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公司借款管理制度
深圳市XX技术有限公司
借款管理规定
（第二版）
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1.目的
规范借款管理，减少资金不合理占用，规避借款坏帐损失风险，特制订本规定。
2.范围
2.1本规定适用于公司全体员工。
2.2本规定所指借款为个人现金借款。需以支票、电汇等通过银行转帐付款的，使用付款申请书办理。
3.借款类别
按性质和用途不同分为：
1） 员工因公借款（公务临时借款、备用金借款、因公突发事故（如工伤等）借款）；
2） 员工因私借款；
4.个人因公借款
4.1公务临时借款
4.1.1公务临时借款是指员工如因出差、业务招待、不适合转帐支付的零星物品采购和办理其它公司事务时临时向公司借款。
4.1.2公务临时借款坚持“先预算后开支”的费用控制程序。报部门负责人、财务部及总经理审批，并严格按计划执行，特殊情况报总经理审批。
4.1.3因公临时借款必须附加书面证明材料，如活动预算、合同、出差申请单、报告等。
4.1.4公司专项活动借款，要求由指定的负责人员统一借款，必须附活动预算表，按预算表中注明的支付方式（即现金或银行转账），办理临时借款。
4.1.5借款应专款专用，如涉及多个项目同时借款，如其中某个项目完成，则应先清理该项目借款，严禁公款滞留私用。
4.1.6不论业务是否完成，经办人均须在业务完成后两周内，凭有效合法的原始凭证，办理报销手续，冲抵借款单或返还现金。
4.1.7对超过借款单中约定的还款时间一周的，如无总经理或总裁特批，财务部将从借款人当月工资中扣除借款。
4.1.8实际业务未使用或暂不用的借款，借款应如数清偿原借款单。

4.2员工备用金借款
4.2.1员工备用金借款仅限于日常周转事项，如小额采购、电信预存、车辆使用或其他资金循环使用等情况。
4.2.2对于需用备用周转金的部门员工，应出具书面备用金申请报告，列名资金使用项目，经部门负责人审核报总经理、总裁审批后交财务部备案。
4.2.3备用金借款标准：根据实际需要确定，一般控制在伍仟元内。如审批人审批的借款造成损失的，审批人需要承担一定的经济责任。
4.2.4如备用金借款报告中所列项目取消，员工因首先偿还该笔备用金借款，如报销同时遇有新工作任务需借支现金时，需再次履行借款审批手续。
4.2.5备用周转金应专款专用，部门负责人对备用金借款的日常使用情况进行管理与审核，财务部门有权检查备用金的使用情况。
4.2.7备用金借款满一年时，借款人必须到财务部办理重签手续。
4.3因公突发事件、事故（如工伤等）借款
4.3.1员工因突发事件（事故）或工伤，需从公司暂借款项，由当事人填写借款单经部门负责人、行政总监、人力资源部负责人、总经理审批后可以视情况预支5000元以内暂借款，如超出5000元则需经总裁审批。
4.3.2如因事故或其他因客观原因，员工不能亲自开具借款单的，则由公司指定的业务处理责任人办理暂借手续，财务部计入业务处理责任人名下。
4.3.3事件（事故）处理完成后，第三方（含社保赔偿）的赔偿款抵消借款。但如还有借款未抵消部分，按事故性质确定其责任归属后，由相关责任人偿还。
5．个人因私借款
5.1原则上本公司不对个人因私借款。如在职人员确实因为购房、突发灾难、疾病等原因需要借款者，由借款人出具书面申请，说明借款事由、还款方式与还款期限，并附上证明材料报所在部门副总（总监）、人力资源负责人审批，经总经理、总裁批准后，再经财务负责人确认审核手续齐全后，借款人凭借款单办理借款业务。
5.2凡因私借款者，按借款性质收取一定的利息，并经总裁批准，但公益借款不在此列。
5.3员工在履行以上相关借款手续时，必须找其部门负责人、公司领导或其它同事给予担保，约定还款期限与违约责任。如个人因私借款，造成借款人的借款无法收回的，由担保人或直接责任人承担该损失。
5.4员工个人私用借款原则上在工资发放时予以扣除，如因特殊情况，无法一次扣除时，应按借款时约定还款规定分批从个人工资中扣除。
5.5公司暂不许可试用期员工因私借款。
6.借款审批
借款审批权限如下图所示：
部门
借款类别
审批范围
借款审批流程明细
部门负责人
分管领 导
出纳
财 务 经 理
财 务 总 监
分 管 副 总
总 经 理
总 裁
业务部
展销部
结算中心
临时借款
单次或累计借款未超过两万元
①

②
③
④
●

单次或累计借款在两∽伍万元
①
②
③
④
⑤

●

单次或累计借款在伍万元以上
①
②
③
④
⑤

●
备用金
借款
单次借款未超过伍仟元
①
②
③
④
⑤

●

单次借款超过伍仟元
①
②
③
④
⑤

●
其它部门
临时借款
单次或累计借款未超过伍万元
①
②
③
④
⑤

●

单次或累计借款超过伍万元
①
②
③
④
⑤

●
备用金
借款
单次借款未超过伍仟元
①
②
③
④
⑤

●

单次借款超过伍仟元
①
②
③
④
⑤

●
注：①、“●”表示终审；②所有借款付款前需经郑华璇复核。
7.借款管理措施
7.1所有借款单须由借款人本人亲自签名，办理领款手续。借款人要求将借款金额打入借款人指定银行卡的，须在借款单后附委托书并签字确认（委托书表格模式见附件1）；
7.2借款由出纳负责保管借款单原件，视同现金管理。还款时由出纳收款后将借条原件交还给借款人。借款人还款时必须索取借条原件。如果本制度颁布前借款单已交会计入帐，还款时不退回借条，出纳另开收据，以示还款，收据可以注明归还某年某月某日借款。
7.3借款金额超过一万的须提前跟出纳沟通，以便安排资金；
7.4员工在离职（调离岗位或辞职）时所有借款必须提前结清或办理转交手续。财务部审核员工离职单时，由出纳签字确认借款偿还情况。
7.5公司员工之间的私人借款属于私人借贷行为，公司财务部无权进行结算。
7.6财务部将严格控制员工借款额度，准确掌握员工现金借支、报销和还款的情况，及时清理借支。
7.7出纳每月底编制《员工借款统计表》（作为管理报表），报送财务经理及财务总监审阅。如因出纳员没有及时催收或未反馈信息而造成借款损失的，出纳员需承担一定的经济责任。
7.8所有借款每半年核对一次。每年7月和12月由财务部发出通知函，告之借款人当前借款情况，并要求借款人签字确认,如有疑问需及时与财务部进行核对。财务部发出的通知函仅为知会并确认借款人当前借款情况。
7.9由财务部往来会计协助出纳定期清理临时借款和备用金借款。借款人必须配合清理，不得借故拖延或不理睬，否则由财务部提交书面报告报总经理、总裁请示处理。
7.10严禁公司员工向公司其它分、子公司或关联单位借款；严禁公司员工向公司供应商或客户单位借款；一旦发现有类似事情，影响公司声誉或影响业务者，一律解聘处理。情节严重者追究法律责任。
8.管理责任
8.1对借款业务，各级管理人员须结合实际情况按有关制度要求严格审批，确保资金使用安全。如有玩忽职守、责任心不强而导致借款无法收回或部分收回的情况，公司将依法严肃处理。
8.2如因业务本身的客观原因，导致员工公务借款导致借款无法收回或部分收回的情况，由部门最终审批人承担70%责任；公司审批领导（总经理、总裁）承担30%责任。
8.3如果因财务部门未按资金使用计划（如预算、合同、报告等）进行审核，把关不严，或对资金使用过程缺乏监管等原因造成借款无法收回或部分收回的情况，由部门最终审批人承担50%责任；财务总监、财务经理、主办会计承担50%责任。
8.4如因出纳未及时清理借支，或因出纳员没有及时催收或未反馈信息而造成借款损失的，由财务总监、财务经理、出纳员共同承担经济损失。
8.5因员工离职或离岗导致借款未收回的情况处理
8.5.1因出纳未收回现金或未在离职审批表中注明借款造成漏扣的，由出纳承担全部损失。
8.5.2工资核算员失误未扣除离职员工借款，则由工资核算员、财务部经理、财务部总监承担共同承担全部的经济责任。
8.5.3借款人调换岗位未清偿借款时，则在工资中强制扣除，同时给予处罚。
8.5.4借款人被公司开除或者自动离职，财务部凭人力资源部提供的开除或自离通知单，由财务部出纳确认借款情况。
被开除人未结算的工资未超过借款金额时，由工资核算员按借款金额编制《现金支付证明单》，批准后由出纳收回借款；如抵扣后仍有借款未清者，由出纳提交申请报告上报处理（原则上参考8.2条处理）。
8.5.5员工谎编理由讹骗公司借款，并携款潜逃者，公司除追究部门审批人经济责任外，还将通过公安或司法手段追究涉事人员法律责任。
9.附则
9.1本借款管理规定解释修正权归公司财务部。在实施过程中的未尽事宜，由财务部负责修订完善。
9.2本借款管理规定自2015年8月1日起执行，原规定同时废止。之前与本规定内容相冲突的文件，均以本规定为准。
10.附表1：汇款委托书