秘书基础与实务7.ppt

协协调调关关系系协调关系概述协调关系概述协调的范围、内容和程序协调的范围、内容和程序协调的原则与方法协调的原则与方法第七第七 章协调关系章协调关系协调人际关系协调人际关系秘书基础与实务1协协调调关关系系概概述述协调是管理协调是管理工作的一项综合工作的一项综合职能，也是领导职能，也是领导工作的重要任务工作的重要任务任务。秘书部门任务。秘书部门作为综合办事机作为综合办事机构，辅助领导者构，辅助领导者协调各种关系，协调各种关系，已经成为一项重已经成为一项重要的秘书职能。要的秘书职能。协调关系的涵义协调关系的涵义协调活动的要素协调活动的要素秘书协调的意义秘书协调的意义秘书基础与实务2协协调调关关系系涵涵义义任何管理工作，特别是现代管理工作，任何管理工作，特别是现代管理工作，都需要有效的协调。都需要有效的协调。前苏联学者阿法纳西耶夫所说：前苏联学者阿法纳西耶夫所说：“在在管理中还可以分出一项职能，即把其他一管理中还可以分出一项职能，即把其他一切职能联合起来的统帅职能切职能联合起来的统帅职能”。他又说他又说“专业化过程把昔日的单一管专业化过程把昔日的单一管理工作划分为多种专业工作，以至最终出理工作划分为多种专业工作，以至最终出现了一种纯粹的领导职能，领导者把全部现了一种纯粹的领导职能，领导者把全部基本职能交给专职工作人员，而只把协调基本职能交给专职工作人员，而只把协调他们活动的工作留给自己。他们活动的工作留给自己。”秘书基础与实务3协协调调关关系系涵涵义义协调作为管理学的概念，其表述在国协调作为管理学的概念，其表述在国内外尚不统一，内外尚不统一，有的认为，有的认为，“协调，就是连接、联合、协调，就是连接、联合、调和所有的活动及力量调和所有的活动及力量”；有的认为，有的认为，“协调的职能在于使一个协调的职能在于使一个组织中的所有单位的活动同步化与和谐化，组织中的所有单位的活动同步化与和谐化，以便达到共同的最终成果以便达到共同的最终成果”；有的认为，有的认为，“协调一直被释为使团队协调一直被释为使团队组织的活动井然有序，具有同步性；从而组织的活动井然有序，具有同步性；从而保证这些活动适时，且对预想工作的质和保证这些活动适时，且对预想工作的质和量来讲确凿无误量来讲确凿无误”。秘书基础与实务4协协调调关关系系涵涵义义“协调协调”一词引进秘书学后，一词引进秘书学后，有的认为，协调就是化解矛盾；有的认为，协调就是化解矛盾；有的认为，协调就是协同起来，步调有的认为，协调就是协同起来，步调一致的意思。一致的意思。我们认为，秘书学的我们认为，秘书学的“协调协调”，是指，是指秘书人员在其职责范围内，或在领导者的秘书人员在其职责范围内，或在领导者的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际之间的关系，促使各项活动趋向同步人际之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。化与和谐化，以实现共同目标的过程。秘书基础与实务5协协调调活活动动的的要要素素协调活动是协调活动是一种复杂的管理一种复杂的管理过程，它由诸多过程，它由诸多相互联系、相互相互联系、相互作用的要素构成。作用的要素构成。秘书协调的要素秘书协调的要素有：有：协调者协调者协调对象协调对象协调目标协调目标协调意图协调意图协调环境协调环境秘书基础与实务6协协调调者者即协调主体。即协调主体。秘书协调的协调秘书协调的协调者，就是秘书人者，就是秘书人员。由于协调的员。由于协调的内容和难易不同，内容和难易不同，协调者可以是：协调者可以是：某个秘书人员；某个秘书人员；可以是某些秘书可以是某些秘书人员；人员；还可以是由若干还可以是由若干组织派人参加的协调组织派人参加的协调群体。群体。重大的协调活动，往往由机关或部门的领导者负重大的协调活动，往往由机关或部门的领导者负责。这红协调，已不是秘书协调，而是领导者协调。责。这红协调，已不是秘书协调，而是领导者协调。理由是协调主体发生了变化。理由是协调主体发生了变化。秘书基础与实务7协调者是协调活动的主导协调者是协调活动的主导要素，其综合素质如何，关系要素，其综合素质如何，关系到协调的成功与否。到协调的成功与否。智力智力能力能力经验经验资格资格因此，要增强协调的有效性，首先必须选择和配因此，要增强协调的有效性，首先必须选择和配备好协调者。备好协调者。秘书基础与实务8协协调调对对象象即协调客体。即协调客体。协调对象至少是协调对象至少是两个以上的：两个以上的：或组织或组织或工作或工作或当事人或当事人协调对象的多少，取决于协调对象的多少，取决于管理幅度管理幅度和和协调内容协调内容。一。一般地说，管理幅度越大，协调内容越繁，其协调对象越般地说，管理幅度越大，协调内容越繁，其协调对象越多。协调对象的确定，要分清多。协调对象的确定，要分清主主与与次次，以便在制定和执，以便在制定和执行协调方案时，突出重点。行协调方案时，突出重点。秘书基础与实务9协调对象是协调活动的制约要素。它不仅规协调对象是协调活动的制约要素。它不仅规定着协调的难易，而且影响着协调的结果。因此，定着协调的难易，而且影响着协调的结果。因此，熟悉协调对象，并获得协调对象的配合，是协调熟悉协调对象，并获得协调对象的配合，是协调活动成功的关键。活动成功的关键。秘书基础与实务10协协调调意意图图即领导者对即领导者对协调活动的：协调活动的：指示指示意见意见要求要求这是秘书协调的主观依据，也是协调能否成功的重这是秘书协调的主观依据，也是协调能否成功的重要保证。要保证。秘书人员在协调的过程中，必须如实而富有创造性秘书人员在协调的过程中，必须如实而富有创造性地执行协调意图。地执行协调意图。如果在协调中出现新的情况，或发生与协调意图相如果在协调中出现新的情况，或发生与协调意图相抵触的情况。秘书人员应及时请示，再根据新的协调意抵触的情况。秘书人员应及时请示，再根据新的协调意图行事。图行事。用意用意秘书基础与实务11领会领会执行执行协调意图，是秘书协调有别于其协调意图，是秘书协调有别于其他协调活动的显著特点。任何忽视或他协调活动的显著特点。任何忽视或否认协调意图的想法和做法都会有害否认协调意图的想法和做法都会有害于协调活动。有效的协调，必然是协于协调活动。有效的协调，必然是协调意图与协调实践相结合的产物。调意图与协调实践相结合的产物。秘书基础与实务12协协调调目目标标即协调要达到的目的即协调要达到的目的与结果。一般地说，协调与结果。一般地说，协调目标分为：目标分为：直接目标直接目标最终目标最终目标秘书基础与实务13直直接接目目标标就是统一认识，融洽关系，消除或减就是统一认识，融洽关系，消除或减少矛盾。少矛盾。秘书基础与实务14最最终终目目标标就是统一行动，齐心协力，保证组织就是统一行动，齐心协力，保证组织目标的顺利实现。目标的顺利实现。秘书基础与实务15协调目标能否实现及其实现的程度如何，是评协调目标能否实现及其实现的程度如何，是评价协调质量与效率的主要标准。因此，协调目标的价协调质量与效率的主要标准。因此，协调目标的制定必须明确、具体而又可行。制定必须明确、具体而又可行。秘书基础与实务16协协调调环环境境即协调活即协调活动的内外部条动的内外部条件，也就是协件，也就是协调活动的背景。调活动的背景。协调环境包括：协调环境包括：小环境小环境大环境大环境就是协调对象的组织气候就是协调对象的组织气候就是开展协调的社会气候就是开展协调的社会气候秘书基础与实务17协调环境是开展协调活动的客观条件，对协调协调环境是开展协调活动的客观条件，对协调具有一定的制约作用。如果不熟悉协调对象，不了具有一定的制约作用。如果不熟悉协调对象，不了解内外部条件的变化，协调工作就会脱离实际，协解内外部条件的变化，协调工作就会脱离实际，协调目标就难以实现，甚至会导致协调的失败。调目标就难以实现，甚至会导致协调的失败。秘书基础与实务18秘秘书书协协调调的的意意义义秘书协调在秘书协调在领导工作、机关领导工作、机关工作和秘书工作工作和秘书工作中都占有重要的中都占有重要的地位，具有重要地位，具有重要的意义。的意义。从领导工作上看从领导工作上看从机关工作上看从机关工作上看从秘书工作上看从秘书工作上看秘书基础与实务19从从领领导导工工作作上上看看协调本来是领导工作。如大政方针、协调本来是领导工作。如大政方针、重大决策和重要部署的决定与执行，都需重大决策和重要部署的决定与执行，都需要领导者亲自协调。工作实践和经验证明，要领导者亲自协调。工作实践和经验证明，领导协调具有很强的权威性和有效性。但领导协调具有很强的权威性和有效性。但是，领导者不可能事无巨细，事必躬亲，是，领导者不可能事无巨细，事必躬亲，即使是重大事项的协调，也不必包揽其中即使是重大事项的协调，也不必包揽其中的事务性工作。这就需要秘书人员发挥参的事务性工作。这就需要秘书人员发挥参谋助手作用，或者主动承担协调任务，或谋助手作用，或者主动承担协调任务，或者由领导者授权承办协调任务，以减轻领者由领导者授权承办协调任务，以减轻领导者的工作负担。从这个意义上讲，秘书导者的工作负担。从这个意义上讲，秘书协调就是领导活动的延伸与补充，协调就是领导活动的延伸与补充，有利于有利于领导工作的正常运行领导工作的正常运行。秘书基础与实务20从从机机关关工工作作上上看看由于专业化分工的需要，组织机构一由于专业化分工的需要，组织机构一般划分为领导机关和职能部门。领导机关般划分为领导机关和职能部门。领导机关担负着决策和指挥的任务，职能部门承掌担负着决策和指挥的任务，职能部门承掌某一方面的业务。由此组织成统一的工作某一方面的业务。由此组织成统一的工作整体。我们所说的机关工作，就是指一级整体。我们所说的机关工作，就是指一级组织的领导工作和各种业务工作。而任何组织的领导工作和各种业务工作。而任何一项机关工作又都涉及到许多部门和个人，一项机关工作又都涉及到许多部门和个人，这就需要相互支持与合作。可是，在实际这就需要相互支持与合作。可是，在实际工作中，因目标上的不一样，认识上的不工作中，因目标上的不一样，认识上的不一致，行动上的不统一，常常会发生各种一致，行动上的不统一，常常会发生各种各样的矛盾。秘书部门处在机关的枢纽位各样的矛盾。秘书部门处在机关的枢纽位置上，理应肩负起协调的任务，辅助领导置上，理应肩负起协调的任务，辅助领导者化解矛盾，理顺关系，者化解矛盾，理顺关系，提高机关工作的提高机关工作的质量与效率质量与效率。秘书基础与实务21从从秘秘书书工工作作上上看看在传统的秘书工作中，协调工作早已在传统的秘书工作中，协调工作早已存在，因受到社会发展、管理水平和认识存在，因受到社会发展、管理水平和认识能力的限制，秘书协调的地位和作用未得能力的限制，秘书协调的地位和作用未得到应有的重视。随着形势的发展，秘书工到应有的重视。随着形势的发展，秘书工作的转变，协调工作日益突出，已成为秘作的转变，协调工作日益突出，已成为秘书部门的重要职能之一。近几年，秘书协书部门的重要职能之一。近几年，秘书协调工作不仅受到机关领导与各部门的重视，调工作不仅受到机关领导与各部门的重视，而且受到秘书学界的重视，开始由经验型而且受到秘书学界的重视，开始由经验型走向科学化。可以说，协调工作是新时期走向科学化。可以说，协调工作是新时期秘书工作的新发展。它既拓宽了秘书工作秘书工作的新发展。它既拓宽了秘书工作的领域，又提高了秘书工作的水平，的领域，又提高了秘书工作的水平，从而从而强化了秘书部门的参谋助手作用强化了秘书部门的参谋助手作用。秘书基础与实务22协协调调的的范范围围、内内容容和和程程序序秘书协调的范围秘书协调的范围秘书协调的内容秘书协调的内容协调工作的程序协调工作的程序秘书基础与实务23秘秘书书协协调调的的范范围围秘书协调是秘书协调是综合性协调，协综合性协调，协调的范围十分广调的范围十分广泛，几乎涉及到泛，几乎涉及到所有的秘书工作。所有的秘书工作。概括起来，有以概括起来，有以下三个方面：下三个方面：内向协调内向协调纵向协调纵向协调横向协调横向协调秘书基础与实务24内内向向协协调调内向协调，亦称内部协调。就是同一组内向协调，亦称内部协调。就是同一组织机构中部门与部门之间各种关系的协调。织机构中部门与部门之间各种关系的协调。ABM1M2M3M4内向协调图内向协调图图中秘书部门图中秘书部门B，根据领导机关根据领导机关A的授意或授权，去的授意或授权，去协调职能部门协调职能部门M、M、M、M之间的各种关系。之间的各种关系。秘书基础与实务25小结：小结：内向协调是秘书协调的重点，在各类协调中所占内向协调是秘书协调的重点，在各类协调中所占比例最大，而且也容易见效。由于这类协调属于平行比例最大，而且也容易见效。由于这类协调属于平行协调，秘书人员应在相互沟通、有利于工作的前提下，协调，秘书人员应在相互沟通、有利于工作的前提下，通过协商解决矛盾。通过协商解决矛盾。秘书基础与实务26纵纵向向协协调调纵向协调，又称上下级协调。就是同一纵向协调，又称上下级协调。就是同一组织系统中不同层次之间各种关系的协调。组织系统中不同层次之间各种关系的协调。纵向协调图纵向协调图图中秘书部门图中秘书部门B，根据领根据领导机关导机关A的授意或授权，去协的授意或授权，去协调本级组织调本级组织A与下级组织与下级组织C，或下级组织或下级组织C与与D之间的各种之间的各种关系。关系。ACDB秘书基础与实务27小结：小结：纵向协调又分为上行协调和下行协调。其中，以纵向协调又分为上行协调和下行协调。其中，以下行协调较多，而且难度较少。由于纵向协调是上下下行协调较多，而且难度较少。由于纵向协调是上下级关系的协调，秘书人员应按照组织之间的隶属关系，级关系的协调，秘书人员应按照组织之间的隶属关系，正确地对待下级，谨慎处理各种矛盾。正确地对待下级，谨慎处理各种矛盾。28横横向向协协调调横向协调，亦称外部协调。就是同级组横向协调，亦称外部协调。就是同级组织或不相隶属组织之间各种关系的协调。织或不相隶属组织之间各种关系的协调。S1S2AS3横向协调图横向协调图图中秘书部门图中秘书部门B，根据领导机关根据领导机关A的授意或授权，去的授意或授权，去协调同级组织或不相隶属组织协调同级组织或不相隶属组织S、S、S、S之间的之间的各种关系。各种关系。S4B29小结：小结：随着商品经济的发展，横向协调在秘书协调中日随着商品经济的发展，横向协调在秘书协调中日益增多，而且日趋增重。由于这类协调具有较强的开益增多，而且日趋增重。由于这类协调具有较强的开放性和动态性，秘书人员应通过良好的信息交流和公放性和动态性，秘书人员应通过良好的信息交流和公关艺术，去处理本组织与其他组织之间的矛盾，以建关艺术，去处理本组织与其他组织之间的矛盾，以建立相互信赖的合作关系。立相互信赖的合作关系。秘书基础与实务30秘秘书书协协调调的的内内容容秘书协调范围秘书协调范围的广泛性，决定了的广泛性，决定了秘书协调内容的多秘书协调内容的多样性。纵观各级各样性。纵观各级各类秘书部门的协调类秘书部门的协调活动，其主要内容活动，其主要内容有：有：决策协调决策协调政策协调政策协调事务协调事务协调计划协调计划协调人际协调人际协调秘书基础与实务31决决策策协协调调特别是宏特别是宏观决策，往往观决策，往往涉及到许多机涉及到许多机构、许多工作构、许多工作和许多人员，和许多人员，可以说是一项可以说是一项系统工程。系统工程。在管理体制在管理体制在管理职能在管理职能在管理主体在管理主体决策机关决策机关咨询机关咨询机关执行机关执行机关监督机关监督机关计划工作计划工作组织工作组织工作指挥工作指挥工作控制工作控制工作决策人员决策人员智囊人员智囊人员执行人员执行人员监督人员监督人员秘书基础与实务32秘书人员在辅助决策的秘书人员在辅助决策的过程中，有一系列的协调活过程中，有一系列的协调活动：动：决策系统的协调决策系统的协调决策程序的协调决策程序的协调决策事务的协调决策事务的协调实践证明，只有将各种记过、各种力量和各种活实践证明，只有将各种记过、各种力量和各种活动和谐有序地统一起来，才能取得满意的决策效益。动和谐有序地统一起来，才能取得满意的决策效益。秘书基础与实务33政政策策协协调调政策是由法定组织政策是由法定组织为实现一定目标而制定为实现一定目标而制定和颁发的行为准则。它和颁发的行为准则。它具有指导、规范、激励具有指导、规范、激励和调节等功能。由于政和调节等功能。由于政策的形成、生效和终止策的形成、生效和终止关系到许多组织、许多关系到许多组织、许多集团和许多人员的利益，集团和许多人员的利益，因此某项政策的制定和因此某项政策的制定和执行，常常会产生各种执行，常常会产生各种矛盾乃至冲突。这就需矛盾乃至冲突。这就需要秘书人员在制定和实要秘书人员在制定和实施某项政策的过程中，施某项政策的过程中，做好下列协调工作：做好下列协调工作：政策要素的协调政策要素的协调政策系统的协调政策系统的协调政策沿革的协调政策沿革的协调政策环境的协调政策环境的协调秘书基础与实务34政政策策要要素素的的协协调调政策对象政策对象政策目标政策目标政策手段政策手段协调彼此的关系协调彼此的关系秘书基础与实务35政政策策系系统统的的协协调调总政策总政策基本政策基本政策具体政策具体政策协调彼此的关系协调彼此的关系秘书基础与实务36政政策策沿沿革革的的协协调调原有政策原有政策现行政策现行政策协调彼此的关系协调彼此的关系秘书基础与实务37政政策策环环境境的的协协调调现行政策于现行法律现行政策于现行法律政策规定与实际情况政策规定与实际情况政策制定机关与政策政策制定机关与政策执行机关执行机关协协调调彼彼此此的的关关系系秘书基础与实务38小结：小结：只有通过上述一系列协调活动，才能维护和增强只有通过上述一系列协调活动，才能维护和增强政策的权威性、完整性、可行性和时效性。政策的权威性、完整性、可行性和时效性。秘书基础与实务39计计划划协协调调就是协调编制和执行工作计划过程中就是协调编制和执行工作计划过程中的各种关系。的各种关系。这里所说的计划，主要是指各项行政这里所说的计划，主要是指各项行政工作计划。如年度工作计划、中心工作计工作计划。如年度工作计划、中心工作计划和决策实施计划等。这类计划具有明显划和决策实施计划等。这类计划具有明显的综合性，在其制定和执行阶段，需要秘的综合性，在其制定和执行阶段，需要秘书部门统筹兼顾、综合平衡，以调整各方书部门统筹兼顾、综合平衡，以调整各方面的关系。面的关系。秘书基础与实务40计划制定的协调计划制定的协调计划执行的协调计划执行的协调工作计划特别工作计划特别是综合计划的协调是综合计划的协调工作，集中表现在工作，集中表现在两个方面：两个方面：秘书基础与实务41计计划划制制定定的的协协调调在制定计划时，各职能部门或下在制定计划时，各职能部门或下属单位，常常从自己的利益出发，过属单位，常常从自己的利益出发，过于追求局部的、眼前的利益，容易滋于追求局部的、眼前的利益，容易滋生本位主义和小团体意识。因此，秘生本位主义和小团体意识。因此，秘书人员要从全局的利益出发，做好计书人员要从全局的利益出发，做好计划编制的综合协调工作。划编制的综合协调工作。秘书基础与实务42计计划划执执行行的的协协调调在执行计划时，由于主客观条件的变在执行计划时，由于主客观条件的变化，以及计划本身存在的缺陷，常常会产化，以及计划本身存在的缺陷，常常会产生计划与现实、整体与局部、上级与下级生计划与现实、整体与局部、上级与下级错综复杂的矛盾或冲突。对此，秘书人员错综复杂的矛盾或冲突。对此，秘书人员要及时进行协调，以确保工作计划的顺利要及时进行协调，以确保工作计划的顺利实施。实施。秘书基础与实务43事事务务协协调调就是协调所做或要做事情的各种关系。就是协调所做或要做事情的各种关系。在秘书协调中，事务协调最为广泛和繁杂，在秘书协调中，事务协调最为广泛和繁杂，几乎贯穿于所有的秘书工作。这是因为秘几乎贯穿于所有的秘书工作。这是因为秘书部门是综合办事机构，处理事务是秘书书部门是综合办事机构，处理事务是秘书部门的基本职能。从一定意义上讲，秘书部门的基本职能。从一定意义上讲，秘书协调就是事务性协调，这是秘书协调与领协调就是事务性协调，这是秘书协调与领导协调的主要不同之处。导协调的主要不同之处。秘书基础与实务44事事务务协协调调的的主主要要内内容容有有：办文方面的协调办文方面的协调办会方面的协调办会方面的协调临时交办事项临时交办事项办事方面的协调办事方面的协调突发性事件突发性事件秘书基础与实务45办办文文方方面面的的协协调调联合行文的协调联合行文的协调联合承办的协调联合承办的协调联合催办的协调联合催办的协调46办办会会方方面面的的协协调调会议议题的协调会议议题的协调会议文件的协调会议文件的协调会议活动的协调会议活动的协调秘书基础与实务47办办事事方方面面的的协协调调大型调查的协调大型调查的协调规模督查的协调规模督查的协调来访接待的协调来访接待的协调秘书基础与实务48人人际际协协调调就是协调公务活动中人与人之间的各就是协调公务活动中人与人之间的各种关系。种关系。秘书部门处在各级组织的中枢位置，秘书部门处在各级组织的中枢位置，秘书必然要与各种公务人员相互交往，并秘书必然要与各种公务人员相互交往，并发生某种正式或非正式的关系。因此，人发生某种正式或非正式的关系。因此，人际关系的协调，就成了秘书协调的重要内际关系的协调，就成了秘书协调的重要内容。而且也是秘书协调的一大难题。容。而且也是秘书协调的一大难题。秘书基础与实务49广泛性广泛性复杂性复杂性秘书人际关系秘书人际关系的多样性，决定了的多样性，决定了秘书人际关系的：秘书人际关系的：秘书基础与实务50秘书与秘书之间的关系秘书与秘书之间的关系秘书与其他部门人员之间的秘书与其他部门人员之间的关系关系领导者与领导者之间的关系领导者与领导者之间的关系秘书人员要经秘书人员要经常协调以下三种人常协调以下三种人际关系：际关系：秘书基础与实务51协协调调工工作作的的程程序序受托受托审理审理协商协商核查核查处理处理协调活动作为协调活动作为一种综合性的管理一种综合性的管理过程，有一套基本过程，有一套基本的工作程序。根据的工作程序。根据秘书协调的性质，秘书协调的性质，协调工作有以下重协调工作有以下重要环节：要环节：秘书基础与实务52受受托托上级组织或领导者的指上级组织或领导者的指示示本级组织或领导者的交本级组织或领导者的交办事项办事项同级组织或不相隶属组同级组织或不相隶属组织的要求织的要求下级组织的请求下级组织的请求就是秘书部门就是秘书部门接受他人委托的协接受他人委托的协调任务，受托行为调任务，受托行为一般来自：一般来自：突发性事件突发性事件秘书基础与实务53受托者受托者受托日期受托日期受托内容受托内容受托要求受托要求受托是协调工作的起点，受托是协调工作的起点，也是秘书协调的也是秘书协调的依据依据。秘书。秘书人员对于来自任何一方的受人员对于来自任何一方的受托，都要认真进行登记。其托，都要认真进行登记。其内容包括：内容包括：处理结果处理结果秘书基础与实务54审审理理上级组织或领导者明确上级组织或领导者明确批示的协调；批示的协调；本级组织或领导者直接本级组织或领导者直接交办的协调；交办的协调；同级组织或下级组织无同级组织或下级组织无权也无力进行的协调；权也无力进行的协调；就是对受托项就是对受托项目进行审议，以决目进行审议，以决定是否受理和如何定是否受理和如何受理。一般地说，受理。一般地说，如下情况秘书部门如下情况秘书部门应予受理：应予受理：秘书部门认定的协调秘书部门认定的协调秘书基础与实务55审理是协调工作的审理是协调工作的“关口关口”，其目的在，其目的在于限制协调范围，控制协调数量，以防止于限制协调范围，控制协调数量，以防止“协调升级协调升级”和和“协调扩大化协调扩大化”。为此，秘书。为此，秘书部门应制定协调的职责和受理的条件，从制部门应制定协调的职责和受理的条件，从制度上规定秘书协调的范围和任务。度上规定秘书协调的范围和任务。56核核查查收集协调对象的收集协调对象的背景背景材料材料查阅有关的政策规定查阅有关的政策规定进行必要的实地调查进行必要的实地调查就是对已受理就是对已受理的协调事项进行调的协调事项进行调查，核实和研究，查，核实和研究，以便统一认识和行以便统一认识和行动。动。在核查阶段，在核查阶段，秘书人员的主要任秘书人员的主要任务是：务是：听取主管部门的意见和听取主管部门的意见和要求要求在此基础上拟定协调计划在此基础上拟定协调计划秘书基础与实务57核查是协调工作的核查是协调工作的前提前提和和要求要求，决定着，决定着协调工作的成败。因此，秘书人员必须坚持协调工作的成败。因此，秘书人员必须坚持“一切从实际出发一切从实际出发”的原则，在调查研究上的原则，在调查研究上多下功夫，以占有尽可能多的信息资料。无多下功夫，以占有尽可能多的信息资料。无数事实证明，成功地协调首先取决于有效的数事实证明，成功地协调首先取决于有效的核查。核查。秘书基础与实务58协协商商个别协商与集体协商个别协商与集体协商当面协商与私下协商当面协商与私下协商正是协商与非正式协商正是协商与非正式协商就是将处理问就是将处理问题的方案同协调各题的方案同协调各方见面，并通过共方见面，并通过共同商量以取得一致同商量以取得一致的意见。协商的方的意见。协商的方式有：式有：直接协商与间接协商直接协商与间接协商不论是选择哪种协商方式，都要以促进协商的成不论是选择哪种协商方式，都要以促进协商的成功为准。功为准。秘书基础与实务59协商是协调工作的协商是协调工作的关键环节关键环节，也是秘书，也是秘书协调的重要原则。秘书人员应以平等、谦和协调的重要原则。秘书人员应以平等、谦和的态度，善于同协调各方商量问题，形成共的态度，善于同协调各方商量问题，形成共识，解决矛盾。如果自以为是，盛气凌人，识，解决矛盾。如果自以为是，盛气凌人，不仅无助于矛盾的解决，反而会激化矛盾。不仅无助于矛盾的解决，反而会激化矛盾。秘书基础与实务60处处理理就是在充分协商的基础上，对协调各就是在充分协商的基础上，对协调各方一致接受的处理意见作出决定并付诸实方一致接受的处理意见作出决定并付诸实施。从本质上讲，协调就是取得共识，协施。从本质上讲，协调就是取得共识，协调就是解决矛盾。因此，协调到处理这一调就是解决矛盾。因此，协调到处理这一环节，协调过程基本结束，协调任务基本环节，协调过程基本结束，协调任务基本完成。完成。秘书基础与实务61处理是协调工作的处理是协调工作的终结环节终结环节，其结果如何，又是对整个协调活动其结果如何，又是对整个协调活动的检验与评价。为了使处理决定变的检验与评价。为了使处理决定变成现实，防止意外情况的发生，秘成现实，防止意外情况的发生，秘书人员应采用书面形式：书人员应采用书面形式：会议纪要会议纪要协议书协议书记录协调的经过与处理意见，共协调各方共同执记录协调的经过与处理意见，共协调各方共同执行，也便于秘书部门的督查、立卷和归档。行，也便于秘书部门的督查、立卷和归档。秘书基础与实务62协协调调的的原原则则与与方方法法秘书协调的原则秘书协调的原则秘书协调的方法秘书协调的方法秘书基础与实务63坚持原则性坚持原则性运用灵活性运用灵活性秘书协调的过程，从秘书协调的过程，从某种角度上讲，就是秘书某种角度上讲，就是秘书人员很好地运用两个原则人员很好地运用两个原则的过程。的过程。秘书基础与实务64信息沟通的原则信息沟通的原则整体优化的原则整体优化的原则利益均衡的原则利益均衡的原则平等协商的原则平等协商的原则分级负责的原则分级负责的原则秘书协调的秘书协调的基本原则有：基本原则有：秘书基础与实务65信信息息沟沟通通原原则则在协调的开始阶段，在协调的开始阶段，主要是收集与协调内容有主要是收集与协调内容有关的信息资料，熟悉协调关的信息资料，熟悉协调对象的对象的历史与现状历史与现状，并及，并及时向领导者报告有关情况；时向领导者报告有关情况；在协调的进行阶段，在协调的进行阶段，主要是收集协调对象的主要是收集协调对象的现现实态度、情绪和要求实态度、情绪和要求，并，并及时在被协调者之间传递及时在被协调者之间传递与反馈；与反馈；在协调的结束阶段，在协调的结束阶段，主要是收集协调对象对处主要是收集协调对象对处理决定的理决定的贯彻执行情况贯彻执行情况，并及时向领导者提供反馈并及时向领导者提供反馈信息。信息。信息时协调的基础，信息时协调的基础，没有准确、充足的信息没有准确、充足的信息依据，就不可能进行有依据，就不可能进行有效的协调。在一定意义效的协调。在一定意义上讲，协调的过程，就上讲，协调的过程，就是信息沟通的过程。因是信息沟通的过程。因此，在协调的各个阶段，此，在协调的各个阶段，秘书人员都要十分重视秘书人员都要十分重视信息的收集、传递与反信息的收集、传递与反馈。馈。秘书基础与实务66整整体体优优化化原原则则根据管理的系统原则，任何社会组织根据管理的系统原则，任何社会组织都是一个特定的系统。系统的本质特征，都是一个特定的系统。系统的本质特征，就是它的整体性。如何发挥组织系统的整就是它的整体性。如何发挥组织系统的整体效应，这是所有管理者追求的最终目的。体效应，这是所有管理者追求的最终目的。可是在实际管理中，由于各职能部门和下可是在实际管理中，由于各职能部门和下属组织都是相对独立的，又都有各自的目属组织都是相对独立的，又都有各自的目标和利益。因此难免发生总体目标与局部标和利益。因此难免发生总体目标与局部目标、整体利益与局部利益之间的矛盾或目标、整体利益与局部利益之间的矛盾或冲突。秘书协调的根本目的，就是通过正冲突。秘书协调的根本目的，就是通过正确处理局部与全局的关系，充分发挥组织确处理局部与全局的关系，充分发挥组织系统的整体功能，努力实现组织的总体目系统的整体功能，努力实现组织的总体目标。这就要求秘书人员在协调时，要以全标。这就要求秘书人员在协调时，要以全局为重，引导协调各方自觉服从全局利益。局为重，引导协调各方自觉服从全局利益。秘书基础与实务67平平等等协协商商原原则则尊重被协调的各方，尊重被协调的各方，虚心听取并采纳他们的虚心听取并采纳他们的合理要求；合理要求；理解别协调的各方，理解别协调的各方，设身处地地为他们的利设身处地地为他们的利益着想；益着想；支持被协调的各方，支持被协调的各方，真心实意地为他们服务。真心实意地为他们服务。秘书协调的性秘书协调的性质和特点，要求秘质和特点，要求秘书人员必须坚持平书人员必须坚持平等协商的原则，即等协商的原则，即把自己与协调对象把自己与协调对象摆在平等的位置上，摆在平等的位置上，待人以诚，商量共待人以诚，商量共事，公平合理地处事，公平合理地处理各种矛盾。为此，理各种矛盾。为此，要努力做到：要努力做到：另一方面，也要防止协调中不讲原则，不分是非的另一方面，也要防止协调中不讲原则，不分是非的不良作风，避免不良作风，避免“各打五十大板各打五十大板”的现象发生。的现象发生。秘书基础与实务68利利益益均均衡衡原原则则秘书协调，就其态势上而言，一般表秘书协调，就其态势上而言，一般表现为消极协调，既矛盾出现后的被动性协现为消极协调，既矛盾出现后的被动性协调。调。秘书基础与实务69国家国家集体集体个人个人在社会生活中，种在社会生活中，种种矛盾归其要点为以下种矛盾归其要点为以下三者利益之间的冲突。三者利益之间的冲突。矛盾的焦点或根本是经济利益。矛盾的焦点或根本是经济利益。秘书基础与实务70既要说服协调各既要说服协调各方顾全大局，并以局方顾全大局，并以局部利益服从全局利益；部利益服从全局利益；同时也要引导协同时也要引导协调各方坚持合法利益，调各方坚持合法利益，并依法维护和满足他并依法维护和满足他们的正当要求。们的正当要求。如何公平地处理各种利如何公平地处理各种利益关系，以实现协调各方的益关系，以实现协调各方的利益均衡，这是秘书协调的利益均衡，这是秘书协调的重要原则。因此，秘书人员重要原则。因此，秘书人员在协商处理各种矛盾时：在协商处理各种矛盾时：事实表明，那种一味讲大局而不顾小局，一味牺牲局部利事实表明，那种一味讲大局而不顾小局，一味牺牲局部利益的观念和做法，不仅无助于旧矛盾的解决，反而会产生新的益的观念和做法，不仅无助于旧矛盾的解决，反而会产生新的矛盾。正确的结论应该是：矛盾。正确的结论应该是：统筹兼顾统筹兼顾，利益均衡利益均衡。利利益益均均衡衡原原则则秘书基础与实务71上级组织部不得上级组织部不得越级处理下级组织职越级处理下级组织职权范围内的问题；权范围内的问题；下级组织也不得下级组织也不得将自己职权范围内的将自己职权范围内的问题交给上级组织处问题交给上级组织处理。理。按照管理科学的能级原按照管理科学的能级原理，哪一级的协调，应由哪理，哪一级的协调，应由哪一级负责。一级负责。可是，在协调工作中，却存在着矛盾上交的现象，把本来可可是，在协调工作中，却存在着矛盾上交的现象，把本来可以自行协调的，或者经由综合职能部门可以协调的事项，概不负以自行协调的，或者经由综合职能部门可以协调的事项，概不负责地推给上级组织。其结果不仅加重了秘书部门的协调负担，而责地推给上级组织。其结果不仅加重了秘书部门的协调负担，而且助长了扯皮、推诿的不良作风。且助长了扯皮、推诿的不良作风。分分级级负负责责原原则则秘书基础与实务72凡是部门之间能够凡是部门之间能够自行协商解决的问题，自行协商解决的问题，或者由综合职能部门出或者由综合职能部门出面能够协调的问题；面能够协调的问题；凡是能够协调而没凡是能够协调而没有协调的问题，或者是有协调的问题，或者是未能先行协调的问题。未能先行协调的问题。为了提高机关工作为了提高机关工作质量和效率，秘书人员质量和效率，秘书人员必须坚持分级负责的原必须坚持分级负责的原则。则。上级组织，特别是秘书部门，也不要予以受理。上级组织，特别是秘书部门，也不要予以受理。秘书基础与实务73基本的协调方法基本的协调方法具体的协调方法具体的协调方法秘书协调的方法，秘书协调的方法，可以分为：可以分为：秘书基础与实务74基基本本的的协协调调方方法法行政方法行政方法经济方法经济方法法律方法法律方法疏导方法疏导方法秘书基础与实务75下达命令、指示和决下达命令、指示和决定定运用行政法规、规章运用行政法规、规章就是秘书人员依靠行政就是秘书人员依靠行政组织，通过行政渠道，运用组织，通过行政渠道，运用行政手段进行协调的一类方行政手段进行协调的一类方法。这类方法凭借组织之间法。这类方法凭借组织之间的隶属关系，常采用以下几的隶属关系，常采用以下几种形式，保障协调工作的正种形式，保障协调工作的正常运行。常运行。显然，行政方法具有较强的权威性、强制性和直接性，往往显然，行政方法具有较强的权威性、强制性和直接性，往往能受到令行禁止的效果。须注意的是，秘书人员在运用行政方法能受到令行禁止的效果。须注意的是，秘书人员在运用行政方法进行协调时，要把握住自己的职业角色，不可以领导者的身份发进行协调时，要把握住自己的职业角色，不可以领导者的身份发号施命。秘书的任务是传达行政命令，并协助和监督行政命令的号施命。秘书的任务是传达行政命令，并协助和监督行政命令的贯彻执行。贯彻执行。行行政政方方法法采取行政措施采取行政措施秘书基础与实务76利用价格、工资、利用价格、工资、税收、利息、奖金和税收、利息、奖金和罚款等手段罚款等手段就是秘书人员依靠经济就是秘书人员依靠经济规律，运用经济手段和经济规律，运用经济手段和经济形式进行协调的一类方法。形式进行协调的一类方法。使被协调者的行为与经济利使被协调者的行为与经济利益相联系，从而促进协调工益相联系，从而促进协调工作的成功。作的成功。通行证方法相比，经济方法能起到它特有的作用，即能从经通行证方法相比，经济方法能起到它特有的作用，即能从经理以上约束被协调的各方，以推动矛盾的解决，达到和谐一致的理以上约束被协调的各方，以推动矛盾的解决，达到和谐一致的目的。采用经济方法进行协调，要求秘书人员必须懂得经济理论、目的。采用经济方法进行协调，要求秘书人员必须懂得经济理论、经济规律和现行的经济政