超市大宗管理办法.doc

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大宗(订货)购物作业管理办法
一、 目的
为明确公司大宗购物的权限及操作流程，特制定本办法。
二、 范围：
三、 定义
大宗购物：指顾客对大件商品（如家电、家具等）或小件商品的购买金额累计达3000元以上，长期固定合作单位月采购额超过2万元以上，或单次购买提货凭证5000元以上。
四、 配合部门工作职责
团购部：负责大宗购物的礼仪接待、联络跟进以及送货的安排；
营运部：负责大宗购物商品的备货；
采购部：负责超市顾客大宗购物商品的价格洽谈、商品订单确认、商品的交货确认；
送货部：负责商品的送货安排；
防损部：负责封箱前的检查、商品的放行。
五、 内容
（一） 接待与洽谈
1、 请顾客填写大宗客户往来资料，如联系电话、详细地址、顾客性质并建档留存，客服人员详细填写《大宗顾客订货单》（详见附表1）。
2、 初步了解顾客的身份（个人或单位）是否是会员的消费需求（如是否是会员，需全力推广会员的好处与优惠）。
3、 接待时向对方说明订货有关要点；（例：订金、提货、送货、付款的方式等）。
4、 了解顾客所需要的商品，如需到卖场挑选，接待员必须陪同顾客一起选商品做好有关记录（例：商品名称、条码、单价、所需量）并留意货架陈列商品量。
5、 确定所需品种后，再确定顾客提货时间及有关付款方式，联系卖场货源是否满足顾客需求。
6、 谈妥商品的价格，数量并确定货源后，填写《大宗顾客订货单》如果顾客有其它要求（折扣或赠送礼品）需客服部负责人或营运部经理审批，核对业务的毛利率，并在订货单上签名确认，方可开展工作。
7、 无法即时回复顾客，留下顾客联系电话一个工作日内电话回复顾客。
8、 收取定金时，订单需由客服部主管以上人员审核后，由财务部指定专员收取订金，并开具收款收据，一联给大宗业务代表，一联给顾客。订金一般收取货款总额的50%，新鲜食品须收取货款总额的80%。
（二） 操作流程
1、 由大宗业务代表会同顾客至卖场确认品项。
1．1查询电脑现有库存是否能够满足顾客需求量；
1．2若库存量不足，与采购员确认存货能否在顾客需求的时间内供货；
1．3所有商品折扣率由采购员根据商品进价核查通过；
1．4若能及时供货则填写三联《大宗顾客订货单》，第一联大宗业务代表存档，第二联交营运（备货）部门，第三联交顾客。如先预付订金，后提货的必须复印一份给财务存档。
1．5营运部依《大宗顾客订货单》明细，将货备好，核对无误后拉至仓库大宗出货区暂存；
1．6现金付款的客户由大宗业务代表根据《大宗顾客订货单》带领顾客至指定收银台结帐；
1．7大宗出货时，持《大宗顾客订货单》及销货明细经防损员、收货员陪同大宗业务代表清点无误后，方可出货。
2、当顾客已付款，但商品库存量不足时。
2．1顾客愿意更换商品的：作废原有《大宗顾客订货单》，并重新填写，依前大宗购买商品流程操作；
2．2顾客同意延后取货时：营运部应根据《大宗顾客订货单》紧急下单、确认到货日期，并在《大宗顾客订货单》签名并注明日期以示负责；大宗业务代表于取货日前与营运部确认到货后，再告之顾客；
2．3顾客同意接受现有货量，其余要求退款：收齐原有《大宗顾客订货单》写上“作废”字样，不得撕毁，并重新填写一份；其余金额，附退款单，营运部副总经理核准后，退还顾客剩余金额；
2．4顾客同意接受现有货量，其余同意延后取货，收齐原有《大宗顾客订货单》写上“作废”字样，不得撕毁，并重新分开填写二份；
（三）付款方式
1、现金付款、收银台出货
1．1由大宗业务代表根据顾客的提货时间，提前将《大宗顾客订货单》送至营运部，营运部按订单所订商品备好货源放至二楼1号收银台等候付款；
1．2收银员根据《大宗顾客订货单》核对商品名称、条码、数量无误后进行收银操作；
1．3顾客付款后，大宗业务代表凭收银电脑小票，经防损员核对后到服务台开具一式三联送货单（详见附表2），第一联客服部派车用，第二联送货人，第三联给顾客，凭送货单派车，帮顾客将商品送到指定地点；
1．4交货时，送货员与顾客核对无误，由顾客签收后，将顾客联收回，交予客服部存档。
2、现金付款、仓库提货（先付款后提货）
2．1顾客购买商品数量较大时，则需在收银台付款仓库提货；
2．2营运部根据《大宗顾客订货单》核对商品名称、条码、数量后进行备货，发货；
2．3顾客付款后由收银领班以上人员在收银小票上注明“货款已收，由仓库提货”，并由防损部主管以上人员、商品所属部门主管、大宗业务代表在收银小票上共同签名确认；
2．4大宗业务代表凭收银小票到收货部经防损员、收货部复核员核对后出货，货品放行后防损员需在收银小票上注明“货品已放行”。
2．5具体送货根据以上1.3条、1.4条操作。
3、长期月结供货合同操作
3．1大宗业务代表与要货单位签定长期供货合同；
3．2大型企业、国家机关等信誉良好的单位或公司方可签定长期供货合同，无信用度的公司要求签定该合同时须交纳一定金额的保证金，且每月提货总额不可超过保证金总额；
3．3顾客提货或送货，按相关流程操作，长期供货合同须提交至防损部备档，以备在出货时防损查检。
（四）、控制重点须知
1、大宗顾客是否采用信用额度核准件，调查顾客之信用。
2、对无信用额度调查的顾客在其货款未进公司账户前，不可进行结帐并出货。
3、《大宗顾客订货单》应依指定权限进行核准。
4、对支票付款方式应严格核对其预留印鉴，以防帐未进帐户货已出之弊端。
5、团购的收银操作只能在二楼1号收银机进行买单。
6、大宗出货量应与《大宗顾客订货单》明细核对一致。
（五）、折扣须知
1、货品的金额、货品的毛利率、货品种类、数量及客户的关系等，不能折扣或不同程度的折扣。并要注意顾客是否使用提货凭证结帐，是否要求积分，是否要求送货，享受折扣的大宗业务，不再适用会员卡。
2、超市所有商品不得负毛利销售；
3、售出商品毛利在0—2%之间的，需报董事长审批；
4、售出商品毛利在2%—3%之间的，需报商业公司总经理审批；
5、售出商品毛利在3%—5%之间的，需报商业公司超市副总经理审批；
6、自营商品最低只能打9.5折（汪：促销特价商品不可打折）；
7、百货、家电专具体折扣由大宗业务代表直接与专柜负责人协商而定。
（六）、提货凭证购买须知：
1、一次性购5000元至10000元（含10000元），返利原购买金额的1%；
2、一次性购10000元至20000元（含20000元），返利原购买金额的2%；
3、一次性购20000元至50000元（含50000元），返利原购买金额的3%；
4、一次性购50000元至100000（不含100000元），返利原购买金额的4%；
5、一次性购100000元以上大单，返利原购买金额5%，同时需报董事长审批；
6、所有返利均以提货凭证的形式支付。
（七）、大宗业务代表津贴与业绩提成方案
1、大宗业务代表每人每月补助电话费（含车费）100元；
2、推广组每月的目标额以“销售额”为单位，每月的目标额需在上个月28日前制定，具体金额由公司商业总经理制定，制定目标时应考虑到当月节庆，新张根据前三个月销售的平均值而定大宗业务代表绩效考核月销售目标（前三个月不参与目标额的考核）；
3、大宗业务代表月目标额=提货凭证销售目标+商品销售目标；
4、当月完成目标额100%以上，大宗业务代表绩效工资150元，商品销售超额部分按毛利的5%—10%计算提成；提货凭证销售超额部分按千分之五计算提成；
5、当月完成目标额85%以上（含85%），大宗业务代表当月绩效工资为50元；
6、当月完成目标额85%以下，大宗业务代表当月无绩效工资；
7、当月完成目标额75%以下，大宗业务代表扣除当月基本工资100元；
8、推广的商品如用提货凭证消费，目标额如同与现金支付一样计算，但不享受打折，同时大宗业务代表也不计提成。
9、对于连续3个月不能完成任务的大宗业务代表，则降回试用期基本工资；连续6个月不能完成任务的大宗业务代表，则引咎辞职；对于业绩优秀的大宗业务代表将作为晋升、外出参观、学习的人选。
六、凡使用提货凭证购买百货、家电专柜商品，需从专柜营业款中扣取1%的成本费，具体扣取标准按招商部与专柜签定之补充协议。
七、质量记录
《顾客信用核准件》、《顾客订货单》
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