会议管理制度2013.doc

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会议管理制度

批准
董 事 长
审核
总 经 办
编 制
人力行政中心
签字

签字

签 字

日期
2013年 月 日
日期
2013年 月 日
日 期
2013年 月 日
1.目的：
为使公司内部得到有效沟通，规范例会管理，达到会议效果，特制定本会议管理制度。
2.适用范围：
公司组织召开的管理例会以及其它会议。
3.职责：
3.1各中心、部门负责例会的召集和召开，根据需要，邀请公司相关中心、部门负责人及人员参加。
3.2人力行政中心负责组织和主持公司每星期一的周会、月度工作总结会、年中工作总结会、和年度工作总结会的组织，如遇特殊事情需要推延时，应及时通知相关中心、部门负责人。
3.3人力行政中心负责主持每年五月一日、十月一日、“元旦”“尾牙”等节日召开的全公司员工大会，以及公司开展的其它各项庆祝或者晚会活动。
3.4对公司级例会，由人力行政中心做好会议纪要；中心、部级会议由会议召集人撰写会议纪要，交人力行政中心备案存档，必要时发布会议纪要。
4.定义：
4.1公司级会议是指每周一周会、月度工作计划总结会、年中工作计划总结会、年度工作总结会及下年度工作计划会，节日庆祝大会和表彰会。
4.2中心、部级会议是指各中心、部门组织召开的会议。
5.会议召开
5.1周会由人力行政总监助理作为主持人宣布开会并点名，说明此次会议主题（例会可省略）。
5.1.1各中心、部门总监/经理向总经理/董事长汇报本中心、部门本周的工作执行情况及存在的问题，阐述下周的工作安排及需要配合的事项，相关对接中心、部门，存在困难及意见的反馈和提议并回答上次周会所提出问题的解决结果，汇报时间一般不超过8分钟。
5.1.2会议发言顺序为：外贸部→品牌运营中心--电子商务部--产品研发中心--生产制造中心--→品管部--财务部---采购-→人力行政中心等负责人。
5.1.3董事长/总经办对各中心、部门汇报的情况和存在的问题提出处理意见，并部署下一周的工作重点，发言时间一般不超过20分钟。
5.1.4主持人在征询各位参会人员不再发言的意见后，宣布会议结束。
5.1.5人力行政总监助理对各发言人的讲话重点进行记录，并形成会议纪要及会议决议，于下周三发放到各中心、部门。
5.2公司产供销会议程序，总经办作为主持人宣布开会并点名，并说明此次会议主题（例会可省略），会后次日应将会议内容整理并报人力行政中心备案存档。
5.3公司物控成本分析会开会程序，财务 部经理作为主持人宣布开会并点名，并说明此次会议主题（例会可省略），会后次日应将会议内容整理并报人力行政中心备 案存档。
5.4公司品质研讨会开会程序，品管部经理/主管作为主持人宣布开会并点名，并 说明此次会议主题（例会可省略），会后次日应将会议内容整理并报人力行政中心备案存档。
5.5公司培训学习会开会程序，人力行政总监助理作为组织者首先对参会人员进行点名并记录，并宣布培训会开始，说明此次培训会议主题，会后次日将培训会议主要内容整理并备案存档。
5.6公司月度工作总结计划会开会程序，人力行政中心总监作为主持人首先点名，并宣布开会，说明此次会议主题，会前人力行政总监助理应将参会发言人会议材料发放到各中心、部门经理并归档。
5.6.1各中心、部门经理（主管）提前一天将会议资料电子档交人力行政中心，由人力行政中心组织分发给中心、部门经理。
5.6.2会议发言顺序为：外贸部→品牌运营中心--电子商务部--产品研发中心--生产制造中心--→品管部--财务部---采购-→人力行政中心---总经理/董事长。
5.6.3各中心、部门经理（主管）向总经办汇报本部门本月的工作执行情况及存在的问题，阐述下月的工作安排，并回答上次会议所提出问题的解决结果，汇报时间一般不超过15分钟，总经办综合各中心、部门的汇报情况，提出公司的工作意见及存在问题的处理建议，并部署次月的工作重点，发言时间一般不超过45分钟。
5.6.4主持人在征询各位参会人员不再发言的意见后，宣布会议结束。
5.6.5人力行政总监助理对各发言人的讲话进行重点纪录整理，并形成会议文件，于会后五日内将该文件发放到各相关中心、部门，并在宣传栏中公布，对生产数据和工艺技术参数、财务数据未经公司领导同意不得张贴公布。
5.7上半年工作总结会
7月份工作总结会与公司上半年工作总结会合并举行，会议程序是：人力行政中心作为主持人首先点名，并宣布开会，说明此次会议主题，会前人力行政中心应将参会发言人会议材料收集、存档并上呈总经办/董事长。
5.7.1各中心、部门经理（主管）提前三天将会议资料（电子版）交人力行政中心，由人力行政中心打印分发给各中心、部门经理级/主管。
5.7.2会议发言顺序为：外贸部→品牌运营中心--电子商务部--产品研发中心--生产制造中心--→品管部--财务部---采购-→人力行政中心。
5.7.3各中心、部门经理（主管）向总经办/董事长汇报本部门7月份及上半年来 工作执行情况及存在的问题，阐述下半年的工作计划及实施方案，并回答上次会议所提出问题的解决结果，汇报时间一般不超过10分钟。最后由总经理/董事长作重要指示，对各中心、部门的汇报情况，提出公司的工作意见及存在问题的处理建议，并部署下半年的工作重点。
5.7.4会务资料：
a. 品牌运营中心、电子商务部：会议内容包括上半年的整体销售情况、市场开拓，下半年销售目标等重点工作。
b. 外贸部：国外市场的开拓，客户维护，把握市场动态，国外市场的经营情况。
c. 生产制造中心：会议内容包括《上半年主管部门生产、成本、质量、安全等执行情况的说明，下半年工作目标的分解》。
d. 财务部：会议内容包括《上半年经营、货款回收统计等情况的说明、下半年工作目标的分解》。
e.人力行政中心：会议内容包括《上半年员工招录用及辞职情况说明、食堂管理、宿舍管理情况说明、绩效考核、“6S”检查监督情况说明、各类活动、会议、培训、各类制度编写等情况的说明，下半年工作目标的分解》。
F.总经办：公司上半年各部门工作综合评语，下半年对各部门工作计划要求、达成等
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其他各部门按以上部门各自工作要点准备会议资料
5.8年度工作总结会
年度工作总结会包含以下内容。
5.8.1各中心、部门领导对全年工作情况按5.7格式进行编写。
5.8.2对各中心、部门评选出来的先进个人及先进集体进行表彰。
5.8.3生产制造中心总监对公司本年度的各项经营活动进行全面总结，对新一年的各项经营活动进行部署和总动员。
5.8.4总经办对全年各项活动的组织安排及制度执行情况进行总结，并对新一年的各项活动进行说明。
5.8.5董事长作重要指示。
5.9各中心、部门、车间、早会
5.9.1各中心、部门负责人、办公室人员每周一早上7：55集中本中心、部门人员召开早会，会议时间一般不超过10分钟。
早会地点：办公一楼操场。
早会主持人：各部门主管、经理及相关负责人
主题：考勤纪律、行为规范、各项制度、相关规定宣导等
5.9.2各车间（班组）早会在每日早上7：55举行，早会地点在作业现场举行，各员工列队听候。
6.召开会议时间
6.1公司规定每月固定时间召开例会，安排见附表。当天不能召开的，应该在该例会就近的2日内召开。
6.2每周一至周五的早会按照《公司例会会议安排表》由部门或生产车间负责人负责召集，部门主管列席或参加各下属单位早会。
6.3特殊情况或其它认为必要时。
7.会议纪律：
7.1至少提前5分钟到达指定会场列侯；
7.2不携带与本次会议无关的书籍、资料或用具；
7.3关闭通讯工具或将其调至“静音”、“振动”的功能状态；
7.4严禁在会议进行中接听电话，若有特别重要的工作业务电话必须立即接听或回复时，可到会场外进行；
7.5除由主持人指定发言或问题讨论外，参会人员不得擅自发表言论，严禁在会场中相互攻击、指责、争吵、谩骂；严禁在会议过程中使用有损于他人人格尊严或低级庸俗的语言；
7.6参加会议人员接到通知后应准时到会，有事须事先向会议主持部门请假，并委托代理人参加（必要时）。
8.会议奖惩规定
1. 迟到、早退按警告｛罚款50元｝处理；
2. 无故缺席记小过｛罚款100元｝处理；
3. 未准备或未提供会议资料，从而影响会议正常进行或导致会议效果不良者｛罚款100元｝处理；
4. 故意破坏、扰乱会场纪律使早会无法进行或中止者记大过｛罚款200元｝处理；
5.未按本制度规定组织召开工作会议者记大过｛罚款200元｝处理；
9 .培训
根据本制度的要求，对会议的组织及主持缺乏经验的各级管理人员，人力行政中心会同各中心、部门经理可设专题培训科目，使之能通过会议管理的手段达成工作成效。
10. 会议记录
会议通知、会议/培训签到、会议/培训纪要
11.本制度由人力行政中心修订并解释。
12.本制度自公布之日起执行

附表 公司例会会议安排表
例会名称
会议日期
时间安排
主持人
参会人员
产供销会
每周五
15：30
营销副总
销售、生产、品管、仓储
成本分析会
每个月的第一个星期三
16：30
财务部经理
生产制造中心总监/车间主管、采购、仓管
品质研讨会
每个月第一个星期二
19:30
品管部经理
生产管理、品管员、采购、营销人员
培训学习会
每月15号和30号（周日、节假日顺延）
19：00
人力行政中心主持
公司中高管理、办公室人员、班组长，其它人员自愿参加
公司周会
星期一
09：00
行政经理
各中心总监、部门经理/主管
月度工作总结计划会
次月5日（周日、节假日顺延）
16：20 ---
人力行政总监
各中心总监、部门经理/主管
上半年工作总结会
7月10日（周日、节假日顺延）
16：20~--
人力行政总监
公司全体管理人员、办公室
年度工作计划
次年1月5日（周日、节假日顺延）
8：00~10：30
人力行政总监
公司中心、部门负责人及相关人员
产品研发会
每月一号、十五号召开
16:30-17:30
开发部经理
技术开发相关人员
年度工作总结及表彰大会
尾牙日召开
16：00--18：30
人力行政总监
公司全体员工

批准： 编制：人力行政中心

2013年2月22日
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