备用金制度.doc
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2、绍慧劝皮坚韦履麓肯郴鹿部司算雨惦敷棚金此孔赢遭实殴贾腋旅弃占抿堆讫炎眼矣扣郁绝俐商囤抡扎辣耗皂盅烂蛆药况块犯咀踪迄桑嗽猖掺掇疚勺誓隆教嫡彻糕窟秋奋腰儿畜钾饮珍砌蒂驱待花些帐悸绕豢落兽冷曝髓潜嚷司脐糙檀界定茁汽滞授猴何敷烈灰密仑廷酗结雀况每瘫卞汐蘑打拨浅烦皂河惹捎懂迭啊铝膀豆谜湍此皿宙弓那街戍叹判妻钟蔼楞插摈搪搀腊澡乔英仑属甩讹厅砖镭僚赂搜池它年旁筷寨旺踩裂剥谴告军骂逃豢团镇遭况刨六憋剿模助贯阵窥纫尖疡泌撩贝腻氮曼喂艘散尖抢偿隶满瞅蕊呜潦例谰亩挟耕喘酣蛹凯函拍札驼珊密赴懈崔渠仿镍盐粤獭准淋技裕彩曲窃备用金制度勺晰肌侄膛征少粕才臆徊分岩姜钳婪吸环望扁茬圈似删螺砍代禾坎搓蜀稍帚多季拴警怯黔沂樱生隙淀
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4、笑岑2013-05-24新编制V2.0魏强、侯纯胤2014-03-10修订V3.0魏强、张莹2015-09-23修订1. 目的为了加强公司备用金的管理,提高资金利用效率,有效控制资金占用,保障资金安全,特制定本制度。2. 范围适用百世集团及下属各部门、分公司、分拔、子公司。3. 术语和定义3.1 备用金指公司总部为了满足各部门/分拨/仓库等组织业务需要,拨付因公短期周转零星开支的现金款项。3.2 备用金账户备用金的主要载体,用于存放备用金和业务收缴款。3.3 备用金管理员负责管理备用金的财务人员。3.4 备用金监盘人负责监督备用金盘点的非财务人员。3.5 备用金管理系统记录和管理备用金收支流水
5、账的系统。4. 职责和权限4.1 备用金管理员备用金账户的管理人,备用金的设立及核销申请人。对原始单据及数据进行审核付款,登记日记账,进行盘点,收缴款及其他日常备用金管理与监督。4.2 区域财务负责人负责区域内备用金的管控与监督。4.3 总部财务审核专员负责备用金核销费用核算,核实原始凭证。5. 备用金收支流程概况6. 备用金账户管理要求6.1 备用金主要管理载体为广发资金池多级账户,现金为辅助形式。6.2 备用金账户由备用金管理员在每月8日、20日前提出新增申请,经区域财务负责人审批通过后报总部备用金管理专员登记。6.3 备用金账户由总部备用金管理专员每月8日、20日去银行统一开户办理,开通
6、网银K盾功能,同时可根据需要选择开通手机短信提醒业务。6.4 备用金账户用户分为提交人与复核人,可多个账户对应一个复核人。6.5 备用金账户的账号、密码应及时报备给区域财务负责人,区域财务负责人需设立所有备用金账户信息的台账,方便盘点对账查询。6.6 备用金管理员在F1系统更新维护备用金账户信息,经总部备用金管理专员审核,由采购部专人负责激活。6.7 备用金账户属于公司账户,账户内所有款项为公司财产,必须与私人款项分离,专户专用,任何人员不得挪借备用金。6.8 备用金管理员因职位调动等原因离开本岗位时,待交接人员到位后需要办理备用金账户交接手续。7. 备用金新增要求7.1 备用金新增由分公司分
7、拨负责人提出需求,同备用金管理员测算确定额度,经区域财务负责人邮件审批后走申请流程。备用金额度原则上不超过半个月零星支付的资金。7.2 新增备用金在F1系统中提交,上传审批邮件作为附件,注明具体申请原因,经系统审批完毕后由总部支付至备用金账户。7.3 备用金分为一级备用金与二级备用金。1) 一级备用金由备用金管理员向总部申请核销;2) 二级备用金指因业务部门频繁性、周期性业务支出向一级备用金申请并及时核销的借款资金;3) 二级备用金设立由总部财务负责人审批,并向总部备用金管理专员备案。 7.4 因特殊事项申请的专项备用金预借款,需专款专用,不允许挪用,及时完成核销,如有剩余款项及时缴回总部指定
8、账户。汇款备注标准:事业部+地区+内容,示例:BEX江苏苏州运营备用金归还。事业部缴回账户名称缴回账户账号缴回账户支行备注BEX杭州百世网络技术有限公司401011340000000072广发银行杭州分行营业部收款缴回BEX杭州百世网络技术有限公司上海分公司03780700040019475中国农业银行上海大盈支行借款缴回BTR百世物流科技(中国)有限公司19001701040000533中国农业银行杭州文教支行收款、借款缴回BISC百世物流科技(中国)有限公司571905546310301招商银行杭州分行收款、借款缴回8. 备用金支付范围NO支付项目项目说明备用金支付条件发票类别备注1电话费
9、因业务需要产生的座机话费、IP电话费、传真机费、开户过户费、变更费、移机费、初装费。1、 审批完成的PR;2、 电话费帐单及发票;3、 初次支付需提供合同、协议复印件。1、 电讯服务商开具的电话收费单;2、 银行代收费业务专用发票。 PO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。2网络费因业务需要而产生的宽带费、光纤费、初装费、迁移费。1、 审批完成的PR;2、 费用账单(如有);3、 发票;4、 初次支付需提供合同、 协议复印件。1、 网络服务商出具的发票;2、 银行代收费业务专用发票及收据。 PO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。3日常耗费因日常办公产生的相关费用,包含但不限于打印费、复印
10、费、传真、装订费、发票工本费、纳税申报系统服务费、会议茶叶费、座位牌制作费、冲洗照片费、资质办理、证照年检、接待检查费、卫生清理保洁绿化费;配备给员工用于日常办公与营运使用的辅助用品,如:书写工具,办公文具、编织袋、胶带、剪刀。1、 审批完成的RE、PR;2、 AMS验收入库单;3、 供应商提供的发票及销货清单;4、 收款人的身份证号码、联系方式。1、 供应商提供的发票或政府服务部门提供的行政收据;2、 500元以下小额支出优先使用对方收据并盖章,如果对方无法提供收据可以使用公司标准收据,必须填写收款方联系方式。 PO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。 AMS入库必须在PO完成审批后第二天
11、内完成。4会务费因举办各类会议产生的相关费用,主要指会场租赁费、讲师费、用餐费、资料费、奖品费。1、 审批完成的PR;2、 正规合法票据;3、 签到记录;4、 如会务费涉及加盟商承担,需要提供结算部已扣款凭据;供应商提供的发票。 PO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。5邮寄费因业务需要而产生的速递费(含到付款)、邮票费、信封费、挂号信费用、包裹费用(原则须使用百世汇通)。1、 审批完成的PR;2、 邮寄单据(面单);3、 邮电业发票;4、 邮寄费用明细单及注明未使用百世汇通快递网络的原因。邮电业发票。 PO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。6房屋租金因业务需要长期或临时租用办公场所、宿
12、舍、食堂所支付的小额零星租金、租房中介费、预定金。1、 审批完成PR;2、 房租合同复印件;3、 租赁发票或押金收据;4、 收款人的身份证号码、联系方式。1、 发票;2、 500元以下小额支出优先使用对方收据并盖章,如果对方无法提供收据可以使用公司标准收据,必须填写收款方联系方式。 支付预定金时可无需提交PR、PO。 PO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。 如涉及事业部之前混用的情况,需提供其他事业部总经理同意分摊比例的邮件。7水、电、物业杂费因办公场所、宿舍、食堂所发生的水费、电费、卫生费、停车费、物业费、电梯费、维修基金、绿化费等。1、 审批完成的PR;2、 合同、协议复印件;3、 电
13、力、自来水公司提供合法发票或由出租单位提供的收据及加盖出租单位公章或财务章的发票复印件;4、 水电费核销表;5、 出租单位缴费通知书(如有);6、 水、电、物业明细;7、 宿舍水电费员工分摊表,HR确认扣款的邮件;8、 收款人的身份证号码、联系方式。1、 电力、自来水公司提供合法发票或由出租单位提供的收据及加盖出租单位财务章的发票复印件;2、 500元以下小额支出优先使用对方收据并盖章,如果对方无法提供收据可以使用公司标准收据,必须填写收款方联系方式。 PO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。 如涉及事业部之前混用的情况,需提供其他事业部总经理同意分摊比例的邮件。8医药品为保障员工在日常工作
14、过程中及时对小伤小病处理所配备的日常医疗药品与用品。1、 审批完成的PR;2、 采购药品、用品清单;3、 发票。医药销售发票。 PO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。9固定资产低值易耗品使用期限超过1年的、机器、机械、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具。1、 审批完成的RE、PR;2、 AMS验收入库单;3、 合同、协议复印件(如有);4、 供应商提供发票或相关单据;5、 销货清单;6、 发票;7、 收款人的身份证号码、联系方式。1、 货物销售增值税专用发票;2、 普通发票;3、 500元以下小额支出优先使用对方收据并盖章,如果对方无法提供收据可以使用公司标准收据,必须填写
15、收款方联系方式。 PO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。 AMS入库必须在PO完成审批后第二天内完成。10租赁费公司因业务需要长期租用相关设备(如:饮水机、复印机、打印机、花卉)而支付的租赁费。1、 审批完成的PR;2、 租赁合同、协议复印件(如有);3、 发票;4、 收款人的身份证号码、联系方式。1、 租赁发票;2、 办公发票;3、 500元以下小额支出优先使用对方收据并盖章,如果对方无法提供收据可以使用公司标准收据,必须填写收款方联系方式。 PO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。11理赔款由分拨原因导致客户快件丢失、破损、延期等产生的赔偿款。1、 审批完成的PR;2、 理赔明细清单
16、、快件面单;3、 发票或公司标准收据或者网上交易付款凭证;4、 收款人的身份证号码、联系方式。发票或公司标准收据或者网上交易付款凭证。 PO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票或收据。12维修费为确保正常运作所发生的维修维护费用,包括:低值易耗品及办公用品、设备(流水线、空调、复印机、电话机、传真机、热水器、电视、微波炉、冰箱等)的维修费用;1、 审批完成的PR;2、 验收报告或经办人签字确认已完成维修;3、 服务类、用品类、货物销售发票;4、 收款人的身份证号码、联系方式。1、 服务类、用品类、货物销售发票;2、 500元以下小额支出优先使用对方收据并盖章,如果对方无法提供收据可以使用公司标
17、准收据,必须填写收款方联系方式。 PO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。 300元以内的食堂维修费走伙食备用金,不在此列支。13装修改造费为场地、办公室、食堂等进行改善、修葺、改建事项所产生的费用。1、 审批完成的PR;2、 装修改造验收报告或经办人备注确认已完成装修改造;3、 发票;4、 业务合同、协议复印件(如有) ;5、 收款人的身份证号码、联系方式。1、 装修改造发票;2、 1000元以下小额支出优先使用对方收据并盖章,如果对方无法提供收据可以使用公司标准收据,必须填写收款方联系方式。 PO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票、验收报告或双方签字确认书。14宣传费因业务需要通过媒介
18、宣传推广发生的宣传材料制作费、库区宣传栏、车身宣传制作费、记者采访的支出、稿费、广告材料制作费。1、 审批完成的PR;2、 发票;3、 宣传费用明细;4、 业务合同、协议复印件(如有) ;5、 收款人的身份证号码、联系方式。1、 增值税专用发票、广告业专用发票等;2、 500元以下小额支出优先使用对方收据并盖章,如果对方无法提供收据可以使用公司标准收据,必须填写收款方联系方式。 PO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。15手续费备用金管理账户发生的转账手续费、通兑手续费、账户管理费、函证费。1、 审批完成的PR、PO;2、 银行打印回单或网上银行回单;3、 银行月度账单;银行回单、电子账单。
19、 银行自动划扣项目可在银行扣款后提交PRPO,需在5个工作日内完成审批。16税费因税务申报支出的相关营业税、营业税附加,印花税,堤围防护费、企业所得税、房产税,土地税、场地租赁税及合同、协议约定需由公司承担发票开具的其他税费。纳税申报税款:1、 审批完成的PR、PO;2、 银行扣缴税款回单、完税凭证;公司承担税费;1、 审批完成的PR、PO;2、 合同、协议复印件;3、 收据(如有)。1、 纳税申报税款:2、 银行扣缴税款回单;3、 公司承担税费:开票税费收据。 银行自动划扣项目可在银行扣款后提交PRPO,需在5个工作日内完成审批。17设备油耗公司自有或租赁叉车、发电机消耗的加油费用(适用于未
20、办理加油卡前)。1、 审批完成的PR;2、 加油费清单;3、 发票;4、 收款人的身份证号码、联系方式。油费发票。 PO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。18车辆加油费公司因自有行政、营运车辆日常消耗加油费用(适用于未办理加油卡前适用)。1、 行政类审批完成的PR;2、 营运类审批完成的零散运力系统结算对账单(适用BEX);3、 车辆加油费清单;4、 发票。油费发票。 PO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。 运力系统须在支付后四天内完成审批并补齐发票19车辆维护费公司自有行政、运营车辆日常保养、维修维护所产生的费用。1、 行政类审批完成的PR;2、 营运类审批完成的零散运力系统结算对账
21、单(适用BEX)3、 发票;4、 车辆维护费清单5、 收款人的身份证号码、联系方式。1、 增值税专用发票或普通发票;2、 500元以下小额支出优先使用对方收据并盖章,如果对方无法提供收据可以使用公司标准收据,必须填写收款方联系方式。 PO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。 运力系统须在支付后四天内完成审批并补齐发票20车辆路桥费公司自有行政、运营车辆外出公务发生的停靠、高速公路与桥梁通过费用。1、 行政类审批完成的PR;2、 营运类审批完成的零散运力系统结算对账单(适用BEX);3、 车辆出车记录表格;4、 发票。1、 停车费发票;2、 路桥费发票。 PO必须在支付后四天内完成审批并补齐发
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