原始记录管理制度.doc

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原始记录管理制度
2010年02月07日 星期日 10:48
1、目的：为规范记录的填写，体现记录的原始性、准确性和可追溯性，特制定本要求。
2 、记录的设计和编制意义：
⑴、记录的充分性和必要性：记录作为基础性和依据性文件，应尽可能全面地反映产品质量形成的过程和结果以及质量管理体系的运行状态和结果。为此，组织既要从总体上评价记录的充分性，力求使原始记录完整，同时又要对每一记录的必要性进行逐一评审和取舍，要注意并非记录越多越好，正确的做法是只选择那些必要的原始数据作为记录。
⑵、记录的真实性和准确性：真实准确的记载质量信息，才能为有效地运行组织的质量管理体系并实现持续改进提供可靠的依据。因此，在确定记录的格式和内容的同时，应考虑使用者填写方便并保证能够在现有条件下准确地获取所需的质量信息。填写记录应实事求是、严肃认真。
⑶、记录的规范化和标准化：应尽量采用国际、国内或行业标准，参考先进组织的成功经验以使记录更加规范化和标准化，在建立质量管理体系过程中，应当对现行的进行清理，废除多余的记录，修改不适用的记录，沿用有价值的并增补必须的，应使用适当的表格或图表格式加以规定，按要求统一编号，使各项活动的记录更加系统和协调，实现记录的标准化管理。对于同一种活动的记录格式应当是固定的，不能随意变更，造成混乱，即使需要修改，也应规定一个统一的时间开始使用新表格。
3、范围：与公司质量管理体系有关的记录。
4、责任：各单位记录填写人员。
5、记录是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部分。所谓过程状态主要针对产品质量的形成过程和体系的运行过程，而过程结果则是指体系运行效果和产品满足质量要求的程度。根据记录的上述特性，记录在组织的质量管理体系中发挥着重要的作用。在记录过程中常见的问题：
⑴、盲：记录的设置、设计目的、功能不明，不是为管理、改进所用，而是为了应付检查。（例如：我们在填写质量报表时，本来该真实记录的而为了应付检查而进行更改）
⑵、乱：记录的设置、设计随意性强，缺乏体系考虑，记录的填写，保管收集混乱，责任不清。
⑶、散：保存、管理分散，未作统一的规定。
⑷、松：记录填写、传递、保管不严，日常疏于检查，达不到要求，无人考核，且丢失和涂改现象严重。
⑸、空：该填不填，空格很多，缺乏严肃性，法定性。
⑹、错：写错别字，语言表达不清，填写错误。（例如：篦条 “篦”字写成了“蓖”字〈错别字〉。）
6、记录的填写要求和注意事项：
⑴、记录的原始性：记录要保持现场运作，如实记录，这就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是当天的运作当天记，当周的活动当周记，岗位操作人员须按操作顺序填写。做到及时和真实，不允许添加点滴水分，使记录真实可靠。记录保持其原始性，不可以重新抄写和复印，更不可以在过程进行完后加以修饰和装点。
⑵、文字、数字书写要标准，要求不出格，一般占表格1/2到2/3的范围，并略偏于格子下方。
⑶、记录用笔要求：记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或签字笔，不应用红笔，字迹清晰端正，且笔画应粗细均匀，这些笔能够确保记录永不褪色（记录填写时选择笔的颜色应一致）。用笔一定要考虑其字迹的持久性和可靠性。
⑷、记录填写应完整，不得有空缺，如无内容填写，其填写的方法是在空白的适中位置画一横线，表示记录者已经关注到这一栏目，只是无内容可填，就以一横线代之，以示再有内容属无效内容。如果纵向有几行均无内容填写，亦可用一斜线代之。
⑸、内容与上项相同时，应重复抄写，不得用“····”或“同上”表示。
⑹、数字要上下对齐，左右对齐并按规定保留小数位数（有小数的要求保留2位），且小数点后数字应比整数数字提高半格书写。
⑺、原始记录不得撕毁和任意涂改，在填写记录出现笔误后，不要在笔误处乱写乱画，正确的处理笔误的方法，是在笔误的文字或数据上，用原使用的笔墨画一横线，再在笔误处的上行间或下行间填上正确的文字和数值，或在旁边填写正确内容并签名（对确实无地方签名的表单，可加在备注栏注明），并使原数据仍可辨认，切不可用刀刮、修改液涂改、橡皮擦或有重笔描写。
⑻、记录的清晰准确：记录是作为阐明质量管理体系所取得结果或提供体系所完成活动的证据的文件而策划设置的，即是证据，首先要属实，要做到属实，就要将过程做到位并运作事实记得正确和清晰，语言和用字都要规范。不但使自己能看清楚，也能使别人都看清楚。
⑼、日期与时间的填写：日期一律按年、月、日顺序横写，年份必须按四位数填写，不能简写，如：2001年5月7日，“2001年”不得写成“01”，“5月7日”不能写成“5/7”或“7/5”，应写成2001.05.07；按规定除年按四位数填写外，月、日应按两位数填写，一位数月、日前应加“0”，如5月7日应写成“05月07日”，免除将1月、2月改为11月、12月和将1～9日改为11～19日和31日的可能。时间的小时、分一律用两位数字填写，并以“：”分开。三班连续操作时间应按照00:00～24:00填写。如：“20:00”不能写成“08:00”；03月08日的00:12不能写成03月07日的24:12。
⑽、签署要求：记录中会包含各种类型的签署，有作业后的签署，有认可、审定、批准等签署，这些签署都是原则、权限和相互关系的体现，是记录运作中不可少的组成部分，任何签署都应签署全名，同时尽可能的清晰易辨，不允许有姓无名或有名无姓情况存在。品名不得简写，应按标准名称填写，不得使用自造简化字。
⑾、与其它班组、车间有关的操作记录应做到一致性、连贯性。
⑿、原始记录除有关岗位操作人员保持清洁外，班长及单位主管应对记录负监督责任，同时应检查记录填写情况，并列入经济责任考核。
⒀、散页记录和成本记录都应检查是否完整，然后将完整无缺的记录附以封面，装订成册，注明名称、日期，交主管审阅后妥善保管。
7、记录的管理和控制：
⑴、记录的标识：应具有唯一性标识，为了便于归档和检索，记录应具有分类号和流水号。
①、分类号在记录左上角文字记录，即：生产技术类、设备运行类、其它类。
②、记录报表的日期和流水号要写全，便于追溯和管理。日期填制要写全年月日，如2009年2月1日；流水号的填制必须按固定的编号规则进行，流水号的填写位置在报表的右上角。推荐的编号格式为：年份/月份/流水号，如2009年2月的第15份报表的流水号为09/02/015。
⑵、记录的贮存和保管：记录应当按照档案要求分类叠放贮存和保管。记录的保管由专人或专门的主管单位负责，应建立必要的保管制度，保管方式应便于检索和存取，保管环境应适宜可靠，干燥、通风，并有必要的架、箱，应做到防潮、防火、防蛀、防止损坏、变质和丢失。记录保存期限问题，一般情况下，记录的保存期限为2年，主要的记录应保存3年，重要的记录应长期保存。
⑶、记录的检索：一项质量活动往往涉及到多项记录的内容和表格，为了避免漏项，应当对记录进行编目，编目具有引导和路径作用，可以便于记录的查阅和使用，使查阅对该项质量活动的记录能有一个整体的了解。记录在归档前必须经单位主管领导验收合格后方可进行，如果归档资料不全，必须查清原因。记录中包含了大量有用的体系运行证据和原始信息，要发挥其作用必须使其便于有关单位和员工查找，记录的查阅应纳入计算机管理，是比较好的做法，编制电子索引，可以提高检索和查阅的效率。
⑷、记录的处置：超过规定保存期限的记录，应统一进行处理，重要的含有保密内容的记录须保留销毁记录（记录的销毁工作必须申报主管厂长、厂长批准后方可进行）。记录必须如实记载产品质量的形成过程和最终状态，如实反映质量管理体系过程、过程和活动的运行状况和结果，证实产品满足技术标准，反映组织的质量管理体系是否已得到有效运行，产品、过程和整个体系的运行是否达到了预期的要求。
8、烧结厂原始记录印刷品管理办法
原始记录是企业统计核算、会计核算、业务核算的依据，是企业的一项重要的基础工作。为了使烧结厂原始记录的设计、印刷更加规范，根据公司体系运行要求，特制定如下要求：
⑴、生产记录和原始记录是生产、技术、质量和经济活动情况的直接反映，是企业、各生产车间管理的重要内容和基础工作。
⑵、原始记录由车间主任或车间技术人员组织编写，根据工艺程序、操作要点和技术参数等内容设计。
⑶、生产记录由车间主任负责，根据原始记录的内容以及各自生产特点进行设计。
⑷、根据体系运行要求，原始记录、生产记录的编制，要充分考虑到安全、环保相关表格的制定。
⑸、记录编制审批手续：设计好的原始记录、生产记录由车间主任审核、签字；主管科室科长审定、签字，经主管厂长批准后，报技术科统一进行编号印刷使用。（工艺技术类记录由技术科、技术厂长把关；生产安全类记录由生产科长、生产厂长把关；设备类记录由设备科长、设备厂长把关；办公类记录由办公室、厂长把关）
⑹、所有签字和原始记录设计资料（各级领导把关手签记录样表）按专业分别由技术科、生产科、设备科、办公室进行存档。最终确定的样表报技术科，如有变更，必须及时通知技术科更改，否则印刷后出现新记录样表内容与现场实际情况不符合，由主管科室承担相关责任。
⑺、车间、工段原始记录和生产记录印刷品计划，要求在每月3日下班前，经车间、工段正职领导手签报技术科，由技术科汇总报公司行政部进行印刷。如在规定日期内未上报印刷计划的，造成现场记录使用不足，一切责任由未上报计划的单位承担。
1 目的
为规范体系文件、记录的管理，保证在体系运行的各个场所都能得到符合体系运行的有效文件、记录，制定并实施本程序。
2 适用范围
矿属各单位
3 职责
3.1体系办公室负责矿本质安全管理体系文件、标准的编制、评审、更改、发放和使用。
3.2管理委员会负责本质安全管理体系文件、标准的审核。
3.3矿办公室负责矿文件的接收、识别、转发和归档。以及矿内部文件的标识、发放和归档。
3.4各区队（部门）负责本单位本质安全管理体系文件的使用和保管，单位内部文件的编制、审批、发放、整理和归档；并根据需要制定和评审本单位的体系文件。
3.5各单位（部门）负责对本单位管理体系记录的标识和保存。
4 执行程序
4.1文件管理
4.1.1文件的控制范围
包括本质安全管理过程中的体系文件、标准、管理制度、作业指导书、外来文件等。
4.1.2文件的控制形式
文件可以采用任何形式的载体，载体形式可以是纸张、磁盘、照片、电子媒体或其它形式。
4.1.3文件的编制、审核、批准和发布
4.1.3.1文件的编制
1)本质安全体系文件、标准由体系办公室组织人员依据获取的最新法律、法规和其它要求规定进行编写。
2)管理制度及作业指导书由业务部门和使用单位编写。
4.1.3.2文件的审核、批准和发布
1)本质安全体系文件、标准由本质安全委员会主任审核定稿，本质安全委员会主任审批后，正式发布实施。
2)管理制度、作业指导书由相关单位或部门领导审核，分管矿领导审定，本质安全管理委员会主任批准后下发。
4.1.4.文件的标识
各单位所有文件按照任家庄煤矿《文件记录统一编号办法》进行标识，使文件状态易于识别。
4.1.4.1本质安全体系文件、标准、矿发或转发的文件由体系办采用编号或加盖“受控”印记方式，以标识其现行有效且处于受控状态。
4.1.4.2管理制度、作业指导书等文件，应分级、分类统一编号标识。
4.1.5文件的发放和接收
4.1.5.1文件应保证字迹清晰，文字类文件应用打印机或复印机输出。
4.1.5.2本质安全体系文件、标准、矿级管理制度由办公室按确定范围发放，建立《发文登记表》，保证文件及时发放到全部的使用单位和部门。
4.1.5.3各单位和部门发放或传递文件时也应明确发放范围，建立《发文登记表》，实行发放控制。
4.1.5.4体系办公室建立任家庄煤矿《体系文件总清单》，各单位/部门应建立相应的《体系文件清单》，对适用于本单位管理的法律法规、标准、上级来文和本单位现行使用的文件进行控制。
4.1.5.5各部门、单位的文件、资料兼职管理人员应及时收集本单位适用的管理文件，纳入《体系文件清单》。
4.1.5.6安监处对接收到的国家和地方政府、相关行业和神华、神宁集团公司文件，建立《收文登记表》，识别其适用性，并转发到相关单位或部门。
4.1.6文件的使用和保管
4.1.6.1办公室负责全矿文件、记录清单、法律法规的管理，并每半年进行一次更新。
4.1.6.2各单位配备文件管理员，负责文件的接收和使用管理。
4.1.6.3办公室负责对归档的文件按照《档案管理制度》实施管理。
4.1.6.4各单位或部门文件管理员负责文件的保管和传阅，及时将失效和作废的文件进行标识或销毁。
4.1.7文件的复制和提供
文件需要复制或向外提供时，必须经分管领导批准，向外提供的文件必须加盖“非受控”标识。
4.1.8 文件评审、更改
4.1.8.1当使用者对文件不理解时，使用者应及时将信息反馈到有关部门，以便得到解释；文件不适用时，使用单位应及时填写《文件修改申请表》，提出修改要求，送交办公室，由办公室负责处理。
4.1.8.2矿井的组织机构、法律与其他要求、生产工艺、设备发生重大变化时，矿本质安全相关文件要由体系办公室及时组织评审，确定是否需要修改，对审批修改后的文件，办公室以《文件更改通知单》发放到使用单位和场所。
4.1.8.3更改方式
1)在原文处划改
更改内容为字、词、句时，将要修改的内容单线划掉后，在适当的空白处填写更改内容，并由更改人签字确认。
2)换页、换版
再次更改同一内容，或该页更改超过五处时，要进行换页更改，并在该页右上角加盖“换页”印章标识；一次换页数超过总页数50％时，该文件应重新换版印刷，换版时，应注明版本号。
3)补充
补充的内容较多需附加页时，可在原件后加附页，在该附页右上角加盖“附加页”印章标识。
4.1.8.4文件更改后，应由相应的主管领导或主管部门进行再次批准后方可下发。
4.1.9文件的作废销毁
4.1.9.1若文件有了新的版本或保存年限已到，由办公室声明原文件作废。
4.1.9.2由办公室销毁作废文件并登记造册填写《档案资料销毁鉴定工作单》，经部门负责人批准后进行。
4.1.9.3作废的文件销毁时，指定专人监销。
4.1.9.4销毁了的文件，要在原目录下注销。
4.1.9.5因法律或保留信息需要保留失效文件时，保留文件必须单独存放，并在文件上加盖“此件作废，仅供参考”的标识，防止误用。
4.2记录管理
4.2.1 记录包括
4.2.1.1与本质安全体系运行有关的记录；
4.2.1.2与各单位相关的记录。
4.2.2 记录的载体形式有纸张、磁盘、照片和其它电子媒体等。
4.2.3 记录标识
记录采用编号进行标识，执行任家庄煤矿《文件记录统一编号办法》。
4.2.4 记录的填写
记录的填写要真实正确、字迹清晰、内容完整，应用钢笔或碳素笔填写，要填写清记录人、审核人的姓名和填写日期。
4.2.5 记录的收集、整理和保管
4.2.5.1 体系办公室建立任家庄煤矿《体系记录总清单》，各单位/部门应建立相应的《体系记录清单》，清单的内容包括：序号、记录名称、记录编号、建立/保存单位、保存期限、备注等栏目，并明确人员管理记录。
4.2.5.2 各单位、部门负责按任家庄煤矿《档案管理制度》的要求，按年、季、月及时收集整理记录，并分类装订成册，编制目录，按要求归档保存。
4.2.5.3 保存记录应有良好的库房环境和安全措施，要做到防潮、防火、防虫蛀、防鼠害、防变质、防损坏和防丢失。
4.2.5.4 保存期
1)记录的保存期限应根据生产实际、法律法规要求和合同要求决定；
2)各种记录的保存期见《记录总清单》。
4.2.6 查阅
查阅记录时，记录保管部门要做到有效提供利用。一般查阅记录可由部门负责人批准，顾客或外单位查阅需经分管领导批准，并填写《文件查阅登记表》。
4.2.7 记录的处理
记录在保存期后需销毁时，由保存单位鉴定并填写《文件销毁申请表》，经指定负责人批准后销毁。
5 相关文件
★《文件记录统一编号办法》
★《档案管理制度》
6 相关记录
★《收文登记表》
★《发文登记表》
★《体系记录总清单》
★《体系文件总清单》
★《体系记录清单》
★《体系文件清单》
★《文件修改申请表》
★《文件更改通知单》
★《档案资料销毁鉴定工作单》
★《文件查阅登记表》

本文来自: 中国煤矿安全网 () 详细出处参考：
安全生产文件资料管理制度
一、文件与资料识别
1、各单位、部门在制定安全生产文件时，必须按标准化要求制定符合标准的各种文件。(格式、纸张、文件程序、版面等)
2、对外来文件要进行识别与分析，在转发或修订下发时要进行标准性转换，下传的文件必须符合标准化文件要求。
3、各种资料的收集、整理要以标准资料格式进行装订收藏。
4、对资料的内容进行识别分析，不符合标准化要求的要修改完善。
二、文件与资料的管理规定
1、文件、资料都要按标准格式进行分类、保存、管理。
2、下发文件要建立“文件下发登记表”,登记表格式必须符合标准化要求，并将保存文件下发登记表存档。
3、建立文件、资料档案库，专人负责管理和保存。
4、借阅、查询各种资料、文件时，要建立借阅、查询登记表。
5、文件、资料要整理规范，保存有序，管理到位，查找便捷。
6、若文件、资料需更新、补充、增加，必须经过保管员进行操作，非工作人员不得随意进行修改。
7、妥善保护文件、资料，不得随意外借；查询文件时不得在文件上做任何标记，不得损坏。
8、文件、资料科室要做好防火、防潮、防盗工作，制定相应的安全措施，保证文件、资料的安全。
安全记录管理制度
为做好各种安全会议记录填写，规范安全记录工作，逐步实现安全记录规范化、制度化、标准化，对安全记录做如下规定：
一、安全记录包括：
1、安全会议记录
2、交接班记录
3、安全培训记录
4、设备检查、检测记录
5、安全活动记录
6、各种登记台帐
7、安全检查记录
8、设备检修、维护记录
9、其它记录和各种报告、信息、报表。
二、管理规定
1、安全记录、台帐、报表、报告、信息等都以公司统一制定的格式、内容等要求进行填写、上报。
2、公司有关部门和分公司有关科室根据各管理范围，经常监督检查、指导安全记录填写工作。
3、各部门要根据部门要求对照相关规定、标准进行制定本部门和下属单位的安全记录表样。
4、各单位要按照各部门要求按时、按标准，上报各种安全记录和报表。
5、认真做好本单位、本部门自行保存的文件、资料工作，建立相应的档案，妥善保存。

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