财务会计档案管理制度.doc
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4、和泄密,完善财务档案管理工作,特制定本制度。二、适用范围:本制度用于财务部档案的管理。预算、计划、制度等文件材料,执行文书档案管理规定,不适用本制度。三、管理职责财务部负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等,对财务会计档案的安全、完整、保密负责,对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。四、会计档案范围包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。1、会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证;2、会计账簿类:总帐,明细帐,日记帐,固定资产卡片,辅助帐簿,其他会计帐簿;3、财务报告类:包括月度、季度、年度财务报告,会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告;4
5、、其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,以及有关的电子数据和相应软件资料。 五、会计档案的管理 1、会计档案的整理立卷:会计年度终了后,对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法,即:分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一,并分门别类按各卷顺序编号。1)、分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿,二类凭证,三类报表,四类文字资料及其他;2)、档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一;3)、管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册,报表和
6、文字资料分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册。2、会计凭证的装订会计凭证每月装订一次,按年分月妥善保管归档。会计凭证装订前应准备的工作:1)、分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;2)、按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数;3)、摘除凭证内的金属物,对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以翻阅保持数字完整;4)、整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。检查附件有否漏缺,如:领料单、入库单是否随附齐全;5)、记账凭证上有关人员的印章是否齐全;6)、会计凭证装订时的要求:a、装订时尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便
7、于事后查阅;b、凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证;C、装订凭证厚度一般为3厘米,装订牢固,美观大方。7)、会计凭证装订后的注意事项:a、每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;b、在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。3、会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后,除跨年使用的账簿外,账簿应按时整理立卷。账簿装订的基本要求:1)、首先按账簿启用表的使用页数核对各账户是否相符,账页数是否齐全,序号排列是否连续;2)、然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账
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