ERP系统物流信息管理模式的深度应用研究.doc

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目前在ERP系统中信息"过载"，已经成为了许多企业的一大结症。日复一日积累的"海量"的、无章无序的信息，一方面不断地消耗企业的信息资源，另一方面又容易误导决策。本文以广东科龙配件公司优化ERP物流信息管理模式为案例，解析ERP传统的物流信息管理模式信息过载的主要原因。

    1． 物流的分类
    站在信息应用的角度，我们可以将物流简单地分成三类。一类是物理变形式的物流，另一种是地域分布式的物流，还一种是机械流动式的物流。三种物流在信息管理模式上各有侧重。
    1.1物理变形式的物流，通常应用在以制造为主的企业中。它的特点是物流在制造期间增值性较强。学者与管理者们长期研究的是，如何能最大的创造这个增值空间，其重点对象是制造成本管理。
    1.2地域分布式的物流，典型的应用在以分销为主的销售公司。它的特点是价值链较广。公司销售地域分布有多广，它的价值链就有多广。例如典型的有，国美电器、苏宁电器等等。他们的商品分布在全国各地。当企业管理者们在研究营销的时候，一方面关注如何向每个城市的每个连锁店，或连锁柜"铺货"（这个被称之为市场营销的"毛细血管"），解决抢占市场的问题；另一方面又不得不为在这些"毛细血管"中囤积的物料与价值，销售利润，及信息采集的及时性、真实性而倍加感叹。
    1.3机械流动式的物流的应用是近几年来最热门的第三方物流公司。在它推崇的以客户为核心的理念下，为客户提供最佳的物流信息！通过最高端的信息通讯技术，卫星定位系统，及配套移动设备，让客户知道自己的物料现在位于何方。本文的物流是指的第一种。

    2． 传统的物流信息管理模式
    熟悉企业管理的人仔细地观察一下传统的制造物流信息管理模式，不难发现它采用的信息源是"物流+单据流"的捆绑形式。
    2.1传统的物流信息模式特点
    在企业内部传统的物流信息处理通常是：当某一物料从供应地点，发往需求地点的时候都要求严格地按照"单据凭证"进行交接。所以在企业里单据的种类是十分繁多的。记得作者在一家企业做信息系统的时候，曾收集到140多种表单！最后经过多方讨论，还是保留了40多种。本文以使用最普遍的"领料单"与"发料单"为例，分析传统的物流与它原始数据的走向。
    在企业里物料的"领料单"与"收料单"通常被设计为"四联单"(财务一联，车间一联，仓库一联，班组一联)。这些单据是配合着企业管理规定使用的。当部门需要领用物料时，企业管理要求先编制"领料单"，然后供应部门依据"领料单"编制"发料单"。企业对物料管理是通过"领料单"与"发料单"来分辨需求方和供应方已经有过物料交接这一事实。为了保证交接不可抵赖性，要求双方保存"领料单"与"收料单"的凭证，以备日后稽查。还有，为配合财务人员对物流的资金管理，在评估物流管理水平时，如果出现了缺口，将提交原始单据一一"对账"，直至找出资金的损失之处为止。如有违章，轻者受到处分，重者违法提交法律制裁。
    由于物料是国家或企业的资产，因此企业在管理方面尤其重视。为了做好物料的管理工作，每个企业都设计了自己的物流管理模式，其中包括物流线路、通道和仓库（在物流信息模式中称节点）。仓库是物料的缓存地点。在企业里物流的仓库越多，物流就管理得越清晰，产品的生产成本就会计算越准确。但是这样管理的成本会增高，信息的处理量也会加大。当物料的仓库设置少一点，管理成本会降低，信息的处理量就会减少，但是物流的信息"黑洞"就会加大。目前在制造业利润空间已经很薄的情况下，无论是增加人工成本，还是加大信息"黑洞"都将是给企业埋下一个颗定时"炸弹"。
    为了解决物流管理问题，2003年初广东科龙配件公司ERP上线，它的物流信息管理模式如图1。 

图1"物流+单据流"捆绑的信息管理模式
    2.1图1物流管理特点
    图1是典型的传统物流信息模式的特点如下：
    （1）管理精细化。多仓库管理，多工序管理，产品的制造过程乃至每一道工序能采集、查询到信息。
    （2）按工序管理物料。每道工序货位之间物料移动都要求严格地按开具"四联单"。
    （3）管理会计当按产品做成本核算。仓库之间、工序之间要求按交接，并且双方完整无缺地保存下来，并记日志账，作为车间产品核算的原始依据。
    （4）财务按产品计算制造成本。也是采用仓库、工序的"四联单"。
    2.2图1的应用分析
    （1）物流节点过多，仓库设置过多，导致物流线路过长。且仓库之间都用"四联单"，单据量大，交接操作、单据收集的工作量大，因此记日志账，对账的工作量相当地大；
    （2）导致车间成本核算，财务制造成本记账信息过载，工作量大；
    （3）每一道工序都需要有物料编码，物料品种多，基础数据输入的工作量大；
    （4）工序物料编码，导致物料清单层次加深，也增加了加工订单的输入量……
    2.3上线效果
    广东科龙配件公司2003年上线后，利用ERP来记账、算账、查数、出报表。能够得到及时、准确地查询到物流数据。但是很难达到管理与控制物流的效果。原因很简单，传统的物流信息管理模式本来就是"事后管理"的方式，仅能看清楚数据，做"事后处理"而已。

    3． 优化的物流信息管理模式
    将传统的信息管理模式硬搬到ERP系统上去，一方面企业获取了大量、及时、准确的物流数据。另一方面，面对这些"海量"的物流数据。企业不禁为之惊叹：怎么会是这样的呢？难道我们的员工每天忙着输入数据，各部门都要求增加人员，就是为了报告这些数据吗？
    的确，我们不得不反思"为了信息"企业所付出的代价！也不得不体会企业目前在信息系统建设中的处境。我们能不能做一个限定，在企业有限的管理目标前提下，设计一个适应的信息管理模式，让物流信息在限定的范围内"跑"，让企业有能力管理来分析、控制这些物流信息呢？
我们必须走出传统的思维模式，用先进的管理技术优化企业的信息管理模式，改变已经事在必为。这就是广东科龙配件公司领导们优化ERP系统的初衷。
    2006年初，广东科龙配件公司完成多家配件工厂的重组以后，再次成立ERP推进小组。小组总结了三年以来的运行经验，决定先对现有的ERP物流信息管理模式进行优化。
    3.1优化的设计需求：
    （1）推行集中式仓库管理模式，减少仓库设置，减少物流节点。
    （2）工作中心不按工序设置仓库，采用"在制品货位"管理技术。[1]
    （3）深化加工订单的应用，采用JIT中拉式管理技术，用加工订单驱动物流。[2]
    （4）用加工订单中拉出领料表替代工序间的"领料单"操作。
    （5）利用"工序完工"反冲功能，替代工序间的"发料单"操作。
    （6）利用ERP成本中心自动记录生产成本。
    （7）利用ERP历史事项处理数据库的功能自动记录物料交接记录，甩掉传统的凭证管理。

图2ERP物流信息管理模式
    3.2优化物流信息管理模式应用分析
    图1物流信息管理模式的关键思想是最大限度地利用ERP系统中的工作中心、成本中心、历史事务处理的自动记录的信息，减少或去掉手工单据。这样：
    （1）图2与图1相比，企业的物流节点少了三分之二。
    （2）采用ERP加工中心和加工订单功能。结合推行加工订单配送物料管理制度，控制领料的数量、品种和配送时间，取消工序之间的领、发"四联单"操作。
    （3）激活成本中心的功能，让ERP系统自动记录产品生产成本；取消产品成本的手工记账操作。
    （4）利用ERP自动记录历史事项处理的功能存储单据凭证，取消人工领、发"四联单"保管。
    3.3优化效果
    由于优化运行时间不长，初始运行就显示了以下的效果。
    （1）ERP系统仓库设置减少了四分之三；
    （2）物料编码减少60%；
    （3）上机操作时间减少了三分之二；
    （4）变"事后管理"为"事前管理"。事前，通过对加工订单的管理形成按加工订单领料管理模式；事中，按加工订单发料，加工，自动记录生产成本；事后，加工订单完工以后，由ERP系统自动记账（历史事务处理自动保存（领、发）凭证）……，事前，事中，事后按时有序地连动与控制。
    （5）并成功地推行了车间"零库存"的管理。
    3.4优化的难点
    优化的难点是成本中心管理部分，它将改变传统的成本管理的工作方式。但是物流、加工中心、历史事项处理记录凭证是操作性很强的。

    4.结论
    通过优化物流的信息管理模式，使我们懂得了ERP信息系统的应用好与坏，与企业ERP系统的信息管理模式设置有关。如果设置与企业的管理相"匹配"，就运行得好，见效益快，如果设置得不好，投入再多的资金，参与再多的人员，也会忙而无效。同时，从本案例中我们也得到一个启发，在我国虽然有许多企业ERP上了线，但是实际应用面临着严峻形势，例如"高投入，低回报"现象，也有不少企业处于"持续不断地信息资金的投入，又无法计算回报率"的状况中。因此，在信息管理应用方面如何做好管理信息需求，如何防止信息"过载"从而减少效益的投资，如何构建信息管理模式，广东科龙配件公司的先行一步，无疑是一个值得研究的课题。
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