会计电算化对档案管理的影响刍议.doc

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江苏省人民政府法制办公室 蒋玉娟

摘要：会计电算化是会计发展史上一次重大的革命，对传统的会计产生了很大的影响。本文从档案范围、管理要求等几方面对会计电算化对传统会计档案及其管理方式产生的影响进行了分析探讨。
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会计电算化对档案管理的影响刍议

江苏省人民政府法制办公室 蒋玉娟

摘要：会计电算化是会计发展史上一次重大的革命，对传统的会计产生了很大的影响。本文从档案范围、管理要求等几方面对会计电算化对传统会计档案及其管理方式产生的影响进行了分析探讨。
关键词：会计电算化 会计档案 管理
会计电算化是会计发展史上一次重大的革命。电子计算机技术全面在会计工作中的应用，使会计数据、处理及传输高度自动化、电子化、无纸化、实时化和动态化，会计档案以全新的面目出现。会计电算化对传统的会计档案及其管理方式产生的影响主要表现在以下几个方面：
一、会计档案的范围扩大
众所周知，传统的会计档案是指各会计主体在会计核算活动中直接形成的、作为历史记录保存下来的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务、财务收支状况及其结果的重要史料和证据。在传统的手式操作情况下，形成的会计档案均为纸质介质，主要包括会计凭证类（原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证）、会计账簿类（总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿）、财务报告类（月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告）、其他类（银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册）。参考文献：
财政部国家档案局，会计档案管理办法{z}，1999。

在会计实施电算化后，上述纸质介质的会计档案同样存在，只不过这些纸质档案的形成不再是手工记录（原始凭证除外），而是通过计算机打印输出的，是电算化会计档案的书面表现形式。同时，会计档案还增加了以下内容：一是存储在计算机硬盘及其他磁性介质或光盘中的会计电子数据以及存储这些数据的介质本身，如存在计算机中的记账凭证数据，会计账簿和会计报表的电子数据以及备份在软盘、光盘中的数据；二是会计软件的程序文件本身及其相应的数据结构文件、各种使用维护说明书、会计软件的系统说明书、用户操作规程及使用手册、会计科目及科目代码表、会计报表格式及取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式、财务软件的编程语言、数据库系统类型等；三是保障会计软件正常运行所需的软硬件资料。
二、对会计档案管理的要求加强
会计电算化后，随着档案内容和载体范围的扩大，对会计档案管理的要求也发生了相应的变化。
1、对书面会计档案的管理要求
实行电算化后，书面会计档案不仅包括计算机输出的会计资料，如账簿、报表、财务报告等，还包括会计软件所包含的资料。对计算机打印输出的各项会计资料应同传统方式下的手工资料一样，由有关人员签名、盖章后装订成册保存，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。书面会计档案保管的具体要求如下：⑴现金日记账和银行存款日记账要求每天登记并打印，每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。一般帐簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印；发生业务少的帐簿，可满页打印。⑵现金日记账和银行存款日记账可采用计算机打印输出的活页帐页装订成册，在当期所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，可以用“总分类账户本期发生额及余额对照表”替代当期总分类账。⑶在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的表格线可适当减少。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。 财政部，会计电算化工作规范，1996。

2、对磁性介质或光盘档案的保管要求
实行电算化后，对磁性介质或光盘档案最重要的是在选用保存会计档案的存储介质时，要特别注意选用质量较好、可靠性较高的存储介质，因为存储介质的质量关系到会计档案能否使用，决不能选用廉价质次的假冒伪劣不良介质，以免因小失大造成不可挽回的档案损失，确保电算化会计档案安全。选好存储介质后首先要按档案管理规范加以分类和排列，使之系统化、条理化、有序化。一是登记编目，包括文件名、存放物理地址等。二是确定保管单位，一般而言，一个盘片就是一个保管单位，盘片也存在“立卷”问题，每个磁盘的前端有“卷标”，是本磁盘的识别信息，相当于传统档案的封面，卷标含有识别符，用字母和数字表示磁盘分类与编号的卷号、卷题名、文件起止年月、保管期限等。三是著录与检索，一般而言，信息系统形成的电子文件本身具有信息检索的功能，因此不必另行著录和建立检索工具，但当电子文件数量较多时也可以按照“档案著录规则”著录案卷级（一个盘）的卡片或书本式目录，既可以用纸介质，也可用磁介质。
由于电算化档案存储在磁介质或光盘上，根据这些信息载体的物理特性，形成这些档案时应以只读形式保管，准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间、所使用的会计软件版本和操作员姓名，存放在两个不同的地点，以防止火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭。备份盘应贴写好保护标签，存放于铁皮柜中。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘、防热、防磁、防冻等。对采用磁性介质或光盘保存档案的，尤其是存放往年会计档案的，还应定期进行检查、复制，防止由于介质的损坏而造成无法挽救的损失。另外，与手工方式一致，电算化方式生成的证、账、表等会计档案，应按规定立卷归档保管，其保存期限应按照《会计档案管理办法》“会计档案保管期限表”中所列的保存期限进行管理。会计职能部门应紧密配合，确认合法的会计档案内容，制定严格的管理措施。根据《会计档案管理办法》的要求，会计的凭证、账簿、报表等规定的保管期限大多都为15年或永久(如：决算报表)，但目前有许多单位的凭证、账簿采用针式打印机输出，这些通过色带打印输出的档案资料很容易退色，而采用激光打印机打印的成本又比较高，因此一般单位较多采用针式打印机输出有关档案资料。这样就无法达到按规定的保管年限进行保管的完好性。因此，有条件的单位可以用激光打印机输出纸介质档案，用针式打印机输出纸介质会计档案的，要定期对打印出的纸介质档案进行检查，必要时重新打印并装订立卷后按规定程序将原档案销毁。
由于电算化会计档案容易修改且不留痕迹，在档案管理方面，也应具有相应的安全保密措施，防止对会计档案进行恶意修改。常用的安全保密措施有：一是用户识别控制，防止非法用户接触会计档案。在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测和用户权限设置等限制手段。二是采用硬件加密和软件加密等机械加密技术措施，杜绝数据安全隐患。三是实行操作日志管理，应由系统自动进行操作登记，建立加密的机内操作日志监督系统操作，留下审计线索。四是建立数据存取权限限制，对安全保密程度不等的数据，应给不同的使用人员赋予不同的操作权限，防止越权使用。
3、会计档案的借调阅
为加强会计档案的安全性和保密性，要建立严格的会计档案借（调）阅制度。原则上本系统内部人员只能借（调）阅与其工作有关的会计档案。会计档案一般不能对外借（调）阅，如有特殊需要，须经单位负责人批准后方可提供查阅或复制。借阅会计档案时必须由档案管理人员进行登记，并由借阅人签字，特别是对采用磁性介质或光盘保存的会计档案，在借阅前后都要进行检查，以保证数据的完好。对一些只有主管人员或系统维护人员才能查询或调阅使用的特殊数据，如程度文件、数据结构文件等，必须严格按权限制度进行审批。
在电算化档案的借（调）阅过程中还要注意软件版本号的问题。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，被借（调）阅的会计档案会出现两种情况，一是被借（调）阅的会计档案的软件版本号与当前使用的软件版本号一致，这时只需通过当前的电算化软件系统中的档案调阅功能调阅即可；二是被借（调）阅的会计档案的软件版本号与当前会计软件版本号不一致，此时须先安装与此档案相对应版本的软件，然后调阅。
4、会计电算化档案的防病毒
在磁介质或光盘保存档案的情况下，还有一个很重要的事项就是制定防范计算机病毒的措施。电算化会计操作人员和档案管理人员必须采取积极的态度，利用有效的手段和严密的防范措施来保证电算化会计档案资源的安全。原则上凡是装有电算化会计系统的计算机都必须安装防杀计算机病毒软件，严防计算机病毒的感染。
5、会计档案的鉴定与销毁
会计档案的鉴定和销毁就是按照一定的原则标准，对超过保管期限的会计档案，重新评估其价值，剔除失去保存价值的会计档案予以销毁。但长期以来，人们普遍存在着“宁存勿销”的不正确思想，对早已超过保管期限的会计档案不进行清理鉴定，对已到期应销毁的会计档案仍作长期保存，给保管工作造成了一定的困难。从档案工作环节上看,鉴定和销毁会计档案工作又是整个会计档案工作的重要环节,是科学管理和开发会计信息资源的坚实基础,也是一向科学性、组织性很强的工作。根据《会计档案管理办法》规定，保管期满的会计档案销毁程序分为五个步骤，一是由本单位档案部门提出鉴定意见,会同会计部门共同组成鉴定工作小组,逐册、逐页进行鉴定,对确无保管价值的会计档案编制销毁清册。二是写出销毁报告,填报销毁会计档案审批表。对保管期满后未结清的债权债务原始凭证及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止；正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。销毁报告要写明对已到保管期限的会计档案进行鉴定的时间、鉴定的总数量、留存数量、销毁数量、销毁内容等，并由经手人、鉴销人盖章。三是本单位或上级主管部门审批销毁报告。四是档案部门和财务会计部门共同派人员监销,必须化为纸浆或焚毁。五是本单位档案部门长期保管《会计档案销毁清册》。
实行电算化后，对会计档案的鉴定和销毁报告中除了纸质档案外还应包括电子档案的销毁。各单位在对纸质档案进行鉴定和销毁的同时要对电子档案进行同步销毁。对存放在硬盘上的电算化档案可以采用直接删除的办法，对存放在磁性介质或光盘上电算化档案可采用格式化的办法。需要注意的是不论是直接删除还是格式化，都要确保数据不能恢复，以防本单位的财务数据外泄。
三、会计处理方法的增强提高了会计档案数据的利用效果
传统会计采用手工方法进行数据处理，选择会计处理方法时既要考虑信息的决策有用性，还要考虑处理方法的简便可行性。受成本效益原则的约束，一些本来能使会计信息更为有用也更科学的处理方法由于手工操作的难度不得不放弃。实行电算化后，计算机成为数据处理的主体，无论多么复杂的处理方法，只要相关的设置正确，计算机都能在很短的时间内完成。会计处理方法中完全可以选择大量的数学模型和数学方法来进行会计档案数据处理，财务报告披露的内容在深度和广度上都得到了极大的扩充，为筹资、投资、预测、分析和辅助决策等各项管理工作提供了更高效的技术支持。与此同时，在会计电算化系统中，计算机联机实时报告系统的出现和应用使得原始数据在取得的同时就可以实时记录和处理，相关会计信息使用人员可以根据自身的需要，通过联机的方式及时有效地筛选和分析自己所需要的信息，再不必象传统的处理方式下一定要等到财务报告出来后才能得到相关的“历史”信息，从而在及时性方面提高了会计档案数据的利用价值，使会计在经济管理中的功能作用得以更加充分的发挥。
与此同时，会计电算化的应用也给会计档案的利用提出了新的课题，那就是如何更充分利用档案中数据进行分析，从而提高单位的绩效。一般而言，通过整理的电算化档案与传统意义上的会计档案相比有着无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的会计数据的比较与分析，从而为单位领导提供可靠的决策依据。各单位还可利用电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，进行财务分析和预测，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现电算化会计档案的再利用。
以上仅是笔者认为会计电算化给档案管理带来影响的几个方面。除此之外，为了更好地管理档案，会计电算化也对档案管理人员提出了更高的要求。档案管理人员不仅要按照更高的技术保管计算机会计档案，还要能够顺利地运用计算机，通过操作指令，检索、查找出用户所需要的会计档案信息。因此各单位会计档案管理人员要自觉加强学习，更新知识，勇于探索，努力掌握档案专业、会计专业和计算机的基本理论知识和技术，掌握现代科学管理知识和技能，并在工作中吸收和借鉴其他单位、机构的经验，制定出一套电算化会计档案的管理制度，实现电算化会计档案管理的科学化、标准化、现代化，以充分发挥电算化会计档案的经济效益和社会效益。

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江苏省人民政府法制办公室 蒋玉娟

摘要：会计电算化是会计发展史上一次重大的革命，对传统的会计产生了很大的影响。本文从档案范围、管理要求等几方面对会计电算化对传统会计档案及其管理方式产生的影响进行了分析探讨。
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