XX大学学生会文件管理制度.doc

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1．9XX大学学生会文件管理制度
第一章 总 则
第一条：学生会文档是学生会工作必不可少的史料和凭证。为推进学生会文档工作的规范化、制度化、科学化进程，提高文档的保密性，保障档案的安全保管以及合理的开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，并结合我校学生会的实际情况，特制定本制度。
第二条：学生会文档管理工作须贯彻“为广大同学负责，为人事工作服务”的原则，坚决维护文档的真实性和完整性，实行统一管理、规范保存的办法。
第二章 文档的收集
第三条：办公室负责学生会文档工作，负责文档的收集、整理、保管、开发工作，其他各部门须设立专人负责本部门文档的收集和整理，并在规定时间内报送办公室存档。
第四条：学生会文档包括：
1、学生会的工作计划、工作总结和重大活动方案；
2、学生会的请示报告，经验材料和上级下发的各种文件；
3、学生会的会议记录、工作纪要和工作活动大事记；
4、学生会与外校交流的资料；
5、学生会主办的各种简报、期刊及其底稿；
6、学生会有关人事考核、奖惩、任免资料；
7、校内外各相关单位的通讯方式；
8、学生会人员名单及人员调动情况；
9、其他有保存价值的各种资料（办公室视情况而定）；
10、学生会与各院系学生会的交流资料。
第三章 归档要求
第五条：所有的文档资料必须是有关手续办理完毕后的最终资料。校学生会各部门、各院系学生会在进行工作、开展、总结活动的过程中，应注意上述材料的收集、整理，并在一周内送到校学生会办公室，以便尽快存档。
第六条：归档材料必须用蓝色或黑色钢笔或圆珠笔书写，文字清晰，对于确实不能使用原件者，应使用复印件归档。
第七条：归档材料必须完整、真实，个人文字材料必须有本人签字，凡材料须经相关部门盖章的，必须加盖公章。
第八条：上交归档材料时，办公室应标明编号，并注明交接人或单位及交接时间。
第九条：收集的零散材料必须立即进行整理、分类使之系统化并归档，必须保持文书资料之间的历史联系，充分利用原始材料，以便于保管和利用。
第十条：整理的材料须统一规格：
1、书面材料以A4型纸为统一规格；
2、除书面材料外应备份电子文档、电子文件，统一存入各部门的子目录里；
3、照片、磁带、碟片等影像材料应注明内容、时间、地点及主要参加人员等，与书面材料分开存放。
第十一条：如归档材料不符合要求，办公室有权退回，并交原部门重新整理。
第四章 文档的管理与查询
第十二条：学生会文档的保存与管理涉及学生会的整体利益。办公室应定期进行清理和检查，如有遗失或残缺应立即汇报学生会主管人员并进行补救，对相关责任人视情节轻重给予处罚。
第十三条：因工作需要，需要查阅文档的，须经校团委老师或校学生会主席团批准。
第十四条：凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属开放范围的档案，并可以摘录和复制。借阅人必须进行登记，注明借阅人姓名、地址、联系方式、借阅事由、借阅内容及借阅期限等。对于重要、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用。
第十五条：归还文档须经交接双方经办人核对无误后，方可归档。
第十六条：对已失去保存价值的档案，应征得有关单位部门同意，并造册报经有关领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第五章 纪律要求
第十七条：文档的传递由办公室统一负责，专人专送。
第十八条：文档的公布须经校团委批准或学生会主席团讨论通过，未经同意，任何组织或个人都无权公布。
第十九条：任何人查阅文档时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换等破坏档案完整的行为，文档未经允许不得擅自复制传播。
第二十条：对按本制度应立卷归档的材料，须按规定定期向办公室移交，集中管理，任何部门或个人不得擅自扣留。
第六章 附 则
第二十一条：本制度自公布之日起生效。
第二十二条：本制度的解释权归XX大学主席团所有。
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