会议基本流程培训.ppt

会务实训会务实训.会议管理会议管理指导要点指导要点会议基本流程会议承办会议承办与准备与准备会议签到会议签到与接待与接待会议通知会议通知会议筹备会议筹备方案方案 会议策划会议策划会议组织构架会议组织构架与审批与审批 会议评估会议评估会中组织会中组织与管理与管理会后管理会后管理与落实与落实.电话会议及视频会议电话会议及视频会议的要求与特点（的要求与特点（P4和和P6）一、会议筹备方案一、会议筹备方案的内容与作用、拟的内容与作用、拟写会议筹备方案；写会议筹备方案；会议主席台和会议主席台和场内座位的安场内座位的安排。会议现场排。会议现场检查（检查（P15）、）、会议文件的准会议文件的准备备案例分析；案例分析；会议食宿、值班会议食宿、值班突发事件、医疗突发事件、医疗与领导的沟通：与领导的沟通：开头、书面；问开头、书面；问题和困难题和困难.会议管理工作环节会前工作会中管理会后工作.第一节第一节 会前工作会前工作.1.会议目的会议目的（明确主办者开会计划达到的效（明确主办者开会计划达到的效果）果）2.会议人员构成会议人员构成（参会人员范围）（参会人员范围）3.会议策划方案（主题、流程、时间地点、会议策划方案（主题、流程、时间地点、主持人等）：此类会议的筹备组织主持人等）：此类会议的筹备组织4.会议物资及车辆、用餐等组织安排。会议物资及车辆、用餐等组织安排。会议的策划会议的策划.会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -成立成立TEAMTEAM组组组织落实，成立会议筹备组组织落实，成立会议筹备组 会议组织分工要明确、落实责任人、明确标准、加强资源会议组织分工要明确、落实责任人、明确标准、加强资源协调，及时反馈准备进度，确保会议质量协调，及时反馈准备进度，确保会议质量.会议篇会议篇 会前准备会前准备-策划案的内容策划案的内容策划方案主要围绕会议主题、内容及形式进策划方案主要围绕会议主题、内容及形式进行行,内容涉及：目的、主题、时间、参会人员内容涉及：目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等会议事项及步骤进时间等会议事项及步骤策划方案内容策划方案内容.会议通知与会场的选择布置会议通知与会场的选择布置.会议通知安排及发送通知的内容与制订流程（会议通知必须提前三到四天发布,便于会议准备）发送形式(可采取口头电话、邮件、OA等方式）；注意事项：规范、严谨 正式、及时.主席台座次安排（重大正式会议）依职务高低和会议主题安排定会议主持人的位次主席台座次的审核座次牌的规范摆放.会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会场勘察会场勘察会议地点与会场勘察选择会场勘察俗称会场勘察俗称“踩点踩点”，是，是会前必须要做的基础性工作；会前必须要做的基础性工作；结合会议主题和组织效果、结合会议主题和组织效果、档次、人员数量决定；档次、人员数量决定；.会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会场勘察会场勘察原则原则会前检查：会前检查：会期、规模、名额分配是否合理会期、规模、名额分配是否合理地点的选择地点的选择环境条件与用品准备环境条件与用品准备文件资料准备文件资料准备会场布置情况会场布置情况 会议议程会议议程PPT准备准备.注意注意 事项事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会场勘察会场勘察 餐饮方面餐饮方面车辆组织车辆组织费用预算费用预算.会议应急方案的编写人员问题场地问题设备问题（音效、灯光、空调等调试）资料问题现场状况会议组织可行性目的：确保会议组织的质量和效果目的：确保会议组织的质量和效果.第二节第二节 会中工作会中工作会前的最后检查会前的最后检查（工作认真负责、细心、工作认真负责、细心、耐心）耐心）组织签到和登记组织签到和登记（落实人员）落实人员）做好联络协调做好联络协调（资源整合协作）（资源整合协作）会议与保密会议与保密（业务素质与（业务素质与原则性原则性）会议后勤保障会议后勤保障（团结协作，积极主动）（团结协作，积极主动）.会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -开会期间开会期间开会期间开会期间的工作的工作 与餐厅的联系（落实负责人）与餐厅的联系（落实负责人）与会场的联系与会场的联系 与服务台的联系与服务台的联系 处理突发事件处理突发事件.会议注意事项会场期间：服务人员每20分钟续茶水；指导人员提前做好水果物品摆放；会议期间主持人注意会议时间的控制，合理安排休息和用餐时间；会议期间手机保持静音和震动；会议期间不得随意走动.会后会后会后会后的的的的工作工作工作工作第三节第三节 会后必须注意的问题会后必须注意的问题与会人员返程组织与会人员返程组织 会议物品清点会议物品清点会议文件的整理归档会议文件的整理归档会议总结与后评估会议总结与后评估撰写新闻稿（及时、反映会撰写新闻稿（及时、反映会议精神、领导审核）议精神、领导审核）.会议的组织和管理会议的组织和管理 会后总结和决算会后总结和决算总结不足，评估好的方面，便于总结不足，评估好的方面，便于下次会议组织质量，提升会议标下次会议组织质量，提升会议标准准会后的总会后的总结评估结评估会后注意事项：会议记录、设备清退、会后注意事项：会议记录、设备清退、会议照片摄影收集、费用结算报销会议照片摄影收集、费用结算报销.识记：识记：会议信息的收集、会议信息的收集、筛选、加工、排列存放、筛选、加工、排列存放、编写、传递编写、传递会议记录、会议记录、纪要、简报与表格纪要、简报与表格了解：了解：会议信息工作会议信息工作的主要流程；的主要流程；会议信会议信息的主要分类与特点；息的主要分类与特点；领会：领会：会议新闻发会议新闻发布会的组织；布会的组织；会议会议记录、纪要和简报记录、纪要和简报的编写方法。的编写方法。应用：应用：对会议信对会议信息管理工作的各息管理工作的各项流程进行案例项流程进行案例分析分析 会议的信息工作会议的信息工作.会议信息的收集（会前、会中、会前、会中、会后会后会 前 主 要搜集信息准备开幕词、闭幕词、讲话稿所需信息起草工作报告、决议草案所需信息搜集备妥会议材料及发言稿其他会议相关信息材料.会议信息加工会议信息加工筛筛 选选分类分类综综 合合会议信息加工会议信息加工排列存放排列存放.会议范例介绍举例：公司近期计划开展品质工作研讨会，如果是你负 责组织筹备，你会提前和考虑哪些会务安排，以确保会议质量？品质研讨会方案品质研讨会方案；会议议程会议议程及及签到表签到表；会议会议PPTPPT筹备筹备；会议场地确定及物资安排（座次牌、茶水、水会议场地确定及物资安排（座次牌、茶水、水果等）；果等）；会议后评估及通讯稿发布会议后评估及通讯稿发布.