04采购管理制度.2011.5.9.doc

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采购管理制度

第一章 总则
第一条 为规范公司物资采购管理，明确和完善公司物资采购流程，强化材料成本管理和过程控制，从而达到材料高品质低价格的管理目的，特制定本管理制度。
第二条 本公司及下属项目每年度所有物资采购工作和过程管理，除另有规定外，悉依本制度办理。
第三条 职责。
1、公司主管物资领导负责本制度的审核及采购总计划的核准工作。
2、公司物资机械部负责本制度制定、修改、废止之起草工作、公司集中招标采购管理和风险预测工作，指导并监督项目做好大宗、关键材料的招标采购工作。
3、项目物资部依据公司物资机械部制定的相应管理制度，对项目的大宗材料、关键性材料进行详细调查，为采购提供依据并负责本制度的执行及意见反馈工作。
第四条 遵循的原则。
1、直购原则:凡是能在生产厂家以外以出厂价采购的，不允许通过中间商采购；能在批发部门采购到的，不允许到零售部门或个体门面进行采购；尽可能的去除中间环节所增加的间接费用，达到降低采购成本的目的。
2、货比三家原则（同等价格质量优先、同等质量运费优先、同等价格服务优先）和择优选购原则，寻求适宜项目的供应商，在物资采购中通过比单价、比运距、比服务等方式择优选择供方单位。
3、就地取材原则：争取适宜的物流方式，在物资价格相同或相近的情况下，能在物资使用地采购的，不允许到外地采购，近处能采购到的，不允许到远处采购，讲求时效和实用的原则。
第二章 市场调查
第五条 项目物资部门在进场后应尽快对各种物资进行细致的市场调查，并对主要生产厂家进行调查，并进行识别形成市场调查报告和主要厂家调查报告，在调查市场和主要生产厂家的基础上形成物资市场分析报告，并上报公司物资机械部。
第六条 项目选取供方时应尽量优先在局、公司合格供应商名册上的合格供应商名单选取，对项目所需物资的区域市场存货、市场价格等情况进行分析。
第七条 结合信息网站公布的各区域的市场行情进行分析，掌握情况。
第三章 采购计划
第八条 采购计划的作用。
1、预估用料数量、交期、防止断料。
2、避免库存过多、资金积压、空间浪费。
3、与项目工程进度相符。
4、配合公司及项目资金运用、周转。
5、指导采购工作。
第九条 采购计划的编制。
1、年度材料需求计划。
项目合同部根据各项目年度工程进度目标及标后预算、材料构成情况制订次年度材料需求计划。
2、月度材料需求计划。
（1）项目合同部根据年度需求计划及项目工程进展情况，以月为单位制订次月材料需求计划。
（2）本计划考虑气候、业主等各种因素。
3、采购计划。
（1）项目物资部汇总各种物料、物品需求计划。
（2）项目物资部编制次年度采购计划和次月采购计划，在编制过程中考虑适当库存、工程平稳衔接的原则。
第四章 采购方式
第十条 采购方式确定的依据。
1、物资部门根据下列因素确定最有利之采购方式。
（1）物料使用状况。
（2）物料需求数量。
（3）物料需求频率。
（4）市场供需状况。
（5）经验。
（6）价格。
2、采购方式。
（1）集中招标采购
本公司及项目大宗材料和关键性物料，以集中采购较为有利，根据项目工程进展情况进行采购。
（2）合约采购
经常使用的物资，物资部应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确保物料供应来源，简化采购作业。　
（3）一般采购
除（1）（2）之外的物料，物资部依《请购单》逐项办理询价、议价业务。
第十一条 询价、议价
1、询价。
（1）凡属一般采购，物资部均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。
（2）确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受（1）条所限。
（3）凡属合约采购项目，物资部依合约之价格核价，不需另询价。合约条件发生重大变化除外。
（4）如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表。
（5）凡属可作成本分析的采购项目，物资部门应要求供应商作成本分析，作为议价的参考。
（6）选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商的先后顺序选择。
（7）询价后，应确认各家报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方可比价。
2、议价。
（1）询价后，选择两家以上供应商进行相互议价。
（2）议价时应注意品质、交货期、服务三方兼顾的原则。
3、询价、议价注意事项。
（1）议价优势掌握。
以下状况、物资部门应加强与供应商议价：
a、市场价格下跌或有下跌趋势时。
b、采购频率明显增加时。
c、本次采购数量大于前次时。
d、本次报价偏高时。
e、有同样品质、服务之供应商提供更低价格时。
f、公司策略需要降低采购成本时。
g、其他有利条件时。
（2）其他注意事项。
a、专业材料、用品或项目，物资部应会同使用部门共同询价与议价。
b、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，材料部应送材料使用部门确认后方可议价。
c、询价的供应商应优先从局、公司合格供应商名册中供应商选择，或者是经项目详细调查后审核通过的供应商。
第十二条 采购成本分析。
1、成本分析项目。
成本分析是就供应商提供之报价的成本估计，逐项作审查、评估，以求证成本之合理性。一般包括以下项目：
（1）直接及间接材料成本。
（2）工艺方法。
（3）所需设备、工具。
（4）直接及间接人工成本。
（5）制造费用或外包费用。
（6）营销费用。
（7）税金。
（8）供应商行业利润。
2、成本分析运用。
以下情形时，应进行成本分析：
（1）新材料无采购经验时。
（2）底价难以确认时。
（3）无法确认供应商报价之合理性的。
（4）供应商单一时。
（5）采购金额巨大时。
（6）为提高议价效率时。
3、成本分析表的提供方式。
成本分析表提供方式一般有两种：
（1）由供应商提供。
（2）由物资部门编制标准报价单或成本分析表，交供应商填报。
4、成本分析步骤
成本分析意在降低成本、价格、其步骤一般如下：
（1）确认设计是否超过规格要求。
（2）检讨使用材料之特性与必要性。
（3）计算各方案之使用材料成本。
（4）提出改善建议并检讨。
（5）检讨加工方法、加工工程。
（6）选定最合适之设备、工具。
（7）作业条件的检讨。
（8）加工工时的评估。
（9）就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。
5、成本分析注意事项。
（1）利用自己或他人之经验。
（2）应用会计查核手段。
（3）利用技术分析方法。
（4）向同类供应商学习。
（5）建立成本计算经验公式。
（6）提高议价技巧。
６、采购合同管理。
（1）、物资采购合同要严格执行国家有关政策、法令和法规，遵循市场经济规律，熟悉有关经济法规，掌握有关法律知识，要求合同签订严谨，周密，有效。
（2）、物资采购合同必须按照局、公司采购合同范本进行签订，根据签订材料不同可做适当修改，如对合同条款有较大修改应上报公司物资机械部，审批通过后才能签订。
（3）、项目物资采购合同由物资部门主管，合同管理部门协调管理，合同应经相关部门会审和相关领导审批，并由项目经理签署。
（4）、物资合同在项目相关部门和物资部门内进行相关条款的交底，并对合同进行动态管理，以季度为周期将合同执行情况上报物资机械部。
７、采购其他要求。
物资采购人员要有良好的政治素质和职业道德，在物资采购过程中，要遵纪守法，秉公办事，不谋私利，不受贿和索要回扣。如项目人员违反规定或因人为因素采购伪劣产品，给项目造成经济损失时，根据造成损失大小，给予相应的经济处罚和行政处分，触犯国家法律时，交与地方法院来处理。
8、记录控制。
（1）、公司物资机械部和项目物资部负责采购相应记录的收集、整理归档和资料的保管工作；
（2）、记录保管期限：所有采购资料保管期限均为长期。
9、考核。
（1）、考核对象：项目物资部、公司物资机械部。
（2）、考核对象：公司物资机械部实施对项目物资部开展物资调查、计划、采购、合同管理的内容详实性、有效性进行考核，对采购的全过程进行综合评价。公司主管领导对公司物资机械部采购目标、采购计划、采购招标率及各项目合同动态汇总情况实施考核。
3、考核时间：以季度为单位进行考核，考核采用网络检查和报表收集的形式，年度考核与公司总部对项目综合检查相结合，采用现场资料查阅和账务检查的形式进行。
第十三条 本制度由物资机械部负责解释和修订，自印发之日起执行。

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