原始记录及报告审核管理制度.doc

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雅安市环境监测站
原始记录及出站报告审核流转管理规定

一 制定目的
为落实本站“方法科学先进、数据准确可靠”之质量方针、加强环境监测工作全程质量控制与监督、规范原始记录与报告流转，健全原始记录与报告审核工作内容，特制订本规定。
二 适用范围
1 监测技术室现场采样原始记录（采样单）；
2 监测技术室需根据室内测试浓度进行折（换）算的监测原始记录；
3 监测技术室使用现场监测仪器测定的现场监测原始记录
3 样品测试中心实验室测试分析原始记录；
4 需加盖环境监测资质章、计量章和监测报告专用章的各种出站报告。
三 内容及程序
（一）监测技术室原始记录
1 现场监测原始记录类别
现场监测原始记录包括原始采样记录、需根据室内测试浓度进行折（换）算的监测原始记录及其他现场监测原始记录（如比对监测记录、现场监测仪器测试原始记录等）
2 现场监测原始记录填写与审核
（1）现场监测原始记录编制由监测技术室初步拟制、技术负责人审核批准、质量管理室归档、统一编码；现场监测原始记录特别是采样原始记录需设置“采样人”“ 送样人” “ 收样人”“ “监督”“业主确认”五项签字栏。
（2）现场监测人员按照监测采样技术规范或规定如实填写现场监测原始记录或折算记录具体内容，并在“采样” “送样”栏签字，填写的原则为“原始性（不能以第一次，第二次表示，要表示为原始的采样具体时刻或时段）、复现性、规范性”。
（3）监测技术室主任对现场监测取样过程进行质量监督，同时对现场监测人员填写的原始记录进行审核，并在“室主任”栏签字，审核的内容主要是监测取样过程的代表性、科学性，记录的规范性、原始性等等。
（4）“监督”栏由属地环保行政单位监督人员负责填写。
（5）“接收”栏由样品管理员在对现场监测室采集的样品进行验收确认后填写，验收的内容是确认样品状态与记录的相符性（数量、性状、样品保存等）。
（6）“样品确认”由企业方代表或者投诉方签字确认，目的是要让相关方认可在某种情况下监测取的样品。
（7）监督性监测特别是投诉、纠纷、仲裁类型的监测业务须要有环保行政部门代表和企业代表或者投诉方代表的签字确认。
4 现场监测原始记录流转
（1）现场监测人员填写现场采样原始记录（敦请监督方和企业方签字）后，交给现场监测室质控员签字，之后交给监测技术室主任审核签字；审核签字后的原始记录连同现场监测的样品交给质量管理室样品管理员，样品管理员按照《样品流转工作规定》签字确认并流转。
（2）现场监测人员填写现场监测原始记录（现场测试出具数据的原始记录）在敦请监督方和企业方签字后，交给现场监测室质控员签字，之后交给监测技术室主任审核签字；审核签字后的原始记录交给质量管理室样品管理员，样品管理员按照《样品流转工作规定》签字确认并流转。
（3）需根据室内称重或室内测试浓度换算排放浓度或排放量的现场监测记录（如烟尘、废气浓度），换算工作由监测技术室人员人员根据室内测试原始记录进行，审核签字和流转按第一款进行。
（二）样品分析中心原始记录
1样品分析中心原始记录编制与填写
实验室分析原始记录编制由样品分析中心按照实际项目分析方法初步拟制、技术负责人审核批准、质量管理室统一编码归档；实验室分析原始记录特需设置“分析”“质控”“室主任”“三项签字栏。
各项目分析测试人员填写分析原始记录具体内容并自己复审，在“分析”栏签字确认，填写的原则为“原始性（不能以第一次，第二次表示，要表示为原始的采样具体时刻或时段）、重现性、规范性”。
2样品分析中心原始记录审核
“质控”审核的工作内容是，对实验室分析原始记录的校准曲线、平行样、空白样、检出限、或其他质控数据进行评价、审核并实施过程质量监督。
“室主任”审核的工作内容是，对实验室分析原始记录分析方法选用正确性、测试环节数据可靠性、修约正确性等进行审核并实施过程质量监督。
3样品分析中心原始记录流转
样品分析中心负责具体项目的测试人员在测试完成确认签字后，交给质控人员审核签字、再交给样品分析中心主任审核签字，将签字后的原始记录交给样品管理员。
样品管理员应及时汇集归总齐每一个监测业（任）务，即每一个字号﹝如（2013）247﹞的原始记录并连同现场监测室的原始采样记录（经过编码对应后）交信息编报室的报告编制人员。
对于固定污染源烟尘、烟气需要根据实验室室内测试浓度折算的、需要进行系数折算的或其他需要折算的原始记录，样品管理员应及时协调现场监测人员，由现场监测人员根据室内测试的原始浓度进行折算
（三）出站报告审核
信息编报室根据原始记录编制好出站报告后，交相关人员审核签字盖章后方可出站。
1出站报告流转
出站报告编制要求按照川环办发〔2011〕89号文件规定执行，编报室报告编制人员根据原始记录编制好出站报告，复核确认，在“编制”栏签字后流转给质量管理室，综合业务室主任初审后流转给质量管理室，质管室主任审核后，报请具有签发权的站领导签字签发，然后连同原始记录流转给监测报告档案管理员，档案管理员登记归档，根据缴费情况发放出站报告。
2出站报告审核
（1）初审
综合业务室主任负责初审出站报告。
初审工作内容：对报告背景描述科学性、监测点位代表性、监测数据完整性、与监测方案符合性、评价结果合理性等进行审核。
具体内容：在《雅安市环境监测站监测报告审查记录表》“初审”栏填写审核意见并签字；经初审合格或经修正后合格的，在出站报告封面加盖本站业务专用章、报告数据结果处加盖业务专用章、报告加盖业务专用章骑缝章。
（2）审核
质量管理室主任负责审核出站报告。
审核工作内容：报告中项目方法适用性、选用正确性、检出限检查、质量控制样品结果评价、数据质量评价、评价标准合理性等。
具体内容：对监测报告原始记录附加《雅安市环境监测站监测报告审查记录表》，填写表中基本信息，在审栏填写审核意见并签字；
审核合格或经修正后合格的在出站报告封面加盖计量章、环境监测资质章。
（3）签发
签发由经计量认证评审组考核合格，取得资格的站长或副站长签字。
签发人对出站报告质量进行整体把关，对任何一个可疑环节和数据进行复核、判断，并作出签发结论，对签发报告承担相关法律责任。
3 报告发放
综合业务室设置报告管理员，负责监测报告登记、发放、档案管理。
监测报告（委托性）发放的依据是监测缴费发票，特殊情况下经过站领导批准可以先领后交。
委托性收费监测报告发放的具体程序是：
（1）综合业务室根据业务受理和经费预算制定“报告发放条”，上有“监测报告字号”“项目名称”“收费预算”、“实际收费”、“领导签字”等内容。填好相关内容并经站领导签字后传报告管理员。
（2）客户先到报告领取处询问，报告管理员将“报告发放条”交客户并指引客户到财务处交款。
（3）客户交款后，财务人员收集保存“报告发放条”出具监测发票，管理员凭缴费发票发放报告，并要求客户在报告领取表上签字。
（4）对于特殊情况下先领后交或电汇转账的，报告管理员将“报告发放条”交客户并指引其到分管业务的站领导处，经站领导签字后方可发放监测报告。
（5）其他未知特殊情况，经特别报站领导定后方可发放监测报告。
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