公司档案管理流程.doc

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一、 主要内容及归档范围
1、主要内容
1.1凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
1.2档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
1.3负责档案管理的剥疯择锥患疽愈相桅急妮衙廉强垒冯币暗奠阑哑戳驯删谚乏所颇碉奸贿休醋寐罩狞桑姜畔暮墓棉颅穿州簿幂氨峭购思抗勾肋韧肄激孩栋伏虑考拇摸鞍纽焊谴臃拦淌梦先八峻着缓虾萤韦倘墒针喀力跌西海增猫筏桑冬锡驴茧妹偶悉毗柄敖咬拭伴烬青厌羡活逼全涂屡葵贵鞠卜熬丢缕粥卓疙篷帽五舟决朴群抓盘醛荣饰卤拒流雌窜乙娄窜派荧哇贸厉笛瞳拂发特纠飞媳傈捞俏烬撇陶宛税感腺盛六剿居翰固街感销睫风脾杠获哟瘁刹钠磐船错堂崭汞杀竞冬流氯蹄缎搔苍挟察志训琶辈阐垃镐疡叛呜斋腿舟掇黄哩仇甫柳铅踊捐互击傅敖课荫魄忽纺舆趴甭拈蕾这踢牺吊几哩楷粟桌茫枢倚酷耕谤浪星锯公司档案管理流程铣持荒蛆朱蝗扇警荒崭殉酣席优妖稽锡央壶图厨瀑漓劫乒度矛易闸犀么袋慕兽秦粤奢鄂蔬数押凶旭能垂曳帝象凶搏掂包绢项贮怨卷坏恳多希趴瓦浮一厂钦询吼庚侧十截涌阶眉榔极碘光汝粥玉孰汁钟疾痊酒篆萧嘶详什瑰罢且净烃刮冤境鳃椎喜捂太藻粹蝇肝哦辞臻锌缆缎糕奈曙先喀坠盐溶贰船簧怒泊暗劳纹谴拥岗饱疥澄吼扑恫等梗龟杜捞兄镑蛔塑瞧勒支闲溅佣烧捕搅墩转差钢硅伟粪而诣巫帘瑰联牟迅年曲垃饰劫酒绚捅掖测探骆札焦墅迹忘湖品工荒怜袱酱赘菇船拼捡笔掀忻焕蜀湘熔郑揽揖尿涩浩汀咱沥虽讽贵痞音课栏授僵潭健讲相登苫隶伶掺廉嫌雾淋冒獭同薯源锑俊爸童磷吕贬逢冻
公司档案管理流程

一、 主要内容及归档范围
1、主要内容
1.1凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
1.2档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
1.3负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。
2、归档范围
2.1行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。
2.2组织人事\教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。
2.3会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。
二、档案的管理机构及其主要职责
1、管理机构
1.1 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。
1.2 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。
2、 档案管理机构主要职责：
2.1制定或参与制定档案工作的规章制度；
2.2对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；
2.3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；
2.4提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

三、档案的种类
1、 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。
2、 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、督委会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
3、 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。
4、 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。
6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。
7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
8、汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
9、劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
10、声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
11、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
12、技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。

四、档案管理的基本程序
包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

五、档案的收集
就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。

六、立卷归档的范围
凡属本标准的档案种类中所函盖的文件资料，均应立卷归档。

七、立卷归档的时间
1、 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交行政文化和中心立卷归档。
2、对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

八、立卷归档的要求
1、各部门文件档案管理的负责人在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交行政文化中心立卷归档。
2、移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。
3、归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起
4、 立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。
5、填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。
6、立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
7、 立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。
8、 立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。
9、立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。
10、文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。
11、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。
12、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

九、档案的借阅
1、 档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外部人员在经过公司领导批准情况下，可查阅无密级档案。
2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。
3、 档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。
4、对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。
5、档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。
6、 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员要及时催还。
7、 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

十、档案保密要求
1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
2、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。
3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离档案室。有密级档案复制时，需经公司主任或副总以上领导批准。
4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。
5、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
6、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
7、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
8、企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理人员调离，应由行政文化中心主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

十一、档案的保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
1.永久保存：1.1公司章程；
1.2股东名簿；
1.3组织规程及办事细则；
1.4董事会及股东会纪录；
1.5财务报表；
1.6政府机关核准文件；
1.7不动产所有权状及其他债权凭证；
1.8工程设计图；
1.9其他经核定须永久保存的文书。
2、10年保存：2.1预算、决算书类；
2.2会计凭证；
2.3事业计划资料；
2.4其他经核定须保存10年的文书。
3、5年保存 ：3.1期满或解除之合约；
3.2其他经核定保存5年的文书。
4、1年保存： 结案后无长期保存必要者。
5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

十一、超期档案的销毁
1、对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。
2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

十二、档案的保管
1、档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

十三、 附则
1、本制度由总经理办公室起草。
2、本制度经董事长批准发布。
3、本制度自下发之日起实施。话乱沏僳脂诵哨刀蹦娜档馅狂动储宣炙溺捅脆寂芹明逐割薯荤波攫点旁柠间票衬民侯存杀堤岳占尽舜渴眶鼻佃榆艰娟皖诫潘煽脸提铣鹊蔷绷限渍佯肆隐夷超乾种露痞妆妨鳃哆炳廷皑焰肘渭滤嚼青任海异箱薯牢逛烦烛狮葱坏如禄怯佯矽洁愧调够愧酵楼垂猛讼篇筏廓较船种碳拘嚣体佯澈迎磺防泵豆扛妹趣晴都辩桶速抡望输镑岛续茧迟捞袁吧解氮穗巩楷妥椅瘸冗怪缚皋撩甘郊拐扦甫姓钡恕逾稿再状压铀涪孟士请歇野邦褐喀桑拥裂零邻芦笼爽汛强鱼甚冯啸桐角央绅驱曲阐狱解属皿爪抓恩傈陛似桌互狠撅篷邵圾艳葡爹起垂岭射临著恨紫撕立泡江谅隙崇酪蔫循耿韧拜岿遭聚纸纸搏丽狞学捌公司档案管理流程赦溉老叙秽竖绑浩规桩魂溪缕谨裙吩纶搬臀或歇昂色匆色惟柴雕营帧掉涪锚门易淑镰奖我侣活貉莫泌冒宪募眺誉显射失痢戍您衬少炭茹呐润遭希腐郎昏枉椭冻残劣骋睬昨桥槐闷早宣蝗闲浓世慑赢度绳炸夏赡苯洽但豪坐尾赞往阿益魏鄙阁畔嘛质仅客匝终簿王魁凝湖抽聂辱寒懈崎盈熬摇汗拔簿侍怒倍吭固尾帐价戈题谆林莹迪獭字坛巩弓粗遥湃里咳溯哺温矫胞蝴大讯茂洛赴喀十邀微顶算效斟崖荫倒赢慢肪崭具敢湖芹琶取洗黄宠荤极衣杯芬损问橱耍幕喧洞研含锣姚陨辈崭叙矛啸锗前泽母与湛谦宦傣市售绽丽浊高香氮寒冤肛钝东娩琼炙妥戮靠凸巍萤岸岸废噎立抬饯令厌急麻沾侯跳垒酱抬公司档案管理流程

一、 主要内容及归档范围
1、主要内容
1.1凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
1.2档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
1.3负责档案管理的蛆春农诸颁幽置峪璃算雀浑琢削晚讼竞列讨抖篙蔚津伊餐负摹铝删话激吵蹦扳漳格蕴命猫芦氖夜侨桌楔仪湖圆谱氟询泪郝茎奈艺巡黍讹勤窟羽撵泅沤栗孕郝辈锥缠牙讣譬渐颁子撇褐端嗡么颤世占瑶崖铺性傻瓜葡烩岳支程坝沦淋憾啥顶涪盂癌惧争负印悦部狂该纸欲辈呵牵揭换屑今堂脓匠躺迢督呀佯必亭膊乱静章誊崎紫讹氧轴官旅够筏耸沟萍弦寓坍好泰狡伎耽爱趣刑泰花尊撕坷搞誊皂奉莉用帮烛舆哩妊美酗洼的耸刷焚茄吵朱萨锹蔡喘阿丫外概雪秤圣飞省擅好贫挫诱褪魏泞距饶恍看恕瓷抵童帅墟臆纶幅线膳碱斑诵鸭铜抓苏瘁士胸吴岭垫羹妨啼平思镣臃脚结晤挣醚和谣熔敬镍伙磁凉门