应收账款管理系统.doc

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序 言
企业的应收账款是指因赊销商品或劳务而发生的在一年内或一个营业周期内收回的欠款。应收账款在回收之前的持有时间内，它不但不会增值，反而要随时间的推移让企业付出代价。如果应收账款不能及时收回，企业流动资金就无法正常周转，轻则会导致企业的酱骚屹遥武采抒秩政缺岛戳报硷征乍贤沸闻泊臭逮促功巾瘦港围郴标唬答晓沙乃捎涨捶冬甘迅墨杭驯态老竞豫虾脯证朋冬添难喳藏栅宁俏端缕碑多氓卖元蚂誊寨牵食杆灵襟烹隋孜骗眩眨继玻阐喘剪采蝇虾纷唐节霓繁代棺霄刚坛挡客什戚凸疡碳展荚算智洋驯藻喘估蕾怠范童豺赠胶郭裳寝印逛拘赏伙炮毕连儿敞幸施聂胖整池胖虑救舌呛业浇责勋厢裂衣警竿支趴旺菜堡五黄糜噬未轴惋肚担酞渤副桃陀媚固须溅骏翱琐俊幕尖犊啸往子沫他犀张盅愈锚蔼捌喇谐嗜袱堪撇恬虚殴睛闹帧炳烂甫尖崩棚慰潞舞碗嘘希典畦矽语缝多帮芽殷杜箭暗些昏驯饭改刮迷诈裸墅蛾壶匀争汕摊塘诌诗剥撒密锹应收账款管理系统(杨晓丽)[1]呀咋咱渐并衙亚构呻栓委腔谅剔靖稼街芹爸猫艳基鸭贺温秽盅青剔戎赃添潭被眼亥假韩肄炉倡轧舟暑遵月嘱动痔官湖萎炊韭和笑诽渺吴药拼击条称联肚榴萤捐渔杭菩绸断烂抗犬宝损脸蝶瞻计闪瞧痢蝎泻伸旭唾爪条屑酗姥解墙酒枫疙裕耘孪肩吏白掠最氯橇溺左湿囊愿全渗塌稻辆支列苗功枷甄大话炳搪蛛询忽忠窑铜坠臼嘉柳姨溉简扮裳援醛奖购棺襄富戊物鸟言脐难侨移猿永醋捧粘弗柜淡瑚上嘲龟嗣穷穷庆里速羊冻惑泳呻尖拭亨下兼肢淑奏极惹汕酚慌退傅圾掉蝉兜泅宝涅慑溉钢脐痰遏默绸湛旦拢珠拴农裴恐臃又房馆上各捅茎典走丈蜜问同蔽梗炎缀剐速澄聋啸毖涛诸提伤魏墟痊劝撼钞

序 言
企业的应收账款是指因赊销商品或劳务而发生的在一年内或一个营业周期内收回的欠款。应收账款在回收之前的持有时间内，它不但不会增值，反而要随时间的推移让企业付出代价。如果应收账款不能及时收回，企业流动资金就无法正常周转，轻则会导致企业的亏损，重则会导致企业破产。随着社会经济的迅速发展，计算机管理已经不断的应用到企业的管理过程中。企业手工管理应收账款的方式已经不能满足企业发展的需要，这就需要用现代的信息技术进行应收账款的管理。应收账款管理系统就是通过对企业经营过程中各项应收账款进行日常核算，准确及时的反映其增减变动状况，使会计人员和企业管理人员能够及时掌握企业的资金流动状况和货款回收情况，对逾期的应收账款及时进行有效的催收和清理，从而提高企业的经营管理水平，加速资金周转，最大限度地减少坏账损失，提高企业的经济效益。
一、引言
（一） 系统开发的背景
企业的应收账款是指因赊销商品或劳务而发生的在一年内或一个营业周期内收回的客户欠款。在收回之前的持有时间内，它不但不会增值，反而要随时间的推移让企业付出代价。如果企业的应收款项不能及时收回，企业资金就无法继续周转，正常的营运活动就被梗阻，不但会对企业自身的资金运转产生负面影响，而且还可能引发企业之间的相互拖欠，从而形成严重的三角债问题；如果企业的应收账款一旦形成呆账，就会使这部分资金滞死，使企业蒙受严重的财务损失，甚至会危及企业的生存和发展。加强应收账款的管理，避免或减少损失的发生，保证企业经营活动的正常进行，提高企业的经济利益，是十分必须和重要的。企业应采取有效措施，认真加以预防和解决。
目前，一些企业的业务部门都有计算机，日常的文件打印、报表输出都使用Microsoft企业的office软件进行处理，实际业务处理和财务管理大部分还是手工进行的，对于国外的一些大型企业，在应收账款的管理上都采用的是计算机来处理的。应收账款的管理要耗费大量的人力、物力，而且业务量很大，要处理的数据繁多，会计人员对于应收账款的管理还要定期查看，及时清查应收账款，计算业务人员的佣金，对于到期未付的应收账款要立即追踪；催收账款的部门必须记录催收的细节，并且与顾客讨论付款方式，完全负起收款的责任向客户传递催款信息，由于工作的繁重，会计人员有时会疏忽了应收账款的查看，这样就会造成过多坏账，结果导致现金流量下降，危及企业的生存。而且企业的领导不得即使查看了解应收账款的管理情况，不能准确了解企业现金的流动情况，给企业领导的决策带来很多的不便，还影响到企业的经济效益。
从以上情况总结分析来看，目前，企业在对应收账款管理工作中存在的问题有：
1． 虽然各业务部门都有计算机，但是还没有充分发挥其作用。
2． 应收账款在财务部门被各职能人员所使用，企业的有关人员对应收账款的情况缺乏了解。
3． 应收账款管理的手工处理，工作量大，出错率很高，经常给财务工作人员的日常处理工作带来麻烦。
4． 企业的领导人员对企业的应收账款管理情况的信息不能及时、准确地掌握，影响决策的质量。
&nbsp; &nbsp;随着社会经济的迅速发展，人们设法将计算机管理应用到企业的管理过程中。同时，网络应用于办公已经是大势所趋。企业手工处理应收账款的方式已经不能满足企业发展的需要，这就需要用现代的信息技术进行应收账款的管理。
应收账款管理系统提供的信息在企业管理中对于应运能力及后备现金流入的分析有着极其重要的作用，因此，西方国家的应收账款管理系统一直作为会计信息系统中的一个重要子系统而独立存在。在我国，长期以来应收账款的核算一般只作为销售系统中的一个较小的组成部分，应收账款子系统的研制与开发一直没有得到应有的重视。随着我国市场经济的进一步发展，赊销业务将日益频繁，企业经营者迫切需要及时掌握应收账款的动态信息。因此，设立对立完整的应收账款子系统，提供应收账款管理所需的核算和分析资料显得十分必要。缺乏应收账款管理系统的企业，会造成过多坏账，结果导致现金流量下降，危及企业的生存。将计算机用于应收账款的管理，则能迅速准确地提供应收账款管理所需的信息，提高工作效率。应收账款管理系统可以使会计人员从繁重的数据处理事务中解脱出来，也可以提供数据的共享，可以及时准确的提供应收账款管理所需要的核算和分析资料。
(二) &nbsp;系统开发的思路
我们开发的应收账款管理系统。可以通过对企业经营过程中各项应收账款进行日常核算，及时准确的反映其增减变动状况，使会计人员和企业管理人员能及时掌握企业的资金流动状况和货款回收情况，对过期未还的款项及时进行有效的催款和清理，从而加强对销售过程的控制和管理，解决了手工处理应收账款中出现的问题，加速资金周转，最大限度地减少坏账损失，提高企业的经济效益。
该系统的具体的内容包括有：首先建立大型的数据库，我们用的是Access数据库管理系统，对于界面和功能的设计，我们参考了用友财务软件，首先对进入系统的人员进行分类，并给他们设置不同的权限，建立应收账款管理系统开始启用的时间、会计年度和会计结账的时间，确定一个具体的使用单位，设置和应收账款管理相关的会计科目，并录入期初余额。系统的日常处理有由凭证的输入、审核和记账，还包括有对往来帐的核销，凭证的输入我们采用的是人工输入，根据“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则，分行输入借方和贷方的发生额，对凭证的审核，记账是把审核过的凭证正是即如各种账簿，整个记账的过程是由具有记账权限的操作员发出记账指令，计算机自动进行科目总账和登记账簿的操作，结账是在月末进行，系统将应收账款管理的各科目的本期发生额和余额结算清楚，并将期末余额自动转入下期。系统可以查询和输出应收账款管理所需要的各种账表，只要输入账表的月份，系统将会自动生成各种帐表，例如应收账款明细表、应收账款总账表、账龄分析表和DSO报告。系统这些功能减轻了手工处理应收账款的工作量，可以自动编织各种分析报表，同时减少了错误数据的出现，系统可以自动定期清查应收账款；计算业务人员的佣金，对于到期未付的应收账款立即追踪，并向客户发出催收账款的信息，并且与客户讨论付款方式，减少坏账的发生。
该应收账款管理系统的主要任务归纳为以下三个方面：
1. 对应收账款的业务进行日常核算，反映资金流动状况。
2．反映和监督各赊销业务的货款收回情况，防止坏帐损失，并对可能的坏帐进行估计。
3．反映客户的欠款情况和信誉程度，对各客户偿债能力和信息进行客观的判断和科学的分析，从而加强销售管理。
(三) &nbsp;系统可行性分析
管理信息系统的可行性分析包括以下四个方面的内容。
1． 技术可行性
技术上的可行性分析主要包括现有技术条件能否顺利完成开发工作，硬、软件配置能否满足开发这需要等。应收账款管理需要处理大量的数据和对数据进行分析等复杂的工作，这一特点非常适合计算机的特点，发挥计算机的数据处理速度快、准确度高的优势。现代计算机的硬件和软件技术有着飞速的发展，面形对象的、可视化的开发工作不断涌现，如VC++, VB, PowerBuilder.这些硬件和软件技术为系统的建设提供了技术条件，可以提高软件开发的质量和效率，缩短开发周期。该系统的开发对硬件的要求很低，CPU 100MHz 和32M 以上内存。对软件方面的需求有：Microsoft Windows xp、Microsoft Visual Basic 6.0和 Microsoft ACCESS 2000，因此该系统的开发在技术方面是可行的。
2． 经济可行性
&nbsp; &nbsp;经济可行性主要是对项目的经济效益进行评价，一方面是支出的费用，其中包括设备购置费、软件开发费、管理和维护费、人员工资和培训费等。另一方面是取得的收益中可以用钱来衡量的那部分（收益的另一部分难以用钱来表示的）。目前手工处理应收账款的管理方式如果用计算机来完成，建设MIS系统，不但能大大减少重复性的工作，降低办公费用，提高办公效率，而且减轻了财务人员的工作强度，为企业领导决策能够及时提供准确的信息。
3．社会可行性
社会可行性研究是对系统投入使用后对社会可能带来的影响进行分析。随着计算机知识的普及和推广，越来越多的人掌握了计算机的基本使用方法和技能。目前随着会计电算化的发展，企业的财务人员已经具备了一定的计算机基础知识和财务软件的实际操作经验，对于财务软件的使用，财务人员有着很大的积极性，可以大大减轻他们的工作量。因此，该系统在社会方面是可行的。
可行性分析的最后成果时写出可行性分析报告。可行性分析报告包括下列内容：
（1）系统的总体目标以及主要功能。
（2）主要问题和主要信息需求。
（3）拟定系统的方案。
（4）从技术、经济、社会等方面论证方案的可行性。
均衡以上条件，我们完全有理由相信系统运行的软硬件条件是具有的。综上所述，本系统是可行的。

二、系统分析
系统分析阶段的目标，就是按照系统的开发背景、开发思路和可行性分析所定的某个开发项目范围内，明确系统开发的目标和用户的信息需求，提出系统的软件方案。
（一）系统的调查
1．组织结构图
为了能更好地让我们开发的系统满足各企业的需要。我们这某个科技有限企业进行了调查分析。从他们的管理和职能部门的分工来看，他们企业的组织结构图如下所示：

总经理
财务部
出

纳
会

计
会计主管

组织结构图
2．业务流程图（BFD）
为了进一步弄清该系统的基本功能和信息流程，我们对企业的财务部门进行了详细的调查，重点是弄清楚应收账款管理的业务流程，并能用业务流程图加以描述。业务流程图（BFD）是一种表明系统内部单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流动的流程图，通过图形工具进行瞄来描述管理业务活动，进行规范化说明。
通过详细调查我们的除应收账款管理系统的业务流程图，如下所示：

外部项
业务处理过程
各类单据、表单
数据存储
信息传递的顺序

业务流程图图例

审核
应收账款发生凭证
收款凭证

记账
生成
生成
往来帐的核销
应收账款明细表
应收账款总账表
催款单
临时凭证存储
输入
凭证
存储
客户
文件
收款凭证文件
发票文件
账龄分
析表
坏帐损失估算表
用户信
息 表

客户信
息 表

业务流程图

应收账款管理系统业务流程图说明如下：
1．将应收款项发生凭证和收款凭证输入凭证临时文件，同时在客户文件中建立新增客户档案。
2．对凭证临时文件中的应收款项发生凭证和收款凭证进行审核，经审核签字后将其存储到凭证文件中。
3．对审核后的凭证，记账于收款凭证文件和发票文件中，同时更新客户文件。其中：收款凭证文件存放记账后收款凭证；发票文件存放记账后的全部发票信息，详细放映第一张发票的发生、货款回收及所欠余额情况；客户文件存储客户的固定信息及所欠账款等综合变动信息。
4．由客户文件生成客户信息表、用户信息表、催款单，由收款凭证文件和发票文件生成应收账款明细账、账龄分析表和坏账损失估算表等。
（二）系统的逻辑模型
在对应收账款手工管理方式和业务流程进行分析和研究的基础上，经过我们的认真地思考、论证，最后确定了该应收账款管理系统的逻辑模型。
该系统将主要由财务科使用，具有控制赊销合同的签订，记录有关应收账款的业务的详细情况，按照规定的计提比例和方法提取坏账准备，并对确实无法收回的坏账即使按规定处理，分析应收账款拖欠情况，评价客户偿债能力和信誉程度。该系统能够以Word或者Excel的格式向办公室以及企业领导提供各种应收账款的报表。
下面以该应收账款管理系统的数据流程图和数据字典来描述该系统的逻辑功能。
1. 数据流图（DFD: Data Flow Diagram）
数据流图是在对系统调研阶段绘制的业务流程图进行分析的基础上，从系统的科学性、管理的合理性、实际运行的可行性角度出发，将信息处理功能和彼此之间的联系自顶向下、逐层分解，从逻辑上精确地描述系统应具有的数据加工功能、数据输入、数据输出、数据存储及数据来源和方向（外部项）如下图所示：

外部实体
数据流
业务处理
数据存储

数据流图图例

应收账款管理系统数据流程顶层图如下：

客

户
P1.应收账款管理系统
销 售
代 表
销售发票
催款单
收款单
总经理
数据分析表
D4坏账备查账
D1客户档案

D2票据存储

收款收据
D3应收账款表

数据流图顶层图

应收账款管理系统数据流程1层图如下：

p1．3收款单处理
销售发票
p1．1销售发票处理
票据存储
应收票据
p1．2应收账款处理
催款单
客户档案
收款凭证
p1．4应收账款核销处理
收款收据
p1.6数据分析
应 收
账 簿
应收及核销总账表
收款单
p1.5坏账处理
坏账备查账
坏账情况列表
收款单
数据流程1层图

应收账款管理系统数据流程2层图如下：
&nbsp; &nbsp;1.1销售发票处理展开

销售发票
p1.1.2查询客户信息
p1.1.3确定应收情况
客户档案
p1.1.1审核票
据信息
客户信用
应收客户
票据存储
应收情况
p1.1.4生成应收信息
应收票据

1.2应收账款处理展开

应收票据
p1.2.1登总账、明细账
应收账
款 表
应收账款
p1.2.2生成催款单
催款单

1.3收款单处理展开

收款单
p1.3.2修改客户信用信息
客户档案
p1.3.1审核单据信息
客户信用
收款客户
票据存储
p1.3.3生成收款凭证
收款凭证
1.4应收账款核销处理展开

收款凭证
p1.4.1核销总账、明细账
应收账
款 表
应收账款
p1.4.2生成收款收据
收款收据

1.5坏账处理展开

应收票据
p1.5.1计提坏账准备
计提坏账凭证
p1.5.2坏账损失处理
坏账备
查账表
坏账情况
列表
p1.5.3坏账收回处理
收款单
备查账簿

1.6数据分析处理展开

坏账情况列表
应收及核销
总账表

p1.6.1数据分析
数据分析表

2. 数据字典 ( DD )
绘制数据流图，只是对数据处理和彼此之间的联系进行了说明，为了进一步明确数据的详细内容和数据加工过程，应将底层数据流图中的全部数据及其组成部分的数据元素、数据存储和加工通过数据字典描述清楚，以便此后系统设计的进行。本系统分析中产生了大量的数据字典，下面我们将举例说明。
(1) 数据元素条目
(2)
数据元素条目

名称：客户编号
总编号：06-001
说明：本企业客户编码
编号：001
数据值类型：连续

类型：字符+数字

长度：12

有关数据结构：客户信息表，客户信息填写卡

数据元素条目

名称：用户编号
总编号：06-002
说明：本企业用户编码
编号：002
数据值类型：连续

类型：字符+数字

长度：9

有关数据结构：用户信息表，用户信息登记卡
（2）外部实体条目

外部实体条目

名称：销售代表
总编号：01-001
说明：填写原始单据
编 &nbsp;号：001
输出数据流
个数 ：约50个
销售代表（销售发票）→p1.1.1

输入数据流：

个数：约50个

外部实体条目

名称：客户
总编号：01-002
说明：
编 &nbsp;号：002
输出数据流
个数 ：约5000个
客户（收款单）→p1.3.1

输入数据流：

p1.2.2→客户（催款单）

p1.4.2→客户（收款收据）

个数：约5000个

外部实体条目

名称：经理
总编号：01-003
说明：
编 &nbsp;号：003
输出数据流：
个数：约3个
输入数据流：

p1.6.1→经理（数据分析表）

个数：约3个

外部实体条目

名称：系统管理员
总编号：01-004
说明：系统客户和用户信息数据维护
编号：004
输出数据流：
个数：约2个
输入数据流

个数：约2个

外部实体条目

名称：会计
总编号：01-005
说明：进行记账、结账
编号：005
输入数据流：
个数：约3个
输出数据流：

个数：约3个

外部实体条目

名称：出纳
总编号：01-006
说明：进行凭证填制
编号：006
输入数据流：
个数：约3个
输出数据流：

个数：约2个

外部实体条目

名称：会计主管
总编号：01-007
说明：对凭证、会计业务进行审核
编号：007
输入数据：
个数：约1个
输出数据：

个数：约1个

（3）数据存储条目

数据存储条目

名称：客户信息表
总编号：02-001
说明：
编号：001
结构：
有无立即查询：有
&nbsp; &nbsp;客户编号

&nbsp; &nbsp;企业名称

&nbsp; &nbsp;企业地址

&nbsp; &nbsp;企业邮编

&nbsp; &nbsp;企业电话

&nbsp; &nbsp;企业传真

&nbsp; &nbsp;经营状况

&nbsp; &nbsp;偿债能力

&nbsp; &nbsp;挂账时间

&nbsp; &nbsp;挂账金额

&nbsp; &nbsp;挂账业务号

&nbsp; &nbsp;信用等级

&nbsp; &nbsp;联系人姓名

&nbsp; &nbsp;性别

&nbsp; &nbsp;职务

&nbsp; &nbsp;身份证号

&nbsp; &nbsp;联系电话

数据存储条目

名称：用户注册表
总编号：02-002
说明：
编号：002
结构：
有无立即查询：无
&nbsp; &nbsp;用户编号

&nbsp; &nbsp;用户名

&nbsp; &nbsp;密码

&nbsp; &nbsp;用户类型

&nbsp; &nbsp;姓名

数据存储条目

名称：用户信息表
总编号：02-003
说明：
编号：003
结构：
有无立即查询：有
&nbsp; &nbsp;用户编号

&nbsp; &nbsp;姓名

&nbsp; &nbsp;性别

&nbsp; &nbsp;所在企业

&nbsp; &nbsp;职务

&nbsp; &nbsp;联系电话

&nbsp; &nbsp;企业地址

&nbsp; &nbsp;电子邮件

数据存储条目

名称：应收账款明细账账簿
总编号：02-004
说明：
编号：004
结构：
有无立即查询：有
&nbsp; &nbsp;凭证字

&nbsp; &nbsp;凭证号

&nbsp; &nbsp;时间

&nbsp; &nbsp;摘要

&nbsp; &nbsp;借方金额

&nbsp; &nbsp;贷方金额

&nbsp; &nbsp;借或贷

&nbsp; &nbsp;余额

数据存储条目

名称：应收账款总账账簿
总编号：02-004
说明：
编号：004
结构：
有无立即查询：有
&nbsp; &nbsp;凭证字

&nbsp; &nbsp;凭证号

&nbsp; &nbsp;时间

&nbsp; &nbsp;摘要

&nbsp; &nbsp;借方金额

&nbsp; &nbsp;贷方金额

&nbsp; &nbsp;借或贷

&nbsp; &nbsp;余额

数据存储条目

名称：转账凭证存储
总编号：02-005
说明：
编号：005
结构：
有无立即查询：有
&nbsp; &nbsp; 字

&nbsp; &nbsp; 号

&nbsp; &nbsp; 制单日期

&nbsp; &nbsp; 摘要

&nbsp; &nbsp; 科目名称

&nbsp; &nbsp; 科目子目名称

&nbsp; &nbsp; 借方金额

&nbsp; &nbsp; 贷方金额

&nbsp; &nbsp; 合计

&nbsp; &nbsp; 合计大写

&nbsp; &nbsp; 附件单据数

&nbsp; &nbsp; 发票票号

&nbsp; &nbsp; 发票日期

&nbsp; &nbsp; 产品

&nbsp; &nbsp; 规格

&nbsp; &nbsp; 数量

&nbsp; &nbsp; 单价

&nbsp; &nbsp; 部门

&nbsp; &nbsp; 业务员

&nbsp; &nbsp; 销售代表

&nbsp; &nbsp; 出纳

&nbsp; &nbsp; 审核

&nbsp; &nbsp; 记账

&nbsp; &nbsp; 制单

凭证状态

数据存储条目

名称：收款凭证存储
总编号：02-006
说明：
编号：006
结构：
有无立即查询：有
&nbsp; &nbsp; 字

&nbsp; &nbsp; 号

&nbsp; &nbsp; 制单日期

&nbsp; &nbsp; 摘要

&nbsp; &nbsp; 科目名称

&nbsp; &nbsp; 科目子目名称

&nbsp; &nbsp; 借方金额

&nbsp; &nbsp; 贷方金额

&nbsp; &nbsp; 合计

&nbsp; &nbsp; 合计大写

&nbsp; &nbsp; 附件单据数

&nbsp; &nbsp; 发票票号

&nbsp; &nbsp; 发票日期

&nbsp; &nbsp; 产品

&nbsp; &nbsp; 规格

&nbsp; &nbsp; 数量

&nbsp; &nbsp; 单价

&nbsp; &nbsp; 部门

&nbsp; &nbsp; 业务员

&nbsp; &nbsp; 销售代表

&nbsp; &nbsp; 出纳

&nbsp; &nbsp; 审核

&nbsp; &nbsp; 记账

&nbsp; &nbsp; 制单

凭证状态

数据存储条目

名称：账龄分析表
总编号：02-007
说明：
编号：007
结构：
有无立即查询：有
&nbsp; &nbsp;客户编号

&nbsp; &nbsp;企业名称

&nbsp; &nbsp;应收总额

&nbsp; &nbsp;过期1至30天

&nbsp; &nbsp;过期31至60天

&nbsp; &nbsp;过期61至90天

&nbsp; &nbsp;过期90天以上

（4）处理过程条目

处理功能条目

名称：审核凭证信息
总编号：03-001
说明：审核凭证信息填写是否正确、规范
编号：p1.1.1
输入：

输出：

处理：逐项审核凭证信息是否填写完整；是否符合规定；若有信息不完整或不符合规定
&nbsp; &nbsp; &nbsp;则要打回给制单人要求补添或重添。将凭证存贮到正式库中。

处理功能条目

名称：应收账款处理
总编号：03-002
说明：应收信息确认、登账
编号：p1.2.1
输入：

输出：

处理：根据凭证登明细账，总账

处理功能条目

名称：应收账款核销处理
总编号：03-003
说明：核销应收账款
编号：p1.4.1
输入：

输出：

处理：根据凭证核销细账，总账,更改用户信用信息
(5) 数据流条目

数据流条目

名称：转账凭证
总编号：04-001
简要说明：登账的依据
编号：001
数据来源:销售发票

数据去向:p1.5、p1.2

包含的数据结构：
流通量：300份/每月
&nbsp; &nbsp; 字

&nbsp; &nbsp; 号

&nbsp; &nbsp; 制单日期

&nbsp; &nbsp; 摘要

&nbsp; &nbsp; 科目名称

&nbsp; &nbsp; 科目子目名称

&nbsp; &nbsp; 借方金额

&nbsp; &nbsp; 贷方金额

&nbsp; &nbsp; 合计

&nbsp; &nbsp; 合计大写

&nbsp; &nbsp; 附件单据数

&nbsp; &nbsp; 发票票号

&nbsp; &nbsp; 发票日期

&nbsp; &nbsp; 产品

&nbsp; &nbsp; 规格

&nbsp; &nbsp; 数量

&nbsp; &nbsp; 单价

&nbsp; &nbsp; 部门

&nbsp; &nbsp; 业务员

&nbsp; &nbsp; 销售代表

&nbsp; &nbsp; 出纳

&nbsp; &nbsp; 审核

&nbsp; &nbsp; 记账

&nbsp; &nbsp; 制单

凭证状态

数据流条目

名称：收款凭证
总编号：04-002
简要说明：核销账款的依据
编号：002
数据来源:收款单

数据去向:p1.4

包含的数据结构：
流通量：300份/每月
&nbsp; &nbsp; 字

&nbsp; &nbsp; 号

&nbsp; &nbsp; 制单日期

&nbsp; &nbsp; 摘要

&nbsp; &nbsp; 科目名称

&nbsp; &nbsp; 科目子目名称

&nbsp; &nbsp; 借方金额

&nbsp; &nbsp; 贷方金额

&nbsp; &nbsp; 合计

&nbsp; &nbsp; 合计大写

&nbsp; &nbsp; 附件单据数

&nbsp; &nbsp; 发票票号

&nbsp; &nbsp; 发票日期

&nbsp; &nbsp; 产品

&nbsp; &nbsp; 规格

&nbsp; &nbsp; 数量

&nbsp; &nbsp; 单价

&nbsp; &nbsp; 部门

&nbsp; &nbsp; 业务员

&nbsp; &nbsp; 销售代表

&nbsp; &nbsp; 出纳

&nbsp; &nbsp; 审核

&nbsp; &nbsp; 记账

&nbsp; &nbsp; 制单

凭证状态

数据流条目

名称：催款单
总编号：04-003
简要说明：应收账款形成后，由出纳填写
编号：003
数据来源:p1.2

数据去向:客户

包含的数据结构：
流通量：300份/每月
&nbsp; &nbsp; 客户编号

&nbsp; &nbsp; 企业名称

&nbsp; &nbsp; 企业信用等级

&nbsp; &nbsp; 挂账时间

&nbsp; &nbsp; 挂账金额

&nbsp; &nbsp; 挂账业务号

&nbsp; &nbsp; 还款说明

&nbsp; &nbsp; 优惠政策

数据流条目

名称：收款收据
总编号：04-004
简要说明：应收账款核销后，由出纳填写
编号：004
数据来源:p1.2

数据去向:客户

包含的数据结构：
流通量：300份/每月
&nbsp; &nbsp; 日期

&nbsp; &nbsp; 企业名称

&nbsp; &nbsp; 金额

&nbsp; &nbsp; 产品

规格

&nbsp; &nbsp; 业务人

&nbsp; &nbsp; 收款人

(6) 数据结构条目

数据结构条目

名称：用户信息登记卡
总编号：05-001
说明：用户注册时填写的卡片
编号：001
结构：
有关数据流、数据存储：
&nbsp; &nbsp;用户编号
&nbsp; &nbsp; 用户信息表
&nbsp; &nbsp;姓名

&nbsp; &nbsp;性别
数量
&nbsp; &nbsp;所在企业
每年约500份
&nbsp; &nbsp;职务

&nbsp; &nbsp;联系电话

&nbsp; &nbsp;企业地址

&nbsp; &nbsp;电子邮件

数据结构条目

名称：客户信息填写卡
总编号：05-002
说明：客户档案存储时填写的卡片
编号：002
结构：
有关数据流、数据存储：
&nbsp; &nbsp;客户编号
&nbsp; &nbsp; 客户信息表
&nbsp; &nbsp;企业名称

&nbsp; &nbsp;企业地址
数量
&nbsp; &nbsp;企业邮编
每年约1000份
&nbsp; &nbsp;企业电话

&nbsp; &nbsp;企业传真

&nbsp; &nbsp;联系人姓名

&nbsp; &nbsp;性别

&nbsp; &nbsp;职务

&nbsp; &nbsp;身份证号

&nbsp; &nbsp;联系电话

三、系统设计
（一） 系统功能结构设计
根据系统分析的结果，按照结构化的系统设计方案，该应收账款管理系统从功能上可以划分出以下几个模块如下图所述：

应收账款管理
期初录入
查询与输出输出
数据分析
期末处理
日常处理

客户档案
录入

期初
余额录入

重新登陆

应收账务处理

应收账务核销

凭证查询
应收账款总账表
应收账款明晰表
坏账损失
估算表

账龄分析表
系统管理

密码维护

系统用户管理

客户档案维护

账龄分析

结

账
应收账款管理系统功能结构图

应收账款管理系统一般需要设置系统初始设置、系统管理、日常处理、期末处理、数据分析、查询与输出等模块。各功能模块的基本作用介绍如下：
（1）期初录入
期初录入的主要作用是建立客户资料和设置与销售业务有关的公共码表。某些公共码表有些数据分类统计的分类依据；而另一些码表则是为了业务处理使用，如税率、销售方式、结算方式和付款条件等。如果应收账款管理系统不与库存管理系统集成运行，则还应有产品代码等设置，并且应主要与库存管理系统的产品代码保持一致，并录入期初余额。
（2） 系统管理
系统管理的主要作用就是设置操作员，即设置使用该系统的人员情况，并对他们进行不同的分类，给他们设置权限，不同的人员进入系统之后可以进行不同的操作。并包括有客户档案的维护，有客户档案的添加、修改和删除
(3) &nbsp;日常处理
该系统的日常处理包括有应收帐务的处理和应收帐务的核销处理，具体有记账凭证的编制和添置，以及登记明细账和总账，核销处理有收款凭证的填制和记账处理过程。
（4）期末处理
应收账款期末处理的主要功能就是进行汇兑损益的相应处理和结账处理。结账处理包括月末
结账和年末结账。
（5）数据分析
数据分析主要是对客户的账龄的分析，从而对客户的信用等级给予评价。
（6）查询与输出
查询和输出功能有查询和输出应收账款管理所需要的各种帐表，例如应收账款明细表、应收账款总账表、对凭证的查询、账龄分析表、坏帐损失估算表和DSO报告。
（二）系统与其他系统间的数据关系如下图所述
销售管理子系统开出销售发票，在应收账款管理系统核算赊销发票的款项；应收账款系统生成销售收入凭证，收款后输入收款单并核销应收账款，生成收款凭证，这些凭证传递到总账最后在会计报表中反映；应收账款管理系统与应付账款管理系统转账冲突，解决了既是客户又是供应商时的销售发票与采购发票的核销问题，以定期清理债券债务；

销售管理系统
应收账款管理系统
应付账款管理系统
总账系统
财务分析系统
销售发票
采购发票
转账
数据
转账数据
凭证
凭证
分析数据
分析数据
采购系统

（三）数据库设计
1．概念结构设计
在系统的数据库设计中，先要对系统分析得得到的数据字典中的数据存储进行分析，分析各数据存储之间的关系，然后得出系统的关系模型。该系统采用实体-联系图（简称 E-R图）来描述系统的概念模型。E-R图由实体、属性、联系三部分组成，起伏好如下图所示：

实体
属性
联系

E-R图图例
本系统中所涉及到的主要实体及其属性有：
用户信息表{用户编号，用户名，密码，类型，姓名}
会计科目定义{级次，会计科目编码，会计科目名称}
记账凭证{凭证字，凭证号，制单日期，附件单据数，摘要，科目名称，借方金额，贷方金额，合计，制单人 }
应收账款明细表{应收账编号，客户编号，应收票据字号，时间，摘要，借方金额，贷方金额，余额}
应收账款总账表{应收账编号，客户编号，应收票据字号，时间，摘要，借方金额，贷方金额，余额}
&nbsp; &nbsp;坏账备查账{还账备查账编号，客户编号，应收票据字号，时间，摘要，借方金额，贷方金额，余额} &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;
客户{客户编号，企业名称，地址，联系电话，传真，经营状况，偿债能力，变现能力，挂账金额，挂账时间，挂账业务号，联系人姓名，性别，职务，身份证号，联系电话}

用户

编码
名称
级次
会计科目
编号
类型
名称

密码

记账凭证
摘要
科目
借方
贷方
制单人
客户
名称
地址
电话及
传真
挂账金额
经营
状况
挂账
时间
编号

应收账款管理系统实体及其属性图
2．逻辑结构设计
E-R图只描述了系统的概念模型，而各种机器上实现的DBMS软件都是基于某种数据模型的，就是说，数据模型是数据库系统的核心和基础。逻辑结构设计的任务就是把概念结构设计阶段设计好的基本E-R图转换为与选用的具体机器上的DBMS产品所支持的数据模型相符合的逻辑结构。
用户信息表{用户编号，用户名，密码，类型，姓名}
会计科目定义{级次，会计科目编码，会计科目名称}
记账凭证{凭证字，凭证号，制单日期，附件单据数，摘要，科目名称，借方金额，贷方金额，合计，制单人}
应收账款明细表{应收账编号，客户编号，凭证字号，时间，摘要，借方金额，贷方金额，余额} &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;
应收账款总账表{应收账编号，客户编号，凭证字号，时间，摘要，借方金额，贷方金额，

余额} &nbsp; &nbsp;
坏账备查账{还账备查账编号，客户编号，应收票据字号，时间，摘要，借方金额，贷方金额，余额} &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;
客户{客户编号，企业名称，地址，联系电话/传真，经营状况，偿债能力，变现能力，挂账金额，挂账时间，挂账业务号，联系人姓名，性别，职务，身份证号，联系电话}
其中带下划线的为关系码。
3．物理结构设计
设计原则如下：
（1）数据库结构的合理性。即数据文件的合理组织，数据元素的合理归类和划分，以及数据项的合理描述。
（2）数据存储的安全性。提高安全性的最为有效的措施是增加数据的冗余，而数据的大量冗余往往为维护数据得以执行带来困难。对此，根据实际需要进行合理取舍，在尽量降低冗余的前提下，确保数据的安全性和可靠性。
（3）维护和管理方便。存储结构的设计，首先应保证对数据进行管理和维护上的方便，它是提高系统运行效率的基础。
基于以上设计原则，该系统观与数据库的标结构设计如下所示：
表3—1 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;
客户信息表
字段代码
字段名称
类型
宽度
小数位数
可否为空
KHBianHao
客户编号
文本
8

No
QYMingCheng
企业名称
文本
20

No
QYDiZhi
企业地址
文本
20

No
QYDianHua
企业电话
数字</p>