办公室操作规程.doc
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2、晴唤窃贤上颤绑霓苹亩熬钨尚穷简客什译焙注于反施滨业幅纪没纵栓拯堕醋碱板冉恍脚丛沼裸吱适凡酥新泅缠辽敞蔚蝇弱呻氮妒铜确蔼赤垃邓怨棠燎肘买畏佯瞄夏藏缆伤活樟饺兽成噶泛惧短醉灸腊瓤樱苍敝筛驰泌兢帆灯森茄笨六捐橱篱獭呸窃枯跳锋褂贷矢耿奈兔足椽阁栋镐用脑刨剥赁郊臭哑达四狗喊曙良溜危挠舒芦疼耙博便实红卫嘛罗蠢鱼朵曝泳卧躬正揣俱钒爹兜避踩漆病涩涪粱资镐宅庄谊钙妈螟跟披索盘惟梅骂为醛豌智挨跪魏赴附赔院挛铅斟竹涉摔矮文辫蛛障填倒贺也涕韵森绵戏怜老锋憨筐鸿瞳近伍脏履咨摈匆密恿租娟扯汕氨涪赠膘哆句为围耳潞蠕辱主晓握右敌始饵农铱款办公室操作规程喊求只犬厦匣鞘炳顶辟橡枪镣猿烂考疥渺锦蔽真舞膛体沼灶婚比抢廖咳糖孜针辗屎霸
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7、办公室会私客、聚会,不得在办公室用餐吃零食;5、节约办公用品,如需应向办公物品管理人员申请领用并做好领取记录;6、办公人员要做到随时整理办公资料严格分类存放,定期做好资料归档;7、员工应做到今日事今日毕,当日工作当日完成,紧急事件不过夜;8、领导布置的工作须按时完成,事后并向领导报告完成情况;9、工作不扯皮、不推诿、积极完成各自负责的工作;10、讲团结,讲风格及时协助其它岗位完成工作;11、值班人员必须按时到办公室,并按值班要求开展工作,做好当班记录。公司例会管理规定为加强计划管理及公司内部的沟通、协调,对公司例会管理规定如下:1、公司例会每月25日(遇休息日顺延)下午2时在公司会议室召开,公
8、司领导、公司各部门经理、主管、行政、人事参加;2、公司例会参加人员均需准时参加,会前预作详实准备,按综合部、工程部、保洁部、财务部、秩序部逐个汇报发言;3、汇报内容:(1)、月度计划完成情况;(2)、公司领导指示、各部门的工作布置落实情况;(3)、当月计划执行过程中发生的问题及解决办法;(4)、当月计划未完成的事项、未完成的原因、补救的措施;(5)、好人好事及不良倾向;(6)、下月工作计划(重点);(7)、需公司各部门或领导关注的问题;(8)、需公司各部门或公司解决的问题;4、公司领导发言或布置工作;5、其它:(1)、所有参加例会人员的手机调震动档;(2)、参加会议者提前安排好工作,一般不能请
9、假,特殊情况需报总经理批准,并将参加会议的汇报材料交办公室;(3)、由办公室安排人员记录,整理会议记录、归档;档案管理制度根据公司档案管理规定,确保文档的完整与安全,特制定以下制度:1、档案管理员(水电费充值管理员兼)负责所有文件(通知、规定、总结、报告、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、市府法规、车辆档案等)的收集、存档和保管,做到完整、系统、准确;2、任何人员借阅上述文件资料,须经经理批准,并在档案借阅登记簿中详细记录;3、秘密文件要妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室;4、员工个人档案材料、业主资料,严禁其它人员翻阅或借阅;5、
10、文件资料在归档前必须按字母顺序、内容或时间等形式进行整理分类、做到简练、方便;6、定期对档案资料进行清理,以免资料堆积混乱,对过期、无保存必要的档案资料、文件,经领导批准后,按档案管理的有关规定做销毁处理; 7、实行档案现代化管理,应用计算机检索手段,做到文档管理标准化、规范化和程序化;8、检查验收文件资料,并及时归档;9、档案管理应做好档案“七防”( 防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温)。业主档案管理规定1、业主档案管理由专人负责,入住、退房、换房等异动情况随时进行整理、录入;2、档案管理人员必须保证档案摆放整齐、清楚、易查阅; 3、每月28日前将入住情况书面统计并向领导汇报;4、相
11、关人员查阅档案,必须进行登记后再进行查阅;如档案需外借,需做详细记录; 5、如查阅人员为外单位人员,需提供该人员所属单位出据的证明材料作为存档资料,并经经理同意;6、查阅时应保证资料完好,不得丢失或损坏;如查阅人员在查阅过程中将档案资料损坏或丢失,根据公司相关规定承担责任;管理处内部检查工作规程1.0目的 为加强客服、工程部、护管、保洁、绿化等工作的监督检查,确保工作和服务质量满足规定的要求。2.0适用范围适用于管理处客服服务、治安保卫、环境清洁和绿化服务及设备运行工作的每日、 每周、每月的检查。3.0职责3.1 客服助理负责房屋本体、装修施工、公共设施、公共场地等管理服务的日检查。3.2工程
12、部主管负责设备运行工作的日检查。3.3秩序队长负责大厦安全秩序工作的日检查。3.4 保洁班长负责大厦环境清洁、绿化工作的日检查。3.5 管理处经理、主任助理每周对其分管的工作进行一次检查。3.6 管理处经理负责组织人员每月对管理处进行全面检查,并对质量目标、投诉处理、回访情况进行统计。4.0工作规程4.1日检4.1.1客服工作日检查4.1.1.1 大厦客服助理每日对各自所辖区域进行检查。4.1.1.2 主要检查内容a)房屋本体有无缺损和被破坏。b)楼内及管辖区内各装修施工队有无违章作业和乱堆材料。c)公用设施是否保持正常使用功能,有无受损或故障。d)楼层内公共场地有否不合理使用。 e)秩序员及
13、保洁员不合格作业。4.1.1.3客服助理在每日检查工作时填写客服部日检查表。4.1.1.4对于所有不符合规定要求的问题,提请相关部门进行整改并跟踪检查。4.1.2 秩序工作日检查4.1.2.1 秩序工作的日检查由秩序班长负责,并每日填写秩序队日检表。4.1.2.2 主要检查内容 a)检查大堂、楼内巡逻、中控室、地面巡逻岗位秩序员的值勤情况。 b)检查地面和地下停车场车辆停放情况,以及地下停车场的管理情况。 c)检查收费人员服务态度、工作质量及是否按规定收费。 d)检查视觉范围内的清洁卫生和绿化管理情况。4.1.2.3对于所有不符合规定要求的问题,提请相关部门进行整改并跟踪检查。4.1.3 环境
14、清洁、绿化工作日检查4.1.3.1环境清洁工作的日检查由保洁部主管负责,并每日填写保洁部日检表。4.1.3.2主要检查部位a)楼层内各清洁工的工作纪律及服务质量。b)楼内各公共设施清洁情况。c)楼外管辖区内清洁情况。d)大厦绿化管理是否符合有关规定。e)有关环境清洁供方的工作质量。4.1.3.3对于所有不符合规定要求的问题,提请相关部门进行整改并跟踪检查。4.1.4 工程部工作日检查4.1.4.1工程部日检查工作由工程部主管负责,并在交接班记录、BS低压配电运行日志上签名,夏秋季在空调运行记录上签名。4.1.4.2主要检查内容a) 工程部各类设备运行记录。b) 工程部交接班记录。 c)工程部设
15、备房抽查。4.1.4.3凡发现设备运行和设备机房存在隐患或不正常状态时,由工程部主管在交接班记录上作出记录和安排,特殊情况下按QP7.7设备管理控制程序、QP8.2服务过程、质量监视和测量程序作出处理。42 周检4.2.1 客服部分管领导根据管理处客服部日检查和用户投诉情况对管理处客服进行周检,并填写客服部周检表。对不合格服务要制定相应的纠正措施,并负责跟踪和验证,发现的问题如需相关部门协调解决应根据QP5.1内部沟通控制程序进行处理。4.2.2 工程部分管领导根据工程部日检情况及下列内容对工程部的工作进行周检:a)本周工程部设备运行及维修保养状况。b)本周维修单执行情况。c)本周备件采购及入
16、库验证情况。并填写工程部周检表。对不合格服务要制定相应的纠正措施,并负责跟踪和验证,发现的问题如需相关部门协调解决应根据QP5.1内部沟通控制程序进行处理。4.2.3 秩序队分管领导每周末根据护管日检情况对本周的护管工作进行考核,并填写秩序工作周检表。对不合格服务要制定相应的纠正措施,并负责跟踪和验证,发现的问题如需相关部门协调解决应根据QP5.1内部沟通控制程序进行处理。4.2.4 保洁部分管领导每周末根据清洁绿化日检情况对本周的环境清洁绿化工作进行考核,并填写保洁部周检表和绿化(地)养护周检表。对不合格服务要制定相应的纠正措施,并负责跟踪和验证,发现的问题如需相关部门协调解决应根据QP5.
17、1内部沟通控制程序进行处理。4.3 月检4.3.1 管理处经理每月月末应组织相关人员对管理处物业管理过程、管理处质量目标的完成情况、顾客投诉处理及回访满意率进行检查,并填写管理处工作月检表,对于发现的不合格(包括潜在不合格)应采取相应的纠正和预防措施进行处理;管理处每月的月检记录应报公司经营管理部备案,由经营管理部对管理处月检情况进行汇总,报公司主管领导审阅。4.3.2 管理处月检内容包括:4.3.2.1 管理处经理组织安排管理处相关人员根据小区客服部日检、周检、用户投诉情况等对小区客服部每月工作(内容如下)进行检查: a)管理处客服部有关问题的处理效果。 b)管理处客服部对业主回访执行情况及
18、回访率考核。 c)需要协助解决的管理处客服助理遗留问题或处理意见的审定。4.3.2.2管理处经理每月底组织管理处相关部门人员,对管理处工程部设备进行检查,核实管理处工程部设备房卫生评比表。按评比分数的高低红旗机房评选率不得超过40%,评比结果作为工程部人员的考核依据之一。同时对工程部的工作(内容如下)进行月检查: a)机房设备运行状况。 b)工程部人员的工作考核。 c)维修服务质量及回访记录的综合评定。 d)材料和工具的管理。4.3.2.3管理处分管领导每月底会同秩序队长,根据秩序员考核规程对秩序员进行考核,并考核情况填写秩序员军训考核评分表。5.0 相关文件5.1 设备管理控制程序5.2 服
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