物业管理公司财务管理制度(doc-12).doc
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4、业管理处的资金和资产,组织日常财产运作和会计核算,协调财务开支,真实地、系统地、全面地反映公司的经营状况,监督各项财务计划的执行情况。1会计制度1.1管理处的业务范围,所属国内行业,执行其所属行业之会计制度。1.2执行公司统一规定的会计制度。2会计年度2.1为了符合国内会计法要求,管理处需按国内规定的会计年度,即自公历1月1日起至12月31日止,编制一套符合国内要求的会计报告。3记帐本位币管理处记帐以人民币为单位。4收入和费用的确认管理处正确划分资本性支出和权益性支出,对各项收入和费用的确认采用权责发生制原则。2.公司内部财务管理的基本工作2.1财务汇报流程1.财务汇报流程1.1管理处财务每月
5、定期向项目中心物管部报告。1.2物管部财务每月定期向项目中心财务部报告。2.财务汇报格式2.1为统一口径、便于汇总,管理处统一使用公司总部规定的财务报告格式。3.财务报告分类3.1月报、季报和年报4.财务报告组成及内容4.1财务报告组成按公司总部统一规定编报,其主要报告有:4.1.1资产负债表;4.1.2损益表;4.1.3现金流量表;4.1.4其他报表(包括但不限于固定资产,应收账,应付账,收入明细账等)。4.2财务报告中管理处核算或反映的内容按公司总部统一规定执行。5.财务报告提交与审批时间5.1季报应于每月5日以前、年报应于年度终了10日内,报公司总部物业经理审批。5.2公司总部物业经理应
6、在收到管理处财务报告次日起3日内审完,并将财务报告返还各管理处。6.对外公布资料:按广州市物业管理办法每季公布收支表给业户查看。2.2预算及审批预算流程1.预算制度1.1管理处的一切财务收支活动都要按财务预算执行,受财务预算的制约;1.2管理处的财务预算由年度财务预算、季度财务预算组成;1.3管理处的财务预算要树立全局观念,搞好综合平衡,做到统筹兼顾;1.4财务预算需经地区总监审批后才能执行;1.5预算编制禁止巧立名目,弄虚作假。2.预算编制根据2.1管理处业务范围及工作方式;2.2管理处所在地区生活及工资水平;2.3由管理处付薪的员工人数;2.4管理处拥有或控制的固定资产的构成及数量、价值等
7、;2.5租赁的房屋、设施等的数量及价格;2.6其他3.预算编制、审批及拨款流程3.1前季度第二个月月末各管理处部门向财务提供预算所需数据,然后财务部按总部统一规定之预算格式编制。3.2管理处在前季度第三个月第一个星期,将预算报物业经理审批。3.3物业经理收到各管理处预算,在10日内审批完成。3.4审批完毕后,交地区总监最后审批,审批于5日内完成。3.5审批后的财务预算,及时回复各管理处并通知公司总部(项目中心)财务部。3.6公司总部财务部根据审批后的管理处预算的拨款金额、拨款时间等,及时为各管理处拨款。4.预算与实际对比4.1各管理处的财务报告,要有反映预算数与实际完成数对比资料;4.2实际完
8、成数大于预算5%以上时,要有文字说明;4.3实际完成数小于预算10%以上时,要有文字说明;2.3审批管理1.营运开支审批1.1范围:非业主,住客按金/基金等的物业管理处营运开支,一般多于RMB500。1.2申请程序1.3未经批准和有效报销前的支出当个人借款处理1.4审批权1.4.1物业管理处主管可签批支付每单不多于RMB500。1.4.2物业管理公司物业经理可签批支付每单RMB3000或以下。1.4.3物业管理公司财务总监(即项目中心财务总监)加签每单RMB3,000至RMB30,000。1.4.4物业管理公司总经理(即项目中心地区总监)加签每单RMB以上。1.4.5有效合同或预算。1.5复核
9、2.备用现金开支审批2.1最高存放金额:RMB5,000;申请现金补充备用现金金额:RMB500;存款应付约一星期需要。2.2备用现金适用范围:难以用支票形式支付的小额支出,一般不多于RMB200。2.3申请程序。2.4未经批准和有效报销前的支出当个人借款处理。2.5审批权2.5.1物业管理处主管可签批支付每单不多于RMB3002.5.2物业管理公司物业经理可签批支付每单RMB300以上3.合同方面3.1如已有合同之约束,及既定协议之金额,则由物业经理签批后便完成审批。3.2未有合同,则按如下情况3.2.1对外签约(备预算)3.2.1.1预算金额30,000元或以上审批:总经理3.2.1.2预
10、算金额3,000-30,000元或以下审批:财务总监3.2.1.3预算金额3,000元以下审批:物业经理3.货币资金及往来帐项管理3.1现金管理1.现金处理1.1管理处的现金管理由现金出纳和会计负责,现金出纳,应每天登记当天的现金收支记录及整理有关凭证资料,管理处负责人可以随时监督检查。1.2管理处办公室应储存适量现金,现暂定500元,足够3-5天内的日常零星开支。现金存量在规定的限额内。当现金余额到达现金存量下限时,由出纳通知会计,并准备支票由物业经理签署后提取现金。1.3现金出纳根据管理处开支情况,提出现金存量上下限报总部物业经理批准。1.4办公室应把现金储存于保险箱内。1.5保险箱密码与
11、保险箱锁匙由二人分别持有管理,未得物业经理批准不得移交第三者。1.6出纳与会计每周末及月末下班前进行现金盘点;由出纳填写现金盘点登记表两人共同签字。月末盘点,会计核对现金帐无误后,再由会计及出纳共同签署确认帐物相符。管理处负责人可以随时进行监督盘点。出纳每日必须登记现金日记帐,保证账目与现金数额相符,并每月与会计对帐。2.现金提款2.1管理处每月的用款由项目的专用帐户开支。2.2管理处现金储存量在规定限额内(现暂定在不超过5,000元。每当现金余额到达现金存量下限(500元)时,出纳要通知会计,并准备转帐支票预约签署。财务部要每月咨询管理处主管,建议财务部主管修订现金存量上下限。2.3每次提款
12、由出纳负责安排,管理处派员与出纳一同提款。3.2按金管理1.退还装修押金及装修工作证押金程序1.1装修后3个月内,管理处对已装修单位验收合格后,填写装修按金发还申请表,并附上文件凭证.1.2管理处经理签名同意后可予以退还装修押金及工作证押金。1.3财务核实发还申请表后才发放款项。3.3支出报销流程1.支出简化流程1.1各部门需指定一人与财务部对口办理有关支出报销管理工作。(其他人员支出报销亦统一由部门与财务部对口)1.2部门任何支出,先向财务部索取付款申请表,填好后连同有关单据合格、发票等并作背书,经部门负责人核实签字。1.3管理处经理签批后,再交财务部核对。会计核对后,将付款申请书及有关单据
13、交财务部出纳。1.4出纳登记现金日记帐,将签署后的付款申请书与发票、原始凭证等交会计。1.5财务部会计入帐,制作凭证。1.6若要开支票,会计负责准确支票并安排盖章。1.7遇到物业经理审批权限以外,需要总部审批的支出,由物业经理与有关高层预约时间审批。2.支出报销时限2.1由管理处负责人确定每周的某段时间天为报销日期,非特殊情况,其他时间不审批报销。2.2管理处人员有因工预借款项,应在完成业务返回管理处后3日内报销结帐,对有特殊情况的其清帐日期亦不得超过30天。出差前领款亦不可以早于出差前3天领款。3.现金预支3.1管理处货品购买,尽可能地使用非现金结算方式。3.2预借现金必须填写借支单,经管理
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