超市大宗管理办法.doc
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4、金额累计达3000元以上,长期固定合作单位月采购额超过2万元以上,或单次购买提货凭证5000元以上。四、 配合部门工作职责团购部:负责大宗购物的礼仪接待、联络跟进以及送货的安排;营运部:负责大宗购物商品的备货;采购部:负责超市顾客大宗购物商品的价格洽谈、商品订单确认、商品的交货确认;送货部:负责商品的送货安排;防损部:负责封箱前的检查、商品的放行。五、 内容(一) 接待与洽谈1、 请顾客填写大宗客户往来资料,如联系电话、详细地址、顾客性质并建档留存,客服人员详细填写大宗顾客订货单(详见附表1)。2、 初步了解顾客的身份(个人或单位)是否是会员的消费需求(如是否是会员,需全力推广会员的好处与优惠
5、)。3、 接待时向对方说明订货有关要点;(例:订金、提货、送货、付款的方式等)。4、 了解顾客所需要的商品,如需到卖场挑选,接待员必须陪同顾客一起选商品做好有关记录(例:商品名称、条码、单价、所需量)并留意货架陈列商品量。5、 确定所需品种后,再确定顾客提货时间及有关付款方式,联系卖场货源是否满足顾客需求。6、 谈妥商品的价格,数量并确定货源后,填写大宗顾客订货单如果顾客有其它要求(折扣或赠送礼品)需客服部负责人或营运部经理审批,核对业务的毛利率,并在订货单上签名确认,方可开展工作。7、 无法即时回复顾客,留下顾客联系电话一个工作日内电话回复顾客。8、 收取定金时,订单需由客服部主管以上人员审
6、核后,由财务部指定专员收取订金,并开具收款收据,一联给大宗业务代表,一联给顾客。订金一般收取货款总额的50%,新鲜食品须收取货款总额的80%。(二) 操作流程1、 由大宗业务代表会同顾客至卖场确认品项。11查询电脑现有库存是否能够满足顾客需求量;12若库存量不足,与采购员确认存货能否在顾客需求的时间内供货;13所有商品折扣率由采购员根据商品进价核查通过;14若能及时供货则填写三联大宗顾客订货单,第一联大宗业务代表存档,第二联交营运(备货)部门,第三联交顾客。如先预付订金,后提货的必须复印一份给财务存档。15营运部依大宗顾客订货单明细,将货备好,核对无误后拉至仓库大宗出货区暂存;16现金付款的客
7、户由大宗业务代表根据大宗顾客订货单带领顾客至指定收银台结帐;17大宗出货时,持大宗顾客订货单及销货明细经防损员、收货员陪同大宗业务代表清点无误后,方可出货。2、当顾客已付款,但商品库存量不足时。21顾客愿意更换商品的:作废原有大宗顾客订货单,并重新填写,依前大宗购买商品流程操作;22顾客同意延后取货时:营运部应根据大宗顾客订货单紧急下单、确认到货日期,并在大宗顾客订货单签名并注明日期以示负责;大宗业务代表于取货日前与营运部确认到货后,再告之顾客;23顾客同意接受现有货量,其余要求退款:收齐原有大宗顾客订货单写上“作废”字样,不得撕毁,并重新填写一份;其余金额,附退款单,营运部副总经理核准后,退
8、还顾客剩余金额;24顾客同意接受现有货量,其余同意延后取货,收齐原有大宗顾客订货单写上“作废”字样,不得撕毁,并重新分开填写二份;(三)付款方式1、现金付款、收银台出货11由大宗业务代表根据顾客的提货时间,提前将大宗顾客订货单送至营运部,营运部按订单所订商品备好货源放至二楼1号收银台等候付款;12收银员根据大宗顾客订货单核对商品名称、条码、数量无误后进行收银操作;13顾客付款后,大宗业务代表凭收银电脑小票,经防损员核对后到服务台开具一式三联送货单(详见附表2),第一联客服部派车用,第二联送货人,第三联给顾客,凭送货单派车,帮顾客将商品送到指定地点;14交货时,送货员与顾客核对无误,由顾客签收后
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