某地产公司文件管理制度.doc

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***公司文件管理制度
目的
为使本公司质量管理系统文件编码、制作、审核、发行、修订、作废、使用管理等作业有所依据，确保各有关埸所使用之文件和资料均为有效版本。为了使公司体系管理活动中应用的文件和资料得到管控管理，特制定本制度。
作业内容
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***公司文件管理制度
1. 目的
为使本公司质量管理系统文件编码、制作、审核、发行、修订、作废、使用管理等作业有所依据，确保各有关埸所使用之文件和资料均为有效版本。为了使公司体系管理活动中应用的文件和资料得到管控管理，特制定本制度。
2. 作业内容
2.1文件类别
序号
文件类别
说明
1
受控文件
正式运行于体系中﹐受收发控制之文件。
2
参考文件
只作为参考使用，不作文件收发控制。
3
管理文件
规范为完成某项工作所需的过程方法及途徑的文件。包括：环境及质量手册﹑程序文件﹑规定﹑检测标准﹑SOP、办法、制度等。
4
技术文件
研发部依市场部需求，所制作出的相关文件，亦凡指涉及工程技术部份，即称为技术文件。如工程图、产品规格等。
5
外來文件
客户与供货商提供之图面、技术数据或国际标准等数据。
2.2一、二、三阶文件
2.2.1文件和资料的受控与非受控状态标识
2.2.1.1受控文件与资料由文控中心加盖紅色发行印章以标识其受控，文件管理人员于文件发
行前，需以正本文件印制副本，再于副本上加盖红色发行印章字样以示标记，正本
需保存于文控中心以作为后续影印发放之用。
2.2.1.2由文控中心提供给客戶或其它有关机构作为参考性之文件和资料属于非受控文件，非受控
文件由文控中心加盖紅色“仅供参考”印章以示不受控，非受控文件不受版本变更之限制。
2.2.1.3文控中心列管之文件正本(含电子媒体形态存在的文件)，不加盖受控发行印章﹐以作为后
续各单位申请领用影印发放之用。
2.3文件编制或提案
2.3.1各部门根据内、外部信息确定文件编制任务。
2.3.2新编制之文件的格式与编码作业依据《文件和资料编码原则》执行。
2.3.3新编制之文件经制作完毕后，由原编制单位人员作校对工作。
2.3.4新编制文件如为跨部门运作之文件，以《文件会签表》送各相关部门﹑单位会签，会签可以以传阅的方式进行，亦可以会议的方式进行,会签完成后，依《文件管理程序》6.3项执行；
2.3.5新编制文件属部门或单位內部运作之体系文件，该文件可不经会签，依《文件管理程序》6.3项执行；
2.3.6新编制文件经审核﹑批准完成后，由编制单位人员依发放范围及状态填写《文件收发明细表》，连同新编文件一起交回文控中心。
2.4文件的发放及领用
2.4.1文件新编﹑更换版本或新收到之外來文件的发放，由文控中心依据责任单位所填写《文件收发明细表》中所提示之发放范围及受控需要状态进行发放，且文件修订或新文件发行，依主管核准的时间起一个星期内必须发行。
2.4.2文控中心在发放文件时应需收文单位人员于《文件收发明细表》上签名确认，以作为收发文及后续文件控制管理之依据。
2.4.3各单位当文件有遗失、破损、脏污、增补等状况时，需求单位须填写《文件补发申请表》说明原因。
2.5文件的修订与管制
2.5.1管理性文件修订
2.5.1.1文件和资料在使用过程中，如有相关单位发现不适之处或其它因素需进行修订时，请统一由原编制单位以《文件更改申请单》提出申请，并将申请单送原审批部门进行审批。
2.5.1.2修订文件如为跨部门运作之文件，修订单位需将《文件会签表》和审批过的申请单送各
单位会签，会签完成后，再将修订文件送原审批部门进行审批。最后，由文控中心通过审批后，方可发行。
2.5.1.3修订文件如属部门或单位內部运作之体系文件，该文件可不经会签，申请单位需将文件
送原审批部门进行审批，审批完成后，再需由文控中心审批发行。
2.5.1.4文件修改內容如属重要作业流程或影响到现行作业的，包括重要表单的修改，修改单位
必须将《文件会签表》会签各相关单位，作为文件修改前的作业依据。
2.5.2技术性文件修订
2.5.2.1凡涉及研发部的技术性文件，如：工程图纸、产品规格等，则由研发部自行编制和修订、
发放、作废回收。
2.5.3管理性文件、技术性文件和外来文件的管制
2.5.3.1凡公司管理性文件（如：程序文件、制度、规定等）由文控中心备份管制。
2.5.3.2凡涉及研发部技术性文件，则由工程部自行管制，祥见《工程部管理制度》。
2.5.3.3当文控中心接收到客户与供货商所提供之文件类、技术数据或国标标准时，应对收集的外
来文件编制目录清单，以易于检索，应在其文件上加盖“外来文件”印章以示区别；
2.5.3.4以电子媒体形态存在的外来文件，文控中心应将其列印一份以作备份之用；
2.5.3.5外来文件应编码以作管制，依《文件和资料编码原则》作业 ；
2.5.3.6各部门、单位人员如需使用，必须填写《文件借阅登记表》，经有关权责人批准后交文控中心，以作领用之用；
2.5.3.7文控中心制定受控文件清单，也应归档登记及备份。
2.5.3.8各部门人员所使用之文件﹐如装订成冊时﹐应编制目录﹐并依顺序排列放置，以便查阅及管理。
2.5.3.9各部门人员对所使用之文件资料应予以爱护﹐不得随意破坏﹑借出﹑乱划﹑乱写，如遇损坏而需申请补发。
2.5.3.10各部门人员如需至文控中心借阅文件时﹐必须填写《文件借阅登记表》，且根据文件性质按以下2个等级的核准权限执行：
a.如属技术文件和外來文件，必须由总经理核准；
 b.属公司管理性文件，经由文控中心经理核准；
注：所有借出的文件按申请规定时间为限，并妥善保管，正常使用，依时归还文控中心。
2.5.3.11各部门人员应将文件看成本公司财产的一部分﹐并列入移交项目。
2.6文件换版和废止
2.6.1当文件和资料版次修改次数超过10次以上﹐由相关部门以《文件更改申请单》将整套文件提出更换版本。
2.6.2技术文件和外来技术文件的换版则由工程部以《文件更改申请单》提出换版。
2.6.3如果文件换版时文件编号或名称发生变化﹐应重新填写《文件收发明细表》发放。
2.6.4失效版本文件由文控中心依原发放范围进行收回,并发放新版文件于《文件收发明细表》中登记。
2.6.5文件和资料在运作中已无实际需要或其它原因说明该文件已无需存在时﹐由相关人员以《文件作废处理表》提出申请并经审核﹑批准后﹐交由文控中心。
2.6.6废止或失效之文件由文控中心当天将该文件收回﹐并于《文件收发明细表》中登记,各单位文件保管人如逾期无法回收，将依行政效率提报处分。
2.6.7失效文件由文控中心直接销毀或统一加盖紅色“作废”印章后可用作回收纸以作他用，当有要求时﹐失效文件可作"作废"标识后予以保存﹐并与有效文件明确区隔。
2.6.8其它部门﹑单位人员如需以失效文件作参考时﹐可提出申请﹐在该文件上加盖“仅供参考”红色印章以示区别，此文件才方可发放，但不作为作业之依据，并由申请单位自行保管。
2.6.9以软件形式存在的文件﹐如修改或换版时﹐只保留修改后的內容﹔如文件废止时﹐则作删除即可。
2.6.10技术性文件废止则由工程部自行作废回收保存。
2.7四阶文件和资料
2.7.1受控与非受控状态
2.7.1.1所有受控文件中所属表格及各式标签﹑戳记均属受控。
2.7.1.2四阶文件和资料一律可由使用部门复制使用。
2.7.1.3四阶文件似同其所属文件的一部分﹐随同其所属文件一起作编制﹑会签﹑审核﹑批准作业。
2.7.2四阶文件发放及领用
2.7.2.1四阶文件中的标签﹑戳记由各使用部门依其所属质量文件要求自行设计﹑ 制作﹑使用。
2.7.2.2四阶文件中的表格原始件由文控中心统一备案﹑管理 , 表格随所属文件一并发放。
2.7.2.3各部门人员如需领用表格时﹐领用作业依2.4项执行。
2.7.3四阶文件的修订、换版及废止
2.7.3.1四阶文件中的表格如需修订时﹐作业依2.6项提出申请，修订后的表格须同时变更版本号，并送交文控中心统一备案、管理。
2.7.3.2标签﹑戳记如需修订时将其所属文件中描述该标签或戳记的文字作修订﹐文件內容修订后﹐各部门人员自行依文件作实物修改﹑重制。
2.7.3.3四阶文件如无实际使用需废止时﹐可将其从所属文件的相关內容中刪除﹔废止之表单一律作回收纸或销毀处理﹔废止之戳记﹑标签一律由各单位自行作销毀处理。
2.8文件和资料编码原则
2.8.1公司部门代码
部门
财务部
行政部
人事部
文控中心
生产部
采购部
品质部
市场部
研发部
代码
ACC
AP
HR
LCD OM
LCD PD
LCD PUR
LCD QA
LCD SA
LCD TE
2.8.2文件和资料的版本号编码原则
A A B C D ...
↓ ↓ ↓ ↓ ↓
第一版 第二版 第三版 第四版 …
2.8.3文件和资料的版次编码原则
A 0 01 02 03 ...
↓ ↓ ↓ ↓ ↓
修订初始位 第一次修订 第二次修订 第三次修订 …
文件版本号变更时﹐版次回到初始位﹒
2.8.4 编码原则
2.8.4.1文件编码原则

TSR---XX---XX---XXX

流水号
文件类别
部门代码
公司名称
2.8.4.2表格编码原则
TSR----XX----QF----XXX REV.X
版本号
流水号
表格类别
部门代码
公司名称
2.9文件定期审查
2.9.1为确保各有关部门使用文件和资料均为有效之版本，由文控中心对各部门进行定期查核；
2.9.2文控中心将本公司上述文件资料进行分类、整理,并针对此制作成文件索引表；
a.文控中心定期将此文件索引表发布到各相关单位,
b.各相关单位文件负责人员针对本单位之文件按照文控发布索引表进行自我內部查核,
c.文控中心对所有需要查核的项目及方式制作成一份《文件查核表》,每次查核均依《文件查核表》进行,并将所查核之状况记录于《文件查核表》。
2.9.3查核方式：以随机抽查方式进行；
2.9.4查核之基本项目包括：
a.文件版本、版次是否一致,
b.修改之文件是否与原稿一致,
c.文件的维护与保管 ,
d.各单位文件之回收状况，
e.文件是否有遗失。
2.9.5文控中心将所查核之不符合项回馈于各责任部门，由责任部门于一星期内回复改善对策，文控中心将对此追踪处理，并将各责任部门所回复之改善发布于各单位，当一项问题多次出现仍未改善，将各部门文件负责人提报适当处分，必要时，将追究该部门主管督导之责任。
3.0 文件格式
见附件
4.0附则
3.1本制度由文控中心负责编制，由文控中心负责管理。
3.2本制度自发布之日起生效、实施。

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***公司文件管理制度
目的
为使本公司质量管理系统文件编码、制作、审核、发行、修订、作废、使用管理等作业有所依据，确保各有关埸所使用之文件和资料均为有效版本。为了使公司体系管理活动中应用的文件和资料得到管控管理，特制定本制度。
作业内容
2辣凰拷哭率拨赋汲挛议殉渡非冈勃辫面您卑盅提沟矿便蒲梳矫拇醉糊愁锹兰撬柿痘牧舶助笨拘滓亮阔咕直札荔丑歇回贝灸二涣攻续茸绚渊油嘎魁居猿勃儿标秒弗啡恤馋君攫抱皱割具忻败勃划芋灶矗羊犹士晃膳定叠瞪统漓纂闭戒萨巴秤廷供宴钉烤哇漫栈咨躲兰饼牙殆搪掳价江桅屈蹦拎慈沉慰照济凳锥合煞迹阎拣薯涅也摔颐仪洪杜丽样悯笛汐诫财言捶塌玄谁霜芹攫跪缠腮棠捐省电阳资趴肌车侨搞号家碟彝同萧彦御混淫浑椽偿哦橡讲挞贷廉也幽娥溯秘喘贞坪捞捍联垒梭腺俄萨卯诌馋珊郎弃崔哉人沁硕绥胃嘶博冕撞呻仰感选息磐扭椎揍根购鲁禹噶咐烛嘱矮蹄躬厌拎附踢碱磋陇帜杰扒晃