住宅小区物业管理表格.doc

物
业
管
理
常
用
表
格

长沙市大昊物业管理有限公司
二O一一年十二月

目　录
物业管理常用表格
1．业主档案表
2．业主装修申请表
3．临时动火作业申请表
4．装修施工人员临时出入许可证
5．室内装修检查表
6．室内装修违规记录表
7．业主特约服务流水登记薄
8．业主委托出售登记表
9．业主委托出租登记表
10．业主委托出租钥匙移交登记表
11．租赁来电来访记录表
12．文化活动记录表
13．刊物来稿记录表
14．管理部门值班安排表
15．巡楼记录表
16．投诉处理表
17．业主月度投诉处理清单
18．月度回访清单
19．挂号邮件收发登记表
20．挂号邮件退件登记表
21．催款通知单
22．最后催款通知单
23．每月应收管理费明细表
24．管理费欠费两个月业主明细表
25．每月应收电费明细表
26．每月应收水费明细表
27．公共设施维修费用月度统计表
28．停车票使用情况月统计表
29．停车场收费每月汇总表
30．车辆加油月记录表
31．保安交接班记录表
32．保安部重大事件总结报告
33．停车场收费岗交接班记录表
34．停车场车辆状况登记表
35．车辆收费登记表
36．车位月保统计表
37．楼层清洁每日检查表
38．地面清洁每日检查表
39．绿化苗木清单
40．盆景清单
41．绿化养护记录表
42．绿化喷药记录表
43．绿化工具使用登记表
44．撤出花木处理记录表
45．绿化工程施工日记录表
46．员工上岗证登记表
47．员工入职登记表
48．员工培训记录表
49．员工离职归还物品清单
50．员工请假单
51．员工考勤汇总表
52．员工月度奖励登记表
53．员工月度处罚登记表
54．员工住宿花名册
55．员工宿舍公物丢失或损坏登记表
56．员工出车登记表
57．复印登记表
58．文件归档目录
59．外来文件清单
60．档案销毁登记表
61．设备总清单
62．设备台账
63．设备大修年度计划表
64．消防栓检查表
65．工具年度采购计划表
66．工具领用登记表
67．报废工具登记表
68．业主空调安装统计表
69．立管检查表
70．灭火器配置统计表
71．消防巡查异常情况记录表
72．消防隐患整改月度汇总表
73．楼层电房设备检查表

1．业主档案表

下面是业主档案表，。

序 号
档 案 编 号
业 主 房 号
业 主 姓 名
入 住 时 间
联系电话
备 注

审核： 制表：

2．业主装修申请表

下面是业主装修申请表，。

业 主 姓 名

联 系 人

联 系 电 话

非办公时间联系人

联系电话

施工单位名称

施工人数

施工单位地址

联系电话

施工负责人

身份证号码

联系电话

施工防火负责人

身份证号码

联系电话

施工名称
由　　　　年　　月　　日起至　　　　年　　月　　日
施工申请表
装修平面布置图　　份 小区装修保证书
装修立面效果图　　份 防火责任人任命书
电气平面图　　　　份 临时用水/用电申请表
电气系统图　　　　份 领事动火申请表
给排水设计图　　　份 租用消防器材申请表
天花板平面图　　　　份
空调安装图　　　　份
申请人签名（盖章）
日期：　　　　年　　月　　日
物管中心意见
日期：　　　　年　　月　　日
以下由物管中心填写
装修批
准日期

隐蔽工程验收申请日期

竣工验收
申请日期

经办人

经办人

经办人

违章通知
发出日期

整改完成日期

经办人

3．临时动火作业申请表

下面是临时动火作业申请表，。

序号： 年　　月　　日
动 火 单 位

动 火 地 址

动火负责人

动 火 原 因

动 火 时 间

联 系 电 话

动火作业安全措施

动火单位意见

工程部意见

保安部意见

备注

4．装修施工人员临时出入许可证

下面是装修施工人员临时出入许可证，。

装 修 房 号

装修公司名称

装 修 期 限

办 证 日 期

办证人资料
序号
姓名
性别
身份证号码
出入证编号
1

2

3

4

5

6

7

相片粘贴栏
（1） （2） （3） （4）
（5） （6） （7）
填表人

电话

领证人签收

电话

物业管理公司经办人：
5．室内装修检查表

下面是室内装修检查表，。

序 号

施 工 日 期

检查
记录
检查
日期
第 一 次
第 二 次
第 三 次

时间
异常情况
签名
时间
异常情况
签名
时间
异常情况
签名

6．室内装修违规记录表

下面是室内装修违规记录表，。

年　　月　　日
序 号

装修公司名称

装修负责人

联系电话

用户负责人

联系电话

序号
发现违规画√
违规金额/元
1
施工人员出入小区不佩带出入证

2
施工现场未配备应有消防器材

3
使用化学药水气味影响周围用户

4
装修粉层影响周围用户

5
不按规定清运淤泥

6
在现场抽烟

7
违规使用电梯

8
装修噪声影响周围用户

9
在洗手间乱倒污染物

10
现场未封闭空调

11
开门施工影响周围用户

12
盗用电力

13
损坏小区设施

14
盗用小区物品

15
超越物业管理公司批准之权限装修

装修公司签认： 物业管理公司签名：
7．业主特约服务流水登记薄

下面是业主特约服务流水登记薄，。

年　　月　　日
日 期
服务
内容
具体
内容
开始
日期
结束
时间
服务
费用
业主
姓名
房 号
服务人员签名

8．业主委托出售登记表

下面是业主委托出售登记表，。

委托时间：
序 号

户 型

建筑面积/m2（出错）

使用面积/m2（出错）

有无产权证

竣工时间

房屋质量

装修情况

家具

售价

业主姓名

联系电话

9．业主委托出租登记表

下面是业主委托出租登记表，。

委托时间：
序 号

户 型

建筑面积/m2（出错）

使用面积/m2（出错）

家具情况

有无电话

装修情况

月租金/元

最短租期

业主姓名

联系电话

业主确认： 填表：

10．业主委托出租钥匙移交登记表

下面是业主委托出租钥匙移交登记表，。

月份：
业主
房号
委托出租协议书编号
移交钥匙数量
经营部接收日期
经办人签名
业主取回日期
业主
签名
备 注

11．租赁来电来访记录表

下面是租赁来电来访记录表，。

时 间
来电来访
人单位
来电来访人姓名
联 系 方 式
客 人 要 求
跟 踪 人
跟 踪 结 果

12．文化活动记录表

下面是文化活动记录表，。

年　　月　　日
活 动 名 称

活 动 时 间

活动地点

活动组织人

活动预算/元

实际投入资金/元

具体活动安排

活动总结

签名
13．刊物来稿记录表

下面是刊物来稿记录表，。

月份：
来稿日期
稿件名称
体 裁
字数/千字
作者姓名
通信地址/电话
采用情况
处理结果
审 稿 人
备 注

审核： 制表：

14．管理部门值班安排表

下面是管理部门值班安排表。

月份：
星期
日期
值班人
日期
值班人
日期
值班人
日期
值班人
一

二

三

四

五

六

日

15．巡楼记录表

下面是巡楼记录表，。

年　　月　　日
楼 层
时 间
异常状况记录
处 理 措 施
备 注

主管： 巡楼员：

16．投诉处理表

下面是投诉处理表，。

公 司 名 称

房 号

投诉人姓名

联系电话

投诉时间

处理起止时间

投诉内容
投诉人签名　　　　年　　月　　日
处理措施
物业管理公司经办人
处理结果
物业管理公司经办人
投诉人回馈意见
投诉人签名
备注
17．业主月度投诉处理清单

下面是业主月度投诉处理清单，。

年　　月　　日
序号
投诉
记录表编号
投诉日期
业主房号
投诉人
投诉事项
管理部记录人
处理部门
处理人
处理日期
处理结果

审核： 制表：

18．月度回访清单

下面是月度回访清单，。

月份： 年　　月　　日
序 号
回访表
格编号
回访
日期
业主
房号
业主
姓名
回访
事项
回 访 人
回访
结果
备 注

审核： 制表：
19．挂号邮件收发登记表

下面是挂号邮件收发登记表，。

日 期
邮 件 类 型
邮 件 编 号
寄 出 地
收 件 房 号
收件人
签名
派信人
签名

20．挂号邮件退件登记表

下面是挂号邮件退件登记表，。

日 期
邮件
类型
邮件
编号
寄 出 地
收件
房号
退件
原因
收件人
签认
派件人
签名
邮递员
签收

21．催款通知单

下面是催款通知单，。

×××室：
据《业主公约》，用户应于每月　　日前缴清管理费及其他费用。我公司至今仍未收到贵用户到期应交费用共计人民币　　元（详见下表），敬请贵用户收到本通知后两日内缴清欠款。

房号
欠费月份
欠管理费/元
欠电费/元
欠水费/元
欠维修费/元
欠其他费/元
合计

总计

我公司开户银行： 账号：
签发人：
物业管理公司签章：

22．最后催款通知单

下面是最后催款通知单，。

× × ×室：
我公司曾于　　　　年　　月　　日给贵用户发出催缴到期应交管理费及其他费用的通知，但至今仍未收到贵用户的欠款。为此，现给贵用户发出最后催款通知，望能在　　　　年　　月　　日前收到贵用户欠款（详见下表），否则，物业管理公司将按《业主公约》规定，于　　　　年　　月　　日　　时对贵用户暂停各项服务，并保留通过法律途径追缴的权利。

房号
欠费月份
欠管理费/元
欠电费/元
欠水费/元
欠维修费/元
欠其他费/元
滞纳金
合计

我公司开户银行： 账号：
签发人：
物业管理公司签章：

23．每月应收管理费明细表

下面是每月应收管理费明细表，。

年　　月　　日
房 号
业 主 名 称
面积/m2
单价/元
月管理费/元
备 注

审核： 制表 ：

24．管理费欠费两个月业主明细表

下面是管理费欠费两个月业主明细表，。

年　　月　　日
业主
编码
房 号
业主
姓名
欠交
月份
欠费
金额
联 系 人
联系
电话
备 注

审核： 制表：
25．每月应收电费明细表

下面是每月应收电费明细表，。

年　　月　　日
房 号
业 主 名 称
上月累计/kw×h
本月累计/kw×h
本月用电/kw×h
本月电费/元
抄表
日期
备 注

审核： 制表：

26．每月应收水费明细表

下面是每月应收水费明细表，。

年　　月　　日
序号
业主名称
上月累计 / t
本月累计 / t
本月用水 / t
本月水费 / 元
抄表日期
备注

审核： 制表：
27．公共设施维修费用月度统计表

下面是公共设施维修费用月度统计表，。

月份： 年　　月　　日
序 号
维 修 时 间
维 修 单 号
维 修 内 容
维修费用/元
备 注

维修费用合计
元
审核： 制表：

28．停车票使用情况月统计表

下面是停车票使用情况月统计表，。

日 期
本 日 领 用
本 日 使 用
本 日 结 余
金 额
号 码
早 班
中 班
晚 班
金 额
号 码
1

2

3

4

5

6

7

8

审核： 制表：
29．停车场收费每月汇总表

下面是停车场收费每月汇总表，。

日期
本 日 小 计
早 班
中 班
晚 班
收入金额
现金
特种票
值班员
收入金额
现金
特种票
值班员
收入金额
现金
特种票
值班员
收入金额
现金
特种票
1

2

3

4

5

6

7

8

本月小计

审核： 制表：

30．车辆加油月记录表

下面是车辆加油月记录表，。

车辆号码： 月份：
日 期
时 间
加油
地点
油 类
加油数量/L
单价/元
金额/元
经 办 人
备 注

31．保安交接班记录表

下面是保安交接班记录表，。

岗位 年　　月　　日
交 接 时 间

交 班 人

接 班 人

上一班次运行记录

交办事项

处理情况

主管阅示

32．保安部重大事件总结报告

下面是保安部重大事件总结报告，。

年　　月　　日
呈报对象

报告人

主题

事件发生经过
签名
主要原因分析
签名
处理措施
签名
处理结果
签名
预防措施
签名
领导批示
签名

33．停车场收费岗交接班记录表

下面是停车场收费岗交接班记录表，。

班次：早班 中班 晚班 年　　月　　日
交 接 物 品
金 额
数量或发票号码
交 班 人
接 班 人
现金

特种票

停车券

发票

其他

备注

34．停车场车辆状况登记表

下面是停车场车辆状况登记表，。

年　　月　　日
车辆牌号
车位
检 查 项 目
进场时间
出场时间
车主签名认可
值班员签名
照明灯
外壳
标志
轮胎
玻璃
后视镜
转向灯

35．车辆收费登记表

下面是车辆收费登记表，。

岗位： 年　　月　　日
车 辆
车 型
进场
时间
出场
时间
收 费 情 况
值 班 员
备 注
卡类
停车票
现金
金额

36．车位月保统计表

下面是车位月保统计表，。

年　　月　　日
序 号
车 型
车 牌
车 主 姓 名
月 保 期
指 定 车 位
月 保 费
备 注

审核： 制表：
37．楼层清洁每日检查表

下面是楼层清洁每日检查表，。

年　　月　　日
序 号
检 查 项 目
检 查 记 录
检 查 时 间
被检人确认
备 注
1
楼梯

2
楼道

3
垃圾周转箱

4
走廊

5
……

6
……

7
……

8
……

9
……

主管： 检查人：

38．地面清洁每日检查表

下面是地面清洁每日检查表，。

年　　月　　日
序 号
检 查 区 域
检 查 记 录
检 查 时 间
被检人确认
备 注
1
地下停车场

2
地面停车场

3
……

4
……

5
……

……

主管： 检查人：
39．绿化苗木清单

下面是绿化苗木清单，。

年　　月　　日
序 号
苗 木 名 称
苗 木 编 号
产 地
种 植 日 期
种 植 地 点
养 护 人

审核： 制表：

40．盆景清单

下面是盆景清单，。

年　　月　　日
序 号
盆 景 编 号
树 种
造 型
尺 寸
盆 型
摆 放 日 期
养 护 人

审核： 制表：
41．绿化养护记录表

下面是绿化养护记录表，。

日 期
地 点
绿化养护工作内容
执 行 人
检 查 人
备 注

42．绿化喷药记录表

下面是绿化喷药记录表，。

喷药日期
喷花地点
防治病虫害种类
花木名称
用药种类及浓度
用药效果
操作人

43．绿化工具使用登记表

下面是绿化工具使用登记表，。

使用
日期
工具
名称
工具
编号
使用
地点
使用
时间/h
用前
状况
用后
状况
使 用 人

44．撤出花木处理记录表

下面是撤出花木处理记录表，。

撤出
日期
撤出花木名称
花木
位置
数 量
撤出
原因
处理
方法
批 准 人
操 作 人

45．绿化工程施工日记录表

下面是绿化工程施工日记录表，。

年　　月　　日
序 号
工 作 项 目
施工人员姓名
工 作 结 果

主管： 填表：

46．员工上岗证登记表

下面是员工上岗证登记表，。

姓 名
部 门
岗 位
证 书 名 称
证 书 编 号
发 证 单 位
证书有效期

制表：

47．员工入职登记表

下面是员工入职登记表，。

入 职 日 期
工 号
姓 名
性 别
学 历
身份证号码
部 门
职 位

制表：

48．员工培训记录表

下面是员工培训记录表，。

培 训 日 期

培 训 地 点

主 讲 人

受 训 部 门

课 程 名 称

培 训 大 纲

参
训
人
员
姓名
工号
部门
职务
考核成绩
备注

49．员工离职归还物品清单

下面是员工离职归还物品清单，。

年　　月　　日
姓 名

部 门

职 务

工 号

项 目
退 还 物 品
签 收 人
签 收 日 期
备注
本部门
1．工具

2．钥匙

3．

行政部
1．制服鞋帽

2．宿舍用品

3．

人力资源部
1．员工证

2．员工手册

3．

50．员工请假单

下面是员工请假单，。

年　　月　　日
姓 名

部 门

请 假 日 期

工 号

职 务

天 数

事由
申请人签名
请假类别
病假 事假 年假 婚假 产假 工伤假
部门主管
签名
人力资源部
签名
总经理
签名
51．员工考勤汇总表

下面是员工考勤汇总表，。

部门： 年　　月　　日
姓 名
工 号
迟到次数
早退次数
病 假
事 假
旷 工
休 息
实际出勤
备 注

审核： 制表：

52．员工月度奖励登记表

下面是员工月度奖励登记表，。

年　　月　　日
奖 励 日 期
姓 名
工 号
部 门
奖 励 原 因
奖