超市采购流程.doc

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超市采购流程
商品采购就好像是制造企业的生产部门一样，是经营活动的开始。超市的商品采购是指超市向供应商购进商品的过程。超市的经营活动就是从供应商处采购来商品，再把商品卖给顾客，从中获利。
因此能采购来好的、畅销的商品，就实现了销售的一半。做好商品采购及其管理工作是超市能正常经营的前提条件之一。
商品采购指导思想为：以最恰当时机，最优惠的价格，采购到最优质、最畅销的商品。
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一、 商品采购的功能及原则
1， 商品采购的功能
l 开发新商品，开发新供应商
l 淘汰滞销商品，淘汰不良供应商
l 控制采购付款
2， 商品采购的原则
l 合乎经营业态特性的原则
l 合乎商品组合的原则
l 合乎高流转率的原则
l 合乎毛率率目标的原则
l 合乎安全卫生原则
l 合乎进、退规定的原则
l 合乎非营业收益的原则
l 追求差异化原则
3， 商品采购管理
基本内容：
l 选择适当的供应商
l 选择适当的品质
l 选择适当的时间
l 选择适当的价格
l 选择适当的数量
采购管理的重点：
l 定位管理：使商品按照卖场配置及商品陈列表的规定“各就各位”，以创造最佳的业绩。
l 数字管理：
n 销售量；
n 回转率=平均销售额*平均存货额；超市的商品回转率以每月或每季计算，正常的回转率为每月4次；不过，目前国内超市的商品回转水准约为1-2次，若商品回转率是在1次以下者，即可列为优先淘汰的商品。
n 交叉比率=回转率*毛利率；国外商品的标准交叉比率为100以上，而日前国内超市商品的交叉比率水准约为30-50之间，若交叉比率在30以下者，则列为优先淘汰之商品；反之，则应加强商品交叉比率高的商品采购，以扩大超市整体之利益。
l 品质管理：
二、 商品采购的方法
根据不同的划分标准，超市商品采购的方法有如下一些：
1. 按采购地区分类
l 国外采购
适用于价格比国内低廉的商品，及国内无法制造或供应数量不足的商品。像世界零售巨头沃尔玛的国外采购数量就非常巨大，光在中国一年就采购几十亿美元的商品。
l 国内采购
适用于政府管制进口的商品，以及需求量值都很小的外国制品；当国内、外采购品质与价格相同，因为国内采购的安全生存量较低，交易过程简单，售后服务比较迅速，就以国内采购优先。
2. 按采购进行的方式分类
l 直接采购
免去中间商的加价，直接向制造商进行采购；是超市最主要的采购方式
l 间接采购
通过中间商采购商品，
l 委托采购
超市委托中间商进行采购，如委托代理商采购
l 联合采购
中小超市为了取得规模采购的优势，而进行的一种合作采购方法。是汇集同业的超市向供应商订购。
3. 按与供应商交易的方式分类
l 购销方式
又称经销；买断；即与超市电脑系统中记录详细的供应商及商品信息，在结帐时，在双方认可的购销合同上规定的账期（付款天数）到期后最近的一个付款日，准时按当初双方进货时所认可的商品进价及收货数量付款给供应商。
l 代销方式
按超市电脑系统中记录详细的供应商及商品信息在每月的付款日准时按当期的销售数量及当初双方进货时所认可的商品嘲价付款给供应商。此时卖不完的退货是交易条件之一。
l 联营方式
超市的电脑系统中记录详细的供应商信息，但不记录商品详细的进货信息。在结帐时，超市财务部在每月的付款日在当期商品销售总金额上扣除当初双方认可 提成比例 金额后，准时付款给供应商，此联营商品的换退货 及 库存清点 的差异都是由供应商来承担的。
4. 按采购订约方式分类
l 订约采购
买卖双方不经过订约的方式而是以口头或电话洽谈方式而进行的采购
l 口头电话采购
买卖双方借书信或电报
l 书信电报采购
双方借书信或电报的的往返而进行的采购行为
l 试控性订单采购
超市在进行采购事项时因某项原因不取大量下订单，先以试控方式下少量订单，销售顺利时才大量下订单的方法
5. 按采购价格方式分类
l 招标采购
超市将商品采购的所有条件（如商品名称、规格、品质要求、数量、交货期、付款条件、处罚规则、投标押金、投标资格，等等）详细列明，刊登公告。招标采购的开标按规定必须至少三家以上供应商从事报价投标方得开标，开标后原则上以报价最低的供应商得标，但是标的报价仍就于标底时，采购人员有权宣布废标，或征得监办人员的同意，以议价方式处理
l 询价现购
超市采购人员选取信用可靠的供应商将采购条件讲明，并询问价格或寄以询价单并促请对方报价，比较后现价采购。
l 比价采购
超市采购人员请数家供应商提供价格后，从中加以比较后，决定供应商进行采购
l 议价采购
超市人员与供应商经过计价还价后，议定价格进行采购。一般来说，询价、比价和议价是结合使用权用的，很少单独进行。
l 公开市场采购
公开市场采购。超市采购人员在公开交易或拍卖时，随进机动的采购，因此大宗需要或价格变动频繁的商品常用此法采购
三、 商品采购的步骤
1， 选择商品及供应商
选择商品
l 商品的特色
l 商品计划的能力
l 经营状况与财务内容
l 商标与宣传能力
l 商品的生产能力
l 原材料的进货对象（商社、批发店）
l 商品的组织和运输能力
l 情报的收集与分析能力
l 在流通业中的交易关系
l 企业规模
选择供应商
l 可靠性。供应商能始终如一地履行所有书面承诺吗？
l 价格一质量。谁能以最低的价提供最好的商品？
l 订单处理时间。多久能收到送货？
l 独占权。供应商给予独家经销权吗？
l 提供的服务。如果需要，供应商提供运输、储存和其他服务吗？
l 信息。供应商是否提供一些重要的产品/服务数据？
l 道德。供应商是否履行所有口头承诺？
l 保证。供应商是否对自己的产品提供担保？
l 长期关系。能与该供应商保持长期关系吗？
l 记录。供应商会很快地填写写记录吗？
l 毛利。毛利（差价）足够吗？
l 创新。供应商的产品是创新的还是守旧的？
l 地方广告。供应商在当地媒体做广告吗？
l 投资。供应商的总投资成本有多大？
l 风险。与供应商交往的风险有多大？
审查供应商的报价与相关证件
l 采购人员审查供应商的报价是指在接受了供应商的产品报价以后，亲自到市场上了解同类产品的价格，与供应商的报价进行比较，来进行审查。即所谓“货比三家”，在同等质量、品牌相近、信誉良好的前提下，选择报价低的商品。（采访商品与供应商的商品是一种竞争关系；即相同类型、相同品项，否则就没有可比性）
l 审查供应商的各种证明格材料，以便对其各种情况进行调查，评估。
2， 谈交易条件
l 质量：“符合买卖约定的要求或规格就是好的质量”
l 包装：外包装坚固，内包装精美的商品
l 价格：高质量，低价格
l 订购量：在采购数量少时，应尽量笼统，不必透露明确的订购数量，如果因此而导致采购陷入僵局时，应转到其他项目上
l 折扣：折扣通常有新产品引进折扣，数量折扣，付款折扣，促销折扣，无退货折扣，季节性折扣，经销折扣等数种。有些供应商可能会由全无价扣作为采购的起点，有经验的采购人员会引述各种形态折扣，要求供应商让步
l 付款天数：经销的商品采取“货到的##天付款”的方式结款。代销、联营的商品采取“月结##天”的方式付款
l 交货期：交货期愈短愈好，因为交货期短，则订货频率增加，订购的数量就相对减少，故存货的压力也大为降低，他储空间的需求也相对减少。对于有长期承诺的订购数量，采购人员应要求供应商分批送货，减少库存的压力
l 送货条件：送货条件包括：按指定日期及时间送货、免费送货到指定地点、负责装卸货并整齐地将商品码放在栈板上，以及在指定包装位置上编好超市店内码（或印国际条码）等。
l 售后服务保证：提供免费的一定期妈的售后服务；并将保修卡放在包装盒内。
l 退换货：对供应商产品质量的问题、残损原因等产生的需退换货的情况
l 促销活动
n 在促销商品的价格采购中，采购人员必须了解一般供应商的营销费用预算通常占营业额的10%~25%，供应商不难由此预算拨出一部分作为促销之用。一般来说，大品牌的供应商在超市快讯促销期间愿意下浮10%~30%不等；小品牌或不知名品牌更能下浮50%，求的是薄利多销，或推广产品知名度，采购人员应了解供应商的需求与目的。
n 超市与供应商之间 的促销活动多种多样，例如，降价、地堆、端架、搭赠、抽奖、文艺表演，等。采购人员应将20%的时间放在与供应商洽谈的促销活动上，以提升彼此的销售业绩
l 广告赞助：超市采购人员应积极与供应商争取更多的广告赞助，这也是采购人员业务考核商标之一。超市所指的广告赞助包括：超市快讯；室内灯箱；室外灯箱或户外看板；地板广告；购物车广告；购物代广告；电视墙广告；店内广播广告；等等
l 进货奖励
n 是指一段时间完成一定的进货金额供应商给予的奖励，通常为有条件的及无条件的进货奖励。如目前超市所要求的供应商在每月付款金额基础上返还的返利，即是无条件的进货奖励，或称“账扣”；其余要求超市进货额达到一定条件后，才返回一定奖励的即为有条件返利。
n 通常都可要求供应商给予进货金额1%~10%的进货奖励，供应商因销售份额的需求很乐意提供此种奖励。此种奖励对超市提升利润额大有帮助。
l 其他赞助费用：新入市的开业赞助费、新店赞助费、新品上架费、集中陈列赞助费、周年庆赞助费、各种节庆的赞助费、端架/地推/地笼陈列赞助费，等
3， 签订购货合同
在所有交易条件都谈妥后，采购人员报超市采购部门批准后，就可以签订购合同，其条款具体如下：
l 采购商品：质量、品种、规格、包装
l 采购数量：采购总量、采购批量（单次采购的最高订量与最低订量）
l 送货：交货时间、频率、交货地点、最高与最低送货量、保证期、验收方式
l 退货：退货条件、退货时间、退货地点、退货方式、退货数量，退货费用分摊
l 促销：促销保证、促销组织配合、促销费用承担
l 价格及价格折扣优惠：新商品价格折扣、单次订货数量折扣、累计进货数量折扣、年底退佣、不退货折扣（买断折扣——、提前付款折扣
l 付款条件：付款期限、付款方式
l 售后服务保证：保换、退保、保修、安装
l 违约责任
l 合同变更与解除条件
l 其他合同必备格式内容
4， 处置商品
四、 价格的谈判与签约
1， 采购价格的种类
l 送达价：供应商的报价当中包含负责将商品送达超市的仓库或指定地点时，期间所发生的各项费用均由供应商承担。（到岸价+运费+货物抵达买方之前一切运输保险费+进口关税+银行费用+利息+报关费）
l 出厂价：供应商的报价不包括运送责任，即合超市雇用运输工具前往供应商的仓库提货。
l 现金价：以现金或相等的方式支付货款，但是“一手交钱，一手交货”的方式并不多见。按零售行业的习惯，月初送货，月中付款或月底送货，下月中付款，即视同现金交易，并不加计迁廷迟付款的利息，现金价可使供应商免除交易风险，超市亦享受现金折扣。
l 期票价：超市以期票或延期付款的方式采购商品
l 净价：供应商实际收到的货款，不再支付任何交易过程中费用，这点在供应商的报价单条款中，通常会写明
l 毛价：从应商的报价，可以因为某些因素加以折让。
l 现货价：每次交易时，由供需双方重新议定价格，若有签订买卖合约，亦以完成交易后即告终止
l 合约价：买卖双方按照事先议定的价格进行交易，合约价格涵盖的期间依合约而定，短的几个月，长的一两年。合约价因为议价在先，经常造成与时价或现货价的差异，使买卖发生利害冲突。因此合约价必须有客观的计价方式或定期修订，才能维持公平、长久的买卖关系。
l 实价：超市实际上所支付的价格。特别是供应商为了达到促销的目的，经常提供各种优惠的条件给买方，例如数量折扣，免息延期付款，免费运送等，这些优待都会使超市的采购价格降低。
2， 价格谈判的程序
l 询价
n 口头询价
n 书面询价
l 报价
n 口头报价：
n 书面报价：供应商报价的内容而言，可分：确定他价、附有条件报价
l 比价
n 与超市底价相比较
n 与其他供应商的价格相比较
n 与商品成本相比较
n 与供应商过去的报价相比较
l 议价：将通过市场调查的商品在议价日安排供应商来议价。
议价应掌握的谈判策略：
n 涨价时让供应商当面提出
n 双重退避：当供应商报价进，采购员应表示惊讶得难以接受，同时他的上级也应如此。这样才能让对方明白他们无法接受高报价的立场，否则下次供应商可能毫无所获
n 不要马上谈到正题：如此供应商会承受一股无形的压力而变得焦虑，这样议价对采购人员较有利
n 声东击西：先要求对方给一些不是你真正想的好处，然后再拿这些来交换你真正想要的
n 不要轻易给供应商第一次很大的好处：当想提供时，最好预留余地以供讨价还价，同时要求对方有所回报
l 定价
3， 价格谈判的技巧
l 还价技巧
n 还价要有弹性
切忌不要漫天还价；乱还价格---光天化日下抢劫
也不要一开始就还出了最低价---使价格谈判毫无进行的余地
n 化零为整
在报价时，不妨价格换个说法，化零为整，化大为小，从心理上加重商品价格的昂贵感，给供应商造成很大的压力：小单位价格换成大单位的价格
n 过关斩将
即采购员应善用上级主管的议价能力；高层主管不但议价技巧与谈判能力高超，且社会关系及地位崇高，甚至与卖方的经营者有相互投资或事业合作的关系，因此，通常只要招呼一声，就可获令人料想不到的议价效果。
n 压迫降价
在卖方处于产品销路欠佳，竞争激烈发生亏损，买方占优势的情况下，以胁迫的方式要求供应商降低价格，并不征询供应商的意见。
n 敲山震虎
在谈判中，巧妙的暗示对方存在的危机，可以迫使对方降价。但必须“点到为止”而且要给人一种“雪中送炭”的感觉，让供应商觉得并非在幸灾乐祸，趁火打劫，而是真心诚意的想合作，想给予帮助——当然这是有利于双的帮助，那么还价也就天经地议了
l 杀价技巧
n 开低走高：一开始就赶尽杀绝，然后逐档添价，步步紧迫
n 欲擒故纵：价杀不下来，索性不买了，以此迫使对方让步，人给叫回来了，买卖就成交了
n 疲劳轰炸、死缠不放：考验耐力，重在坚持，有坚持就会有成功
n 百般挑剔：数落产品，藉此挫低卖方士气，杀价的目的有可能因此得逞
n 博人同情：“这种商品十全十美，中意极了，可惜我们资金有限，只能出这个价了”
n 施以哄功：循循善诱，希望其算便宜点，保证给其介绍大客户，予以利诱，使其立场软化，降低价格
l 让步技巧
在谈判过程中，较能控制自己让步程度的谈判者总是处于较有利的地位，特别是当谈判要形成僵局进。成功的谈判者所作的让步，通常都会比对方作出的让步幅度小，但他们善于“放大”这种让步，善于渲染夸张让步的艰难性
n 开价较低的买主，通常也能以较低的价格买入
n 让步太快的卖主，通常让的幅度积累起来也大，成交结果也较有利
n 小幅度地让步，即使在形式上让步的次数比对手多，其结果也较有利
n 在重要的问题上先的一方，通常是最终吃亏的一方
n 如果将自己的预算告诉对方，往往能使对方迅速作出决定
n 交易的谈判进程太快，对谈判的任何一方都不利
n 要么不让，要么大让者，失败可能性也较大
4， 采购合同的签订
l 采购合同签订的程序
n 订约提议
n 接受提议
n 填写合同文本
n 履行签约手续
n 报请签证机关签证，或报请公证机关公证
l 采购合同谈判的内容
n 商品品质：“符合买卖双方约定的要求或规格”品质由以下方式来表示：
市场上的商品等级
品牌
商业上常用的标准
物理或化学的规格
性能的标准
工程图
样品
n 商品包装：外包装坚固，内包装精美
n 商品价格：以我们的有利来促进供应商在价格让作出让步
n 订购量：以适当，及时为原则，避免造成存货滞销
n 折扣：数量折扣、付现金折扣、促销折扣、无退货折扣、季节性折扣、新品折扣
n 付款条件：在某一期限内付款，折扣多少，计算最有利的付款条件
n 交货期：交货期越短越好
n 售后服务保证：有实力做好售后服务的保证，并在商品内提供保证单
n 促销活动：促销前几周停止正常订购，而着重订购特价商品，以增加利润
n 广告赞助
促销快讯广告赞助
前端货架的广告赞助
统一发票背后的广告赞助
停车看板的广告赞助
购物车广告板的广告赞助
卖场灯箱的广告赞助
n 进货奖励：应适当地要求供应商给予进货额外负担1%-5%的年进货奖励，来提高利润
l 采购合同的主要条款
n 供应商的基本资料：名称、编号、性质、工厂、代理、贸易、批发、报价（含税/不含税）、税率（0、4、6、10、13、17%）
n 付款条件：付款期限、付款方式
n 进货价格变动：需在1个月前以书面形式通知本公司采购人员，并经双方协商新的价格及其生效日期，双方协商新价格生效日期之前，本公司 仍按原进货价付款
n 商品交付：日期交货
n 固定优惠返利：当进货额达到一定比率进，返利多少
n 返利的支付
当月货款中扣除
当月现金支付
当月支票支付
n 合同条件：促销费；最少次数、天数；最低折扣；最少免费商品；最低赔品价值；端架/快讯；最低端架赞助金；最低快讯赞助费
n 特别节目：新年赞助金；春节赞助金；。。。
n 赞助：最低单品上架费；最低供应商赞助费；最低开业赞助费；最低店庆赞助费
n 损耗补偿：供货商提供每期应收账款的5%或以等值商品作为补足本公司之损耗
n 质量问题：因供应商的商品质量而导致的问题，供应商必须提供该品项销售总额外负担的百分比作为补偿
n 退货：无条件接受退换商品；供应商的失误造成的一切经济损失须由供应商负责赔偿
n 备注合约条件：会计部电话、传真；支票抬头；开户公司名称；银行帐号；公司地赴；支票由寄地址；税号章；签章；日期
五、 采购成本控制
现今，超市的竞争日趋激烈，超市经营已到了毫厘必争的时代了，为了能降低经营成本，让利于顾客，超市必须下大力气控制其经营成本。超市经营成本的90%是与采购活动有关，如过量的采购使商品积压而占用大量的资金。因此采购成本的控制不仅是采购管理体制，也是超市经营管理的重点所在。
1， 采购成本分析
商品的采购成本不仅仅是指采购活动的成本费用（包括取得商品的费用，采购业务费用等），还包括因采购而带来的商品库存持有成本及因采购不及时而带来的缺货成本。
l 商品维持成本：是指为保持商品而发生的成本，它可以分为固定成本和变动成本。
? 它是根据平均商品价值估算维持成本百分比而产生的财务支出。
? 确定维持商品的成本需要从管理上作业判断、估算平均商品存货水平、评估与商品存货有关的各种费用，以及在一程度上需要直接进行测量。
? 年度商品维持成本一般在20%左右，但是它的范围可以从9%~50%，主要取决于超市的存货政策。
? 维持成本百分比是根据每一个存货单位（SKU）或配送地点的平均存货价值评估出来的。
? 由此产生的商品维持成本就能够与其他采购成本构成进行优选，以便最后确定采购成本管理体制政策。
l 采购费用：是指向外部的供应商发出采购订单的成本费用。是超市为了实现一次采购而进行的各种活动的费用，如办公费、差旅费、邮资、电报电话费等支出。
? 采购费用包括与下列活动相关的费用：检查存货水平；编制并提出采购申请；对多个供应商进行调查比较，选择最合适的供货商；填写并发出采购单；填写、核对收货单；结算资金并进行付款。
? 采购费用和商品维持成本随着采购次数或采购规模的变化而呈反方向变化。
? 随着采购规模的增加，维持成本增加，而采购费用降低，使总的采购成本线呈U形。
l 缺货成本：是指由于商品供应中断而造成的损失，包括延迟发货损失和丧失销售机会的损失（还应包括商誉损失），如果损失客户，还可能为超市造成间接或长期损失。
? 保险存货及其成本：保险存货的风险更大，比周转存货的储存要高；其次，保险存货水平的决策涉及概率分析。
? 延期交货及其成本：延期交货成本可根据额外订单处理费用和额外运费用来计算。
? 失销成本：利润损失、机会损失（当初负责这笔业务的销售人员的人力、精力浪费）、未来不可预测的损失
? 失去顾客的成本
2， 采购成本控制的方法
为了使超市采购成品维持在一较低的水平，必须控制采购产次数及商品库存的数量。
超市采购成本控制的方法有：
l 定期采购控制法
是指按按预先确定的订货间隔期间进行采购补充库存的一种采购成本控制方式。
? 定期订货方式中订纲量的确定方法：
订货量=最高库存量-现有库存量-订货未到量+顾客延迟购买量
? 优点：由于订货间隔期间确定，因而多种货物可同时进行采购，这样不仅可以降低订单处理成本还可降低运输成本；这种方式不需要经常检查和盘点库存，可节省这方面的费用。
? 缺点：由于不经常检查和盘点库存，对商品的库存动态不能及进掌握，遇到突发性的大量需要，容易造成缺货现象带来的损失，因而超市为了对应订货间隔期间内需要的突然变动，往往库存水平较高。
? 定期采购控制法适用于品种数量大，占用资金较少的超市的商品采购成本控制
? 定期采购控制法的作业程序：
l 定量采购控制法
是指当库存量下降到预定的最低库存数量（采购点）时，按规定数量（一般以经济批量EOQ为标准）进行采购补充的一种采购成本控制方式。
? 当库存量下降到订货点（也称为再订货点）时马上按预先确定的订货量（Q）发出货物订单，经过交纳周期（LT），收到订货，库存水平上升。
? 通常采购点的确定主要取决于需还应率和订货、到货间隔时间这两个要素。在需要固定均匀和订货、到货间隔时间不变的情况下，不需要设定安全库存，订货点由下式确定：
订货点=交纳周期*每年的需要量/365
? 定货量通常依据经济批量方法为确定，即以总库存成本最低时的，经济批量（EOQ）为每次订货时的订货数量。
? 优点：由于每次订货之前都要详细检查和盘点库存，能及时了解和掌握商品库存的动态。
? 缺点：经常对商品进行详细检查和盘点工作量大且需求对每个品种单独进行订货作业，这样会增加订货成本和运输成本。
? 定量采购控制法的作业程序：
l 经济批量采购控制法（econimic order quantity）
是使订单处理和存货占用总成本达到最波折的每次订货数量
? 订单处理成本：使用计算机时间、订货表格、人工及新到产品的处置告等费用；
? 占用成本：仓储、存货投资、保险费、税收、货物变质及失窃等；
? 订单处理成本随每次订货数量而存货成本随每次订货数量的增加而增加，因为有更多的商品必须作为存货保管，且平均保管时间也更长，这两种成本加起来就得到总成本曲线。
? 经济订货批量为：
EOQ=√（2*年需求量*订货成本金额/年存货成本占单位成三的百分比*商品的单位成本）
3， 采购成本控制策略
以上的采购成本的控制方法，无论实施得如何成功，其降低成本是有限度的，并且这些控制的方法有利也有弊，如定期控制法虽然降低了采购费用，但过高的存货往往使超市得不偿失。超市只有从根本上采取一些采购成本控制的策略，才能持续使成本降低。
l 国外采购策略：它能有效的降低采购成本，采购到质优价廉、独具特色的商品，从而使采购成本大幅下降。
l 联合采购策略：就是汇集同业的需求向供应商订购。
联合采购的主要模式有：
? 某一地区的中小超市组成的联合采购
? 由某一供应商牵头组织的联合采购
? 某一协会组织组织的联合采购
外包采购策略
? 针对那些中小超市，由于它伞兵采购数量小，采购价格优势不明显，因而往往把自己的采购业务外包给那些采购能力强的中间商，自己则把主要精力放在商品的经营上。
阳光采购策略
把商品采购的各个环节按一定的制度和程序运行。它能有效地避免采购人员的腐败，从而降低采购成本。
其做法有：
? 决策透明化，将：“隐蔽的权力公开化，集中的权力分散化”。
? 信息公开化，商品采购来源内部公开化。
? 监控程序化，由不同的部门分别承担“三审一检”职能，即审核采采购计划、审核价格、审核票据、检查质量。
? 管理制度化，建立和完善一套采购提、审、决的自控程序。
? 奖惩严明化，对“暗箱作业”人员给予严惩；对阳光采购有功人员予以重奖
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