物资采购报销流程.doc

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物 资 采 购 报 销 流 程
(AWA-CX-01-2014)
1 目的
为了提高公司采购效率，明确岗位职责，加强各部门间的配合，有效地降低采购成本，满足公司正常生产的需求，特制订本流程。
2 适用范围
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物 资 采 购 报 销 流 程
(AWA-CX-01-2014)
1 目的
为了提高公司采购效率，明确岗位职责，加强各部门间的配合，有效地降低采购成本，满足公司正常生产的需求，特制订本流程。
2 适用范围
生产直接用原材料以外的物资采购。
3 职责与权限
3.1办公室负责人负责提出办公、后勤用品的采购申请，并报公司领导审批。
3.2 生产部负责人负责提出生产车间所需用品的采购申请，并报公司领导审批。
3.3 设备动力部负责人负责提出设备设施及其配件的采购申请，并报公司领导审批。
3.4 品管部负责人负责提出试剂、实验器皿和文件记录的采购申请，并报公司领导审批。
3.5 采购人员负责物品的询价、比价、议价、采购、入库和报销等环节。
3.6 仓库管理人员负责购入物品的验收入库，并及时将库存低于警戒线的物品报于对应采购申请人。
3.7 副总经理负责审批采购申请、单价3000元或总价1万元以下的采购比价，审核备用金借款、费用报销单。
3.8 总经理负责审批单价3000元或总价1万元以上的采购比价，审批备用金借款、费用报销单。
4 工作程序
4.1 采购申请的提出
各部门基层单位根据工作的实际需求将需要采购的物品交由各部门负责人汇总，各部门负责人首先审核采购物品的必要性，并结合仓库库存，确定采购物品的名称、规格、数量，填写《请购单》。
4.2 采购申请的审批
各部门负责人将填写完整的《请购单》与每周二、四、六报副总经理审批，审批签字通过后，将副总经理签字的《请购单》转交给采购人员。所有物品的采购均须提出书面采购申请，在紧急情况下，可电话或其他形式向公司领导请示，征得同意后提报采购，但在报销前需补全相应手续。
4.3 询价
4.3.1 采购人员应认真审阅《请购单》中物品名称、规格、数量，了解图纸或相关技术要求，遇到问题应及时地与请购部门沟通，
4.3.2 采购人员将各部门《请购单》汇总，将类型属性相同或相近的物品进行整理、归类集中打包，按照类别向三家以上生产厂家或供应商进行询价，询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌的物品也同时进行询价。
4.3.3 对于请购部门需求的物品在询价过程中发现成本较低的替代品可以与请购部门沟通推荐采购替代品。
4.3.4 对于紧急请购，应优先进行询价。
4.4 比价、议价
4.4.1 对给出报价的各厂商进行评估比较，并结合请购部门的意见，对厂商的产品及服务质量、供应能力、交货时间等进行确认。
4.4.2 对评估合格的各厂商的报价进行市场分析，是否所报价格最低，性价比最高。
4.4.3 将评估合格的各厂商的第一次报价汇总，设定议价目标或理想价格。
4.4.4 参考议价目标或理想价格与选择的合格厂商进行价格及条件的进一步谈判。
4.4.5根据比价、议价过程，选择性价比最高者推荐采购，同时填写《采购比价表》，向副总经理汇报审批，总价值超过1万元的《采购比较表》需要向总经理审批。
4.4.6 比价、议价过程主要适用于单价100元或总价3000元以上的物料采购，对于单价100元或总价3000元以下的物料采购，由采购人员，可根据实际情况，进行现场比价分析，确定进行采购。
4.5 采购
4.5.1 采购金额超过5000元时或其他需要打款的采购，需要在采购前签订采购合同，如无合同需公司领导签字同意。
4.5.1.1采购合同的签订、合同付款以及物品和发票的验收按照《采购控制程序》（AWA-CX-09-2012）条款中的要求执行。
4.5.1.2合同打款 采购人员根据签订的采购合同，填写《付款通知审批单》，附合同复印件，报副总经理审核，总经理审批，批准后，交由财务部安排打款事宜。
4.5.1.3 物品和发票的验收 采购人员对采购物品和发票进行验收，核对与签订合同是否相符，如有不符，需于供方协商，协商不一致，将向人民法院提起诉讼。验收无异议时，将发票交由财务部入账。
4.5.2 采购金额低于5000元时或其他不能合同打款，需要现金支付的采购，须凭公司领导签字的《请购单》、《采购比价表》，确认借款金额，填写《借款单》，报由公司副总经理审核、总经理审批，向财务部借取备用金。采购金额比较低时，采购人员也可先行垫付。
4.5.3 采购人员在资金到位后，根据比价议价审批结论，选择性价比最优者进行购买，购买时，验看物品名称、规格、数量以及发票是否符合要求，如果采购过程中，发生变动，及时向公司领导请示。
4.6 入库
4.6.1 采购人员将采购到位的物品，及时向对应的仓库进行入库，填写三联《入库单》。由仓库管理人员查验物品名称、规格、数量等后，在《入库单》上签字确认。
4.6.2 仓库管理人员收到购入物品后，及时通知请购部门，如需领取使用，填写《领料单》，部门负责人签字同意后，进行领取。
4.6.3 如采购物品需要紧急使用，可先不入库，直接使用，但需在采购人员根据使用部门负责人签字的《领料单》，与仓库管理人员补全《入库单》。
4.7 报销
4.7.1 采购人员在采购的物品验收合格后，填写《费用报销单》，后附采购物品清单、发票、合同（如果有，附上）、《入库单》，报副总经理审核、总经理审批。
4.7.2 《费用报销单》签字批准后，后附采购清单、发票、合同（如果有，附上）、《入库单》交予财务部，进行报销。如果有借取备用金的《借款单》，需还上借款，抽取《借款单》。
4.7.3 其他报销项目（如话费、出差费等）可参考本报销流程，后附凭证则为车票或其他发票。
5 相关、支持性文件
5.1《采购控制程序》（AWA-CX-09-2012）
6 管理记录　
7.1 《请购单》
7.2 《采购比较表》
7.3 《付款通知申请单》
7.4 《借款单》
7.5 《入库单》
7.6 《领料单》
7.7 《费用报销单》
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物 资 采 购 报 销 流 程
(AWA-CX-01-2014)
1 目的
为了提高公司采购效率，明确岗位职责，加强各部门间的配合，有效地降低采购成本，满足公司正常生产的需求，特制订本流程。
2 适用范围
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