修订采购内控制度20150701.doc
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4、款过程中的差错和舞弊,公司根据国家有关法律法规,制定本制度。第二条 本制度所指的采购业务包括采购计划、采购订单、采购合同、价格评审、货物入库、采购发票、应付账款和支付货款等业务。 第三条 本制度适用于公司以及下属机构。第四条 公司审计部对本公司采购与付款内部控制的建立健全和有效实施监督审计,主管采购业务的负责人和财务负责人对采购与付款业务的真实性、合法性负责。第二章 岗位分工与授权批准 第五条 公司应当建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离,制约和监督。采购与付款业务不相容岗位至少包括:1、请购与审批;2、询价与确定供应商;3
5、、采购合同的订立与审计;4、采购与验收;5、采购、验收与相关会计记录;6、付款审批与付款执行。不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。第六条 公司的采购部是负责采购和付款的直接责任单位,其他部门和个人办理采购和付款业务时,必须经主管领导批准,并执行本制度规定的执行程序和办理。第七条 公司应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。第八条 公司的采购部门应当建立内部的职责分工权限,确保采购与审批人员分开,采购与货物验收或仓库人员分开。第九条 公司应根据具体情况对办理采购与付款业务人员进行岗位轮
6、换。第十条 采购部门除对采购及付款的真实性和合法性负责外,还应对公司的存货的安全性和计量的准确性负责。第十一条 采购部门要保证对已采购的货物价值计量准确,以便于成本核算的准确性。第十二条 公司采购部门在办理采购业务时应按如下程序执行:根据各部门下达的采购计划需求做采购准备,对采购计划进行审核,对使用部门提出的请购申请进行审核,然后进行询价、比价,重大金额采购需要通过招投标且审计部参与监督,主管领导审批后确定供应商,签订合同,采购、办理验收入库,登记入账、支付货款。采购部负责大宗商品采购,行政后勤物品由行政部负责,参照现有行政后勤物品采购审批流程进行。第十三条 采购部门负责审核(编制)请购单、询
7、价与价格谈判、签订合同、采购货物、请求付款等。 第十四条 财务部门负责结算采购款项,登记存货及应付款项等账务处理。第十五条 财务部门在确保采购业务的真实性、合理性以及符合付款手续后,按合同约定付款方式支付货款。第十六条 付款及审批执行公司的资金审批权限表:1、采购资金支出需要先编制物资采购计划,经采购负责人、财务总监和总经理审批后履行审批程序。2、经手人负责填写资金支出申请,要求填明资金的数量、原因、使用部门和数量及支付方式(现金、支票、电汇、汇票),经手人本人签字确认。3、采购负责人必须审核采购货物数量和价格的合理性及是否需要采购的适用性,对采购货物的质量进行供应商选择把关,对采购渠道进行审
8、核,对资金支付的风险负责。4、主管领导负责审批程序的合理性和采购效益性,是否有采购计划、是否符合公司规定标准,供应商的选择及价格是否合理,超标准使用资金需要特殊说明。5、财务总监负责审核采购审批程序是否健全,对资金的支出计划做出审批,对往来款项进行账目核对,对采购资金进行合同核对,对资金的支出风险进行审批。6、总经理可对上述的所有审核提出质疑并要求审计部介入监督检查。7、因特殊情况审批单审批手续不健全的,由财务总监负责对总经理进行沟通,财务总监不在,由财务经理(主管会计)负责对财务总监及总经理进行沟通并在相关单据写明沟通结果,并尽快让相关责任人补批签字。(审批人可按照资金审批权限授权委托相关人
9、员代签名,待审批人回到公司后在单据上进行补签名。)8、采购资金支付严格按公司审批权限表审批。审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告或者向审计部门投诉处理。(采购资金支付:得附有采购合同所载明约定的结算款期与结算方式来进行操作,凡是有发生业务的供应商,采购部门都得梳理列明各供应商的结算款期与结算方式明细表;该表一式四份,采购经手人员一份,采购负责人一份,财务部一份(按表监督采购部门的支付款项是否按规则来操作),审批人一份。9、财务部出纳员接到审批健全
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