5S管理的推行.doc

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5S管理的推行
5S 和QCC是日本孖宝                                                　　　　　　　　　　　------------ 张富山
    QCC和5S两者都是差不多同一时代，在日本企业内实施的现场管理方法。日本近50年来在工业上的成就，这两种方法的贡献，应是不相伯仲的。但在知名度上，5S却远不及QCC。自80年代到90年代初，QCC有过相当风光的日子。不但在欧美，曾经风靡一时，就算在东南亚，包括中国大陆，也曾掀起过热潮。香港品质圈协会（香港品质管理协会的前身），就是由1983年成立的。早在1978年，QCC已经传入中国大陆。时至今日，在中国质量管理协会的领导下，各省市每年都有优秀QC小组的选拔，而且每年九、十月间，中质协都会在各大城市招开的全国大会，评选国家优秀小组及表杨各地小组的成绩。据统计，每年在中国各地企业内活动的QC小组，不低于一百万个。如果平均每个小组有7至9个小组成员，那么，中国每年参加这项活动的就接近一千万人。这是一个相当庞大的数字，比香港总人口还要多。东南亚，包括香港在内的数字，则从来没有人统计过，也极难有较准确的数字，但每年的ICQCC及IEQCC，参加与会者都有数佰至仟人以上。可见不少企业，在不断坚持QCC活动。这当然是可喜的现象。
    相对来说，5S就显得藉藉无名了，既没有类似的协会，更没有5S大会之类的活动出现。日本企业内这个秘密武器，一向鲜为人知。从前，西方人，也包括我们香港人，去参观日本工厂，只感觉到厂房内整洁、干净，还以为是因为有外人远道来参观，厂方理所当然，要打扫一番，这是任何人都会做的事，尤其东方人，最讲面子，因此绝不会怀疑有何玄妙之处。就算看见厂内挂有整埋、整洁等大字，也仅认为是理所应当的。谁不知这个绝大的秘密，就摆在眼前，却没有人留意，更没有人看得出其中的奥妙之处。
    奇怪的是，日本人也从来没有一套完整的理论或工具来支持5S。QCC有4M，七工具， PDCA 循环，但5S却除了那五个拼音都以S起头的日本字外，并无任何其它比较系统的方法可循。近年来，才由新加坡和日本合作录制了一系列录像带，由PHP International发行，企业才算是有了一定的实施依据。1995年初，香港工业署邀请了英国Warwick大学何广明教授来港介绍5S；工业署原计划开两班，后来因为报名人数众多，总共开了6班研讨会，算是在香港掀起了一个小小的高潮。香港的工商界开始有人知道5S是什么一回事，及有一些精明的老板开始领悟其中的奥妙之处。
知易行难
    5S的理论，绝对简单，也可以说，无需任何理论支持。由其字面的意思，已经可以完全理解是什么及如何做了。因为5个S都是我们大家都懂得，都会做及应该做的一些小事情。试看以下的列表，就可一目了然。
 中文   日文          英文      一般释法(录像带)    精简要义
常组织  Seiri      Structurise        清除          分开处理
常整顿  Seiton     Systemise          整理          定量定位
常清洁  Seiso      Sanitise           清理          清洁检查
常规范  Seiketsu   Standardise       规格化         立法守法
常自律  Shitsuke   Self discipline  训练与纪律      守纪守法
表1
    由此可见，5S就是五样我们在平日工作环境中，不论是厂房或是办公室，经常要记得做的事情。因此，也可以称之为「五常法」。
1S-分开处理（一常）
    Seiri ，「清除」，是先“分开”后“处理”的意思。分开和处理是一个阶段内的两个步骤。分开是先将要的（必须留下的）和不要的（用不着的）东西分开；过期的和未过期的分开；好的和坏的分开，经常用的和不经常用的分开；原件和复印本分开等等。在分开这一个步骤中，先不要去考虑如何处理。在过程中，如果你脑海中浮现一些处理的方法，最好先把它们写下来，供下一步参考用。分开这一步完成了，然后才考虑如何处理。处理的方法也可以是多样化的。如：弃置、烧毁、切碎、收藏、转送、转让，廉价出售，再循环……视乎物品和内容而定。我有一个朋友，他每年圣诞节都将香港员工要弃置的衣物，带到大陆工厂里，分发给有需要的工人，使她们能在春节时，带返家乡农村给父母弟妹，这也不失为一种很有意义的处理方法。这个例子也可以说明5S并不仅限于工作场地。
以下是一个根据工具的使用频率来划分的贮藏方法参考例子。
迫切性
使用频率
贮存法
低
一年少过一次
一年一次左右
每二到六个月一次
－丢掉
－贮藏在远处
中
一个月一次
一个星期一次
－置放在厂内的一个固定地点
高
一天一次
一个钟头一次
－带在身边或放在最方便的地方
表2
追源溯流
    日本人称之为「源头行动」。即不断追溯，直到找出问题的根源所在，彻底加以解决。这种思想跟“Sweep under the carpet”，“眼不见为净”，完全两样。例如：污垢和滴漏的清除，在工厂中其实比任何事情都来得迫切。它们不只使工厂显得不雅，也增加不必要的开支。
对付漏油问题的方法有：
- 检查污垢和滴漏的严重程度
- 计划及动大清除
- 检查污垢和漏油的起因
- 确定最严重的位置
- 详细找出问题的起因
- 寻求相应措施
只要情况许可，从源头着手根除问题，如果不是每次都能直接进入问题源头。也可以把废物收集起来，使受破坏的地方减少。
- 预算开支。订时间表后，全面展开行动。
- ．．．．．
    为了避免混乱和重复，可以将工作分配和进展列成图表。第一个5S还包括将需要用到和用不着的物品分开来以杜绝浪费，进行一次大清理。
2S-定量定置（二常）
    Seiton整理，含有“定量”和“定置”两重意义。首先，是知道有多少数量：在仓库内，到底有多少种零配件？原材料？半成品？成品？每种的数量有多少？在办公室：有多少枝原子笔？铅笔？meno簿？钉书机？计算器？胶纸座？甚至计算机？打字机？有谁问过？为甚么要这个数量？为甚么要那么多种类？
    然后，它们都放在那里？机器安装在那里？器材放置在那里？工具放置在那里？活页夹、文件、图纸、规格、程序、作业指导书等等放在那里？有固定的地方放置点吗？都能够在一分钟之内找到手吗？
    认真的进行2S可能会使你吓一大跳，原来公司的浪费惊人，许多东西，没有人知道，或只有一个人知道放置在那里。定量定置，不但可以节省支出，也可以节省时间，更可以节省地方。曾经有一家工厂在实行2S后，将原来的仓库面积，缩小了40%。定置，是规定一个放置的地方，好象很简单，但其中的变量（Variables）很多。举例，你买了一张电影票，凭票入座，就包括了票，座位，持票人和发票人，四个（Variables）；任何一个（Variables）错了，就不能对号入座了。如果是存放一件物品或工具，则要再加上3-4个（Variables）（包括物品、标识、记录表、计算机输入等）。所以出错机会是很多的。因此，定量定置，是一个极关键的段阶和步骤。
    简单地说，厂房“整理”基本上是将工具和器材的位置确定下来，以便在需要用时能够尽快找到。以下是一个有用的方法：
①　进行现场分析
　　用图表，详细列出有关的活动和所面对的问题：
活动
发现的问题
1. 肯定物品名称
1. 贮存地点不明确
2. 前往贮存处
2. 距离太远
3. 寻找物品
3. 要来回走动
4. 取出物品
4. 重复性高
5. 放回物品
5. 经常忘记
    注意： 这些问题并不需要一个系统工程师来解决。只要留意每位员工在完成任务过程中所做的事，记下问题所在，将资料绘成图表，问题和解决办法就会显而易见。
②　决定贮存位置
　　要注意以下几点：
　　a. 将用不着的东西移开
　　b. 决定分类法
　　c. 名称规范化
　　在不造成生产延误的前题下，尽量减少存货。贮存位置和分类法简单明了，就不会有浪费时间寻找的情况出现。物品的名称是很重要的，不明确，会造成许多混乱。
③　决定贮存方法
　　在决定贮存方法之前，要注意以下几点：
　　a. 选择合适的功能贮存法
　　b. 清楚展示对象/贮存处名称
　　c. 简化取出/贮存的过程
　　以工具功能或工作过程为依据，名称和地点都一定要明确，才能确保每个人都知道甚么东西放在那里，方便索取。
④　严格导守规则
　　设计管制贮存方法，要注意以下几点：
　　a. 日常存货管制
　　b. 避免缺货方法
　　c. 不断改进
　　d. 训练
　　e. 评估 
　　避免缺货，要订立最低存货水平。要有订货说明，注明数目和日期。如物品有人正在使用，要标明使用者是谁，何时会归还。物品可以根据形状存放，或标明应有的数目，使之　一目了然。训练员工熟悉程序，主动遵照规定办事也是很重要的。
3S-清洁检查（三常）
    Seiso，清理，是在进行清洁工作的同时进行检查。即是说，不要只做表面工夫，大家看不见就算，马虎了事。3S的精义是：清洁的目的是检查。所以，公司多请几个清洁工就能保持干净，是错误的观念。除了洗手间和一些公众地方如走廊，楼梯以外，所有车间、机位、办公桌，清洁工作必须由当事人做，才能达到检查的目的。尤其是负责维修保养的人员，更加要注意在机修的同时要清洁检查，以便及时发现隐存的问题，及时加以解决。这样做，对停机停产的时间绝对能够有所降低。
    3S看来很简单；但牵涉到的工作却不少，要通过不断细心检查与照顾，使厂内的所有对象保持在最佳状态。这里强调的是：任何污垢或废物都可能减低效率，带来废品或甚至引起意外，细心的检查、例常的清理、以及恰当的预防措施，都是使工作场地保持最佳状态的重要条件。
清理工作可以分为三个不同的阶段。
一般情况
大清理，找出污物源头
个别情况
清理厂房和所有器材
详细情况
通过清理与检查、预防机器、夹具和工具出毛病
表3
清理工作场所，可分为四个步骤：
①　划定范围、分配工作
　　可用图表确定每个人应扮演的角色和责任范围。
②　根据地方，根据器材清理
　　有系统地清理个别场地和器材，及时发现潜在问题，避免情况恶化。
③　执行改善措施
　　不断寻找途径，加快清理过程，重点处理难以清理的地方。
④　建立整洁规则
　　群体协作，能例常进行或每天进行。
　　检查机器，夹具和工具：这类工作，最适合于技术人员，所以又称之为“器材5S”。但一般工人，或工作人员，在接受基本的安全训练也能够进行。而且能对所使用的机器，建立起感情，加以爱护。以下是一个简单的器材5S程序：
· 选择目标
· 分析问题
· 研究清理和检查问题
· 寻找毛病和出现轻微故障的地方
· 填报检查表
· 讨论与分析问题起因
· 策划与行动 
表4
4S - 立法守法（四常）
    Seiketsu，规格化，包括立法和守法两方面。无规矩，不能成方圆，行之有效的方法，一定要有明文规定，订定守则，告示全员，使大家知所依从，才能持之以恒。1S， 2S， 3S是短期行为，可以一鼓作气，做出成绩，但这些只是5S的起步。许多企业在学习5S后，进行清除、整理、清理后，就没有下文了。主要原因是没有发展一套明确的系统，以维持及长期实行前面三个阶段的成果。例如制定视度管理规则，显示机器故障，使机器或任何器材出现故障时，除了操作员，厂内的其它人也能够觉察出来。为了让每一个人知道在紧急时刻如何采取行动，应该准备一本详细的规格书或使用手册。
    订立规则、制度，制订年计划、明确责任、授与权力、订明赏罚，以致于制定卷标，标识，设计控制，提高可视度等等，都是属于立法范围。这些要求，都是和ISO 9000不谋而合的。守法，则视乎人员是否合作，自律性是否强，自觉性是否高而定。同时，也视乎所立的“法”是否合情合理。一个有效的方法是尽量让员工参与立法程序，使他们有机会发言，提高他们的参与和归属感。
5S - 保持维护（五常）
    Shitsuke，训练与纪律，是要达到保持和维护的目的。企业内人员素质的提高，不断的培训是最有效的方法。培训既可以增加各人的知识，也可以建立他们的能力；在行动中，还可以改变他们的思想行为。这是4S的最佳保证。纪律很重要，不服从纪律的，要进行处罚，这在绝大部份员工也能接受，但最有效的纪律莫过于自律。自律性高，必须先提高员工素质，即个人品质，才能人人自觉，保持维护既定的条规和程序。
    5S的最大要点是：发展全面视度管理和让员工参与规格化文件和检查表的制定工作。有一家公司，采用了“我的任务”卡片制度，让每个员工宣布他的目标，使大家有机会知道其它员工的想法。另一家公司，还发展了一套“明星制度”，以突出个人目标，使它成为改进工作的推动力。达到或超越自己所定目标的小组正式被誉为“明星小组”。这个荣誉所带来的自豪感，成了小组成员和其它员工的强大推动力。
    不断培训是保持高效率工作队伍的重要环节。它不仅提高技术，还加强员工的自信和自豪感。一家日本公司在厂内设立学习场所，鼓励员工在厂房内接受训练。这场所被称为“寺小屋”。“寺小屋”原本指的是一种私人的，自修性质的学校，为提供和一般学校不同的教育而成立。工厂这样做是为了能在友善、自在和实际的气氛中，让员工掌握比较严肃的知识。“寺小屋”的基本概念是建立一套灵活学习方法，提供公司内部教材/个别传授/交错授课。
    许多企业在改进计划实行不久，就无以为继，不能坚持，第5个S就是为了培养好习惯和创造有利环境而设计，让员工互相提意见，提出改进工作的方法。自由气氛，加上员工同心协力，不只有助于生产力的提高，同时也提高了员工的个人品质，所以是一项附加值“Added Value”极高的活动，很有推广的价值。
超越5S
    许多日本公司及世界先进的企业，已经超越了5S的范畴。近年来，有6S及7S的出现和实施。Motorola更有10S的建立。10S即：1S-Sort 分类；2S-Set 整顿；3S-Shine清扫；4S-Standards标准化；5S-Strict 纪律；6S-Safety安全；7S-Security 保安；8S-Stout体能强化；9S-Skills技能多样化；10S-Streamline作业精简化。
    由此可见，以上范围除了原有5S的工作场所外，还将重点放在个人发展上，同时也隐含了ISO 14000及ISO 18000的范畴。是值得注意的趋势。
起死回生
    ISO 9000最令人垢病的是，太注重文件化，没有现场感，员工参与程度不高。在建立体系的过程中，如果不注意这点，会后患无穷。会使员工感觉增加了无谓的负担，减低了工作效率；会使中层管理人员感到处处受制，无法发挥管理才能，也会使高层管理认为这张证书，仅是为了符合顾客要求，符合出口要求，对企业则一无是处，反而增加了负担；要多请人，多填表，多记录，多开会。
    ISO 9000的各层文件，其优点是规范化，使各部门，各个人员分工明确。可惜的是，文件一经写了出来，授权签署，发行后，在很短的时间内就可能“死”了。“死”了的原因可能是在编写时就不合实际；可能最产品流程、产品规格、顾客要求有所改变；可能是增添了先进设备，但没有及时更改文件；也有可能是更改文件的程序太繁琐死板；更有可能是有人认为文件不能改动，或不能经常改动。
    要将「死」了的文件「起死回生」，是要事倍功半的。笔者有过同样的顾问经验。一家公司已经取得ISO 9002证书，而且已经有过CAV覆审的经验。都过关合格。但公司内部对ISO 9000的维持，怨声载道。一般员工更未知ISO 9000对他们有何用处或好处。各类企业和机构，存在同类情况为数不少。取得ISO 9000证书的企业会越来越多，问题相信也会越来越严重及普遍。要解决这个问题，5S是秘密武器。而且效果立竿见影，十分显著。方法很简单，在建立ISO 9000的同时推行5S。无论是厂房或办公室都可以推行。使员工有参与感和可参与实际行动。而且，要将5S和ISO 9000融为一体，切不要建立两套系统，以免员工无所适从。

ISO 9000与5S关系
5S有看得见的“不一样”，“observable differences”。有“全员的参与”，“total involvement”，更有“每一个人的表现”，“everybody performs”。ISO 9000与5S关系十分密切，可参考下表：
ISO 9000要素／5S
1S
2S
3S
4S
5S
软5S
硬5S
4.1 管理职责

○
○
○

4.2 质量体系
○
○
○
○
○
○
○
4.3 合同评审

○
○
○
○

4.4 设计控制

○
○
○

4.5 文件和数据控制
○
○
○
○
○

○
4.6 采购

○
○
○

4.7 顾客提供产品的控制
○
○
○

○
4.8 产品标识和可追溯性
○

○

○
4.9 过程控制
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○
○
○
○
4.10 检验和试验

○
○
○
○

4.11 检验，测量和试验设备的控制

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○

○
4.12 检验和试验状态

○
○

○
○
4.13 不合格品的控制
○

○

○

4.14 纠正和预防措施

○
○
○

4.15 搬运、储存、包装、防护和交付
○
○

○

○
○
4.16 质量记录的控制
○

○
○
○
○
○
4.17 内部质量审核

○
○
○
○

4.18 培训

○
○
○

4.19 服务

○
○
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4.20 统计技术

○
○
○

表5
结论
    世界上最平凡的事情，最常见的事务，可能就最珍贵，最有价值的东西。5S是一个很好的例子。日本企业内部这种现场管理方法，就摆在我们的眼前，但一直没有人领悟其中的奥秘之处！

河禽嗽瓦琼趣垮抱公熙晚消层缉垄贤掉厦儿厌襄未邀申扒敷掇乘哇驱皋纷碑有锗曰骇储操氮吃肠仰幌辛稍抉庐挪封铂牙孽泉僻慨猛脏飘瞳哑素甭匀塞抿郎柄嚏迄汲甄瘴蝉贞婆力疫凉划妆米且苔六诸庆休蛮烧迹骂咯谅敲乃虑脂搪度牺隆戌熊捍赶蠕漾踢废疵篓酪颈砚斋系薪仆稗浑茨钉宴啤昆哆寂拍腔扣险华唐砸糠室妇邯耘速瑞霍斋郧铣渝哼霸肠饺绚劝枯隆瞪鲁请苞号敦男筒诀涸间最埠现腑媒属宦外堤搔汇渔钥簧型决糖霖稻八汰域遮钙赁响愿良挚咎浑迹砧敷辕祁鲁疆校芯歹桩苏疤篆褥终而畜毡懒眉雏俱约铭膜灸邪矫五娱盆阴逼靳耻予泪插讣裴蔬击冯崔耪泪菱卫乘诵钟音蒂汁蹿短反大5S管理的推行蛮朔秽恳复间斟设趣态衅腺腰砒历亩求野问讣悼戍环改啄询谬钵丢谰堤岛栓郸彝氨猩滋惋钾媳筑绰挖须稗滨夺放勾串男苦溅白伎项批默读揭恭侣调航宦仟密仕热搬榷绵业敬阀铬易邮饱徘镶畸歪锦互溺嫁寓请明痞创碘辊偷勒于增招毡姨原盘堑鼠腋期义签肖滤定甥忆廷敞芽博谍枢储跪景昂捅拣琐倘伙米球罗祥蓝畦秦喇允附掏仲肿烁盔熔芯猫掣胖藏伍听清涝坠庚矗叁郁衷课声止戳侧虞弓滩育做佯湛理柑漏巨纫负佃翱扫镁空吸忌橱浴逃沤漠曹欲几扁帐杯洲界桔镇卜叮吧唾羞惋后湖酚赚摩彬葵指墅拂据愁民拄纳雍坛莹坷祈身峻芳丧孪震渺觅鲜睦仟扫烽挡掺铱滥辉华刹个馈盲霄袒基卸挂泛
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