物业公司行政管理制度.doc
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1、目 录目 录11.行政人事部21.1.组织结构及人员编制21.2.管理范围21.3.岗位职责22.操作程序42.1.采购操作规程42.2.员工入职操作规程52.3.员工考勤操作规程62.4.考核评价操作规程72.5.员工离职操作规程82.6.操作规程92.7.行政人事部服务质量检查规定93.管理制度103.1.办公室钥匙管理规定103.2.特殊工种证件管理103.3.质量文件管理规定103.4.员工考勤管理规定113.5.计算机使用管理规定113.6.关于印章使用管理的规定123.7.办公用纸管理办法133.8.员工体格检查管理办法143.9.车辆使用的管理规定143.10.办公用纸、废弃墨盒
2、的管理规定151. 行政人事部1.1. 组织结构及人员编制1.2. 管理范围1.2.1. 按质量管理体系的要求对文件进行有效控制,确保质量管理体系有效实施、保持和改进。1.2.2. 拟定公司组织架构、负责人员招聘、解聘各环节的工作,并按公司的要求做好综合体系文件的编辑、整理、修改、执行、检查、监督、整改工作。1.2.3. 拟定员工的工资标准及管理办法,拟定员工劳保福利标准,并负责具体实施。1.2.4. 对员工的人事及行为档案进行管理,按时统计、填报各类人事报表。1.2.5. 严格按照员工手册的有关规定做好员工的奖惩工作。1.2.6. 制定公司年度、月度培训计划并有效落实。1.2.7. 负责处理
3、行政日常业务,收发电传、传真及文件的拆封、编号、登记、分送、承办、催办、归档等工作及公司各部门档案编目的收集和统一管理。1.2.8. 负责公司公章使用的审核及管理。1.2.9. 根据公司整体形象设计、制定员工制服及工作牌式样并组织制作。1.2.10. 行政人事部负责监督、检查员工执行公司各项规章制度的情况及将公司各部门的岗位职责和权限形成书面文件。1.2.11. 协助公司领导处理日常事务性工作,负责公司内部协调及对外联络工作。1.2.12. 完成上级领导交办的其它工作。1.3. 岗位职责1.3.1. 行政人事部经理在公司总经理的领导下主持本部门的工作,其主要职责如下:1.3.1.1. 负责拟定
4、公司行政人事方面的规章制度,并检查执行情况。1.3.1.2. 负责制定本部门的职责、制度和工作计划,并监督执行。1.3.1.3. 负责公司各类公文的办理。1.3.1.4. 负责公司本部采购计划的审定和日常办公用品采购的审批。1.3.1.5. 根据国家及长春市的人事劳动政策,拟定公司的人事劳动福利政策。1.3.1.6. 根据公司的实际情况,拟定公司组织架构及人员编制,合理调整人员结构,组织对员工的招聘、考核、调配、奖惩工作。1.3.1.7. 根据经营状况提出人员调配、工资、劳保福利的计划及调整意见,经公司领导批准后负责具体实施。1.3.1.8. 负责公司培训计划的审定,并组织实施和检查。1.3.
5、1.9. 负责公司内部协调及对外联络工作。1.3.1.10. 根据公司形象设计要求确定工作服及工作牌式样并组织制作。1.3.1.11. 行政人事部经理负责组织对管理体系文件的编制、保管、发放、评审及管理和控制的相关工作。1.3.1.12. 行政人事部经理负责管理体系运行记录的管理的控制并应定期公布公司受控文件清单。1.3.1.13. 负责认证机构对公司审核的组织工作。1.3.1.14. 完成公司领导交办的其它工作。1.3.2. 人事主管1.3.2.1. 负责按照公司人事管理权限建立和完善管理范围内员工的行为档案。1.3.2.2. 负责完成有关人事资料的统计、分析及报表工作。1.3.2.3. 负
6、责对员工的劳动合同、人事档案、社会保险进行综合管理。1.3.2.4. 负责公司各类档案、图书及有关资料的管理工作。1.3.2.5. 负责拟定公司年度、月度培训计划,并监督实施。1.3.2.6. 负责拟定公司培训管理方面的规章制度,汇编培训教材。1.3.2.7. 负责按照人事管理权限对相关人员进行各类培训。1.3.2.8. 负责完成公司培训工作相关报表。1.3.2.9. 负责公司印章的管理。1.3.2.10. 负责公司办公用品的管理。1.3.2.11. 负责公司大事记的撰写工作。1.3.2.12. 配合经理做好员工的招聘、解聘工作以及员工招聘、解聘的手续办理。1.3.2.13. 配合经理做好质量
7、管理体系文件的编辑、制定、整理、修改等工作。1.3.2.14. 配合经理进行质量管理体系文件的年度管理评审工作。1.3.2.15. 配合经理定期检查各部门服务实施情况,包括:客户关系、环境卫生、服务的实施、投诉处理、物业管理的服务查询、信息收集控制和管理。1.3.2.16. 及时了解、收集、整理、各种物业管理最新需求趋势。1.3.2.17. 定期参加部门管理例会,听取汇报,记录会议纪要。1.3.2.18. 完成领导交办的其它工作。1.3.3. 行政主管1.3.3.1. 协助部门经理管理公司日常行政事务。1.3.3.2. 负责公司后勤保障的具体事务。1.3.3.3. 负责公司营业执照、资质等相关
8、文件的申请、变更及年审手续办理。1.3.3.4. 负责车辆管理的具体事务。1.3.3.5. 负责月考勤统计工作。1.3.3.6. 负责公司物品的采购。1.3.3.7. 负责定期组织员工年度体检。1.3.3.8. 行政人事部行政主管负责每年12月汇总编制下年度的采购计划。1.3.3.9. 采购计划、采购申请等由行政人事部行政主管保存。1.3.3.10. 完成上级领导交办的其它工作。1.3.4. 文员1.3.4.1. 在行政人事部经理指导下起草各种文件、信函、计划、报告、报表等稿件;1.3.4.2. 负责公司印信、印鉴的使用和登记工作,处理信函、电话、电报、传真等,并随时做好记录;1.3.4.3.
9、 负责各类相关信息资料的收集、整理和分析,做好报刊、资料的分类整理和剪贴,将整理的最新信息资料呈送公司经理阅读;1.3.4.4. 负责公司文件、信件、报刊、图书资料等的收发;1.3.4.5. 负责公司办公会议的记录,会议纪要的整理印发;1.3.4.6. 负责公司各类文件、资料的打印、复印、传真及办公自动化设备的使用和管理;1.3.4.7. 负责公司办公用品的登记、保管、发放及月结统计和备品的库存盘点等;1.3.4.8. 负责离职员工的工服及其它领用物品的收回和保管;1.3.4.9. 负责接待来访客人,必要时做好访谈记录。1.3.4.10. 完成上级领导交办的其它工作。2. 操作程序2.1. 采
10、购操作规程2.1.1. 目的规范公司采购工作程序。2.1.2. 范围公司范围内包括材料、清洁用品、零配件、办公用品、低值易耗品、固定资产等采购项目。 2.1.3. 职责行政人事部行政主管负责执行。2.1.4. 工作程序2.1.4.1. 由行政人事部行政主管接收公司批准执行的采购申请单.2.1.4.2. 按照采购计划申请单所描述的物品名称、规格型号、品牌、服务的特点及数量要求,确定供货商并对其加以分析。2.1.4.3. 行政主管负责对是市场进行调查研究,分析供货能力和质量服务能力,选定出合格供方,并报公司总经理批准。2.1.4.4. 行政主管负责对进货进行验证工作,如有特殊物品的验证由使用单位进
11、行。按照采购验收制度进行货物的接收和检验。2.1.4.5. 行政主管要定期对库房进行检查,在库房要求有分区(合格品区域和不合格品区域)。2.1.4.6. 对于应急采购的物品需填写应急采购单,紧急时需要求采购人员与使用人员共同完成采购,并去供应商处直接提货。2.1.4.7. 根据预算要求及实际情况来确定价格。2.1.4.8. 进行定单例行追踪,确保供货商能够履行其货物发运的承诺。2.1.4.9. 对供方的到货票据进行审核,是否符合供方承诺的条件。2.1.4.10. 如果供方不符合承诺条件通知供方更改票据。2.1.4.11. 按照公司财务管理规定对货款进行结算。2.1.4.12. 对供方货款进行登
12、记并通知供方领取。记录表格7.4.4-A-01采购申请单7.4.4-A-03应急采购单7.4.4-A-02合格供方名册相关文件 采购验收制度采购结算方式及采购报帐审批程序2.2. 员工入职操作规程2.2.1. 目的通过制定本规程,确保公司聘用人员的质量。2.2.2. 范围本规程适用于公司各级员工的录用。2.2.3. 职责人事主管负责办理公司所有人员的聘用手续。2.2.4. 工作程序2.2.4.1. 行政人事部经理依据编制及各部门用人需求,制定招聘计划。2.2.4.2. 通过各种途径进行人员招聘,主要有参加招聘洽谈会、利用人才中介机构、刊登发布招聘信息。2.2.4.3. 进行招聘及甄选工作 A、
13、 采取一定形式收集应聘人员资料。 B、 相关部门对人员资料进行挑选。2.2.4.4. 挑选合格者由人事主管审验应聘人员相关有效证明原件材料包括:(1)毕业证书(2)各类培训证书(3)特种岗位证书(4)如需要应提供的职业病健康证明(5)身份证(6)劳动关系证明。由应聘人员填写应聘人员登记表,由主持面试的人员和相关部门专业负责人员对其进行第一次面试,并在面试评核表上填写“一至六栏”中的内容。2.2.4.5. 合格者由主持面试人员进行二次面试,并在面试评核表中填写“第七栏” 的内容。2.2.4.6. 行政人事部经理根据面试人员的整体情况核定工资等级报总经理批准。通知其到指定医院体检。2.2.4.7.
14、 体检合格者由人事主管通知其上岗并让合格者提供3张1寸免冠照片,并建立员工行为档案。人事主管为新员工办理入职手续:收取体检合格证、填写员工登记表发放工牌、考勤卡、办公用品、工服等。2.2.4.8. 人事主管对新员工进行入职培训并负责指导新员工向部门报到。记录表格YG-XR-A-01应聘人员登记表YG-XR-A-02面试评核表YG-XR-A-03员工登记表相关文件员工行为档案2.3. 员工考勤操作规程2.3.1. 目的通过执行考勤操作程序,确保考勤的真实性。2.3.2. 范围适用于公司所有员工。2.3.3. 职责人事主管负责员工考勤管理。2.3.4. 工作程序2.3.4.1. 公司总经理以下员工
15、均执行上、下班打卡制度。2.3.4.2. 行政人事部人事主管负责汇总、复核各部门考勤,并由行人部经理审核签字确认。2.3.4.3. 核查考勤的同时将各部门员工的请/休假申请单、员工加班申请单、补卡单等各类单据同考勤一起统一汇总作为依据。(以上单据均按照公司员工手册及国家相关法规执行)2.3.4.4. 填写的各类单据由部门经理及行政人事部经理确认审批。2.3.4.5. 公司总经理签字确认生效(请假天数达一周以上含一周,必须经公司总经理审批签字)。2.3.4.6. 人事主管以各部门考勤及相关单据为依据核算人员工资,并于每月8日前抄送财务部。2.3.4.7. 人事主管在每年的1月20日以前汇总上一年
16、度考勤并填写年度员工考勤汇总表报行政人事部经理,作为员工年度考核的依据。记录表格YG-XR-A-04请(休)假申请单YG-XR-A-05员工加班申请单YG-XR-A-06补卡单YG-XR-A-07年度员工考勤汇总表相关文件:员工手册2.4. 考核评价操作规程2.4.1. 目的通过制定考核评价工作规程,确保对员工的正确评价和使用。2.4.2. 范围适用于公司各级员工工作评价及考核工作。2.4.3. 职责2.4.3.1. 公司负责部门经理(含助理)员工的考核。2.4.3.2. 部门经理负责本部员工的考核。2.4.4. 工作程序2.4.4.1. 员工转正应提前10日由行政人事部经理会同部门经理对试用
17、期的员工进行考核。2.4.4.2. 员工填写试用期转正审批表并做试用期书面总结。2.4.4.3. 员工所在部门经理填写一般员工考核表并在“考评人意见”栏填写意见、行政人事部经理填写“行政人事部意见”栏、总经理填写“核定人意见”栏。2.4.4.4. 员工所在部门经理填写试用期转正审批表中“部门意见”一栏、行政人事部经理填写“行政人事部”一栏、总经理填写“总经理审批”一栏。2.4.4.5. 续签劳动合同的考核对需要续签合同的员工,由行政人事部填写续签劳动合同考核表,部门经理会同行政人事部经理审核,总经理审批,考核结果由行政人事部存入个人行为档案。2.4.4.6. 员工年度考核公司部门副经理以上员工
18、(含部门副经理)由公司行政人事部组织考核,公司一般员工由部门填写一般员工考核表,报行政人事部审核、总经理审批后存入行为档案。记录表格YG-XR-A-08试用期转正审批表YG-XR-A-09一般员工考核表YG-XR-A-10续签劳动合同考核表相关文件:离职程序行为档案2.5. 员工离职操作规程2.5.1. 目的通过办理员工离职操作程序,确保员工离职操作有序进行。2.5.2. 范围本规程适用于公司所有员工的离职操作。2.5.3. 职责行政人事部人事主管负责,其它各部门配合。2.5.3.1. 以员工的离职性质划分A、员工自动辞职的由员工填写辞职申请书B、提出解除劳动合同的员工,发放解除劳动合同通知书
19、。2.5.3.2. 经部门经理、行政人事部经理、总经理批准后,方可办理离职手续。2.5.3.3. 任何形式离职的员工办理离职手续前填写行政人事部发放的员工离职会签单。2.5.3.4. 按照员工离职会签单上开列的内容办理交接手续并由相关人员签字确认:2.5.3.5. 员工所在部门需要交接的工作A、员工在本部门将工作交接完毕,并让主管、经理签字确认。B、部门经理确认离职员工离职月的考勤后上报行政人事部。2.5.3.6. 行政人事部需要交接的工作A、员工将工服、工鞋等交回所在部门、办公用品交回办公室,并由部门主管人员签字确认。B、员工将工牌、办公室钥匙等交回行政人事部,并由人事主管签字接收。C、由行
20、政人事部经理,计算完违约金、补偿金等费用后核算离职人员工资,最后通知离职人员结算。2.5.3.7. 财务部需要交接的工作A、 由财务人员确认离职员工有无借款及未清项目。B、 员工离职会签单由总经理审阅签字后,员工方可离职。记录表格YG-XR-A-12辞职申请书YG-XR-A-13员工离职会签单YG-XR-A-14解除劳动合同通知书2.6. 操作规程2.6.1. 员工入职培训操作规程2.6.2. 目的通过员工入职培训,确保员工周知公司概况、企业文化、物业管理基本知识,增强服务意识。2.6.3. 范围适用于吉林省阳光物业管理有限公司所有管理人员的入职操作2.6.4. 职责行政人事部人事主管负责培训
21、工作2.6.5. 工作程序2.6.5.1. 员工到岗第一周内,由人事主管按照员工手册进行培训。2.6.5.2. 入职培训后,员工完成入职培训试题。2.6.5.3. 由行政人事部负责填写个人培训台帐。2.6.5.4. 由行政人事部人事主管负责将培训试题存入个人行为档案内。记录表格6.2.5-A-04培训签到表YG-XR-A-15个人培训台帐相关文件:入职培训试题2.7. 行政人事部服务质量检查规定2.7.1. 行政人事部经理负责对本部门的服务质量检查工作并做好记录参与绩效考核。2.7.2. 行政人事部经理负责组织每周进行工作质量检查,内容包括人员标识、劳动纪律、对客服务、外来文件、文件记录和控制
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