文件和记录管理制度.doc

文件和记录管理制度
ZA-02
1．目的
确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本，防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制，保证管理体系运行的有效性和可追溯性。
2．适用范围
适用于我局所有与管理体系运行有关的文件的控制。
3．主要职责
3.1 质量安全部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作，负责法律法规、技术标准的备案管理。
3.2各部门、处（厂）及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放和回收等工作，对形成的记录进行控制。
3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。
4、工作内容及要求
4.1 文件的分类
文件分为管理体系文件、法律法规、技术标准、工程文件和其他文件。
4.1.1管理体系文件
管理体系文件包括：
a)管理手册
b)管理目标
c)管理制度
d)支持性文件
e)管理体系运行中所形成的记录
4.1.2法律法规：适用的法律及地方法规及相关行政规章。
4.1.3技术标准：适用于施工生产的质量、环境及职业健康安全的标准及规范。
4.1.4工程文件：项目部在施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。
4.1.5其他文件：单位在对内实施管理和对外交往过程中，形成的具有管理效力的文件。
4.2 文件的编、审、批
4.2.1《管理手册》由质量安全部编写，管理者代表审核，局长批准；管理制度由各主管职能部门编写，质量安全部组织审核，管理者代表批准，质量安全部进行发放。
4.2.2法律法规及技术标准：各部门、处（厂）负责识别本部门需要的法律法规、技术标准，建立本部门、本处（厂）的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》，并报质量安全部备案。
4.2.3工程文件：项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。 需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。
4.3 文件的收发过程中要做好收发文记录。
4.4文件的更改
4.4.1《管理手册》由质量安全部进行更改，经管理者代表审核，局长批准；管理制度的更改由原编制部门负责，管理者代表批准，质量安全部下发《文件更改通知单》，文件持有部门按通知单内容和要求进行修改并标识。
4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本，各部门应及时更新。
4.5文件和记录的保管
4.5.1各类文件、记录应分类存放在干燥、通风、安全的地方。
4.5.2记录要进行标识，并保证记录的内容准确可靠、字迹清晰、有可追溯性,按发生的顺序与类别进行保存，以便于检索查阅。查阅记录时，需经保管人员同意，保管要确保不损坏、丢失。
4.5.3如有文件失效或作废，由原文件发放部门以文件形式在其发放范围内通告，并将失效/作废文件撤出工作场所或自行销毁。对有参考价值的失效文件可加盖“失效暂存”印章，隔离存放。
4.5.4当记录需要更改时，可以划改，但必须在更改处作出标记，由更改人签名。
4.5.5对于超过保存期限的记录，如因特殊需要以后查阅、考证之用时，应标明“失效暂存”，隔离存放。需要销毁的记录，经主管领导批准后以适当的方式销毁，并填写《记录销毁登记表》。
4.5.6对法律法规和技术标准合订本，如属于部分作废，应在标准目录相应位置及章节首页上加盖“作废”印章，或做出相应的标识。
4.5.7工程施工过程记录的归档，按有关文件规定执行。
4.6 电子文件的管理参照以上条款执行。
4.7 管理体系文件的编号规则及记录分类保存期限见下表：
管理体系文件编号规则
管理手册
管理目标
管理制度
支持性文件
记录表格
××版
××制定
AB-序号
AB-序号-分序号
JAB-序号-小序号
代码说明：××——年号，如：2011；
AB——部门代码（见下表） JAB——记录（拼音）+部门代码
部门名称
代码
部门名称
代码
质量安全部
ZA
人力资源部
RL
生产经营部
SC
财务物资部
CW
记录分类
序号
记录分类
分管部门
保存期限
1
管理体系文件明确的记录
各主管部门
3年
2
与管理体系有关的工作记录
各主管部门
3年
3
工程归档资料
工程、质检部门
按规定执行
注：在工程施工中与管理体系运行有关的记录，工期大于3年的，保存期应在保修期满之后。
5．记录
《发文记录》 JZA-02-01
《收文记录》 JZA-02-02
《文件作废记录》 JZA-02-03
《文件更改通知单》 JZA-02-04

《记录销毁登记表》 JZA-02-05
《法律法规清单》 JZA-02-06
《技术标准有效版本目录清单》 JZA-02-07

5771001803090012095 579036822859633082
5771001803090012386 576137399735760696
5771001803090013594 578077579902515512
5771001803090012387 577164982601818051
5771001803090012138 572131192158918326
5771001803090012359 579036822361076053
5771001803090012356 576135286143791742
5771001803090012355 575087869704693279

17088100343355274 101229944325833379
17088100343355275 101866732938832008
17088100343356107 101581152501500522
17088100343356108 101000180059871732
17088100343354295 101074194142687017
17088100343356184 101878660869628802
17088100343356185 101775831174086674
17088100343356109 101086014373572846
17088100343356110 101152207216014916
17088100343355237 101027041605702709
17088100343355238 101229364861425414
17088100343356169 101862204402635718
17088100343354928 101760654089788804