小公司差旅费用报销制度.doc

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差旅费报销制度

一、 差旅费借款及报销流程
1. 员工因公出差需向其直接主管上级递交申请书，申请书内应写明出差事由、时间和所需差旅费金额（具体标准参见以下规定）等，经上级主管签字批准后方可办理相关手续。
2．预借差旅费需填写《支款凭证》，经部门主管及总经理签字后，交到财务助理处，财务部统一将借款支付到出差人的招商银行一卡通。
3. 出差的火车票及往返机票（日期可签转）可由行政部门统一订购，由出差人员结算。
4. 出差人员应在回公司后的五个工作日内报销，报销要求填写《差旅报销单》及《差旅报销明细单》，经部门主管签字后交到财务处审核，填写各种单据的方法请参照模板，财务部有权驳回不规范的填写，以保障高效的工作效率。
5. 除特殊情况外，将本着前帐不清、后帐不借的原则，如前一次的差旅费没有报销结清，则不能支取下一次的差旅费用，并停止支付一切报销费用和工资，直至差旅费用报销为止。
6.出差回来后5个工作日内，必须向部门经理及人力资源部提交出差总结，否则不予报销；

二、 报销标准
根据全国各城市的经济发展水平和消费情况，根据各城市的加盟费核算情况，将各省市县划分为六个级次，具体划分情况请查看办公网的财务系统模块，每个级次的住宿费、餐费及交通费标准如下：

一级
二级
三级
四级
五、六级
住宿（元/间*夜）
300
260
220
180
140
餐费（元/人*天）
100
80
60
60
40
交通费（元/人*天）
90
70
70
50
30
座机电话费（元/间*天）
30

1. 住宿费用的报销采取实报实销制，即标准以内的消费按实际情况报销，超过限额的按标准额度报销；
2. 出差天数计算办法如下：出发时间12：00（含）之前，按一天计；出发时间12：00－18：00点，按半天计，出发时间18：00（含）以后，不计；返回时间12：00（含）之前，按半天计，返回时间12：00以后，按一天计。
3、餐费补贴是作为员工出差的餐费支付的，采取定额补贴，超支自负，节约归己的原则，并且不需要上交餐费发票，按出差天数计算。如发生宴请，每次扣减半天餐补。异地城市间出差，级次不同时，当天以级次高者计算。
4. 由于业务关系发生的异地市内交通费用（北京武汉和异地城市之间的据实报销），在不超过按标准计算的总金额内进行实报实销，以在异地的实际天数计算。实际天数计算办法如下：到达异地时间12：00（含）之前，按一天计，12：00后到达按半天计；离开异地时间12：00点（含）按半天计，12：00后离开按一天计。异地城市间出差，级次不同时，当天以级次高者计算。
5. 员工出差期间，因工作需要上网，上网费不得超过20元/天。凭正式发票可以报销。
6. 员工出差原则上按上表所示的标准借款（往返交通费除外），每次每人借支差旅费最高不得超过5000元。
7.交通费及座机电话费按照平均计算。

三、其他规定
1. 出差人根据实际情况确定所乘交通工具。原则上连续乘坐火车时间在6小时以上可以购买硬卧火车票；不足六小时的，同等情况下，优先购买特快、快速、普快列车硬座票，如时间及行程紧急，也可以购买票价低于150元或全程运行时间低于3小时的D字头动车组车票，一等座、二等座均可。员工如遇非常紧急情况需乘坐软卧、D字头特快列车或飞机的，必须事先书面申请经公司总经理审批。
2. 如果出差人员在允许购买硬卧的情况下，由于某种原因乘坐硬座列车，公司按硬坐车票的40％给予补贴。
3. 出差人员应本着节约的原则，尽量减少费用支出，如确因业务关系发生的宴请、确因工作急需异地购买办公用品等超标准费用，要写出书面报告，经部门经理审核上报公司总经理批准后方可报销。
4. 员工出差期间，应尽量使用当地固定电话，移动电话报销标准不会因经常出差而做调整。
5. 出差期间不得以任何理由以公司名义购买礼品。
6.本报销标准自20072011年4月1日起执行

北京数字博识科技有限公司********有限公司

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