文档管理制度(2012).doc
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1、综 合 管 理 制 度HS/QP ZH2012文档管理制度目录1企业管理标准的编写规定12文书处理工作的规定63公文流转制度84档案室工作职责105档案库房管理制度126档案归档制度137档案归档范围及质量要求148档案保密制度159档案借阅制度1610档案鉴定销毁制度1711档案保管期限的规定1812档案管理责任制度1913公章管理制度21企业管理标准的编写规定一、 对象和基本原则(一) 对象 凡在企业中重复出现的管理业务,需要协调、统一的工作程序和工作方法,均属管理标准编写的对象。(二) 基本原则1、 必须符合国家的方针、政策、法律、法令和法规;2、 充分运用标准化原理和方法,管理标准的格
2、式和内容规范化;3、 标准应具有实用性、指导性、定量性,便于检查;4、 结合本企业实际情况的前提下,充分学习和运用国内外同行业的先进管理和工作经验;5、 概念要清楚、文字要准确简明;6、 各管理标准相互之间要保持协调。二、 制订与构成(一) 制订1、提出 各职能部门根据企业标准化管理要求,结合工作实际,会同办公室提出制订有关管理标准。2、起草 管理标准的起草工作应在办公室统一部署下进行,凡部门独立的管理标准由该部门负责起草;跨部门的管理标准,按其分管内容确定主办、会办部门。3、横向协调 起草部门将管理标准草案在管理跨度及有关范围内征求意见,被征询部门应在7天内提出补充、修改意见,否则作同意处理
3、。4、审核 管理标准的审核由办公室负责初审或组织会审,定稿后交总裁室审批签发。(二) 构成封面标题概述引言(总则)术语正文内容管理标准附录 上述构成内容,提供在制订管理标准时参考,但不千篇一律,应视实际情况及需要而确定。三、 编写要求(一) 概述1、封面 管理标准封面上文字、字母的规格、排列均由办公室统一设计。2、标题 标题要醒目规范,题意要概括准确,管理标准名称通常采用“管理制度”、“管理规定”、“暂行规定”、“实施细则”等等。3、引言 引言主要是制订标准的目的、依据、引用标准、适用范围等。引言一般不写小标超,直接用文字说明。(二) 正文1、术语 标准中应采用统一规范的名词、术语,切勿滥造。
4、2、内容 标准内容应根据标准化对象的特点和需要进行编写,其内容按下列顺序排列:(1) 管理职能或工作范围;(2) 内容与要求;(3) 检查与评价;(4) 其它。(三) 附录标准附录主要反映标准的解释和修改权限,执行日期及参考附件等。标准条文、附录结束后,在版面中间划一条粗实线作为终结符号。其长度为版面宽度的四分之一。最后注明年、月。四、 编号和代号(一) 编号格式HS/PQ批准年号分类顺序号管理标准代号分类标准代号公司代号企业代号(二) 分类代号序号名 称代 号1安全管理标准AQ2保卫治安管理标准BZ3材料管理标准CL4财务管理标准CW5党群工作管理标准DQ6房产管理标准FC7工程管理标准GC
5、8工会管理标准GH9后勤管理标准HQ10计量管理标准JL11技术管理标准JS12经营管理标准JY13人力资源管理标准RL14设备管理标准SB15统计管理标准TJ16文档管理标准WD17综合管理标准ZH18质量管理标准ZL五、 制(修)订、审批和废止(一) 凡涉及有关公司重大文件的决策、制度、实施细则等,须经职工代表大会通过后执行。(二) 属于公司部门或部门之间业务往来的制度、标准等,一般经领导审核同意后执行。(三) 制(修)订、废止有关标准的手续,严格按照上述(一)、(二)之规定办理。文书处理工作的规定 文书是机关在公务活动中形成和使用的文辞材料。文书处理是贯串于文件形成、运转、承办、传阅、催
6、办、归档等一系列程序和遵循一定的制度,搞好文书处理是建立正常秩序、提高工作效率、保守党和国家机密、保证各项工作顺利进行的重要一环,为此特作如下规定:一、收文1、 公司领导亲启的文件,如有需要进行编事登记,交办公室办理收文手续;2、 各部门设兼职文书工作人员,收到文件后,对经办的来文要及时处理,对紧急或时间性强的文件有责任加急办理;3、 人民来信来访处理单由办公室登记,送领导阅示,遵照领导批示及时交有关科室或基层领导办理,如来信涉及部门及基层领导问题的则不宜交办。来信处理过程中的特况和意见要说明清楚,办理完结后由办公室复印留底,并将信访原件及处理情况和结果返回上级信访部门,然后整理交档案室立卷、
7、归档。二、办文1、 上级机关来文、基层请示报告情况以及事务性文件,办公室登记后依照文件性质和要求及时送主管领导阅示,根据领导意见,再转有关职能部门办理、传阅;2、 文件应严格按规定的范围传阅,公司领导将文件阅毕后,退回办公室,再进行转递。如急需交业务部门贯彻,必须在文件呈阅单上说明使用部门,以便办理手续;3、 凡涉及较多部门参阅的文件:由办公室收文登记后交有关部室,阅毕及时退还办公室,以便加快运转;4、 承办部门如认为来文非本业务部范围,应立即退回办公室,勿自行传递。三、发文1、 凡以公司名义发的公文,应使用公司统一的发文稿纸;2、 发文除综合性文件外,必须一文一事、一个主送单位;3、 各科室
8、拟定的稿件,应由部门负责人审稿,审核行文关系、主送抄送单位是否准确,内容是否符合有关政策规定,然后在文稿头上签字,并送交主管领导阅后签发;4、 办公室在发文前应再次校对行文、内容的格式是否正确,以及从文字和打印份数上把关。对于质量差、修改较多、字迹模糊不清的文稿应重新起草、眷写;5、 文件经办公室统一编号,交付打印、盖章。原拟底稿交办公室存档;6、 科室需要复印文件,必须交办公室统一安排,严格掌握复印份数,防止滥印滥发,产生文牍注意。公文流转制度一、外来公文1、 文件经由办公室人员进行签收登记后转相关责任人处阅;2、 重要文件转办公室主任处后交总裁处阅;3、 转交相关部室或责任人处的文件由该人
9、员阅后签字确认、登记备案,并根据公文内容和部室职责范围及时提出办理意见,进行任务的再分配和再执行;4、 相关部室和责任人需把对文件精神的执行情况及时反馈至主管领导和主要领导;5、 要求督办回复的文件或来信来访信件,相关部室和责任人必须在规定时间内向来文机关进行结论回复;6、 送领导批示或者转交相关部室或责任人办理的文件,办公室要负责催办,做到:紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办;7、 公文在流转过程中要及时转交、严禁拖沓,对公文不能及时流转造成的影响和损失要严格追究有关人员的责任;8、 所有文件于年终统一交档案室分类归档。二、内部公文1、 文件经签发部室或责任人交由办公室人员
10、进行登记后执行流转程序;涉及流转程序的相关部室或责任人在阅读该文件后,经签字表示确认同意;2、 文件流转过程中,需对该文件的内容进行任务执行的相关部室或责任人可进行文件备案并按公文内容和部室职责范围执行;3、 相关部室和责任人需把对文件精神的执行情况及时反馈至主管领导和主要领导;4、 要求统一流转签字的文件,由办公室人员完成流转程序后反馈至文件签发人;5、 送领导批示或者转交相关部室或责任人办理的文件,办公室要负责催办,做到:紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办;6、 公文在流转过程中要及时转交、严禁拖沓,对公文不能及时流转造成的影响和损失要严格追究有关人员的责任;7、 所有文
11、件于年终统一交档案室分类归档。档案室工作职责一、对本公司科技、文书等档案实行集中统一管理,做好接收、整理、保管和统计工作。1、 对于各科室立卷归档的案卷,按文件材料形成的规律及要求,进行鉴定,同时做好整理、装订、编号、书写案卷标题等工作;2、 对归档案卷,按统一的分类及顺序排列,编制总目录、分目录,使档案的整理条理化,系统分类、编号科学、编目清楚,有利于调卷使用;3、 搞好库房的管理,做好防盗、防火、防潮、防尘、防失、防霉等工作。4、 对档案的统计必须遵守国家统计工作的要求,采用科学方法,建立各种统计台帐,及时做好档案的收进、移出、整理等,做到家底清楚、帐物相符。二、积极开展档案利用工作,为生
12、产建设、企业管理和科学研究服务。1、 主动了解本企业有关生产、科研、管理等情况,根据需要积极提供档案利用;2、 编制各种档案的检索工具,保证调卷准确迅速;3、 加强档案的开发利用工作,为领导和有关部门提供有用的资料和信息。4、 对部门和基层的立卷归档工作给予帮助指导和监督检查;5、 在分管领导的监督下,会同总工程师室及相关业务部门,定期对已超过保管期限的档案进行鉴定,做到程序与手续完备,对已无保存价值的档案及时销毁。档案库房管理制度 为了切实加强档案库房管理,保证档案的完整与安全,必须对档案的存放和管理采取有效的防护措施。一、非档案工作人员未经许可不得进入库房;二、库房不得存放同档案及其保护设
13、备无关的一切物品;三、定期开展检查库房的防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防光、防高温等防护工作,发现问题及时快速处理;四、按不同季节调节库房的温度、湿度。库房温度控制在1424度,相对湿度控制在4560%;五、经常对去湿机、换气扇、灭火器、照明设备进行保养,使各种设备始终处于良好状态;六、下班切断电源,关好门窗。档案归档制度 为了确保各类资料(尤其是工程技术资料)归档的及时、正确,符合上海市档案局规定,确保档案原件以及原始材料的完整、整洁,现对公司档案室,对各部门的资料人员与项目部的资料人员作以下规定:一、全部档案的书写字迹要工整,图样要清楚,书写要用蓝黑墨水、黑墨水等耐久、耐热、耐腐蚀性能好的
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