报销管理制度(初稿).doc

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费用报销管理制度

（初稿）

文件编号

签发部门
总经理
制 定
综合管理部
颁布日期

审 核
财务部经理
版 本

审 批
财务总监

第一章 总则
第一条 目的
为提高公司费用报销的及时性，保证财务核算的及时、准确，同时，加强对个人借款的监督、清查和管理，减少公司资金的占用，根据国家相关《税法》、《会计法》等相关法律法规，特制定本制度。
第二条 公司财务部为公司费用报销管理的职能管理部门，对公司员工费用报销的合法性、准确性和及时性负责；

第二章 业务招待费
第三条 业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用，主要指餐费、礼品费等。
第四条 公司对各部门的业务招待费实行总量控制，由各部门在预算内集中管理，自行控制。
第五条 业务招待费支付范围和标准根据《公司公共关系管理制度》相关条款执行。
第六条 凡是因工作需要对外赠送礼品（包括公司产品）的，由需求部门提出申请，公司总经理审核，总经理或其授权人审批后，方可执行。
第七条 公司内发生的业务招待费，必须在招待行为发生后7工作日（含）内按规定的审批程序报销完毕。超过7个工作日，在20个工作日内报销的，只报销发生额的50%；超过20个工作日的，不再予以报销。特殊情况需报请总公司总经理批准。
第三章 办公费
第八条 办公费主要指购买办公文具、办公家具、办公通讯器材、电器以及电脑配件、易耗材料等办公用品而发生的费用。
第九条 公司用品由总部行政企管中心（或授权分子公司）在预算额度内统一购买、管理，办公用品购置实行定点采购管理，具体规定参见《总公司办公用品及物资管理制度》。
第十条 公司各部门申请购置办公用品时，须注明用途、数量、规格型号，总部行政企管中心应首先核实是否可调节使用后确定是否购买，对于超预算的办公用品，必须报经总经理审批。
第十一条 公司员工，在办理各种日常业务需要借款（包括办公用品的采购借款、各种修理费用的预付借款、各种工程款的支付借款等）的，可按规定的程序向公司借款，在业务办理完毕后，必须在取得相应的报销单据后7个工作日报销完毕，超过7个工作日的，到20个工作日内报销的，只报销费用总额的50%；超过20个工作日的，将不再予以报销。个人在办理报销时，必须将个人该笔业务的借款冲完还清，不得挂账或留有余额。
第四章 通讯费
第十二条 通讯费指公司或员工因公使用通讯工具而发生的费用（包括固定电话、移动电话费用补贴）。
第十三条 公司各级管理人员、营销人员及特殊岗位人员移动电话费用标准实行定额管理，通讯费补贴报销标准根据《总公司员工福利管理制度》执行
第十四条 公司内总机、各单位所属直拨电话、传真机电话费用由总部行政企管中心进行管理和考核。
第十五条 通讯费补贴以半年度为单位统一报销，报销员工需根据对应报销标准，提供与本人通讯号码相符的缴费发票或定额通讯费发票报销，不得采用其它类型发票进行报销。
第十六条 上半年的通讯费用，必须在6月份内报销完毕，下半年的通讯费用必须在12月份内报销完毕，未在规定时间内报销完毕的，公司将不再予以报销。
第五章 差旅费
第十七条 差旅费是指公司员工因工作需要需到公司办公所在城市以外的地区履行公务而发生的各种交通费、住宿费、伙食费等。
第十八条 公司员工出差应根据《总公司出差管理制度》，严格履行报批手续，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的差旅费均由本人自行承担，公司不予报销。
第十九条 公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告。对因公出差人员，按《总公司出差管理制度》规定标准报销。
第二十条 国内长期出差实行过程控制，公司各单位可在规定差旅费开支标准范围内申报长期出差人员的费用开支标准和管理办法，报行政企管中心批准后报财务中心备案。原则上费用固定每月报账一次，上个月的费用必须在下个月底之前报销。
第二十一条 出差借款及报销程序：
（一）出差人员借款根据《公司出差管理制度》和《公司借款管理制度》规定填写审批流程，列明用款计划，经审核批准后方可借款；
（二）出差人员在出差回公司后7个工作日内，必须按规定的审批程序报销费用，超过7个工作日的，在20个工作日内报销的，只报销费用总额的50%，超过20个工作日的，将不再予以报销；
（三）出差人员报销差旅费时，应整理好相关票据，据实填写报销流程，审核批准后方可报销。
第二十二条 凡与原出差申请规定的地点、天数、人数、交通工具等不相符的差旅费不予报销；因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经行政企管中心总监签署意见后方可报销。
第二十三条 差旅期间发生的共同费用报销，报销单位须有同行人员签名确认。
第二十四条 公司员工随同主管及以上人员一同出差，其住宿标准可按主管及以上人员所住的同一宾馆的最低住宿标准报销。
第二十五条 严禁人为将同一批次差旅开支项目拆零分次报销，一经发现，财务部有权不予报销。
第六章 费用报销责任界定
第二十六条 报销时限以最后审批人审批的时间为准。
第二十七条 以上费用如因票据未能及时取得，或者其他原因不能及时报帐的，责任人应先填写未报账说明表，由各部门经理或总监签字。以后报帐时随单据一起流转，作为审核审批的对照依据。
第二十八条 报销流程相关人的责任：
（一）报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性，单据的合法性、完整性负责；
（二）各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴，否则财务部门有权拒绝报销；
（三）费用报销必须按公司规定的审批程序审批后方可报销，各审批人必须按规定进行认真审核审批。各级审批（核）人对已经超过报销时限不再予以报销的，不得签字审批，否则，将处以报销费用总额的50%罚款；
（四）对在规定的不同报销期限内可按相应的报销比例报销的，由最后审批人提出报销比例，财务部门根据规定的报销比例进行报销，最后审批人或财务部门必须严格按照规定进行审批报销，对不按规定的时限和规定比例进行报销的，多报部分由最后审批人和财务部门经办人共同承担；
第八章 报销审批程序
第二十九条 报销审批程序及权限：
（一）行政类管理费用（含招待费、办公费、差旅费等和其他管理费用）的报销由报销人的直接上级初审，财务经理审核，总经理复核审批。
（二）涉及各类工程、技术研发费用、固定资产购置费用，由报销人的直接上经初审，财务经理审核，公司总经理复核审批。
（三）涉及财务类费用，由报销人的直接上经初审，财务经理审核，财务总监审批；
（四）涉及采购类（非办公用品和物资）费用，根据蓝本合同发生业务并且总金额在授权范围内，由报销人的直接上经初审，财务经理审核，费用报销公司总经理复核审批。
（五）涉及市场拓展和营销活动产生的费用，能归为以上费用分类的原则上按以上审批流程执行；无法归类的特殊费用，由报销人的直接上经初审，财务经理审核，营销总监审批；
（六）公司总经理本人经手发生的费用，由财务经理审核，财务总监签批；
（七）因工作需要发生的借款，由各部门经理审核，财务总监审批。
第三十条 以下费用报销或借款需经董事长审批：
（一） 行政类管理费用和工程类费用，单笔超过金额10万元，或累计超过30万元的；
（二） 常规设备、物资采购类费用，金额超过50万元的；
（三） 所有土地、车辆、房屋、大型生产设备等固定资产购置、建设费用；
（四） 预算外特殊公关维护费用。

第九章 核算及考核管理
第三十一条 各分子公司财务部门（总部由财务中心负责）应对各部门的费用开支情况进行监督，按月编制部门费用汇总表，并通报各部门。
第三十二条 跨不同费用考核单位发生的共同费用报销，费用责任双方需书面说明各自相应承担金额，否则，财务一并列入报销经办人及其部门费用核算项目。
第三十三条 各部门的费用开支应严格按照本公司或本部门批准的预算及目标要求进行控制和考核。
第十章 处罚规定
第三十四条 报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销；对已经报销的，除退回违规报销金额外，将根据《总公司员工奖惩制度》予以处罚，直至追究法律责任。
第三十五条 各部门负责人在资料不全、原始单据不充分、项目不真实的情况下签字准予报销的，给予以违规报销金额30%的罚款。
第三十六条 财务审核人员审核不严给公司造成损失的，除追回损失外，对各级审核人处以损失额双倍的罚款。对在报销过程擅用职权、营私舞弊、弄虚作假的，除追偿损失外，将根据《总公司员工奖惩制度》予以处罚，直至追究法律责任。
第三十七条 除公司统一组织活动外，禁止公司内各单位之间相互请客及送礼、列支费用。一经查实，该费用直接从经办部门负责人工资内扣除。
第三十八条 报销审批程序中各相关审核、复核人员必须严格按照规定的标准和程序执行，在未进入财务审核程序之前，由相关部门最后审核人员承担责任。
第十一章 报销单据的规范要求
第三十九条 报销单据必须用胶水粘贴附件，不得使用订书订、大头订、回形针串别。
第四十条 各种单据粘贴应整齐、牢固，单据的粘贴应保证财务人员方便复核报销金额和核实票据真伪，不符合规定的，财务部门有权退回处理。
第四十一条 各类长途飞机、车、船票据须有日期、起止地址、发票专用章，票面金额清楚，界线正确（以划界最明显的大写金额为核报销金额），背面应有经办人签名；明显超过本销售区域或月度计划项目以外的飞机、车、船票背面必须有营销总监签字核准；对于存在事实上应连号的票据，票据编号必须连续。
第四十二条 其他票据要求：
（一）所有报销票据需是国家正规发票，发票应当清晰记明单位名称、开票日期、货物名称、型号、单价、大小写合计金额、开票人签名、开票单位发票专用章和当地税务机关的发票专用章，经办人在票据背面签字并注明时间，所有的报销票据不得涂改、挖补，否则视为无效票据；
（二）住宿费用发票正面必须有出票日期、入住和退房日期、住宿费用项目、单价、总金额、出票人签名及出票单位公章、发票专用章等，背面必须有入住人签名。明显超越业务区域或住宿标准的住宿发票背面必须有所属职能中心总监签名核准；
（三）公司规定允许不需办理入库管理的特殊采购项目，报销发票（发票或提货清单必须有货物名称、型号、单价项目）背面必须有经办人、验收人、部门负责人签名；
（四）通讯费必须凭电信部门开具的有效发票为报销凭证。
第四十三条 各类报销票据凡不符合上述标准的，财务部门有权拒绝报销。
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