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论会计电算化下的会计档案管理.doc
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4、多新的特点,同时也产生了新的问题。笔者经过几年的会计电算化实践与理论研究,总结了会计电算化下企业档案管理的新特点,剖析了目前会计电算化现实工作中会计档案管理存在的问题,并对成因进行分析,提出一系列基于电算化的企业档案管理问题解决措施。一、会计电算化会计档案的特点 传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。这些资料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。各级企、事业单位实行会计电算化以后,由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成,随之而使会计档案
5、赋予了许多新的特点。广义的电算化会计档案,是指存贮会计数据(各种凭证账簿、报表)和程序的软盘及其他存贮介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料,同时辅之以打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证。笔者根据工作的实践,总结出会计电算化会计档案具有以下一些显著特点: 1、会计电算化档案载体的显著特点。传统的会计档案主要以纸作为载体。会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案,而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更
6、重要的是磁性介质或光盘。 即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。 2、会计电算化档案的读取必须要有特定的软硬件环境。传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用,也才具有生命力。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。 3、会计电算化档案对安全性、完整性要求更高。 会计电算化档案具有易遭破坏,难留痕迹的特点,同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响。电算化会计档案较传统会计档案有更多的存贮形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在,另一方面主要以磁性介质或光盘的形
7、式存在,包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量、存放环境和存贮有效朗等因素的影响很大,保存不当容易遭到破坏。 4、电算化会计系统对人员的素质提出了新要求。电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法,还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识;而对系统安全性,则更因为网络与计算机本身的原因而提高,同时也对个人安全操作使用提出了新的需要。二、目前会计电算化下档案管理存在的问题及成因分析针对目前企事业单位档案管理的实际情况,结合电算化下档案管理的新特点,归纳实际电算化会计档案管理存在的一些问题如下:
8、(1)会计档案保管不完整:某些企业财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,很多单位只是将打印出的纸质档案存档,而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存,从而影响会计档案的完整性。(2)会计电算化档案的版本和兼容性问题日益突出。实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,比如象目前常用的金蝶财务软件。从其刚开始的较早的金蝶2000,到目前的金蝶K3,版本更新速度很快。此外,某些单位可能会更换会计财务软件,如以前用金蝶、安易的企业,现在改用用友U8,都会带来版本的兼容性问题。版本如果不能兼容,以前保存的电子档案就很难读取。电算化会计档案
9、需在一定的系统内才可视,因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存,导致在电算化软件升级后,不同版本下的会计数据不能被调用;(3)会计档案管理行为不规范,制度不完善:会计档案管理办法第十二条规定:采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案,并对保存期限作了规定,但目前由于一些单位受条件限制,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的电算化会计档案保护制度;未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,未实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失。另外由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改
10、,因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度,没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下,会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。(4)缺乏必要的计算机维护、网络安全人才:众所周知,电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题,但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训,然后就去操作系统,在一定层面上而言,会计人员仅学会了操作,而管理与维护对他们而言就非常陌生,由此导致的结果与损失也非同小可。以上存在的问题,尤其主观和客观方面的原因:主观原因:(1)会计人员对会计电算化本身理解的偏差:许多企业的会计人员,仅仅将电算化看成自动运算做帐的工具,而忘记了它本身所应包含的管
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