办公用品及基础设施管理办法.doc

办公用品及基础设施管理办法

第一条 为降低公司管理成本费用，确保公司提供的办公用品及基础设施满足日常管理、产品生产、工程项目设计、施工的要求，依据集团有关管理的规定，特制订本办法。
第二条 本办法适用于公司所有部门的办公用品及基础设施的管理。
第三条 管理职责
1、各部门负责提出办公用品及基础设施配置的申请。
2、综合管理部负责制订办公用品及基础设施采购申请的登记、编号,公司总经理负责基础设施购买申请及基础设施报废申请的批准。
3、综合管理部负责固定资产、生产设备、测量设备的管理。
4、相关部门负责测量设备的配置、使用和管理。
第四条 办公用品的管理
1、公司管理部根据上年度各部门消耗办公用品的量及本年度各部门承包指标,为各部门核算出年度费用消耗固定值报公司总经理审批。
2、各部门办公用品年度消耗按实际工作和人数确定，综合管理部统一采购管理，部门到管理部申领，全年费用不超过预算值。
3、原则上各部门按需领用办公用品，管理部按年度费用平均分配到每个季度，季度领用金额如超过年初核定固定值的，综合管理部将停止对部门发放办公用品,由各部门自行承担费用。
4、各部门每季度办公用品自行核定，由部门内勤员负责每季度初到综合管理部核对部门的领用量，再申领。
5、办公用品管理员及时做好各类办公用品的入库及出库手续，出库时由领用人签字，不得由他人代签、代领。
6、各部门打印机数量原则上不得超过2台（一用一备），由部门内部联网共同使用。
7、公司复印机(SHARP MX-M311)的碳粉费用由公司承担。
8、打印纸的使用以节约为原则，除正式文件及合同外，其他打印文件尽量双面使用。到公司复印中心复印打印资料的，各部门自带复印用纸。
9、各部门办公人员除领用普通办公用品外，只限领用本部门专用的办公用品，不得领用与本部门无关的特殊办公用品。
10、办公用品应正确使用及妥善保管，如因个人原因导致办公用品丢失或损毁，在该办公用品领用期限内不得再次领取。
11、办公专用设备（照相机、摄像机、投影仪等）由综合管理部统一保管，各部门如需外借需办理借用登记手续。
12、专用设备在借出和交回时，保管员应及时登记，经检查设备是否完好无损；如有损坏，按损坏程度照价赔偿。
13、各部门电脑设备及附件仅限于工作上使用,不得作它用。
14、传真xx不能被长期占为普通xx使用,以免延误传真收发。
15、打孔机、过塑机、碎纸机等公用办公设备由综合管理部专人负责保管、维护。
第五条 基础设施管理：
1、本公司基础设施分为：固定资产，生产设备，测量设备三类。
2、相关部门依据生产、施工日常工作需求填写“基础设施配置申请表”，汇总、审核、并报主管经理批准。
3、管理部汇总配置申请报告并进行登记、编号后，报公司经理审核、批准。
4、管理部依据公司经理批示后的“基础设施配置申请表”，按集团公司《采购/分包控制程序》执行，建立台帐并通知各相关部门。
5、相关部门按《仓库管理办法》领取设施。
第六条 固定资产管理：
1、管理部负责固定资产的配置，并填写“固定资产、生产设备、测量设备配置表”确定固定资产责任人。
2、责任人应对所负责的固定资产进行日常保养与保管。
3、责任人每日下班前负责对固定资产进行清扫，每周要对固定资产进行调试，确保能够正常使用。
4、责任人应依据固定资产的使用说明，进行使用或指导监督使用，不得违规操作。
5、公司固定资产仅限工作使用，不得做它用。
6、固定资产在使用、维护中发现故障时，由责任人负责维修，如责任人无法修复，送管理部，由管理部负责组织供方维修，并填写“基础设施维护及维修记录表”。
7、管理部对确属不能修复使用的固定资产，应立即提出报废申请,报公司经理批准后,向上级管理部门申请报废；再重新填写“基础设施配置申请表”，并保存记录。
第七条 生产设备管理：
1、管理部负责生产设备的配置，并填写“固定资产、生产设备、测量设备配置表”确定责任人。
2、责任人必须制定生产设备的维护，保养计划，定期对设备进行保养，维护。
3、在生产过程中如发现设备有松动或故障等情况时，应及时加固或进行其他处理、维修。
4、责任人每日下班前要对设备进行润滑，清扫等保养工作。
5、设备使用、维护时发现故障由设备责任人负责维修，如责任人无法修复时送管理部，由管理部负责组织供方维修，并填写“基础设施维护及维修记录表”。
6、对确属不能修复使用的设备，由管理部提出报废申请，报公司经理批准后,向上级管理部门申请报废；再重新填写“基础设施配置申请表”，并保存记录。
第八条 测量设备管理：
1、执行集团公司《监视和测量设备控制程序》，相关部门负责测量设备的配置，并填写“固定资产、生产设备、测量设备配置表”确定责任人。
2、管理部负责建立测量设备分布台帐、作到帐物相符。
3、管理部每年的11月编制测量设备的检定、校准计划并负责测量设备检定，校准申报工作。
4、测量设备责任人应对测量设备按使用说明正确使用，维护。
5、测量设备责任人负责每日进行清扫、润滑等保养工作。
6、管理部依据测量设备检定，校准申报的计划，定期收集测量设备送计控公司检定，校准。检定，校准记录由管理部保存。
7、不合格或超出检定周期，或停用半年以上的测量设备，各使用岗位或责任人应粘贴“停止使用”标识。待修复、检定、校准后再启用。
8、责任人发现所负责的测量设备有故障时，应送管理部，由管理部负责送计控公司修复、检定和校准。
9、对无法修复的测量设备，由管理部提出报废申请，报公司经理批准后,再重新填写“基础设施配置申请表”，并保存记录。