北京汽车制造厂有限公司会议管理制度.doc

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北京汽车制造厂有限公司
会议管理制度

2004年月日
目录

第一章 总则 1
第二章 会议管理部门 1
第三章 会议管理 1
第四章 考核规定 3
第五章 附则 3

第一章 总则
第一条 目的
为规范北京汽车制造厂有限公司会议管理制度，缩减会议规模，提高会议管理效率,保证会议质量，更好地提升公司经营管理水平，特制定本办法。
第二条 适用范围
本办法适用于公司级会议的管理，事业部级的会议管理规定参照本办法执行。
第三条 会议体系及会议设计：
公司会议管理体系设置两个层次,即公司级和事业部级。其中公司级会议设置经营决策委员会会议、执行委员会会议、专业工作会议、部门类会议（公司会议管理体系图见附件一）；事业部会议设置管理类会议和执行类会议（事业部会议管理体系图见附件二）。
第二章 会议管理部门
第四条 综合管理中心为公司会议的归口管理部门，主要负责:
(1) 公司级和事业部会议管理制度的制定和控制；
(2) 公司年度（中）经济工作会议的牵头组织工作；
(3) 公司总部管理工作会议的会议通知、议题及会议资料整理、会议记录、会议纪要等管理；
(4) 事业部管理类会议纪要的收集与管理；
(5) 公司级会议纪律、会议效果评价和会议组合调整等工作；
(6) 负责有关会议精神的宣传
(7) 负责公司级会议的服务
第五条 会议的组织与管理
各会议组织单位负责各自会议的准备、会议过程管理、会议纪要、会议决议项调度等，相关会议议题、会议材料、会议纪要等报综合管理中心备案。
第三章 会议管理
第六条 公司会议管理体系的设计和调整:
由公司综合管理中心负责定期对公司当前的会议设置情况及会议管理情况进行评审，分年度和半年度对公司会议管理体系进行优化调整，各单位应严格按照公司设置的会议方案安排相关会议。会议安排表明确各类会议的召开时间、地点、参会人员、主持人等;会议时间原则上不作调整，各单位应提前做好准备，若因特殊原因需调整或需临时召开的会议，由会议组织部门提前提出，综合管理中心平衡，公司执行总裁或总裁审批后方可调整。(每季度更新会议安排表，同时在公司内部网站上发布）
第七条 会前准备
(1) 会议通知及会议议题征集：会议组织部门确定会议具体时间、地点和参会人员, 根据会议类别提前2－4天下达正式参会通知，并同时向参会人员征集议题。
(2) 会议议题及资料准备: 议组织部门应按会议功能对征集的议题进行把关、控制，杜绝非相关议题入会，同时会议组织单位还应对会议材料提前调度、商讨，对资料的可用性初步判断
(3) 会务准备: 为确保会议能顺利进行，由会议组织部门负责协调有关单位或人员准备好会场。
第八条 会间管理
(1) 会议纪律：参会人员因故不能按时参会应提前向会议组织单位和主持人请假，严禁无故旷会。会议组织部门在会议开始前，应首先检查和核对与会人员，并将到会（未到会）人员情况简要告知会议主持人。会议期间，参会人员必须关闭通讯工具。
(2) 会议记录：会议组织部门要安排专人做好会议记录，对于重要会议应做好详细记录，必要时可用录音设备录制会议召开过程及重要发言材料。（附件五）
第九条 会后管理
(1) 会议纪要：会议结束后，会议组织部门要在24小时内形成会议纪要，会议纪要要求言简意赅、讨论主题不漏项，并提炼出其中会议决议项目; 会议纪要经会议主持人审核、签发后要及时发放有关单位和人员.有关会议纪要格式见（附件六）。
(2) 会议资料汇总与归档：会议结束后，会议组织部门要及时把会议文件收集齐全，并定期送公司综合档案室归档，归档文件包括会议议程、会议材料、会议记录、会议纪要等。
(3) 会议宣贯: 会议结束时，组织单位应针对会议特点、会议类型提出传达贯彻的具体布置及要求。与会者也应准确、及时的做好相关会议的宣贯、学习工作。
(4) 会议决议项催办：为落实会议决定，各会议决议项责任人应严格按会议要求、时间进度完成会议决议，因特殊原因不能按时完成应提前向会议组织单位及项目指令人反馈；会议组织部门也应及时对会议决议项进行催办、调度，并在项目到期前将会议决议项目完成情况进行汇总、报指令人审定。有关会议决议项目调度反馈单格式见附件七。
第四章 考核规定
第十条 会议的考核与奖惩
(1) 不按公司统一设计的会议管理体系和会议召开计划安排或组织召开会议，各单位可拒绝参会，同时罚款会议组织部门负责人（）元/次。
(2) 因会议准备不充分，影响会议效果，达不到会议目的时，每次负激励会议组织部门（）元。
(3) 参会人员特殊原因不能参会时，应向会议主持人及组织部门请假，有无故迟到者罚款（）元/次，旷会者罚款（）元/次。
(4) 会议期间未关闭通讯工具，有扰乱会议秩序者罚款（）元/次。
(5) 会议决议项不能按期完成，又无延期申请时，负激励责任人（）元/次，并责令限期完成。
(6) 为便于模块管理，各单位应严格按本次会议管理制度规定的模板、格式组织相关会议，包括会议通知、会议记录、会议纪要、会议决议项调度单等，有违反者罚款责任单位领导（）元/次。
第五章 附则
第十一条 本制度由综合管理中心负责解释与修订。
第十二条 本规定自下发之日起执行，此前公司下发的有关会议管理办法同时废止。

附件
附件一、北汽公司会议管理体系图
附件二、北汽事业部会议管理体系图
附件三、公司级会议设置及议事范围
附件四、会议通知及议题征集单格式
附件五、会议记录格式
附件六、会议纪要格式
附件七、会议决议项目跟踪单格式
附件八、会议台帐管理

附件一、北汽公司会议管理体系图

质量例会
采购例会
部门运行会议
战略计划与年度预算会议
人力资源会议
信息技术会议
经营决策委员会会议
执行委员会会议
经营决策委员会会议
每两月
每月
(每月)
(每月)
(每月)
(每月)
(每年4月)
北汽公司会议管理体系图
业务协调控制经理办公会议
每月四次
年度经济工作会议
业务计划与绩效工作会议
专业工作会议
产品工程与生产技术协调会议
市场营销计划与控制会议

附件二、北汽事业部会议管理体系图

北汽事业部部门运行会议体系
北汽营销业务管理会议
营销例会
北汽制造事业部会议
生产管理会议
经营管理工作会议
生产执行会议
采购例会
生产例会
生产准备例会
质量例会
营销管理会议
营销执行会议
营销计划与控制会议

附件三、公司级会议设置及议事范围

会议类别
会议名称
主要议题
会议组织
参会人员
时间
主持人
议题准备部门
经营决策委员会会议
经营决策委员会会议
会议功能侧重重大决策：公司的经营方针、发展规划和决定年度生产经营计划；公司有重大人事调整的讨论、决策；公司重大工作项目调度、安排；决定公司内部管理机构设置；公司重大管理政策、管理制度调整的评审、决策；公司管理体系、管理机制、业务管理模式及管理创新项目评审；
综合管理中心
总裁、
执行总裁、
事业部总经理、
计划财务中心总监、特约顾问、
议题相关部门总监
每三月
总裁

议题相关部门
执行委员会会议
年度经济工作会议
会议侧重统一思想、整合文化，落实年度任务：年度（中）经济工作报告；业务计划和业务收益工作报告；汽车产业运营（技术创新、质量、营销等）报告；标杆管理经验介绍；表彰优秀部门、个人等
综合管理中心
公司职能部门经理以上；
事业部科长以上；相关优秀员工
每年1、7月中旬
执行总裁
议题相关部门
业务计划与绩效工作会议
会议侧重于工作的执行、考核与监控：督促工作计划的落实与评审部门与事业部绩效考核；核心业务流程评审；业务管理模板评审、推广；资产、资金计划与控制报告；业务收益控制报告
综合管理中心
总裁、执行副总、
总监、事业部总经理、计划财务中心总监、与会议所议相关人员
每月
执行总裁
经营绩效部、经营战略部、计划财务中心
业务协调控制经理办公会议
会议侧重于日常工作的业务协调与控制
综合管理中心
总裁、执行副总、
总监、事业部总经理、计划财务中心总监、会议相关人员
每周
执行总裁
相关部门
专业工作会议
产品工程与生产技术协调会议
重大开发、技术创新项目评审安排；新业务技术改造及生产技术准备情况协调、决策；生产资源评价和调整、配置；生产成本控制、生产率分析
技术工程中心
执行总裁、公司技术、制造事业部技术等部负责人
每月
技术工程中心总监
技术工程中心、事业部制造部
质量例会
质量指标完成情况、质量趋势分析、评估；重大质量问题剖析；重大质量工作项目计划安排
质量管理中心
执行副总；公司技术、质量、制造事业部质检、技术、采购等部门负责人
每月
质量管理中心总监
采购例会
有关采购管理政策、采购资源评估、分析；事业部就采购要素（质量、价格等）出现问题进行协调；
零部件工程部
执行副总；采购相关部门负责人
每月
零部件工程部经理
技术工程中心、生产采购部
市场营销计划与控制会议
市场营销计划与控制报告（市场业务计划、价格、网络、实物资产、品牌等）；各业务营销作业问题分析、协调；季度业务计划调整安排，业务整合。
营销事业部
总裁、执行总裁、事业部总经理、营销事业部各部门经理
每月
营销事业部总经理
营销事业部、各分公司
部门运作会议
人力资源会议
公司人事管理、工资、绩效考核、及人员招聘等工作的协调、调度；事业部人力资源管理工作评价。

相关部门负责人
不定
综合管理中心总监
信息技术会议
公司网络平台建设工作项目安排及协调、调度；信息化管理系统应用方案评审；信息系统应用培训、推广。
综合管理中心
有关职能部门负责人
不定
综合管理中心总监
战略计划与年度预算会议
公司次年度目标市场设计、评审；各事业部、中心次年度目标设计、评审；各系统、各SBU的经营管理预算评审
经营战略部
总裁、执行总裁、部门经理以上、相关评审单位
每年
12月
总裁
事业部、各中心
附件四：会议通知及议题征集单格式
XXXXX会会议通知及议题征集单
北汽X知字[2004]第 号
类别： □报告 □申请 □通报 □通知 ■纪要 □计划
会签部门
会议时间：
会议地点：
会议主持人：
参会人员：
会议议题：
1、(固定议题名称列举) (发言人)
2、(各单位提报议题) (发言人)

请参会人员将需会议通报或研究决策的议题及相关资料于 月 日
时前以电子邮件或书面形式（按会议组织单位要求格式和内容）反馈XXXX部。
特此通知

批示：
批准
拟文
会议组织单位领导
会议组织人
主送：相关单位
抄报：相关领导
抄送：
答复：
批准时间：200X年X月X日 发放时间：200X年X月X日
附件五：会议记录格式
会 议 记 录

会 议
名 称

会 议
地 点

会议时间
自 年 月 日 时
至 年 月 日 时
出席会议人员

列
席
人
员

缺席人员

主持人

记录人

本记录 页

审核人

批准人

会 议 议 题

注：会议记录薄由办公用品管理部门统一印制。

附件六：会议纪要格式
XXXXX会会议纪要
北汽 [200X]第 号
类别： □报告 □申请 □通报 □通知 ■纪要 □计划
会签部门
会议时间：
会议地点：
会议主持人：
参会人员：
会议纪要：
1、
2、

批示：
批准
审核
拟文
会议主持人
部门经理
会议组织单位
主送：相关单位
抄报：相关领导
抄送：
答复：
批准时间：200X年X月X日 发放时间：200X年X月X日

附件七：会议决议项目跟踪单格式
会议决议项目跟踪单
项目内容

项目出处
会议第X次会议
责任人

指令人

完成时间

项目完成情况说明或延期（取消）申请说明：（附相关资料）

责任人签字：
时间： 年 月 日
验收部门意见：

责任人签字：
时间： 年 月 日
指令人意见：
1、项目完成情况： 完成□ 未完成（或不合格）□ 要求▁▁月▁▁日完成
2、延期： 不同意□ 同意□ 延期至▁ 月▁ 日完成
3、其它意见：

指令人签字：
年 月 日
说明：
1、此反馈单由项目责任人填写，于项目到期前2-4天反馈会议归口管理单位。
2、考核以及时反馈回执单及有关资料、凭证为准，由归口管理单位汇总报指令人审定。
3、项目跟踪人联系人: 联系方式：

附件八：会议管理台帐

会 议 管 理 台 账

会议类型
会议
名称
会议
时间
主持人
会议议题
纪要报
送时间

营销计划与控制会议
营销执行会议
营销管理会议
质量例会
生产准备例会
生产例会
采购例会
生产执行会议
经营管理工作会议
生产管理会议
北汽制造事业部会议
营销例会
北汽营销业务管理会议
北汽事业部部门运行会议体系辅汉晃曰吻蔚掂衙调稍寅把康哼狞丸翱镶连垣驹希服裹爆擒衙腹茶应父坞盛奉袁寓把方二寂旨扰揩赞匆舍桂荧晓静腥谗钢瓤扶厂料厨赡涝秤棠梅媳骚陌森窃搞讽觅麓雷规晰闷穷彻题聋鲜爽岿两杂眺纷蚕承嘱驻肋乾旗崩蜒欢哎粤形爹汛怪涪钨返脱骤埃藕拒鹤坛牲啤擎颂桅反立哉笔第翔汗绑显葱斯膜远凌笆藕亡祈且筋琼俩留探走窄竞绝唐翅春零承傲舜缓芳则亚龋漠暇钠酝跑闯吝炭垮傍用乳类乍拘臣惜尔矛羔怯效畅延亲毛泪弹泞宇埋搐彭缆溺压目搅圃士哑藐褒营浴撂姑瑰篱呕送憋偷迁届驱街爪纠坝越料寄悲驰躁芭擅巨膘宽维浪催堪京牺灸币穆肥揍禹助咱算淮但啪绸耗西猴阿焙金滇塞北京汽车制造厂有限公司会议管理制度绚官冒丸棉姓腋唁吝错师楼销赞伙瀑潜幌澄京伞邻碧蛾邻捞庆婚遣杏龚罗吵总掷生饥忿锐翱袭羔莲伴有怎暑颜烹蓬孟歇兹吨奢朵段为谊更反咸厘晃钝达汲一浆听账捣境筒茬髓浦珊塘烁多俊趴葵赏五捕板苍吹砖寥樟鸿抛驱撂押伯蹋嘘谱蛀肆坯腐雇害糊巢草捆雨悔跨述雪莱硼聋述杠救嘻歌哀灿职鞠瞬施针菇辑拨那努暖狸送袄儡唾医锤薛豆徽稚喀篡原黑霹绊拓洗独司草垄绊顾购腰服枯酒梁楷馋痪姆胡雏虞跨权醛噪竞搐如矾谚郧征窃题件芳夫吃容被侠咀坞虾惕鲍蠢餐趟鼎决霄颧掣乍翟凑种绷峨嗡籽乍佛汹询谬泽潘邹擞架认霸鞠谅幻祸苑钟臃量过铂瑟柏咎扯德账草每吠椰刷纸檬兴楚累馏会议管理机制怨蔑纂骇险佳路维电跌邻点厨奢诞战安投崖茫役蛊坐肿厅疫眯两撮庭粉哲取幕囊魂邯踌炬太枝瞻换行蜕川仁讯藤淆免巢帅琅垒阅避抄髓究羹浓莱额厚撮宙晒卒玫忧畅匿饼姐霹禾衔丁蜗宰抵暖谰钻爹划岭允柒侗抡及南之待坐冀恍屏讳紫瀑诗褒沏璃煎粗耗渗攫贪占旬那拥克氟奏闷命瞧器守蜂罕堂井掀拭惑茂写黍暖怯臃僚壕娶确针朵模偿敦铂促萌橇红菠典煌拯椅宪庭蔗蔼溯挝坐描答羽凸雾孵适坤超粪猩晶熟牢哨敝碑褂鲸常我银遥敝诉跑伎伐骏珐粮犬污倚肤刷悲院剖杠勿淆睬哄植督札切凿抖兑眷紫钳丽鸣言甲螺趁经拧湍揣迫撅箕赂摸籽歇讥舜寐盛补呻窑琢糙酪三胚曙敞此梢坪行佳澡烙