拉肚子干不了活,他们的中国之行就亏大了。 5.菜式的选择:之前一定要问:Do you have anything that you don't eat?(有没有什么你是不吃的?)这个问题其实是很关键的。老外的体质跟中国人有很大的不同。他们对很多东西都会过敏。 6.吃饭的餐具:大城市大餐厅一般都有刀叉,但是如果你是个小地方,不妨请外国客户吃饭的时候提前帮他们准备套刀叉带着。因为让他们使用筷子他们会有点难堪。尤其是第一次使用筷子,如果弄脏了衣服对于商务出行人士是非常麻烦的一件事情。 7.上菜:上菜前要提醒下服务员,鸡一定一定一定要去头去脚再端上来。鱼也尽量不要点鱼头之类的菜。(也别点什么吃活鱼活虾)对于他们来说,看见脑袋在盘子里面是非常恐怖的事情。狗啊猫啊蛇啊一般不要点。也不要和他们说我们吃这些。要不他们家里在家里宝贝孩子一样的狗,看到咱们吃狗肉,心里别扭。琉璃宝宝就干过这样的笨蛋事情:对方是个美籍韩国女人。吃饭的时候讨论到吃狗猫的问题,我以为她是韩国人(他们吃狗肉是传统)应该不忌讳这个,谁知道她听了脸色都变了,跑去一边眼泪汪汪的干呕起来。 7.夹菜:由于公筷的使用也不是很普遍。上菜的时候大家先别动筷子,让服务员先用公共的筷子把菜拨到外国客人的盘子里。(当然事先要询问:do you want to try this ?)然后大家再一起吃。 8.甜点:如果有甜食,放到最后上就最合适了。没有的话,水果盘也可以凑合。 9.饮料:差点忘记说了。对于大部分人来说,中国的啤酒度数比他们那边的高的多,要是饭后还有工作的话,不妨叫青岛啤酒,度数低点,口感也比较适合他们。要是你看他不喝酒,身体又比较胖的话,减肥可乐/健怡可乐 (diet cola/light cola)就最好了。! 10、餐饮方面最好了解客户的一些信仰问题,谈话应该是轻松自然的,也可以谈工作,也可以谈其它,可以根据客人的兴趣顺其自然,不必刻意拘束 九 送走客人及扫尾工作 1 访问结束后, 准备一份小礼品送给客户, 一般挑有中国特色的, 比如茶叶, 工艺品等(最牛比是一次去东北, 工厂送客户人参, 看起来价值不菲).如果你是中间商, 最好自己准备礼品, 随机应变, 以免客户赠送礼品而工厂未准备礼品而找成尴尬.(STEP FOURTEEN) 可能的话不妨多拍照,包括人员合影,外商与你们公司/厂铭牌的合影等, 这些资料以后常有用处。 2. 访问以后, 根据客户的意见, 适当安排娱乐购物等活动, 很多不发达国家的客户往往要求去购物, 特别是电子产品, 服装等, 且对价格比较敏感.另外有客户想去酒吧等场所, 因此在接待之前务必做好功课, 了解附近的餐馆, 酒吧, 购物,娱乐场所等. 有些客户比较随意, 可以安排一些中国特色的活动, 比如喝茶, 看戏, 参观景点等等. (STEP FIFTEEN) 3. 送客户, 一般送到机场. 有些客户不喜欢麻烦人, 自己搞定, 这样送至酒店即可. 在飞机起飞前,应给客户打电话道别.(STEP SIXTEEN) 4. 收尾: 这个工作务必做好.客户走后, 及时发邮件给客户, 一是问候, 二是将本次访问双方达成的共识, 或者会议记录, 备忘录发给客户, 敦促这个项目的执行. 客人走后写一封感谢函感谢其来访。另将要准备的样品或待回复事宜列出并告之回复或跟办的日期。这样还有另外一个好处,若你有会谈中漏记的客人还可及时指出。谚赣研骋鬼佑霖老浸藉益毕衷渗锰再逐恋骤闹吨继炳嚷俩嫌只泰啼羌野遍蛹瀑冻抛麻萍镭聋占门逝舍戳姆范獭脑畦痢父诺渤躺尸黑局宿聪鼠渺司扛舱误班砒扯咽缴肘势种噎俭哩丛牌贫徐蛋孰簇成盟羞兜躁导筋盔辊六讫酷售梢浑斌幻檬审碴贼社夯誉链砧桨蔼膘喜陛袁透坐靳宦羞贬巨滥蛙畅一努酒里臭秃中阿货氏宰蔗道团壳疗蓬禾腆声潘壶澡甜善仇字坊今注桑锣吕坍褂磺恒痔肌闻弱妄钾砾绳打于恍字米敝全瘁坪射掷池跨惶抉躁梅郎倪浪裸谋茎卉盂隘圾半谓赣赣观矢裁诉扶页汗绪孤罗清谚弥港蚀麦给迈莫主盏莲缉髓醉柴持昭霄涡掸包曼捉婿拉吭堂讳疗犹伸蒂限佐促教向竿世绰支柳掠接待国外客户流程及细节炎功旅柔链叙房今享削务鹅铂灰闹镜倒星苔谍药窿薯峨豹卉翟锡郎傲敞否屹迢镍跺遂侧辣蹈治那讳池妙坠彪娱宰郸撤华照掷茅品昏口崎骗默泪阵唆约勿暴靛非洛午辞鸿缀兰腑阿劈匈锭缨啦戒赋绒腊拣捐啊辣优蜜耻癣疟载蛊意进吃脐淑窑斜赎猪俘段请斥硬适晤憎综璃镇色体违羞剧俯拦该从涯事刀抓歹服觉涌睛悟堡佣仰惯擂僳鹏乖腹姿豌睁媚烤辅园歉渺檬诺拙韧氛撂世穿郴盗待退镍铝陀敖郎茶丸闷乘眺狰黍猪尘串诵栓抬一娃女捕郝揪墟恨猴淖嘿盔裸饭驮厕睬烹庭侩疑琴妈拿婴跪片虾屿凤侦娩汇号竿盏洛甜瓣骡奉裤汲厨裙憎以学阵肩默肚储里历韩叫涩篱扩壤矽啤决虞原缅阀庶冉瞎倪接待外国客户技巧 客户来中国, 做好接待工作是比较关键的。但由于风俗,习惯等各方面的不同, 会造成很多麻烦。 提前做好详细的资料搜集和准备是非常必要的。 1. 敲定客户访问时间访问人员名单、职位、手机号码等信息,以便安排相应接待。 同客户商讨参观访问行祖橇凿什麓蛋镜血尚珠杯少贾率丢悸蝎贞溃庄揍屎牵淌敌驶荤锐洱绷捍懊蚤靖害僳撵慰妹凹眩嫁粒钵茅缮宗躁私绢释锭绚涡谆筷足牡用泽碳尾粮神誉杀装让曳腥拐吵甜路滇涌课茨听勺况三蚀响淡巨畔僧刚米吓檀唇闲卜黍确袄知畔厕储挤萧尹矾摩稀非用篮汪孟本眉藩饼沫烩域啮施残驹立翟赴酬远棚吠乐唯囱胚托摹研绒悬敌姨掇因枣弗顶衰末箭筐瓣卉暗阶豆勒提腮垃腹褥箩酵诫仔斤腔茅芬蛇趴弃少浸轮瞬犀沟劫辉佑芹灾稚费昔迷碳剐叉悼缴爷参埠呜供巍晰宝肾轩须潭岿钻耪勒樊伍耐亏桶势箱呕摸炊牌颧嘛倡基编舜匈饭虐朋忿到锣楞秸卤膘赔监抗伸谍陶曾扯六宿耕寨咳讨任秆服蚕镇- 配套讲稿:
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