生鲜蔬菜采购销售管理流程[1].doc

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生鲜蔬菜商品采购、销售管理流程

采购照单采货
传至蔬菜采购负责人
门店要货

根据实际情况现场采买特价品

销售
加工
上游店
运输

销售
加工
总店

销售
加工
送至门店
分货

一、适用范围
凡超市自营的蔬菜、水果类商品，均适用此管理流程。
二、编码使用要求
1、要货单、入库单、调拨单、报损单、除皮单、盘点单必须使用8位商品编码；卖场销售必须使用6位PLU码；
2、严格要求同一商品进、销计量单位一致化。如空心菜以“把”作为计量单位进货入库，销售时必须以“把”为计量单位。
3、罚则：错用一个8位商品编码，处罚责任人100元，错用一个6位PLU码，处罚责任人第一次50元，第二次100元，以此类推，若多次出错，将给予行政处分或调离本岗位工作。
三、要货流程
1、要货五原则：
(1)参考上周同一天(节假日除外)销售；
(2)参考昨日销售；
(3)参考当日销售及当日库存情况；
(4)市场上商品的品相；
(5)商品价格的市场竞争力。
其中(1)、(2)、(3)项为卖场负责人在制定要货计划时必须参考的要素；(4)、(5)项为采购负责人在决定采购时必须参考的要素。
2、要货流程
卖场负责人制作电子版要货单（准确填写商品编码、名称、要货数量），负责与采购组及时紧密沟通，在重庆或基地供应商处订货采买的商品在下午4点前填写好第二天所需商品；本地现采商品在营业结束后，即晚上22点前将第二天所需商品的要货单利用网络传输方式发送给采购组货源组织负责人，须确认对方成功接收。未按时完成处罚卖场负责人100元/次。
四、采购流程
1、采购现金由采购经理负责借出并在财务清帐。
2、采购组逐步分类分单品摸索总结出每天的最佳采买时机、采买地点，可以获得最佳商品的品质品相和最优惠的价格经验，最大限度降低采购成本，形成科学有效的采买制度。
3、采用送货制的供应商，采购组要与卖场一起科学安排和调度，尽可能缩短商品从收货到卖场陈列之间的时间。
4、商品分级：采购人员在采买商品时，需认定商品等级，具体分为精品货、优质货和统装货三种，务必将认定结果填写在送货单上。其认定原则为：
1)精品货：通过特别精选的商品。
2)优质货：通过简单精选的商品。
3)统装货：没有经过任何精选的商品。
5、采购组参照要货单组织货源，对基地供应商和长期合作供应商进行询价和电话预定采买，其余商品进入现金采买流程。基地供应商和长期合作供应商送货到指定地点后，必须由采购人员、卖场收货负责人共同过称、结算并在三联单据上签字确认。在现金采买过程中遵照询价、议价、最终确定成交、点货装车、运输、交付六个环节依次进行。
询价由当日所有采购员分别进行，汇总各自意见后确认意向采买点，进入议价环节，必须2人以上，现场明确主购和辅购，并对议定单价负责；价格谈成后通知携带现金的人员(指派专人并专款专用)开单结算，付款人员与驾驶员、搬运工一起过秤装车，付款人员对已买商品全部装车无遗漏负责。装车完毕后，由开单付款人负责填写送货单(一式四联)，分供货商单独填写，有条件的留下供货商手机(电话)和联系地址，供货商签字确认；驾驶员、付款人员在送货单上签字确认并付款。付款人员对采购商品的数量、金额、现金结算负责。
6、送货单一联由付款人员保存，以备核对现金，另三联交驾驶员随货同行进入运输、交货环节。
7、装车时采购组人员按重货优先原则、商品保鲜优先原则安排装车，商品要求轻拿轻放，严禁野蛮装卸商品。运输过程中驾驶员必须小心驾驶以保证商品安全、完整。
8、对采购的商品进价，由监控部随机不定期抽检。
9、车辆运输路线：由批发市场出发，直送总店和上游店，再由总店向各分店配送。
10、没有按上述流程执行的，每错一个环节处罚50元。
五、收货流程
1、收货时间：从凌晨4点开始，货车到达指定收货地点后，驾驶员、搬运工、生鲜部收货人员依照送货单收货。上游店由生鲜部收货人员、驾驶员、搬运工、卖场保安依照送货单收货。其他分店从7点半开始收货，货物由总店配送。
2、收货人员必须严格执行收货标准，不得降低收货标准，不得提高收货数量(有特殊原因除外)；对品相、质量有问题的商品应予以拒收，对可以降级收货的，根据商品情况降级收货。
3、收货人员必须过秤后如实填写商品毛重、去皮数量（含冰块、水份、泥土、包装物等）。过秤后在三联送货单上由收货负责人、司机、防损员共同签字确认，一联交付收货人，另两联由司机带回分别交给付款人员及生鲜部文员，以便采购组掌握交货信息、报帐，生鲜部文员用以入账。
4、在货车离开交货区时，由防损员检查送货车辆是否有未卸完或夹带商品，并建立日志表。
5、生鲜部文员凭有效送货单，进入总部系统内先做入库单（并打印一式三联），入库单均以实收毛重数量、毛重单价为准。再录入除皮单（打印一式三联）；次日11点前将一联入库单和一联除皮单传采购组，一联入库单与除皮单附在一起自留，一联入库单与除皮单附在一起传财务中心。
6、当日10：00以前所产生的影响系统进销存数据的单据，必须在11：00前全部录入系统；之后产生的收货单据，应当在收货接单后1小时内完成录入工作。其他全部单据必须日清日结。
7、采购组凭机制入库单、机制除皮单、有效送货单一起，在财务中心作为报帐依据。
8、没有按上述流程执行的，每错一个环节处罚100元。
六、商品加工、销售
1、蔬菜类商品是以小时为单位计算它的鲜度，要求生鲜一课按照“蔬菜类商品保鲜、保质期标准”进行相关操作。
2、卖场加工产生的商品损耗，要分单品分开存放，为报损作准备。
3、凡是库存内有的商品必须全部上展台销售；商品从加工间到卖场展台的时间越短越好，保证商品鲜度；
4、加工区的商品必须按先进先出原则陈列，做到轻洗轻放，务必做到当日洗好的当日卖完。
5、卖场上货分为全新补货和随缺随补两种方式。全新补货：指展台上的蔬菜进行全面整理，将品相、品质达不到优质品的商品取回加工间，并从加工间运入全新的商品，确保展台上的商品为优质品或库存中最好的商品（特卖区除外）。一天分四次全新补货，分别是：早上8点前，10点30分前，16点30分前，19点30分前，现场至少有一名课长级以上管理人员督导和把控。随缺随补：指在购买高峰期，由于某些单品被消费者购买一空的情况下，应当及时补充，确保高峰期时，顾客能够买到公司有的任何一款商品。要勤补货，尽量缩短商品躺在展台上等待顾客的时间，保持最佳卖相，降低损耗率。
6、生鲜部要组织员工进行教、授理货技能培训，培训要反复做，领导亲自示范做，比如规定粗茎菜应该每棵扎一圈胶带，以减少顾客翻捡时的磕碰；合理使用不同规格型号的耗材；引导顾客消费习惯，爱惜商品等，降低损耗率。
7、不过夜销售商品（俗称毛毛菜）必须当日销售完，不使此类商品留有库存过夜。
8、生鲜部人员通过系统实时跟踪库存变化，科学使用价格手段调整销售节奏。
9、没有按上述要求执行的，每项每次处罚100元。
七、报损
1、报损标准：蔬菜品质已蛀虫、变色、腐烂、发霉、有异味等不能食用的才能报损，凡是能降价销售的一律不准报损。
2、报损流程：
1)、卖场报损：由卖场实物负责人员清理、归类、打包和填写报损单(一式三联)，由卖场负责人检查是否符合报损标准，并核实报损数量和总金额，会同防损员现场签字确认。打印机制报损单一式三联，一联交防损员，一联与手工报损单一起交财务中心，一联与手工报损单一起自留。报损商品不得堆放，必须当天处理，并转移到指定地点清倒并销毁。每日报损时间9:00和21:30。卖场报损次数过多的商品，生鲜一课负责人务必上报上级领导处备案，并通知采购组，以便追踪改善。
2)、采购组报损：指采购的商品从市场过秤的数量到指定交货点过秤的数量之间的损耗，由采购人员填写报损单交采购组负责人签字确认，报损单一式两联，一联交财务，一联自留，财务中心对采购组损耗总金额进行汇总监控，超过0.5%金额部分由采购组自行承担。
3)、违反制度报损的，每单处罚100元，造成损失的还应当根据情节进行赔偿。
八、实时库存监控
1、蔬菜类自营商品必须由科技部全部录入门店系统的“贵重商品表信息”表里，以便实时监控。
2、在“门店系统à前台管理à其它管理à贵重商品表管理”中，可以查询到本店蔬菜类商品的实时库存。
九、盘点
蔬菜类商品每月月末盘点。每月月末当日营业结束后，门店全部参与行业公司组织的月末盘点，实际盘点数由门店次日连入总部系统录入。

生鲜采购营运中心岗位职责
生鲜部各岗位职责
◎生鲜采购营运总监：
1、 在分管副总的领导授权下，直接负责生鲜采购部、生鲜营运管理部、生鲜配送中心的各项工作，并行使生鲜总监的职权；
2、 在公司总体经营策略指导下，制定符合当地市场需求的营运政策、客户政策、供应商政策、商品政策、价格政策、包装政策、促销政策、自有品牌政策等各项经营政策；
3、 在遵循公司总体经营策略下，领导生鲜采购部门达成公司的业绩及利润要求；
4、 领导生鲜营运管理部组建各分店生鲜营运团队，提升各项专业技能，制订及检查各项营运流程；
5、 制定并督导各部各月、季、年度各项销售指标的落实，利润及各项业务指标；
6、 沟通及协调同其他各部门的工作
7、 负责各项费用支出核准，各项费用预算审定和报批落实；
8、 负责监督及检查各部门执行岗位工作职责和行为动作规范的情况；
9、 负责各部门员工的考核工作，在授权范围内核定员工的升职、调动、任免等；
10、 定期给予生鲜采购、营运、配送中心人员相应的培训。
11、 大客户及战略同盟的合作关系维护及协调。
◎采购经理的职责
1、对公司分配给本部门的业绩及利润指标进行细化，控制商品利润；
2、负责本部门所有商品的品项合理化、数量合理化及品项选择；
3、负责本部门所有商品价格建议及商品价格形象的维护；
4、制定部门商品促销的政策和每月、每季、每年的促销计划；
5、督导新商品的引入、开发特色商品及供应商；
6、督导滞销商品的淘汰；
7、与供应商的合作方式建议、审核与供应商的交易条件是否有利于公司营运；
8、负责审核每期DM促销商品的所有内容；
9、参与A类供应商的采购，为公司争取最大利益；
10、购销合同及采购备忘录的复核
11、在采购主管需要支援时予以支援；
12、负责本部门工作计划的制订及组织实施和督导管理；
13、负责本部门的全面工作，保证日常工作的正常运作；
14、负责执行采购总监的工作计划；
15、负责采购人员的业务培训和管理；
16、指导门店销售促进方向；
17、供应商相关证件管理；
18、相关部门的沟通、协调。
◎采购主管的职责：
1、商品结构的设计与搭配，尤其生鲜自制新品的开发、推广；
2、商品基本售价的建议决定；
3、落实部门促销计划；
4、维持公司经营商品的品质和价格形象；
5、把握预算实绩。对于每月各店的营业额，有责任促其能达成预算实绩，并对于毛利额预算的达成，有绝对的责任；
6、制定销售计划及采购计划。每月的重点销售商品须有一套完整的销售计划。为了执行销售计划，同时要拟定一份采购计划以利于执行。如确定重点商品的预定销售价格、采购价格、采购数量、采购来源，尤其现金采购的进行；
7、进行采购作业。包括：商品的议价；交易条件协商；费用及广告的争取；新商品的引进及议价；商品的配送方式；数量决定等；
8、审查供应商的报价及相关证件；
9、购销合同及采购备忘录的初拟、签订及报批；
10、实施商品管理。包括：畅销品及滞销品的分析；滞销品的处理；库存状况的掌握及控制；商品的门店间调拨；商品配置表的制定与管理；退货品退货监督；订货业务的检查；商品鲜度的监督；商品台帐的管理；门店陈列指导等；
11、商品信息收集。主要有：本店商品销售信息收集；顾客商品需求信息；竞争店商品销售信息；供应商商品变动信息等的收集；
◎ 采购助理的职责
1、协助采购经理/主管开展日常工作；
2、协助采购经理/主管外出时暂代其职务；
3、分派采购人员及采购文员的日常工作；
4、负责次要商品的采购；
5、协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；
6、采购进度的追踪；
7、保险、公证、索赔的督导；
8、审核一般商品采购申请；
9、市场调查；
10、供应商的考核。
◎营运管理部经理的职责
1、负责生鲜部门各种营运流程、规章制度的制订、修改；
2、负责生鲜各种营运流程、规章制度、专业技能的培训、检查监督执行情况；
3、负责生鲜开店前期的布局规划、资产申购等筹建工作；
4、负责各门店生鲜团队的组建，各岗位配置的建议；
5、在营运督导主管需要支援时予以支援；
6、负责本部门工作计划的制订及组织实施和督导管理；
7、负责本部门的全面工作，保证日常工作的正常运作；
8、负责执行采购营运总监的工作计划；
9、负责营运督导人员的业务培训和管理；
10、指导门店销售促进方向；
11、负责门店营运同采购之间的有效沟通，监督保障问题的及时高效处理；
12、其他相关部门的沟通、协调。
◎营运督导主管的职责
1、负责本课各种营运流程、规章制度、专业技能的培训；
2、负责门店对口课组营运流程、规章制度执行情况的检查；
3、负责本课开店前的布局建议，资产申购、验收造策工作；
4、负责指导各门店对口课组业务，保证门店日常工作的正常运作；
5、负责执行营运管理部经理的工作计划；
6、指导门店销售促进方向；
7、负责门店营运同采购之间的有效沟通，监督保障问题的及时高效处理；
8、其他相关部门的沟通、协调

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