文档管理制度(2012).doc

综 合 管 理 制 度
HS/QP ZH—2012

文档管理制度 目录

1
企业管理标准的编写规定
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1
2
文书处理工作的规定
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6
3
公文流转制度
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8
4
档案室工作职责
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10
5
档案库房管理制度
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12
6
档案归档制度
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13
7
档案归档范围及质量要求
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14
8
档案保密制度
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15
9
档案借阅制度
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16
10
档案鉴定销毁制度
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17
11
档案保管期限的规定
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18
12
档案管理责任制度
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19
13
公章管理制度
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21

企业管理标准的编写规定

一、 对象和基本原则
(一) 对象
凡在企业中重复出现的管理业务，需要协调、统一的工作程序和工作方法，均属管理标准编写的对象。
(二) 基本原则
1、 必须符合国家的方针、政策、法律、法令和法规；
2、 充分运用标准化原理和方法，管理标准的格式和内容规范化；
3、 标准应具有实用性、指导性、定量性，便于检查；
4、 结合本企业实际情况的前提下，充分学习和运用国内外同行业的先进管理和工作经验；
5、 概念要清楚、文字要准确简明；
6、 各管理标准相互之间要保持协调。
二、 制订与构成
(一) 制订
1、提出
各职能部门根据企业标准化管理要求，结合工作实际，会同办公室提出制订有关管理标准。
2、起草
管理标准的起草工作应在办公室统一部署下进行，凡部门独立的管理标准由该部门负责起草；跨部门的管理标准，按其分管内容确定主办、会办部门。
3、横向协调
起草部门将管理标准草案在管理跨度及有关范围内征求意见，被征询部门应在7天内提出补充、修改意见，否则作同意处理。
4、审核
管理标准的审核由办公室负责初审或组织会审，定稿后交总裁室审批签发。
(二) 构成
封面

标题
概述

引言（总则）

术语

正文

内容
管理标准

附录

上述构成内容，提供在制订管理标准时参考，但不千篇一律，应视实际情况及需要而确定。
三、 编写要求
(一) 概述
1、封面
管理标准封面上文字、字母的规格、排列均由办公室统一设计。
2、标题
标题要醒目规范，题意要概括准确，管理标准名称通常采用“××××管理制度”、“××××管理规定”、“××××暂行规定”、“××××实施细则”等等。
3、引言
引言主要是制订标准的目的、依据、引用标准、适用范围等。引言一般不写小标超，直接用文字说明。
(二) 正文
1、术语
标准中应采用统一规范的名词、术语，切勿滥造。
2、内容
标准内容应根据标准化对象的特点和需要进行编写，其内容按下列顺序排列：
(1) 管理职能或工作范围；
(2) 内容与要求；
(3) 检查与评价；
(4) 其它。
(三) 附录
标准附录主要反映标准的解释和修改权限，执行日期及参考附件等。
标准条文、附录结束后，在版面中间划一条粗实线作为终结符号。其长度为版面宽度的四分之一。最后注明年、月。
四、 编号和代号
(一) 编号格式
HS/

××—××××
×ו
P
Q

批准年号

分类顺序号

管理标准代号
分类标准代号

公司代号
企业代号

(二) 分类代号
序号
名 称
代 号
1
安全管理标准
AQ
2
保卫治安管理标准
BZ

3
材料管理标准
CL
4
财务管理标准
CW
5
党群工作管理标准
DQ
6
房产管理标准
FC
7
工程管理标准
GC
8
工会管理标准
GH
9
后勤管理标准
HQ
10
计量管理标准
JL
11
技术管理标准
JS
12
经营管理标准
JY
13
人力资源管理标准
RL
14
设备管理标准
SB
15
统计管理标准
TJ
16
文档管理标准
WD
17
综合管理标准
ZH
18
质量管理标准
ZL

五、 制（修）订、审批和废止
(一) 凡涉及有关公司重大文件的决策、制度、实施细则等，须经职工代表大会通过后执行。
(二) 属于公司部门或部门之间业务往来的制度、标准等，一般经领导审核同意后执行。
(三) 制（修）订、废止有关标准的手续，严格按照上述（一）、（二）之规定办理。

文书处理工作的规定

文书是机关在公务活动中形成和使用的文辞材料。文书处理是贯串于文件形成、运转、承办、传阅、催办、归档等一系列程序和遵循一定的制度，搞好文书处理是建立正常秩序、提高工作效率、保守党和国家机密、保证各项工作顺利进行的重要一环，为此特作如下规定：
一、收文
1、 公司领导亲启的文件，如有需要进行编事登记，交办公室办理收文手续；
2、 各部门设兼职文书工作人员，收到文件后，对经办的来文要及时处理，对紧急或时间性强的文件有责任加急办理；
3、 人民来信来访处理单由办公室登记，送领导阅示，遵照领导批示及时交有关科室或基层领导办理，如来信涉及部门及基层领导问题的则不宜交办。来信处理过程中的特况和意见要说明清楚，办理完结后由办公室复印留底，并将信访原件及处理情况和结果返回上级信访部门，然后整理交档案室立卷、归档。
二、办文
1、 上级机关来文、基层请示报告情况以及事务性文件，办公室登记后依照文件性质和要求及时送主管领导阅示，根据领导意见，再转有关职能部门办理、传阅；
2、 文件应严格按规定的范围传阅，公司领导将文件阅毕后，退回办公室，再进行转递。如急需交业务部门贯彻，必须在文件呈阅单上说明使用部门，以便办理手续；
3、 凡涉及较多部门参阅的文件：由办公室收文登记后交有关部室，阅毕及时退还办公室，以便加快运转；
4、 承办部门如认为来文非本业务部范围，应立即退回办公室，勿自行传递。
三、发文
1、 凡以公司名义发的公文，应使用公司统一的发文稿纸；
2、 发文除综合性文件外，必须一文一事、一个主送单位；
3、 各科室拟定的稿件，应由部门负责人审稿，审核行文关系、主送抄送单位是否准确，内容是否符合有关政策规定，然后在文稿头上签字，并送交主管领导阅后签发；
4、 办公室在发文前应再次校对行文、内容的格式是否正确，以及从文字和打印份数上把关。对于质量差、修改较多、字迹模糊不清的文稿应重新起草、眷写；
5、 文件经办公室统一编号，交付打印、盖章。原拟底稿交办公室存档；
6、 科室需要复印文件，必须交办公室统一安排，严格掌握复印份数，防止滥印滥发，产生文牍注意。

公文流转制度

一、外来公文
1、 文件经由办公室人员进行签收登记后转相关责任人处阅；
2、 重要文件转办公室主任处后交总裁处阅；
3、 转交相关部室或责任人处的文件由该人员阅后签字确认、登记备案，并根据公文内容和部室职责范围及时提出办理意见，进行任务的再分配和再执行；
4、 相关部室和责任人需把对文件精神的执行情况及时反馈至主管领导和主要领导；
5、 要求督办回复的文件或来信来访信件，相关部室和责任人必须在规定时间内向来文机关进行结论回复；
6、 送领导批示或者转交相关部室或责任人办理的文件，办公室要负责催办，做到：紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办；
7、 公文在流转过程中要及时转交、严禁拖沓，对公文不能及时流转造成的影响和损失要严格追究有关人员的责任；
8、 所有文件于年终统一交档案室分类归档。

二、内部公文
1、 文件经签发部室或责任人交由办公室人员进行登记后执行流转程序；涉及流转程序的相关部室或责任人在阅读该文件后，经签字表示确认同意；
2、 文件流转过程中，需对该文件的内容进行任务执行的相关部室或责任人可进行文件备案并按公文内容和部室职责范围执行；
3、 相关部室和责任人需把对文件精神的执行情况及时反馈至主管领导和主要领导；
4、 要求统一流转签字的文件，由办公室人员完成流转程序后反馈至文件签发人；
5、 送领导批示或者转交相关部室或责任人办理的文件，办公室要负责催办，做到：紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办；
6、 公文在流转过程中要及时转交、严禁拖沓，对公文不能及时流转造成的影响和损失要严格追究有关人员的责任；
7、 所有文件于年终统一交档案室分类归档。

档案室工作职责

一、对本公司科技、文书等档案实行集中统一管理，做好接收、整理、保管和统计工作。
1、 对于各科室立卷归档的案卷，按文件材料形成的规律及要求，进行鉴定，同时做好整理、装订、编号、书写案卷标题等工作；
2、 对归档案卷，按统一的分类及顺序排列，编制总目录、分目录，使档案的整理条理化，系统分类、编号科学、编目清楚，有利于调卷使用；
3、 搞好库房的管理，做好防盗、防火、防潮、防尘、防失、防霉等工作。
4、 对档案的统计必须遵守国家统计工作的要求，采用科学方法，建立各种统计台帐，及时做好档案的收进、移出、整理等，做到家底清楚、帐物相符。
二、积极开展档案利用工作，为生产建设、企业管理和科学研究服务。
1、 主动了解本企业有关生产、科研、管理等情况，根据需要积极提供档案利用；
2、 编制各种档案的检索工具，保证调卷准确迅速；
3、 加强档案的开发利用工作，为领导和有关部门提供有用的资料和信息。
4、 对部门和基层的立卷归档工作给予帮助指导和监督检查；
5、 在分管领导的监督下，会同总工程师室及相关业务部门，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，做到程序与手续完备，对已无保存价值的档案及时销毁。

档案库房管理制度

为了切实加强档案库房管理，保证档案的完整与安全，必须对档案的存放和管理采取有效的防护措施。
一、非档案工作人员未经许可不得进入库房；
二、库房不得存放同档案及其保护设备无关的一切物品；
三、定期开展检查库房的防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防光、防高温等防护工作，发现问题及时快速处理；
四、按不同季节调节库房的温度、湿度。库房温度控制在14—24度，相对湿度控制在45—60%；
五、经常对去湿机、换气扇、灭火器、照明设备进行保养，使各种设备始终处于良好状态；
六、下班切断电源，关好门窗。

档案归档制度

为了确保各类资料（尤其是工程技术资料）归档的及时、正确，符合上海市档案局规定，确保档案原件以及原始材料的完整、整洁，现对公司档案室，对各部门的资料人员与项目部的资料人员作以下规定：
一、全部档案的书写字迹要工整，图样要清楚，书写要用蓝黑墨水、黑墨水等耐久、耐热、耐腐蚀性能好的涂料，不准使用圆珠笔、彩色笔等书写；
二、工程技术相关资料，手续要齐全，制作者要签名，日期要明确，不准涂改；
三、项目工程竣工结束后，相关资料整理成册即移交公司档案室整理归档；
四、公司总部各部门文档、技术资料档案，在每年一季度前把上年度的档案移交档案室；
五、各部门移交档案要填写移交清单，一式二份，档案室与各部门各保存一份。

档案归档范围及质量要求

一、档案的归档范围
1、公司各类请示、批复，外来及内部收、发文等行政公文；
2、不动产、自然资源所有权、使用权确认等文件材料；
3、有效或未注明有效的许可证、执照、资质证、资格证及其审批、管理等文件材料；
4、与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，此类均应收集齐全，整理立卷后归档；
5、工程结束后，我单位相关工程技术资料一般不少于两套，一套由单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室）。
二、归档文件的质量要求
1、归档文件均应为原件；
2、工程文件的内容及其深度必须符合国家的相关要求，达到标准技术规范；
3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程的实际相符合；
4、工程文件应字迹清晰、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；
5、工程文件文字材料幅面尺寸规格宜为A4，幅面图纸宜采用国家标准图幅。

档案保密制度

一、严格遵守保密制度，不得擅自提供档案或向外泄露档案内容；
二、档案室工作人员对保管的档案必须严格保守机密，确保档案的安全，严格按照档案工作的各项规定制度办事；
三、档案管理人员和利用者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容；
四、利用者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其它档案内容不得随意翻阅摘抄；
五、对机密档案，要严格控制调阅范围，如需查阅有关机密档案材料，需经分管领导批准；
六、凡发现档案失窃、泄密，必须及时查明原因，向主管部门及领导报告。

档案借阅制度

为了提高我公司工程档案的开发、利用，使工程档案在生产中发挥作用，对于需要借阅本公司档案的单位、个人，须按我公司档案借阅制度办理。
一、借阅档案，须由借阅者办理借阅登记手续，经批准后方可借阅。重要的、密级高的档案须由有关部门的经理或主管领导同意方可借阅；档案原则上不外借。因特殊需要外借的，当场复印后，原件归还。
二、外单位借阅档案，凭单位介绍信所列内容，经主管领导或有关部门批准后，在档案阅览室内借阅，概不借出；
三、借阅档案人员对所借科学技术档案，应负安全保密责任，不得遗失、泄密、损坏，严禁在档案上划圈，涂改或私自翻、拆散或转借违者要追究责任。如发现档案损坏，档案管理人员需及时修补。

档案鉴定销毁制度

一、定期对公司档案室库存档案进行鉴定；
二、档案鉴定工作，在分管领导指导下，由档案室会同总工程师室及相关业务部门把已过保管期限的、无利用价值的或原建项目已拆除的档案抽出予以共同鉴定；
三、鉴定人员必须对所鉴定的档案材料进行逐卷审查，对其内容、价值、保管期限做出鉴定，提出鉴定意见；
四、经鉴定提出销毁的档案，必须编制销毁清册，鉴定人员合鉴，经主管领导批准同意后，由档案室具体进行销毁，销毁人员及监销人员均须在销毁清册上签字，销毁清册存档备案。
五、全部销毁档案中严禁废纸流出。

档案保管期限的规定

为了鉴定档案的保管价值，确定档案的保管期限，特制定本规定。
一、档案的保管期限分为：永久、长期、短期三种。
1、 凡是记述和反映本企业主要职能活动和基本历史面貌的，需要长期利用的档案都应列入永久保存；
2、 凡是在相当长时间内，反映本企业一般工作活动，并在较长时间内对本企业的工作有参考利用价值的文件材料，都作为长期（16—50年）保存。这部分档案在一般情况下，由档案室长期保管，对保管期限已满的应进行鉴定，需要延长的，可继续延长，不需要延长的，根据有关规定进行处理；
3、 凡是在较短时期内，本企业有需要查找利用的档案可列为短期（5—15年）保存。其中，短期保存的科学技术档案，在保管期满后应进行鉴定，需要延长的，可继续延长，不需要延长的，根据有关规定进行处理；
二、确定档案的保管期限，一定要从本企业的实际情况出发，应以保存本企业制定的文件材料为重点。
三、在立卷或鉴定档案的时候，每个案卷的保管期限，应根据本企业档案归档范围及保管期限规定的有关条款进行划分确定；
四、文书类档案，当年立前一年卷，并预立当年卷。科技类档案，立竣工工程资料，未竣工工程资料整理成册。

档案管理责任制度

为了加强企业档案管理，认真贯彻《企业档案管理暂行规定》的要求，进一步强化企业档案管理责任制，特制本办法：
一、主管领导
1、 主管档案工作的领导对本公司的企业档案管理全面负责；
2、 认真贯彻执行《企业档案管理暂行规定》，把企业档案管理工作列入重要议事日程，切实做到思想、组织、措施三落实；
3、 定期研究解决档案工作中的问题，主持制订公司档案管理标准和工作标准，考核制度；
4、 督促基层领导干部和各职能科室，积极做到本职范围内应该归档的材料完整，及时归档；
5、 每年提供一定的经费，添置档案管理设备和办公用品。
二、办公室
1、 档案室隶属办公室，办公室应帮助和协调公司各部门的档案管理，及时帮助解决档案工作中的实际困难；
2、 配合和帮助档案室建立和健全企业档案管理标准、工作标准、考核办法等规章制度；
3、 督促和检查档案室严格执行档案管理制度，协助督促各部门将工作中所形成的档案材料，及时收集立卷、归档，确保文件材料的完整和齐全。
三、业务部门
1、 各部门经理对自身的档案工作全面负责，专（兼）职资料员承担具体工作责任；
2、 各部门在工作中形成的档案材料，应及时收集、整理、立卷移交档案室及时归档，确保企业档案归档率、完整率和准确率，提高档案管理业务水平，提高档案管理工作质量。
四、档案室
参《档案室工作职责》

公章管理制度
为了保证集团公司各级公章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效维护公司利益，规范公章的使用，杜绝违法行为的发生，特制订本管理制度。
一、印章的分类
1、公司法人章，党委公章；
2、部门公章，项目部公章；
3、合同专用章；
4、项目公章。
二、印章的刻制、启用和废止
(一) 印章的刻制
1、印章的刻制均须办理印章刻制申请手续，报相关领导批准后，由办公室派人凭公司介绍信统一刻制；
2、 印章的形体和规格，按国家有关规定执行。
(1) 公司法人章和党委公章的外径尺寸为42mm；
(2) 部门公章，项目部公章，合同专用的外径尺寸为40mm；
(3) 项目公章的外径尺寸为38mm。
(二) 印章的启用
1、 新印章要做好戳记，注明启用日期，并留样保存，以便备查；
三、印章的保管、交接和停用
(一) 公司各类印章的保管和使用
1、 公司的法人章由总裁指定专人保管；
2、 党委公章由党委书记指定专人保管；
3、 各部门公章、项目部公章由部门指定专人专柜保管；
4、 合同专用章由法人授权并出具“授权委托书”后，由被授权人专柜保管；
5、 项目公章由承接工程项目部的项目经理指定专人专柜保管；
6、 印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
7、 严禁员工擅自借用或私自将公章带出公司使用。若因工作需要，确需将公章带出使用，需由主管领导同意并报公司批准确认后方可带出。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。
8、 印章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作。
(二) 印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。
(三) 印章保管如有异常现象或遗失，应保护现场并及时汇报，积极配合查处。
(四) 印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
(五) 有下列情况，印章须停用：
1、公司名称变动；
2、印章使用损坏；
3、印章遗失或被窃，声明作废；
4、工程项目竣工验收完成，在竣工资料全部移交公司完毕后，项目公章停止使用。
四、印章使用
(一) 使用范围
1、凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司法人章；
2、凡属部门业务范围内的加盖部门章；
3、凡属合同类的用合同专用章；
4、凡属工程项目相关内容的用该项目公章；
4、凡属财务会计业务的用财务专用章。
(二) 使用程序
1、公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用章都须先经部门主管审核、公司分管领导批准后方可盖章；
2、严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。因工作特殊确需开具
时，必须经公章的主管领导同意方可开具；待工作结束后，必须及时向公司汇报开具手续的用途，未使用的必须立即收回。
五、违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成一定经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。  
5771001803090012095 579036822859633082
5771001803090012386 576137399735760696
5771001803090013594 578077579902515512
5771001803090012387 577164982601818051
5771001803090012138 572131192158918326
5771001803090012359 579036822361076053
5771001803090012356 576135286143791742
5771001803090012355 575087869704693279

17088100343355274 101229944325833379
17088100343355275 101866732938832008
17088100343356107 101581152501500522
17088100343356108 101000180059871732
17088100343354295 101074194142687017
17088100343356184 101878660869628802
17088100343356185 101775831174086674
17088100343356109 101086014373572846
17088100343356110 101152207216014916
17088100343355237 101027041605702709
17088100343355238 101229364861425414
17088100343356169 101862204402635718
17088100343354928 101760654089788804

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