原始记录及证书管理制度16.6.doc

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原始记录及证书管理制度
1.  计量部门负责各类记录、报告、证书格式的设计、修订及出具；负责记录、证书、报告印证的管理及监督考核工作。
2 .  使用单位负责报告、证书的使用和保管；负责本单位相关记录的管理工作。
3.管理要求
① 记录及证书的分类：记录的分类包括计量管理工作记录；仪器设备收发记录；计量器具管理台帐；计量器具检定计划（时间安排表）；计量器具使用状态变更单以及其它计量管理工作的记录等。证书的分类包括计量确认证书、报告：校准证书；检定证书；测试（检测）报告；检定结果通知单；报废通知单；精密测量报告单等。
② 记录、证书的格式
a.  记录、证书格式的设计、修改要遵循简便、清晰、易懂、内容齐全、可操作性强的原则，尽可能采用规程或标准中推荐格式，并应尽量降低被误解或误用的可能性。
b . 记录、证书需修改时，应由申请者提出修改说明，经专业室主任同意，计量部门技术负责人批准，统一印制。
c.  记录、证书的填写
 所有记录、证书、报告必须使用规定格式，采用钢笔、碳素笔填写（或打印机打印）。记录、证书、报告的填写必须字迹清晰；内容完整；结论明确；所用名词、术语、计量单位、数据修约等均符合国家标准规定。 记录中需修改数据时，采用划改方式：作废数据上划两条水平线，将正确数据填在上方，由修改人盖名章。证书、报告不允许更改。 记录中原始数据必须经校核者校验确认无误时，方可进行数据处理，发现异常应立即查找原因，记录填写完毕，由检定员（或试验员、测量者）、校核员签名。
d.  证书的出具
所有证书、报告应由取得相应资格的人员出具，所有内容均与原始记录一致，并履行审批手续，否则无效。凡按照检定规程(或校准规范)确认合格的计量器具，出具“检定证书（或校准证书）”一式一份，交委托单位；不合格者依具体情况分别出具：“检定结果通知单”或“报废通知单”，一式二份，一份计量部门保存；一份交委托单位。 产品零组件的精密测量出具：“精密测量报告单”一式二份，一份由检测部门保存；一份交委托单位；对只进行性能测试的仪器出具“检测报告”，一式一份，交委托单位。
e .证书的审批手续
计量器具的检定使用的检定证书、报告需由检定员、校核员、审批人签字，审批人由计量部门负责人执行，并加盖本专业“仪器仪表检定”专用章。其中“检定结果通知单”和“报废通知单”应由检定员、计量部门负责人签字。零组件的“精密测量报告单”由测量者、校核员签字，并加盖本专业专用章。
f.记录、证书的保存和销毁
上一年度留存在各业务室，由各业务室负责编制记录保存；其他记录每年底前交计量管理员统一归档，保存期限五年。计量标准装置的检定证书需保存五个检定周期，原件由计量管理员统一存档，使用部门保存复印件。 所有记录应保证安全和保密，无关人员需查询、复印记录时，必须经计量部门批准。
超过保存期限的记录、报告由计量管理员办理销毁手续后，统一销毁。 计量器具使用单位应妥善保管检定证书（校准证书）,进行量值溯源时应提供上一周期的检定证书（校准证书）。
g 印章
 计量部门各专业室均持有相同规格不同编号的“*****公司仪器、仪表检定专用章”，“*****公司仪器、仪表校准专用章”，印章由计量管理员留存底样，由各部门负责人领取，印章指定由专人管理， 检定证书（校准证书）、检定结果通知单、测试报告、计量器具报废单、测量报告单等均需加盖此印章。印章不满足要求时，由计量部门统一更换。计量人员人名印章只可在原始记录书写有误进行更改时使用，以示对更改数据或发生事件负责。
h  责任
 计量人员对检定（校准）、测试过程的操作、数据处理以及由此得出的结论负责。 校核者原则上应由高于或等于检定员技术等级的工人或技术人员担任，校核者需对检测数据、图表、照片等的进行认真检查，并对检查结果负责。
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