某工程建设有限公司代建项目管理手册.doc

第 27 页 共 88 页

****工程建设有限公司

代建项目管理手册

二0 O八年三月

目 录
1 前 言 5
2 工程代建管理体系 6
2.1 组织机构 6
2.1.1 部门设置 6
2.1.2 代建部工作职责 6
2.1.3 管理模式图 7
2.2 部门及岗位职责 9
2.2.1 代建部经理 9
2.2.2 技术负责人 10
2.2.3 综合办 10
2.2.4 招标及合同管理办 12
2.2.5 建经办 12
2.2.6 工程管理办 13
2.2.7 档案室 14
2.2.8 财务室 15
2.2.9 项目部及项目经理 15
2.3 参考用表 17
2.3.1 产品询价邀请函 18
2.3.2 代建单位总进度计划报审表 19
2.3.3 代建项目××年度投资计划报审表 20
2.3.4 年度投资计划与基建支出预算报告 21
2.3.5 代建单位竣工结算资料报审表 22
2.3.6 年度代建工作总结 23
2.3.7 代建现场巡查工作记录 24
2.3.8 代 建 日 誌 25
2.3.9 代建工作周报 27
2.3.10 代 建 月 报 28
2.3.11 代建单位工作联系单 31
3 代建管理制度 32
3.1 工作请示制度 32
3.2 会议制度 34
3.2.1 会议类型 34
3.2.2 会议纪要 34
3.2.3 附：代建部内部会议纪要及项目专题会议纪要参考用表 35
3.3 文件管理制度 38
1、总则 38
2、收文与分发 38
3、处理 38
4、发文 39
5、文件的立卷与归档办法 39
6、文件的销毁 40
3.4 档案资料管理制度 41
3.5 印章的使用与管理办法 42
3.5.1 印章的启用 42
3.5.2 印章的分类 42
3.5.3 印章的保管 42
3.5.4 印章的使用范围 42
3.5.5 印章的使用管理 42
3.5.6 用印方法 43
3.5.7 用印表格 43
3.5.8 用印流程 43
3.6 项目实施细则的编制程序 46
3.7 全过程代建工作计划编制程序 46
4 工程款支付流程 47
4.1 工程进度款支付 47
4.1.1 进度款支付内部审批程序 47
4.1.2 工程进度款内部审批流程 47
4.1.3 进度款支付审批用表 48
4.2 中间结算（含分项工程结算）、竣工结算支付 53
4.2.1 结算款支付内部审批程序 53
4.2.2 中间结算（含分项工程结算）、竣工结算支付内部审批流程 54
4.2.3 结算款支付审批用表 55
5 工程变更及签证内部审批流程 58
5.1 工程变更 58
5.1.1 设计变更内部审批程序 58
5.1.2 工程变更内部审批流程 59
5.1.3 工程变更内部审批用表 59
5.2 工程签证流程 62
5.2.1 职责 62
5.2.2 签证单之完整性要求： 62
5.2.3 签证审核程序（ 内部流程 ） 62
5.2.4 签证审核依据 63
5.2.5 签证提交与审核期限 63
5.2.6 审核意见要求 64
5.2.7 其他 64
5.2.8 审核责任 65
5.2.9 工程经济签证单内部审批流程 66
5.2.10 工程经济签证单内部审批用表 67
6 工程招投标工作程序 70
6.1 职责分工 70
6.2 招标前期工作 71
6.2.1 招标计划 71
6.2.2 招标策划 71
6.2.3 招标文件 71
6.3 招标实施过程 71
6.3.1 发标与招标答疑 71
6.3.2 开标 72
6.3.3 评标 72
6.3.4 定标 72
6.4 签约与后续工作 72
6.5 其他规定 72
6.6 招标内部用表 72
7 工程代建管理考核制度 77
7.1 公司代建部考核制度 77
7.1.1 考核办法 77
7.1.2 被考核的行为 77
7.1.3 代建各部门工作绩效考核表 81
7.2 项目代建部工作考核办法（试行） 83
7.2.1 总则 83
7.2.2 考核对象、范围、内容及制度 83
7.2.3 考核办法（细则） 83
7.2.4 奖惩办法 84
7.2.5 附则 84
7.2.6 考核用表 84

1 前 言

在市场经济条件下，在激烈的市场竞争中，企业要赢得竞争力，长期地生存与发展，就必须具备科学有效的管理。建筑工程管理市场的竞争尤为激烈，而且随着我省代建管理工作的深入开展，建筑工程管理市场将愈来愈规范，对工程管理企业的要求和约束也愈来愈严格。如何在新的市场条件下生存与发展，如何在激烈的管理市场竞争中立于不败之地，从而实现企业的持续发展与壮大？答案只有一个：从管理上下功夫。
新的管理市场环境和激烈的竞争，要求企业必须摆脱旧的管理模式，勇于创新善于创新。因此建立健全适应工程管理市场经济和新时代要求的企业管理制度乃是企业管理的基础工程。
公司在总经理的亲自领导下，近年来业务发展较快。为提高公司的代建管理水平与效率，根据公司领导的指示，重新编制了这套《公司代建管理制度》，发至公司代建部及主要项目部，希望大家认真学习，在实践中予以贯彻执行，以期公司的代建管理工作系统化、规范化、科学化、标准化。同时，也真诚地欢迎大家对它提出合理的修正意见，使它更趋科学与完善。
2 工程代建管理体系

****工程建设有限公司代建管理体系主要由六个部分组成，包括公司的组织机构设置、部门及岗位职责、规章制度、考核办法、工作流程及参考用表等，具体如下：
2.1 组织机构
2.1.1 部门设置
公司根据管理需要，设置的部门包括总经理办公室、总工办、造价部、招标代理部、办公室和代建部。其中根据代建工作特点，代建部下设经理室（经理1人、技术负责人1人）、综合办公室、招标及合同管理办公室、建经办公室、工程管理办公室、档案室和财务部。
2.1.2 代建部工作职责
代建部是公司代建项目管理的职能部门，根据项目组织实施单位的委托合同及有关法律法规，组织管理好各项目代建工程。其主要工作职责是：
1、参加委托代建合同的谈判及签订。
2、组织审查项目建议书、项目可行性研究报告、项目总的代建工作计划。
3、项目前期及实施阶段工程建设的报批工作。
4、编制年度投资计划与基建支出预算。
5、参与招投标管理，精心组织分析标书，择优选择工作单位和材料、设备供应商，并参与相关合同的谈判与签订工作。
6、控制工程项目安全、质量、投资、进度和管理合同及信息，协调项目各参与方的工作，保证完成委托合同目标。
7、组织对代建各部门及相关岗位的考评工作。
8、组织项目竣工验收，办理工程结算与项目竣工决算。
9、编写月报、年度总结及项目代建总结报告。
10、归集相关的工程技术档案资料，做好立卷归档工作，及时送存公司及有关单位。
11、建立内部监督管理机制，做好项目廉政建设。
12、完成公司交办的其它任务。
2.1.3 管理模式图
公司的管理模式如下图所示：
****工程建设有限公司组织机构框图

总经室
工程部
代建项目部（经理） 1人
代建项目技术负责人 1人
招标代理部
办公室
财务
行政人事

档案
总工办
工程管理办3人
代建项目1
4人人
代建项目2

3人人人
代建项目3

3人
代建项目……

4人
招标及合同管理办
（公司代理部兼）

2人
建经办
2人

财务室
（公司财务兼）
综合办
3人
档案室（公司档案组兼）

2人

2.2 部门及岗位职责
2.2.1 代建部经理
工作对公司负责，全面负责代建部的组织管理工作，协调各职能部门、项目部的关系，对各个项目按合同要求的质量、工期、投资和安全等目标负组织、管理责任。具体如下：
1. 负责代建部的日常工作，掌握代建部各职能部门、项目部的各项工作进展，及存在的问题。
2. 提出代建项目部各职能部门负责人、成员组成，报总经室批准；根据项目的进展情况进行人员调配。
3. 检查、督促、协调代建部各职能部门和各项目部的工作，解决各职能部门及各项目部提出的问题。
4. 制定代建部内部工作制度，主持代建工作会议，参与各代建项目部主要会议，签发代建部的文件和指令。
5. 组织代建部人员定期或不定期对项目部进行检查。
6. 组织技术负责人、项目经理等相关人员审核项目建议书、项目可行性研究报告、项目总的代建工作计划，协调指导项目前期及实施阶段工程建设的报批工作。
7. 组织重大合同的谈判，对各部门的合同管理工作进行规范、指导，监督和检查合同的执行情况，负责合同纠纷的处理。
8. 组织代建部专业人员对项目招标文件、合同进行审查。
9. 主持或参与工程质量问题或事故的调查。
10. 组织编写并审核项目代建的代建大纲、竣工报告、年度报告、月报，参与有关行政主管部门考评验收。
11. 组织技术负责人、综合部、项目部等相关人员编制各代建项目的总代建工作进度计划、年度计划及月计划。
12. 组织技术负责人、综合部、建经办等相关人员编制各代建项目年度投资计划与基建支出预算、核算。
13. 组织技术负责人审查监理单位报送的竣工验收内业资料。
14. 每周向总经室汇报代建部工作情况及计划，每月向总经理提交本月工作总结及下个月的工作计划。
15. 根据代建考评考核办法，成立考核小组，阶段性对各代建部门、各项目部及岗位人员进行考核，并将考核结果报分管领导。
16. 负责代建部劳动、廉政纪律等工作作风的管理。
17. 负责及组织安排与委托人或使用单位的工作汇报、协调、联系等，对外联系协调建设、规划、土地等相关政府职能部门。
18. 组织代建部相关人员参与进行项目综合竣工验收。（参考代建管理办法）
19. 总经理交办的其它事情。
2.2.2 技术负责人
认真贯彻执行国家和地方制定的有关科技进步方针、技术政策、法律法规和规范，就技术管理对公司负责。具体负责前期（项目建议书、可研、初设等）及实施阶段的工程设计、施工的技术把关、质量管理的工作。
1. 制定项目代建管理的代建大纲，组织项目部编制并审核项目代建管理的四控制两管理实施细则。
2. 主持编制项目总进度计划、年度计划。
3. 根据年度计划审核项目部报送的月工作计划。
4. 项目代建工作开展前，负责对项目部管理人员进行代建工程实施方案交底。
5. 负责组织前期手续中有关工程技术数据收集工作。
6. 负责及组织前期（项目建议书、可研、初设等）及实施阶段的工程设计、施工的技术审查、把关与技术方案论证、各技术经济指标分析、比选，并提出建议。
7. 负责组织相关人员审查施工图的设计深度、设计质量是否达到规范要求，是否达到项目使用单位设计任务书的功能要求，采用技术、选用的材料设备是否符合初设或业主要求，提出审查意见和合理化建议，对设计存在的问题及时与设计院联系修改。
8. 审定项目可研估算、初设概算文件，阅读审查施工图，提出合理化建议，参加图纸会审、施工方案审查。
9. 审核招标文件、合同文件中有关的技术、工期、质量、安全等条款。
10. 参与重大合同的谈判。
11. 参与代建工程项目使用主要材料的技术质量把关；负责处理各代建项目所反映存在的重大技术质量问题。
12. 参加工程管理办、项目部组织的有关协调会议。
13. 参与工程质量、进度、安全管理的定期与不定期检查。
14. 主持或参与工程质量问题和工程质量事故的调查。
15. 参加工程中间验收和竣工验收。
16. 每周五前向代建部经理提交下一周的工作计划。
17. 指导各职能部门、项目部的技术档案资料收集归档工作。
18. 负责编制项目代建总结报告中的有关技术部分。
19. 完成领导交办的其它事项。
2.2.3 综合办
综合办设主任一名，负责本部门的人员分工及管理，确保综合办工作的高效运转，其工作对代建部负责。主要负责工程建设前期的报批手续以及施工过程中需要办理的各项审批手续及竣工后手续，相关的文件、前期工程（工程开工前）技术档案及相关报批手续资料管理及归档，代建部的内务管理等。具体如下：
1. 负责已批准立项的工程所有报建办证工作，协调与省市政府行政管理部门、项目组织实施单位、项目使用单位的前期工作关系。（包括办理总平批复、用地规划许可证；办理用地批准书；办理环保、消防、人防、气象等部门建审；办理工程规划许可证；委托工程质量监督；配合施工单位办理施工安全申报；办理开工报告或施工许可证；办理工程竣工验收备案；办理产权登记；施工图审查报审；施工图消防审查报审；预算报审等）
2. 负责所办理的各种手续的过程资料（发文、来函及各种报批资料、批文、各阶段的图纸、资料等）收集、登记、整理、归档。
3. 负责组织各项目开竣工典礼及重大会议的筹备、布置、录影录像等工作。
4. 负责项目用水用电等的申请、报批，并参与项目用水用电、白蚁防治、工程保险等前期合同的签订。
5. 在技术负责人指导下，负责编制各项目前期工作计划。
6. 负责各项目前期合同的履行。
7. 负责对外递送代建部或公司的函件、技术资料到位，并做好接收单位的签收。
8. 负责外单位发送我代建部或公司的来文、技术资料等各种函件的接收，及时转交或告知有关部门和人员，并做好收发文台帐。
9. 负责各项目代建工程款的财务付款申请办理手续，并做好支付款项的台帐，定期与公司财务部门进行支付款项的核对。
10. 负责代建管理费和代建工程款的财务请款与催收。
11. 负责与省发改委、财政等投资主管部门联络与协调。
12. 负责代建部的会议安排及会议记录、整理工作、接待联系、收集并报送信息、财产管理、本部门的工作日誌及年度工作总结。
13. 收集、整理代建部各职能部门、项目部提交的年、月报、总结等书面汇报材料，以便考评、归档（至少一份归档案室）。
14. 负责代建部的大事记、各项目报建工作的进展情况一览表的填报。
15. 负责代建部考勤工作，劳动、廉政纪律的宣传、考核，代建部出差（除福州市区）登记及相关票据报销审核工作。
16. 收集整理各项目部的考核结果，组织对代建部各职能部门的考核工作，并将考核结果进行统计并做好台帐，报代建部经理审核，并报公司办公室分析计算奖惩结果。
17. 每周五前向代建部经理提交下一周的工作计划。
18. 负责编制项目代建总结报告中的有关前期工作部分。
19. 完成领导交办的其它事宜。
2.2.4 招标及合同管理办
招标及合同管理办设主任一名，组员若干名，可由公司招标代理部人员兼任。负责代建项目招标、合同签订的管理，具体职责如下：
1. 按照规定组织项目招标工作。
2. 制定招标计划表。
3. 编制或审核招标方案、招标公告、招标文件。
4. 会同招标代理单位办理招标报批手续。
5. 发售或协助招标代理单位发售招标文件、工程量清单（含电子文档）、控制价（含电子文档）、图纸等文件，及时做好收支账目与公司财务交割。
6. 接受投标单位的质疑。
7. 会同招标代理，组织开标评标工作。
8. 建立和健全公司合同管理制度。
9. 各项目合同的起草工作。
10. 组织合同评审。
11. 协助建设单位和使用单位依法、依程序签订合同。
12. 建立招标过程资料档案，对招投标文件、合同、工程量清单、图纸等进行登录、统计、保管、归档及例行报表。
13. 负责各项目合同组成文件及时交由代建综合办进行签发。
14. 向公司和代建部（代建的项目）提交工作月报、年报。
15. 领导交办的其它工作。
2.2.5 建经办
建经办设主任一名，组员若干名，编制年度投资计划与基建支出预算，代建工程全过程的造价控制，具体职责如下：
1. 负责在各阶段（项目可研阶段、项目定位阶段、实施方案阶段）向公司提交投资估算、初设概算、施工图预算的编制或审查，并以此指导设计、招标、施工、采购等业务活动中的成本费用使用与管理。
2. 负责在设计阶段提供委托设计的限额经济指标。
3. 负责编制各项目工程总投资计划、年度投资计划、月投资计划和基建支出预算等，并提交委托人审核。
4. 编制项目进度用款申请，交由综合办申报催款。
5. 对项目投资计划进行对比分析，检验项目资金进度与工程进度的配合情况，向建设单位、使用方提出投资优化建议。
6. 配合综合办进行图纸的审查工作，负责审查设计成果是否在限额指标范围内，如超出限制，负责向项目组织实施单位提出调整意见并上报分管领导。
7. 在施工图设计阶段负责进行设计阶段造价控制。
8. 负责在施工过程中阶段性地向公司领导反馈控制指标是否在预控范围，如有超出，及时提出预警。
9. 参与招标及合同管理办的施工、材料设备招标文件有关造价商务条款的编制及材料询价、合同的谈判，参与确定主要材料设备的型号、品牌。
10. 代行业主权责，组织造价部编制工程量清单及预算（若有委托）或审核工程量清单及预算（建设单位另行委托其他单位），必要时与财政审核部门进行沟通。
11. 负责设计变更估算、单价确认单组价分析、工程经济签证审核、工程进度审核、竣工结算审核。
12. 负责设计变更、现场签证及索赔等审核。
13. 参与工程管理办组织的工程例会、图纸会审、工程竣工验收。
14. 审核施工过程当中，招标清单外工程项目材料规格、数量、品牌及询查市场原价。
15. 负责竣工结算审核和决算工作。
16. 参与施工用水用电等监测工作数据的计算和审核，负责项目用水用电价款的计算和审核。
17. 审核工程进度和资金使用情况报表，并做好支付款项的台帐；负责各项目代建工程款的财务付款申请办理手续，定期与公司财务部门进行支付款项的核对。
18. 与公司财务部编制项目年度财务决算报表。
19. 参与与省发改委、财政等投资主管部门联络与协调。
20. 负责项目开工前或实施阶段向项目部人员进行招标、合同造价控制交底。
21. 编制月、年度工作报告。
22. 所经办的造价资料收集、整理及归档。
23. 负责编制项目代建总结报告中的有关造价部分。
24. 负责与公司财务人员办理资产移交。
25. 其它领导交办的事情。
2.2.6 工程管理办
工程管理办设主任一名，副主任一名，组员由各项目部人员组成，控制工程项目安全、质量、投资、进度和管理合同及信息，保证完成委托合同目标，组织考评组对各项目部进行考核。具体职责如下：
1. 协调各项目组之间的关系，合理调配人员等资源，并报代建部经理批准。
2. 组织招标及合同管理部、建经办、造价部、项目部及技术负责人进行图纸初审，就施工图出现的问题，配合设计单位，要求设计方及时修改。
3. 组织技术负责人、建经办及项目经理对施工组织设计（方案）进行审查、优化，并向代建部经理和技术负责人报告。
4. 在工程实施过程中负责对项目部四控两管一协调的检查和管理。
5. 协调项目部与综合办的工作衔接，提供技术支持，协助综合办办理报建手续。
6. 审核各项目的工程进度计划，检查计划执行情况。
7. 组织制定各项目部的工作制度、程序，并监管落实情况。
8. 组织对各项目工程质量、进度、安全管理的定期与不定期检查。
9. 在项目工程施工过程中，应当掌握现场施工的质量、进度、投资和安全文明动态信息，每月将下一月工作计划上报代建部经理和技术负责人。
10. 参与现场变更联系单的会签，控制工程造价，基建投资控制，及参与清单外材料设备的价格认定。
11. 配合项目部组织项目中间及竣工验收工作，配合对外联络以进行综合验收，参与项目竣工结算审核工作，负责工程质量保修期内协调工作。
12. 监督检查各项目部合同的履行情况。
13. 每周五前向部门经理提交下一周的工作计划，组织项目部编制年、月报表。
14. 检查、监督代建项目部劳动、廉政纪律等工作作风的管理。
15. 组织分管领导、代建部经理等考核小组，对代建项目部进行考核，收集考核信息，报代建部经理审核，提交公司办公室。
16. 参加审查施工图的设计深度、设计质量是否达到规范要求，是否达到项目使用单位设计任务书的功能要求，采用技术、选用的材料设备是否符合初设或业主要求，提出审查意见和合理化建议。
17. 参与项目部各参建方的协调工作，进行项目顾客回访，收集项目顾客满意度调查。
18. 负责编制项目代建总结报告中的有关实施阶段的管理工作。
19. 负责收集甲供材料信息，与项目经理就甲供材料的合同进行谈判，组织甲供材料进场。
20. 负责竣工项目的维修期跟踪服务。
21. 分管领导交办的其他事情。
2.2.7 档案室
档案室设主任一名，组员若干，可由公司综合组人员兼任。主要职责如下：
1. 根据项目整体信息管理流程，确定信息来源、走向和处理程序。
2. 文件收发，并及时登记与管理。
3. 管理工程图纸，技术文件等资料。
4. 文件打印、保管和分发。
5. 档案的分类整理、分卷建目，及时归档。
6. 竣工资料整理、归纳、建档、移交。
7. 原件仅一份存档的，只能查阅，不得外借，确实需要外借的要经部门经理、公司领导批准。
8. 受控的资料（有盖受控章），需查阅的要经部门经理、公司领导批准。
2.2.8 财务室
可由公司财务人员兼任，根据国家财财税政策、会计法则、代建管理办法及相关公司规定等进行财务管理，主要职责如下：
1. 严格项目资金的管理及监督项目资金的使用情况。
2. 代建款：前期工作款、施工预付款、进度款、材料设备采购款、结算尾款等的审查和拨付。
3. 对支付款项的申报材料和凭证（合同、审批手续、申请资料、发票等）进行严格审查，缺一不得支付。
4. 根据统一的财务管理和会计核算办法，结合本项目工程建设的实际情况，设置会计科目，及时进行登账，归集项目建设成本，真实、准确、完整地反映本项目建设投资情况，并于每月月底将基建报表报送建设单位、使用方核查。
5. 对收支凭证进行及时收集、分类、装订，建立财务凭证档案。
6. 根据公司的财务制度对各项开支和报销票据进行严格审查。
7. 各代建项目分别建账，做好各项目年度基建财务。
8. 完成领导交办的其他事宜。
2.2.9 项目部及项目经理（负责人）
项目经理部是公司派驻现场的机构，集中代表公司与承包方、监理方、设计方等各方在处理项目施工管理中的业务关系，其他部门原则上应该通过项目经理与承包方、监理方发生业务关系。项目经理就项目现场工作向公司负组织管理责任。主要职责按委托代建合同和有关法律法规做好工程项目管理，通过各种管理制度和措施，做好项目“四控两管一协调”工作，完成合同目标。主要职责如下：
1. 项目经理负责项目部人员分工、授权及管理，对项目部的工作负责。
2. 现场有施工活动时，做好现场值班安排，并做好考勤登记工作，关键部位或重要工序施工时项目经理要到位。
3. 就现场重大的突发事件，项目经理应及时到位协调解决，并第一时间汇报公司领导、项目业主及行政主管部门。
4. 根据公司和代建部制定的项目代建大纲，结合项目特点，制定项目部工作制度，报代建部工程管理办、代建部经理、公司审核、审批。
5. 根据项目特点、委托代建合同及项目代建大纲编制代建工作实施细则（特别是桩基等结构关键部位、重要部位、砼的质量控制办法），报工程管理办、技术负责人及代建部经理审核、审批，并报送公司。
6. 协助综合办办理项目报建手续。
7. 项目部协调完成项目施工前期准备工作；协助建经部进行项目投资控制；代表代建部组织项目竣工验收，配合进行综合验收；负责监督监理单位做好工程质量保修期内的监理工作。
8. 负责做好项目实施阶段 “四控两管一协调”工作，每天进行现场质量、安全巡查工作，现场形象进度检查及过程造价控制，发现问题及时要求整改，必要时利用合同违约处罚手段予以督促整改。
9. 项目经理与监理单位、设计单位、业主单位存在较大意见分歧而双方无法协调解决时，及时向工程管理办或代建部经理报告。
10. 制定每周工作计划，并在周五之前提交代建部经理。通过工作计划与现场的实际情况，明确每一个环节的进度、质量等情况，能够为其它专业队伍等提供设计、施工进场等明确时间。
11. 负责编制代建工作月报及月工作计划表，报代建部审批，并向委托人汇报。
12. 参与代建部编制项目总的代建工作计划，负责根据代建总的工作计划编制实施阶段的年度工作计划，报代建部审批。
13. 会同建经办根据项目进度需要，代编项目年度投资计划与基建支出预算提交建设单位审核，根据批准的项目年度投资计划与基建支出预算，按项目进度向建设单位提出项目用款申请。
14. 参加审查施工图的设计深度、设计质量是否达到规范要求，是否达到项目使用单位设计任务书的功能要求，采用技术、选用的材料设备是否符合初设或业主要求，提出审查意见和合理化建议。
15. 参与代建项目招投标文件专用条款的讨论，并参与相关合同的谈判与签订工作。
16. 参加隐蔽工程、分部分项工程验收、中间验收，并督促施工、监理单位就甲供材料进行验收。
17. 负责实施阶段的施工图纸、设计变更单等设计资料的及时领取、分发。
18. 负责与施工、监理、业主等参建单位的来往函件的登记、收发、归档。
19. 检查施工方案及实施情况，审查施工单位的质保内业资料，审查竣工内业资料是否完整、合规，协调设备现场安装并组织试车验收等。
20. 负责现场各类签证，参与进度款审核，协助建经办做好工程结算，收集现场施工单位索赔与反索赔的证据资料，定期或不定期汇报过程进度或过程造价控制情况报告，为领导决策提供参考，定期或不定期跟公司造价与合同管理组沟通造价控制信息，做好造价控制本职工作，在实施过程中还可以提出造价控制合理化建议。
21. 负责由我代建单位代缴代扣的现场用水用电数据的收集和催缴工作。
22. 协助招标及合同管理办做好工程承包合同管理。
23. 协助提供办理有关建设手续的技术资料。
24. 组织工程实物交接、培训等工作。
25. 负责施工过程日常事务记录及数据资料统计整理，及时收集各类工程技术档案与材料设备技术资料并交档案组归档。
26. 协调与项目实施单位、项目使用单位及其它参建单位及政府行业管理部门的关系。
27. 积极协调联系设计单位就施工现场发生的一些需设计单位审核、确认的设计变更或设计处理意见等。
28. 负责编制项目代建总结报告中的有关实施阶段的现场管理工作。
29. 其他领导交办的事情。

2.3 参考用表
附档案馆代建管理参考用表，其他项目部可根据实际需要或增加、或减少或修改使用等。

2.3.1 产品询价邀请函

××××产品询价邀请函
（单位）：
由****工程建设有限公司代建的“××××”项目，具体工程地点：××××，设计采用××××。经研究决定，将采用产品询价方式，根据各家产品性价情况及对产品考察等形式，确定备选“品牌”，组织××施工招投标，交由施工单位采购，属“甲控已购”材料范畴。为此，请贵单位收到邀请函后，在××年×月×日前将报价书递送至 ×××（收）。联系人：××，联系电话：××××。
一、 报价内容：
1． 产品名称：××××。
2． 规格数量：××××。
3． 供货时间：约××年××月
4． 质量标准：产品生产必须达到××××国家标准。
5． 产品型号：本函件附带本工程××材料资料。厂家或供应商根据材料资料推荐一~二款适应本工程的产品型号进行报价。
6． 产品样本：本工程××规格尺寸××的居多，为此，至少应提供该尺寸的样品，并贴好标签。
7． 产品报价：（此报价仅供参考，不做为最后签约价）。
二、 报价文件基本要求：
1、公司简介
2、资质（包括企业法人营业执照、组织机构代码证书、国际质量体系认证、生产许可证、税务登记证、企业生产技术标准等复印件）
3、有委托代理商的要有授权委托书
4、产品报价（××统一按××计量单位计，为含税工地价，产品报价还需详细明确费用组成）
5、产品介绍（主要产品目录、产品规格、产品特性、产品使用范围及安装说明等）
6、最新的产品各项性能检测报告
7、主要业绩表、有关证书以及部分已完工程材料供销合同（含单位工程名称、单位工程材料用量以及规格尺寸等）
8、货款结算方式
9、产品质量保证和控制以及售后服务承诺
10、其它
注：以上报价书每页均需由厂家盖章或由委托授权人签字、盖章。（其他需要说明事项）
****工程建设有限公司
××××代建部
××年×月×日

2.3.2 代建单位总进度计划报审表
代建单位总进度计划报审表

工程名称：××××建设项目 编号： JS-DJ(项目拼音)-编号
致（建设单位）：
我部根据《委托代建合同》关于建设工期从初设和概算批复之日（××年×月×日）起××天的目标要求，编制了“××××建设项目代建（实施阶段）总进度工作计划安排网络图”，今报贵办审批。
附：网络图附后

代建单位：****工程建设有限公司
单位负责人：
日 期： ××年×月×日
建设单位审批意见

建设单位（章）：
负 责 人：
日 期：

注：本表由代建部负责填报。

2.3.3 代建项目××年度投资计划报审表
代建项目××年度投资计划报审表

工程名称：××××建设项目 编号： JS-DJ(项目拼音)-编号
致：（建设单位）：

由我司代建的××××建设项目概算批复总投资为××万元。根据委托代建合同的要求和项目进度需要，我司代编了××年度投资计划与基建支出预算（见附表），现报贵办审核并由你们报省发改委和省财政审定。

附：××年度投资计划与基建支出预算报告

代 建单位：****工程建设有限公司
××××代建项目部
单位负责人：
日 期： ××年×月×日
建设单位审核意见

建设单位（章）：
负 责 人：
日 期：

注：本表由代建部负责填报。

2.3.4 年度投资计划与基建支出预算报告
××年度投资计划与基建支出预算报告

××××：
由我司代建的××××建设项目概算批复总投资为××万元。根据委托代建合同的要求和项目进度需要，我司代编了××年度投资计划与基建支出预算（见附表），本年度投资计划××万元，预算支出××万元。其中哪些项目费用进入我司代建专户，哪些项目费用进入贵办基建专用，由贵局确定后报省发改委和省财政审定。

代建单位：****工程建设有限公司
××××年××月××日

2.3.5 代建单位竣工结算资料报审表
代建单位竣工结算资料报审表
工程名称：××××建设项目 编号： JS-DJ(项目拼音)-编号
致：（建设单位）：

我司以完成了由××××编制的工程竣工结算核实工作。现按照代建管理办法规定上报该资料到贵办确认后依法依规报省财政厅审定。

附：1、××××工程代建初审意见
2、××××工程监理初审意见
3、××××工程工程结算书
4、××××工程招标文件
5、××××工程中标通知书和投标文件

代建机构：****工程建设有限公司
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　××××项目代建部
　　　 项目经理：

　　　　　　　　　　 日　　期：　××年××月××日
建设单位受理意见

建设单位（章）：
负 责 人：
日 期：

注：本表由项目部负责填报。

2.3.6 年度代建工作总结
×××××××项目
××年度代建工作总结
×××××：
由××组织实施我司代建的×××××项目，自×年×月×日签订委托代建合同，×年×月×日奠基开工以来，在××的领导下，至××年底项目进展顺利，本工程的安全、质量、投资、进度方面均处于受控状态。
现就××年度的代建工作进行总结并汇报如下：
（一）总体项目进展情况
（二）代建单位“四控两管一协调”工作情况
（三）发挥我公司专业知识提出合理化建议节约投资
（四）存在问题及对策
（五）本年度工作计划和关键节点要求
（六）需要业主配合协调的工作
（七）总结

****工程建设有限公司
年 月 日

注：年度代建工作总结报告由项目部组织编写，并报代建部审核，公司审批。

2.3.7 代建现场巡查工作记录
代建现场巡查工作记录
天气：××
项目名称：×××× 编号：XCJL××-×
巡查单位（代建单位）：****工程建设有限公司
主送：监理单位
呈送：建设单位
现将××年×月×日我部现场巡查情况反馈监理单位，并报告建设办。
1、 ……，该严重问题我部当即反馈建设办及监理单位现场值班人员并进行见证，监理单位当天已书面通知整改。
2、 ……，该细节问题我部当即要求施工单位整改，并告知监理单位认真监督。
3、 ……，该问题我部已反馈监理单位，要求监理单位予以检查、复核。
4、……，该问题质检站（或其他）领导要求整改，请监理单位认真予以监督。

希望监理单位能对我部的巡查反馈情况，予以认真检查整改、并认真监督，请监理单位加强现场质量检查、复核工作，确保工程质量，争创“鲁班奖”的合同质量目标。
此
致

现场代表：
日 期：××年×月×日晚上×时
签收栏：

2.3.8 代 建 日 誌
×××× 建 设 项 目

代 建 日 誌

年 月 日至 年 月 日