内业资料管理制度.doc

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蔡家·金科项目

内业资料管理制度

编 制：

审 核：

重庆新鲁班工程监理有限责任公司
金科城项目监理部
2013年07月15日

技术资料管理制度 
第一条 严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。
第二条 各部室应在每年元月底向项目部办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。
第三条 各部室应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。
第四条 各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。
第五条 各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等工程图纸文字技术资料、质量资料由项目工程部负责归档。
第六条 各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由运行维护部实行电脑化管理。
第七条 归档资料必须符合下列要求：
1、 文件材料齐全完整；
2、 根据档案内容合并整理、立卷；
3、 根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
第八条 档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。
第九条 由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。
第十条 加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

工程档案管理制度
第一条 为了确保项目部工程资料的完整和安全，特制定以下规定。
第二条 适用范围
1、 施工图及报批文件；
2、 主体及配套工程概算、预算，工程招、投标文件，工程合同，设备报价书；
3、 工程进度表、设计及工程变更意见、工程联络通知书、竣工图、工程决算书；
4、 施工规范及标准、工程定额、施工图集等；
5、 市场调查报告、项目策划及广告、销售策划方案、销售进度统计表；
6、 业主投诉意见及整改报告等。
第三条 文件归档
1、 财务部保存：项目资金预算、合同原件、工程预算书、决算书、工程策划预算；
2、 行政办保存：合同原件、预算复印件{定标后}、决算复印件及其它所有文件；
3、 工程部门在施工期间保存：施工图、变更及工程联络通知复印件、预算复印件（定标后）、各项报批文件副本、合同副本或复印件、施工规范及标准、工程定额、施工图集、根据竣工图修改说明的施工图、业主投诉复印件、整改报告复印件（有关物业管理文件如年度预算、收支报表、业主情况、应收应付统计、设备维修计划、物料消耗统计、采购成本、管理费、服务反馈信息、意外情况处理等按物业管理规定）；
4、 由政府相关部门存档备案的资料，由工程部门整理按照政府部门规定办理，同时，作出说明交行政办备案；
5、 归档时间：工程、销售、后勤等部门在接受或自行完成各项文件次日前办理归档交接手续；工程部门在施工期间保存的文件在工程结束后一周内整理归档；
6、 所有归档资料必须附有目录，记录文件名、页数、份数、未归档文件的去处、完好程度等。
第四条 文件保管
1、 文件须设专人保管，确保文件不丢失、不损坏、不泄露机密；
2、 各部门接受文件后须立即进行登记，登记内容包括：编号、文件名、文件出处、正副本份数、页数、送交报批单位及份数；
3、 文件须存放地应安全可靠、通风干燥，防霉、防潮、防鼠及虫害；
4、 每项工程资料须单独集中存放、查取方便；
5、 保管人员对接收的资料必须进行检查，归档资料应完好无缺，无涂改、涂写，整齐、有序；
第五条 发放与借阅
1、 工程预算、招投标文件、公司经营预算、销售策划及预算、业主情况等均为一级保密文件，以上文件须由主管领导及以上领导批准，方可借阅或复制。若需复制，须由保管人执行；
2、 设计、预算、施工、验收、检验技术规范、标准等，在施工期间工程技术人员可以借阅，工程结束后一周内，交还项目部保存。
3、 除以上文件，原件为一份的其它文件，一般不准借阅，只能查阅。确因工作需要且又不便于复制或复制成本较高的，须由行政办主任批准后，限期借阅，最长不超过两天；
4、 不按规定办理手续者，保管员有权拒绝借阅或查阅；
5、 所有人员借阅或查阅文件必须按照以上规定办理登记手续。
第六条 责任及处罚
1、 保管和借阅人员必须遵守保密制度，必须对资料的完整、完好负责；
2、 对泄露公司机密者给予撤职、降薪甚至开除处理；
3、 丢失或损坏重要文件者，根据情节轻重分别给予警告、记过、撤职、降薪处理，无法弥补的，给予开除处理；
4、 不及时归档者，给予警告处理；
5、 对直接责任者处理的同时，要追究其主管的领导责任；
6、 保管人员未履行职责发放或丢失文件须负全部责任。
第七条 附则
1、 本制度自2013年07月15日起开始执行，有关未尽事宜，由行政办负责解释。
2、 若有违反，直接责任人员按绩效考核管理办法考核，给公司造成损失者，并需承担赔偿责任，情节严重，屡教不改者予以辞退。

合同管理制度
第一章 总  则
第一条 为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合项目部的实际情况，制订本制度。
第二条 项目部对外签订的各类合同一律适用本制度。
第三条 合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于项目部经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各级领导干部、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。
第二章 合同的签订
第四条 合同谈判由相关部门负责人组织，经项目经理或受权副经理批审。
第五条 签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同，必须是法定代表人或法人委托人，法人委托人必须对本企业负责。
第六条 签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。
第七条 签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。
第八条 合同除即时清结者外，一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。
第九条 合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。
第十条 合同内容应注意的主要问题是：
1、部首部分，要注意写明双方的全称、签约时间和签约地点；
2、正文部分：产品合同应注明产品名称、技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、价格、违约责任等；
3、结尾部分：注意双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章，严禁使用财务章或业务章，注明合同有效期限。
第十一条 签订合同：除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在市人民法院管辖。
第十二条 任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时谋取私利，违者依法严惩。
第十三条 合同在正式签订前，必须按规定上报公司相关领导审查批准后，方能正式签订。
第十四条 合同原则上由部门负责人具体经办，拟订初稿后必须经分管副经理审阅后按合同审批权限审批。重要合同必须经法律顾问审查。
第十五条 合同审查的要点是：
1、合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。
2、合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。
3、合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。
第十六条 根据法律规定或实际需要，合同还应当报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。
第三章 合同纠纷的处理
第十七条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。
第十八条 合同纠纷由有关业务部门与法律顾问负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。
第十九条 处理合同纠纷的原则是：
1、坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。
2、以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
3、因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
第二十条 在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。
第二十一条 合同纠纷的提出，加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。
第二十二条 凡由法律顾问处理的合同纠纷，有关部门必须主动提供下列证据材料。
1、合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等；
2、送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；
3、货款的承付、托收凭证，有关财务帐目；
4、产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；
5、有关方违约的证据材料；
6、其他与处理纠纷有关的材料。
第二十三条 对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。
第二十四条 对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书、仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。
第二十五条 对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导汇报。
第二十六条 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，可向人民法院申请执行。
第二十七条 在向人民法院提交申请执行书之前，有关部门应认真检查对方的执行情况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。
第二十八条 合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备考。
第四章 合同的管理
第二十九条 本公司对合同实行二级管理、专业归口制度，法人委托书制度，基础管理制度。
第三十条 本公司合同管理具体是： 项目部由项目经理总负责，归口管理部门为办公室；各部门具体负责各自授权范围内的合同谈判、拟稿及履行工作。
第三十一条 公司所有合同均由办公室统一登记编号、经办人签名后，按审批权限分别由项目经理或其他书面授权人签署。
第三十二条 办公室会同有关部门认真做好合同管理的基础工作。具体如下：
1、建立合同档案；
2、建立合同管理台帐；
3、填写“合同情况月报表”。
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