稽查工作如何应对企业会计电算化的几点思考.doc

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稽查工作如何应对企业会计电算化的几点思考
信阳市平桥区地税稽查局 吴军
随着我国会计电算化事业的迅猛发展，实行会计电算化的企业越来越多，加之电子商务的发展、网络及各种信息技术的应用，税务部门依赖于传统的手工查账方法，传统的稽查检查方式已无法适应新的形势。如何改变现有的税务稽查思路和方法，尽快提升税务稽查的水平，适应企业会计电算化的发展变化，充分发挥税务稽查的“尖刀”作用，已成为税务部门面临的一项重要课题。
    一、企业会计电算化给税务稽查工作带来的影响
    企业会计电算化不仅改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术，使会计理论和实务都发生了前所未有的深刻变化。由于会计电算化采用先进的数据库及数据仓库技术，实现了数据分类集中存放，完全取消了各种会计明细分类账和对账操作，各种报表数据均能通过数据共享及时而准确地取得，既给税务稽查带来了方便，也给稽查传统工作模式造成了巨大的影响。其主要表现在以下几个方面：
    （一）原始数据采集变化的影响 。
    随着计算机技术及网络技术的发展，传统的合同、提单、保险单、发票等书面文件被储存于计算机设备中的相应的电子文件所代替。手工条件下的书面文件可以长久保存，如有改动或添加，都留有痕迹，通常不难察觉，如有疑问还可以由专家通过司法鉴定加以鉴别。而企业会计电算化条件下的电子文件则不同，它使用的主要是磁性介质，其录存的数据内容有可能被改动且改动后不易留下痕迹。因此，如何证实这些数据的原始性及真实性，就成为税务稽查工作稽查的重要内容之一，同时也是对稽查人员业务素质的一种挑战。
    （二）数据加工、处理自动化的影响。
    1.数据高度共享。在现代信息技术条件下，任何一台终端只要得到授权，就可以查询任何数据、票据以及贷款业务和利息收付情况，随时可以统计公司费用支出、收入、利润，生成各种统计及会计报表。
    2.传统税务稽查线索逐渐消失。纳税人手工会计作业，涉税信息从原始凭证到记账凭证、账簿记录以及财务报表的编制，每一步都有文字记录，都有不同的经手人签字，税务稽查线索十分清晰。但在会计电算化系统中，传统的账簿没有了，绝大部分的纸质文字记录消失了，会计信息大都以电子文档存储在磁盘磁带上，使稽查线索难以“保全”。
    3.税务稽查取证较难。主要表现在以下几个方面：（1）在进行检查过程中，企业负责人或财务负责人以各种借口拒绝稽查人员接触其电脑；（2）在其经营场所的电脑里仅仅保存了当天或很短时期的数据，而且明明知道其所有数据都保存在其家中的那台电脑里。按照征管法规定，税务人员是不允许到其家中进行检查的。（3）各企业应用软件不同，即使将资料下载到磁盘上，不使用相配合的软件也读取不出来。由于存储在电脑中的电子证据具有不确定性，可以随时更改，税务稽查人员如何保证提取得电子证据具有合法性、客观性，存在一定的难度。（4）由于稽查人员的素质不高，不会操作财务软件和数据库，也会造成取证难的问题。
    4.会计数据易于造假。不少企业在财务资料保存上，把原始数据和财务数据库存放在电脑里，甚至将原始的单据、凭证都通过扫描仪存放其中。而电子数据存在易被修改、删除、隐匿、转移的特点，且存储的涉税数据修改后又无法显示痕迹，甚至出现个别企业采用两套账、临时拼凑数据、毁掉数据等手段来对付税务机关的稽查。
    （三）企业的网络化管理对税务管辖权的影响。
    企业网络化管理，尤其是数据通过网络而异地存放，使税务稽查工作由于管辖权的原因而止步。
    （四）数据加密技术的成熟，对电子数据取证带来的影响。
    数据的安全问题是所有计算机应用者普遍关心的问题，随着加密技术的不断更新，加密的手段也越来越先进，由于技术方面的原因而无法还原数据，这给税务稽查工作也带来一定的难度。
    二、税务稽查对企业会计电算化发展变化的应对措施
    （一）依据税法规范企业的会计电算化行为。
    《中华人民共和国税收征收管理法实施细则》第21条明确规定，纳税人、扣缴义务人采用计算机记账的，应当在使用前将其记账软件、程序和使用说明书及有关资料报送主管税务机关备案；纳税人、扣缴义务人会计制度健全，能够通过计算机正确、完整计算其收入或者所得的，其计算机储存和输出的会计记录可视同会计账簿，但是应当打印成书面的记录并完整保存。据此，税务机关可要求凡是采用电脑记账的企业，一律将正在使用或将要使用的会计核算软件及有关说明报送主管的税务部门备案。企业应提交详细的软件操作说明书、数据格式、软件的应用环境等。在数据保存上，要求其会计记录全部打印成书面形式存查。这条规定一方面强调了采用计算机记账的备案制度，更重要的是明确了其存储和输出的会计记录可以视同会计账簿。也就是说，电脑中的会计资料同样适合于账簿管理的有关规定。这样至少解决了两个问题：一是税务机关是否有权检查企业计算机内会计资料的问题，征管法第三十二条第一款规定：“税务机关有权检查纳税人的账簿,记账凭证,报表和有关资料,检查扣缴义务人代扣代缴，代收代缴税款账簿,记账凭证和有关资料。”二是纳税人采取伪造,变造,隐匿,擅自销毁计算机内电子账簿,电子记账凭证的行为，同样也构成偷税。企业计算机中存储的会计资料视同账簿，税务人员通过一定手段采集其财务数据后，属于调账行为，需要开具《调取账簿通知书》。
    （二）不断深入摸索,更新稽查手段。
    面对越来越多企业实现电算化的情况,仅靠手工查帐很难完成检查任务,再加上现在税务稽查软件又不够成熟。因此，将计算机查账方式和手工查账方式密切结合起来，有利于提高税务检查的效率和质量。具体到实际操作来说，税务机关可要求被稽查单位打印标准式的财务报表，同时结合原始凭证，运用传统的手工稽查技术，分析和核对报表之间的数据逻辑关系，参照同类型企业的销售利润率、销售成本率、销售费用率等综合指标进行分析，寻找出稽查方向和突破口。同时要将纸质资料和电脑资料相核对,可以有选择地检查部分纸质记帐凭证、明细帐、总帐的科目、金额和记帐方向与电脑中相应的记录是否一致。除此之外，由于生成的正确报表在数据库中仍可进行修改后再打印或保存，所以仍须将电脑中的凭证、帐、表进行三核对。
    （三）编制电算化稽查软件。
    在目前的条件下，可在现场实施稽查之前，组织稽查人员分析研究企业上报备案的会计核算软件，借助企业本身的财务软件进行电算化稽查，同时积极摸索编写税务机关自己的电算化稽查软件，推广数字化查账助手软件，对稽查人员的知识结构和能力需求提出了新的要求。要求稽查人员做到四个掌握：一是要掌握的会计、财务、税务稽查知识和技能；二是要掌握熟悉财务、税收法律、法规；三是要掌握计算机知识及其应用技术，掌握数据处理和管理技术；四是要掌握财务会计软件的核算程序、核算方法和操作要点。这就促使稽查人员不断加强业务学习，通过对数字化查账助手软件的研究和使用，提高稽查业务水平。 
    （四）提高税务稽查人员素质。
    目前，不少稽查人员缺乏必要的电脑知识，单凭现有的稽查人员还难以实施电算化稽查。因此，建议采用由税务稽查人员和计算机专业人员相结合，组成电算化小组的形式开展税务稽查。据了解，一些发达国家在对电算化企业实施重点税务稽查时，就配有专门的电脑工程师。当然，现有税务稽查人员必须加强计算机知识的培训，只有这样，税务稽查才能跟上时代的步伐。同时，要不断加强对税务稽查人员的教育和培训，以人为本，强化政治业务素质，增强依法行政的观念和自觉性，有效应对和打击日趋狡猾的涉税犯罪分子。要不断提高业务技能，注重提高税务稽查人员的实战技能，进一步拓宽思路，综合运用检查方法，提高查假帐、假票和假申报的能力。加强对税收法律法规、财会知识和计算机知识的学习，不断提高税务稽查人员税源监控的能力和水平，培养一大批既懂税收法律法规，又掌握财务会计核算方法,既能查帐簿，又能会检查电算化帐簿的“复合性”人才。加强税务稽查人员的信息化培训，努力提高实际操作水平，吸收优秀计算机人才进入税务稽查队伍，以适应税收事业发展的要求。
    三、税务稽查对企业会计电算化执法风险的防范
    会计电算化改变了税务稽查工作的思路和方法，使税务稽查的检查方式和手段发生了一定的变化，对税务稽查工作提出了新的挑战。那么，在这种特殊的检查活动中就要做好稽查执法风险的防范。
    （一）依法采取措施，依法、依程序提取和固定相关电子证据。
    在查处利用会计电算化进行涉税违法行为时，相关电子证据的提取、固定至关重要。由于存储在电脑中的电子证据具有不确定性，可以随时更改，因此税务部门必须严格依法采取有效措施，保证提取的电子证据具有合法性、客观性。需要将涉案电子数据备份到税务机关的存储介质上的，稽查人员必须依据《中华人民共和国税收征管法》及其实施细则、《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》、《税务稽查工作规程》及其他有关规定，有效采取税务稽查证据保全措施，在涉案相关人员在场的情况下进行备份、封存，在将计算机存储的的资料输出打印后，由涉案负责人、财务人员同时签名确认，使提取的电子资料固定成为合法有效的证据。同时，在上述的过程中配以全程录像，进一步减低稽查执法风险。
    （二）选择恰当的税务稽查方法与技术。
    税务稽查人员可以根据纳税人不同的会计电算化系统而采取不同的税务稽查方法和技术，从而有效地降低税务稽查风险。当打印文件充分且与纳税人输入输出联系比较密切能直接核对时，则可采用绕过计算机的税务稽查方法，用核对、复核、分析等税务稽查技术；当纳税人采用实时处理，纸质的税务稽查线索较少且输入输出不能直接核对时，则可采用计算机税务稽查的方法；当纳税人采用每时每刻都在运行，税务稽查过程中不能终止工作时，则可采用制度基础法，首先对纳税人计算机会计信息系统的一般控制和应用控制进行审查，根据一般控制和应用控制税务稽查的结果决定抽查的重点、范围和方法，这样，既可以降低税务稽查风险，又可以减少纳税人会计电算化信息系统正常工作的影响。
    （三）选择合理的税务稽查方式。
    由于纳税人涉税信息内容大都存储在磁性介质中，而磁性介质很容易被篡改、删除而不留下任何痕迹。因此，对于计算机会计信息系统税务稽查一般应采用就地税务稽查或突击税务稽查的方式。在进行税务稽查时，可以采用事先不通知操作员或程序员的情况下，把系统中正在运行的数据拷贝出来进行审查，以防操作员把数据篡改、删除等，只有这样，才能保证被审程序和数据的正确性、完整性，也才能有效地降低税务稽查风险。
    （四）积极争取纳税人的支持与配合。
    在进行计算机税务稽查时，如果纳税人的财务人员、操作人员不予配合，把存储在磁性介质当中以及会计信息系统中的财务数据进行加密、修改、删除、隐匿等，则税务稽查人员很难进行稽查。因此，税务稽查时应积极取得纳税人的支持和配合，来降低税务稽查风险。
    （五）建立健全会计电算化税务稽查的标准和准则。
    原有税务稽查的标准和准则有的已经不适用于纳税人会计电算化信息系统税务稽查，这给会计电算化信息系统税务稽查带来了一定的风险，应采取有关措施，一方面大力加强对计算机税务稽查的研究，另一方面也要稽查人员在实践中不断积累经验，尽快制定出适用于会计电算化信息系统税务稽查的标准和准则，来降低计算机税务稽查风险。

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