浅析中小企业行政管理存在的问题及对策.doc

浅析中小企业行政管理存在的问题及对策

（四川恒瑞丰集团办公室 郑朋坤）

目前大多数民营企业，尤其是中小企业在行政管理方面普遍存在管理机制不健全，管理制度不落实，员工执行力和落实力打折扣现象，这给中小企业正常运转带来了一定的麻烦，而出现这些问题的主要原因还是由于公司高层对于行政管理工作的不重视，甚至不作为。结合自己所在中小企业管理岗位上的工作经验，浅谈下目前公司在行政管理上存在的问题及对策。
一、中小企业存在问题
（一）行政管理工资待遇偏低，管理岗位变更频繁。就我所在城市来看，目前中小企业在对于行政管理上，人力资本投入不够，吸引不了高端人才，中层以上管理岗位经常性变更，调整较为频繁，导致出现了管理岗位空缺，不能够及时补缺。于是各企业不得不重现招聘新的管理人才，这样反复招聘，最终后果就是不仅增加了行政管理成本开支，而且导致了管理出现断层，新旧人员衔接慢，或者根本衔接不上，管理中问题重重。
（二）行政管理制度不健全，员工纪律约束意识差。很多中小企业对于利益追求远远大于企业自身的正常运转，这样的恶果导致了规章制度的建立健全不及时，甚至有淡化规章制度现象，多数中小企业的规章制度形同虚设，没有在企业真正形成一种用规章约束员工行为，用制度管控员工思想的良好局面，多数员工对于公司制度充耳不闻，纪律性和团队意识淡化，给管理工作带来了难度。
（三）管理层管理水平欠佳，员工落实难度增大。中小企业对于职业经理人同样是非常渴望的。但是由于管理岗位待遇偏低，对于高级管理人员没有吸引力，而多数中小企业又将管理层的学历看的太重，就出现招聘很多刚毕业的大学生充实在管理岗位上，而刚毕业大学生，没有太多社会工作经验，仅凭课本学到的知识开展工作，必定会出现群众威望不高，各项工作执行力差，末端落实效果不好，导致工作难以开展现象。
（四）公司高层决策方向把握不准，管理者执行难度较大。执行力说到底就是执行公司高层的决策。一旦公司高层决策部署出现差错，执行就会出现问题。而多数中小企业高层，都是历经白手起家，逐步壮大起来的，对于决策上仅限于提高公司利润，却忽视了管理。所以对于公司高层来说，决策部署影响到整个公司的正常运行，应该看清企业自身发展实际，准确定位，抓决策时考虑长远，这样才能让职业经理人或者管理者能够有的放矢。
二、主要原因
一是对管理工作重视程度不够。中小企业发展靠的是人性化的管理，只有实现员工全身心投入工作，才能够保证公司运行有序。实现这一目标的前提就是管理制度的正规化和规范化。目前多数中小企业对于管理工作重视程度不够，有的重利益，轻管理；有的干脆就没有管理层。企业追求利益最大化这本无可厚非，但是要实现利益最大化，必须要有一支善于管理的团队，利用管理者整合资源，实现效益。而不是对于管理无动于衷，最终导致人员流失，企业关门。
二是对管理人员能力要求不高。管理人员的能力水平直接关系到企业管理制度的正规与否。很多中小企业由于舍不得必要的人力资本开支，对于管理者的能力素质要求下降，有的会请不懂管理的人“滥竽充数”，有的企业干脆就找个自家人来管理；更有甚者直接将管理方面砍掉。任人唯亲、不善于用人的结果就是管理者水平低下，管理手段死板，管理方法简单，导致管理者与被管理者之间矛盾日益加深，员工离职率高就是很正常的现象了。由于管理能力水平的局限，不能服众，管理工作自然开展不了。
三是对所属员工管理约束不强。优秀的团队要有严格的规章制度约束。所以规章制度和纪律约束的重要性不言而喻。但是目前很多中小企业的管理制度、管理措施就是一纸空文，没有检查、没有落实、没有督促，对员工的约束性不强，员工没有形成违反了制度规定，会受到相应处罚的意识，我行我素、侥幸心理作怪，没有树立主人翁意识，对于企业发展与否并不在意，出现了人心散，各打各的小算盘，这样企业如何发展？如何做大做强？究其原因就是管理制度落实不好。
三、主要对策
第一，强化管理出效益意识，进一步优化管理体系。企业正常运转的前提是有序的管理。作为中小企业要想进一步壮大，就必须把管理工作放在同经济利益同等重要的位置来考虑，尤其是高层决策者要树立管理出效益的意识，进一步优化管理体系，吸引高端管理人才，为企业发展提供组织保障。从中小企业的实际出发，提高管理成本难度较大，毕竟企业规模不大，成本过高，会出现事倍功半现象，所以中小企业决策者要懂得合理优化企业内部结构，合理配置人员，这样才能达到控制成本，节约开支的目标。如，办公室主任和总裁助理两个职务，可以将两职合并，由一个人担任两个职务，在原先其待遇的基础上适当上调，这样既能保证任职者愉快接受，又能保证人力资源成本缩减，更能较好的优化机构和人员，达到人尽其才。
第二，建立健全管理机制化，进一步夯实管理基础。没有规矩不成方圆，只有进一步建立健全各种管理机制，按照制度化、规范化流程操作，才能保证管理工作的正常有序开展。要在企业建立各种制度，用制度约束员工，用纪律管理员工，用制度统一思想，达到夯实管理基础的目标。如，针对办公秩序混乱，要制定规范办公秩序制度；针对人员迟到早退，要制定考勤制度；针对业务开展不走，制定业务管理量化细则；结合企业整个发展方向，制定公司员工行政管理量化细则，进一步规范员工言行，规范员工行为，达到最佳的管理效果，提高员工工作积极性。制度制定出来，要建立监督检查机制，奖惩机制，运用双管齐下的方法，确保各项规章制度得以贯彻落实。
第三，做到不拘一格降人材，进一步深化管理水平。在聘用管理人员时，尽量做到不拘一格降人材，这样才能真正找到合适的人才。当前很多中小企业包括国内大型企业在招聘人才时，过分把学历和工作经验看的太重，由于无形中抬高了门槛，很多学历不够，但是相当优秀的管理人才不能够施展才华；很多专业知识非常熟悉的大学毕业生不能够一展风采。而企业最终招聘的人才也不尽如人意，这样恶性循环，最终受害的还是企业自身。所以，在用人方面，公司高层应该以能力素质为聘用的第一要务，要确保想聘用的人，有足够的能力管理好公司，有绝对的执行力落实公司部署，有较高的觉悟，领会公司高层的意思，这样才能实现管理、业务“两不误，双促进”。
第四，召开管理行政性例会，进一步摸准员工思想。员工是企业最基本的生存之本，更是公司发展的助推器。只有采取人性化管理，才能够进一步笼络员工的心，才能够进一步发挥员工最大的潜力。通过什么样的手段才能够真正了解掌握员工的思想动态？只有通过各种行政管理例会、采取多种多样的交心谈心手段，才能够真正体察到员工的真实思想动态。富士康集团员工“十三跳”，从某些方面折射出企业也需要思想引导者，就像我军基层连队指导员一样的角色。而作为企业管理者也要具备做员工思想工作的特长。要通过每月召开行政例会，收集分析员工思想动态，及时靠上去做思想工作，缓解员工思想矛盾，及时帮困解难，才能够温暖员工，发挥员工最大的潜力为企业所用。合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

8