公司例会管理制度2013.11.07(核准).doc

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公司例会管理制度

第一条 目的
为规范公司例会管理，倡导高效节“能”，加强公司内部各项管理质量监督，充分利用每次例会，总结、分析并改进公司运行中发现的问题，现特制定《公司例会管理制度》。

第二条 适用范围
本制度适用于公司各级、各类会议的组织和管理。

第三条 例会形式：
1、部门周例会
2、部门主管（负责人）周例会
3、公司月例会

第四条 各例会时间：
会议名称
时间
地点
备注
部门周例会
销售部：每周五上午09:00
部门/会议室
门店、外销会议合并
设计部：每周五上午09:00
部门/会议室
软装硬装设计师会议合并
工程部：每周四上午09:30
部门/会议室

质量、成控监理部：每周四上午09:00
部门/会议室

财务部：每周二上午09:00
部门/会议室
含采购部
行政人事部：每周二上午09:00
部门/会议室

注：原则上按以上安排进行，保证各部门至少每周1-2次的正式会议。
部门主管周例会
每周一上午09:30-10:30
会议室/总经理办公室

公司月例会
每月月初第一个星期一下午17:30-19:30
大会议室
合并月初第一个周一的部门主管例会

第五条 各例会要求：
1、部门周例会要求：
1）会议主持：部门负责人
2）参会人员：部门全体人员
3）任何参会人员不得在会议时间请假，经部门负责人同意的，须由会议纪要人在会议纪要上备注，并及时传达执行会议精神。
4）会议内容及要求：
A、各相关部门成员应在会前做好会议准备。对上周工作进行总结，对上次会议上涉及的事项通报结果或进度，并做下一周工作计划，落实完成时间；
B、工作中遇到的问题、原因、建议、解决办法。与会人员对主持者及发言人就工作中提出的问题进行分析解决；
C、与会人员共同讨论改进对策、落实责任人、落实具体时间；
D、会议纪要：由会议主持者指定纪要人，会议当日下班前将经部门负责人核准的会议纪要下发各相关部门负责人、总经办、行政人事部负责人，并将会议纪要签收单最迟于第二天上午交行政人事部负责人备案。
E、部门负责人工作指导、部署本周重点工作、并将具体工作分工明确，落实完成时间节点；
F、会议纪要专人及部门负责人负有适时督促及落实会议上定夺及涉及的事项。

2、部门主管周例会要求：
1）会议主持人：行政人事负责人/各部门负责人轮流主持
2）参会人员：总经办领导、各部门负责人及本周会议内容中涉及主要问题的相关人员。
3）任何参会人员不得在会议时间请假，经总经办批准不参加会议的，须至行政人事部备案核查。
4）各部门负责人及公司高层管理人员应在会前做好会议准备。对上次会议上涉及的重要事项通报结果或进度；对上周重要工作进行总结；做下一周工作计划，落实完成时间。
5）汇报工作中遇到的问题、原因、建议、解决办法。与会人员对主持者及发言人就工作中提出的问题进行分析解决；

6）例会汇报程序、内容、要求：

程序
汇报部门
汇报人
汇报内容
要求
1

会议主持人
组织与会人员简练汇报上次会议需改善及落实的工作与问题（汇报结果或进度。过程与探讨细节会下进行）
　（历时5分钟）
2
销售部
门店店长/
部门负责人
1.报上周各客户的需求、投诉、意见及有效业绩完成情况。
数据说明每周、每月的销售达成情况

（历时8分钟）
2.门店及店员、业务人员的计划达成率，本周成单及意向客户量、进展。
3. 未达成的原因分析，责任人。
4. 下周工作计划
3
设计部
部门负责人
1.客户签单汇总一览表
硬装、软装主管须列席汇报
（共历时6分钟）
2.设计任务完成情况
3. 与其他部门协调配合情况
4. 下周工作计划
4
工程部
部门负责人
1.周间施工质量分析及项目维修汇报
每周部门会议后，提交：1、项目维修明细表。 2、工程项目一览表。 3、工程部工作汇报表给总经办、行政人事负责人及相关部门或个人
（历时8分钟）
2、公司工程项目概况
3、客户反映信息、投诉、质量事故、工时流失原因分析汇总
4、周间巡检情况分析
5、未达成的原因分析，协助及完成时间
6.下周工作计划
5
质量、成控监理部
部门负责人
1.顾客反映信息及投诉汇总

　 （历时6分钟）

a.客户投诉、问题的反馈时间，客户名称、回访情况
b.质量损失（质量罚款、退款费用、处理费用）
c.不良原因分析、对应对策，完成时间，跟踪
2.质量事故、损失统计
a.客户名称、不良项目名称、问题点
b.事故判断、损失情况（客户损失、公司损失、造成损失的责任人、金额）
c.责任人、原因、对策、完成期限、跟踪
3.关于安装工作的汇报
4.下周工作计划
6
财务部
部门负责人
1.工程款项催收情况及分析
（历时5分钟）

2.材料及人工费支付情况及分析
3.现金情况、售后维修费所占比例
4.帐表登录、报税是否及时等情况
5.合同整理情况，近期需要催收款项提报
6.需协调配合问题
7.下周工作计划
7
采购部
部门负责人
1.采购是否及时、符合采购流程与要求，情况汇总
（历时3分钟）
2.不良品采购：日期、供应商名称、材料名称、规格、采购数量，损失情况、补救措施与责任人。
3、采购延误损失分析（逾期时间、造成损失、原因，对策，改进期限，担当）
4.商品采购及商家信息录入情况
5.需协调配合问题
6.下周工作计划
8
行政人事部
部门负责人
1.出勤、公出、环境卫生的情况

　 （历时5分钟）

2.办公物品、设备、车辆等管理情况
3.招聘情况、入职、离职情况及分析
4.工作事故与处罚的发文、执行情况
5.周内已完成及正在进行的其他重要事项汇报
6、办公职场环境整改提报、征询
7.重要事项周知/需协调配合问题
8.下周工作计划
9

会议主持人
1.汇总本次会议需改善问题

　 （历时2分钟）
2.根据各部门改善情况，组织评选一名改善之星及一周之星
3.会后1个工作日内整理会议纪要，经各负责人签署后原件存档，复印件各部门发一份督促执行或上传电子文件共享。
10
总经办领导：工作部署、指导
（历时共12分钟）

3、公司月例会要求：
1）会议主持：行政人事部负责人/指定人员
2）参会人员：公司领导、全体员工
3）月例会流程及要求：
A、会前选举出月度优秀员工；场地及相关物品准备；会务服务安排、签到、纪要。
B、主持人宣讲会议纪律、会议主题、会议大致内容。
C、总经办领导发言。
D、主持人通报：①公司最新工作动态，行政人事动态，月奖惩情况。
②宣讲新制度，通报上月培训与考评成绩与效果、下月培训计划。
E、 各部门负责人总结上月重点工作情况及提报下月工作计划。（发言次序及具体要求同部门主管周例会）
F、总经办领导点评、工作指导及下月工作部署。
G、颁发月度优秀员工奖励。
H、总经办领导/主持人汇总本次会议需要改善、落实问题，提出要求与希望。
I、 专人整理会议纪要，于会后一个工作日内，将核准的会议纪要公示于员工QQ群里或上传于公司服务器：共享、督办。

第六条 其他要求：
1、公司所有会议，与会人员除公出或特殊情况外，均不得无故缺席会议。
2、按会议要求准点到场，凡迟到或延误者，于现场乐捐。员工迟到，乐捐20元/次/人；主管级迟到，乐捐50元/次/人；主管级以上迟到，乐捐100元/次/人；同时，任何人迟到逾时每过1分钟，按1元/分钟，累计乐捐。乐捐所得交行政人事部登帐与保管，用于员工活动经费支出。行政人事部适时据实报销，按月将收支情况公示。
3、会议提出改善问题是考核员工业绩及工作能力评价的重要依据之一，对于会议前未做认真准备，会议中连续提出或提出3个月未有改善效果的，公司将对其降职，绩效淘汰，停薪查看，劝退。
4、公司领导及部门负责人根据员工平时工作表现、特别贡献、先进事迹，适时提报名单，进行嘉奖。
5、本制度自签发之日起生效执行。
6、行政人事部根据公司运行及工作开展实际所需，适时修正。

四川筑内空间&杜卡顿
2013.11.02

公司领导核准：

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