业务部工作职责与工作流程.doc

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第一部分：工作职责
一、业务员工作职责：
1. 明确公司的销售目标并努力实现目标。
2. 构筑营销理念，创建营销体系，建立健全销售部门各项管理规章制度。
3. 维持与老客户的良好关系，努力发展新客户。
4. 维护公司利益，进行售价管理，为公司进行价格决策提供市场依据。
5. 进行市场调研和市场需求预测，提出产品竞争策略和新产品开发建议。
6. 掌握订单生产进度，当出现异常时尽可能协助其他部门解决问题，及时安排出货及跟踪货款回收情况。
二、船务部工作职责
1． 及时与业务员沟通，确保在旺季也能顺利订到舱。
2． 安排出货及准备报关资料，报关资料必须准确，以便顺利清关。
3． 及时处理提单补料及银行交单事宜。
4． 掌握最新运输价格，为公司节约成本。

三、业务跟单
1． 主动跟踪业务订单确认情况。
2． 主动跟踪订单进展情况。
3． 当订单出现异常时，协助解决问题。
4． 管理业务样机单，跟踪样机情况及追踪样机款。

四、报关员
1、 具有全面的报关业务知识，熟悉作业流程，熟知国家海关对企业进出境货物的政策法规，争取公司利益最大化。
2、 及时申请报关和报检，确保本企业货物的进出口符合海关、商检要求，手续齐备、顺畅通关。
3、 保证与各部门的沟通渠道畅通，做好报关、仓库及财务的内控整合。
4、 及时向公司领导汇报工作进展状况，请示工作中遇到的问题，并寻求最佳解决途径。
5、 配合海关、商检、外经等政府部门的业务监管与指导，保持良好的工作关系。
6、 报关员是连结公司与海关之间的纽带,是沟通公司与海外市场的桥梁;既要体现工作的原则性又要考虑客户需求的灵活性,积极做好两者之间沟通与协调。

第二部分：业务部工作流程
一、 业务订单流程
1． 收集产品资料，不定期的整理各种产品的（VCD，DVD，CAR DVD ，PORTABLE DVD，DVB-S，DVB-T，HOME THEATER）报价单（包括最新出来的面板图，产品规格，价格，包装资料，付款方式，交货时间等等）。
2． 与客人沟通，了解客人需求，与采购、工程确认是否可以满足客人要求（如面板可否做，功能是否完全符合要求等），确认OK后，根据客人要求做样机供客人确认。
3． 跟进客人那边对样机的测试结果。如客人对样机提出问题，及时反馈给我司品质部及工程PE部，给客人一个合理的解释并给出解决办法。样机确认ok后，与客人讨论订单细节，双方达成一致意见后，与客人签PI。（个别客人可能不要求送样机，直接讨论订单细节，并签下PI。）催促客人打订金或开L/C。
4． 等客人打订金或开L/C的同时，与客人确认产品生产要求明细，准备好生产指令单给工程PE部审核。
5． 收到订金或收到可接受的L/C后，把生产指令单拿给总经理签字，交给人事部下发各相关部门。（收到L/C第一时间内审核，如发现存在不合理的条款时，必须马上向客户提出改L/C。）
6． 新机型的交货期一般下单后25天至30天，指令单下发后，业务必须把所有相关资料给工程部，并协助工程部尽快确认订单细节（前后板丝印，开机画面，彩盒，说明书，遥控器，卡通箱，包装方法等）。前、后板丝印及英文说明书由工程部提供，业务员检查无误后发给客人确认；面板资料确认后，工程部根据面板实物设计彩盒，再把彩盒图片发给客人确认。发给客人确认的文件，要求客人在两天内确认。如果说明书需翻译成其他语言，请客人自行翻译并提供翻译后的文档，同时必须与客人翻译完成的时间以配合生产进度。（提供英文说明书文档给客人后，一般要求客人必须在10个工作日内完成翻译工作并发给我司。）
7． 所有细节确认后，注意跟踪物料采购进度及生产排期以确保交货期。
8． 提前与客人确认船期及定舱事宜。在大货生产完的前一个星期通知船务定仓，一般交货方式是FOB深圳，如是客人指定货代，则需客人提供货代联系资料。
9． 生产完成后，与品质部确认验货时间并通知客人验货。验货通过后，再次与客人确认准确的出货时间并安排出货。(详情请见出货流程)
10． 根据客户银行的信用度和不同情况及时检查货款是否到帐，如在合理的时间内没有收到货款要及时和客户沟通，保证货款及时到帐。
11． 到帐后填写收支平衡表。每个客户必须做收支表，以便查收款。

二、 出货流程
1． 业务员必须提前通知船务出货计划，船务在出货前一周（旺季时必须提前10天）与业务确定出货所需的详细资料，如出口国家、目的港、付款方式、客户资料、船公司资料等，订相关船期的船。
2． 拿到S/O后，必须了解放舱及结关日期并告知相关人员做好准备确保顺利出货。
3． 出货前查看是否已做好商检通关单，如未做及时通知报关员做好相关商检通关单，并了解商检数量及使用哪本手册报关。
4． 根据出货进度，让仓库交成品及配件出库明细表。
5． 根据出库明细表和L/C制作发票装箱单报关资料，报关资料数量必须和商检一致。
6． 准备报关资料（其中包括核销单，手册，报关委托书一式三份，空白箱单，空白发票，报关资料，商检通关单。）
注意：（1）报关委托书上盖两个公司印章，箱单发票盖章
（2）报关资料根据商检数量填写，可能与实际数量不符
（3）核销单上注明：PI号码/台数/出口国家/手册号码/第几项，交与肖总盖章
7． 填写出口控制表，要和商检、报关资料一致。
8． 传S/O到报关行打单并安排拖车，并在当天拿到司机资料交给仓库，同时告知相关人员到柜的大概时间以便安排出货。
9． 由业务填写发货申请单，经财务及经理签字后交给仓库。发货申请单上必须写清楚工单号，机型数量及配件等细节。
10． 出货当天准备齐报关资料由货柜司机带回报关行，并安排好手册。
11． 及时了解货柜是否安全返码头，查柜与否，如遇查柜先了解报关资料是否准确并及时协助报关行处理。
12． 出货第二天必须做好PL跟INVOICE，与客人确认后给肖总盖章。交报关资料一份给仓库，两份给财务。INVOICE两份财务，一份肖总。
13． 填写交货收汇明细表（注明L/C号码，数量，交单日期及金额）。
14． 根据L/C做提单补料并及时传到船公司做单。
15． 拿到提单草稿及时让业务确认，确认ok通知做电放或出正本。
16． 及时与船公司结款，并取回正本提单或拿到电放资料。
17． 等提单同时要准备交单资料，要和信用证要求的交单资料相符，保证交与银行资料准确无误。
18． 资料准备齐全后用快递寄到交单银行（提单背面要盖公司印章背书，DRAFT要盖四个章
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