物资保管制度.doc

物资管理规定
1.目的
本程序规定了企业仓库保管方面的具体要求，旨在规范企业存货管理工作，提高存货周转水平并防范仓库保管过程中的各种风险。
2.政策和规定
2.1.1仓库设置保管
2.1.1.1企业设置库存商品、原辅料、备件仓库，由专人进行管理，仓库管理人员负责各类物品的收入、发出和保管工作，不得兼办采购工作。
2.1.1.2仓库管理人员对保管物品必须认真清点、验收、登记造册，做到账、物、据相符。
2.1.1.3仓库库管员应当对库存物资按品种分类有序摆放，条理清晰、严禁混放，要合理有效使用仓库面积。物品摆放要建立区域位置图、标识牌和物料卡片，写明日期、品种规格、数量，按入库出库数量及时更改物料卡片，并填写保管责任人。价值较大的，还应有相应的安全措施。
2.1.1.4公司仓库库管员要严格遵守公司仓库保管纪律，仓库内的物品应做到隔地、隔墙，互不相靠，且对物品应定期检查, 做好防火、防盗、防雨、防潮、防锈、防霉、防鼠、防虫等各种防患工作，确保物资的安全保管。
2.1.2货物验收入库程序
2.1.2.1原辅料、备件等入库
仓库管理人员对外购的原辅料、备件等应做好验收工作，按照合同和发票上载明的规格、数量、质量、外包装、保质期限等要求与实物进行核对，开具“入库单”。 对于无质检单位、批次不符、单据不全、不合格者一律不得入库。“入库单”应载明收入物品的名称、规格、型号、产地、供应商、数量等内容，经仓库管理员、入库人、送货方等签字方为有效。入库单一式五联，第一联存根备查，第二联结算联报采购（附发票、核对办理结算手续），第三联记账联报财务，第四联统计联，第五联保管留存。
外购物品如货到但发票未到，也应按上述要求办理入库手续，若超过结账日或该物品已发出发票仍未收到时，由财务部根据合同或协议估价入账，待正式发票收到后，再进行调整。
2.1.2.2产成品入库：
产品下线验收入库即办理入库手续，由保管员开具入库单，入库单一式五联，第一联存根备查，第二联报生产部，第三联报财务，第四联统计联，第五联保管留存。“入库单”应载明品类名称、批号、规格、数量等
2.1.3货物发货程序
2.1.3.1原辅料
原辅料一经出库须办理出库手续，如为生产领用应由生产部指定专人开具领料单。领料单一式四联，第一联存根备查，第二联记账联报财务，第三联仓库保管留存，第四联统计用；
如为退回厂家应开具红字入库单，联次依照入库单手续；
如为质检抽样，应由质检开具质检抽样单，抽样单一式四联，第一联存根备查，第二联记账联报财务，第三联保管留存，第四联质检留存。
“领料单”应注明物品名称、规格、型号、领用单位、具体时间、用途。领料单由车间领料人、负责人、保管员签字，材料退回库房由领料人、负责人及保管员签字，若因质量问题退库须增加质检员签字。
车间应定期核对原辅材料库存，月末办理假退库使库存为零。由领料人、负责人、保管员签字。
2.1.3.2产成品出库：
仓库管理人员应凭物流部下发的出库通知填制“出库单”按先入先出原则办理出库，注明物品名称、规格、型号、用户名称和合同编号等内容，办理发货手续；“出库单”一式五联第一联存根备查，第二联报财务，第四联保管留存，第三、五联交司机，第三联客户确认签字用于结算，第五联客户留存；
如为赠品出库（销售部门随产品配赠的赠品）、市场反映补货等 ，则在产品出库单备注中填写并单独填列；
如产品不合格及其他原因需退回车间，应由保管员开具红字入库手续，经质检签字确认车间验收后方可退回或就地销毁（需对应冲减产量），联次分配同入库单，
如为质检抽样，应由质检开具抽样单，具体参见原辅料；
如为招待用，由综合科统一开调拨单，需总经理签字，一式四联，第一联存根备查，第二联报财务，第三联保管留存，第四联综合科留存。
库损及其他情况，定额内库损，由生产部负责开具一式五联产品出库单，经质检签字确认后方可处理，并由生产部负责人签字，超定额库损需增报财务部及总经理后，方可办理处理手续。
仓库保管月底对各类出库形式归类编制分类汇总表附相应出库单报财务部。
2.1.3.3备件、低耗品出库
备件、低耗品出库由仓库保管员填写出库单，出库单中应载明品名、规格型号、数量、金额、领用部门、用途等事项。领用人、维修主管签字确认，存根联留存备查，记账联报财务，仓库联由库管员留存，统计联由统计留存。
2.1.4其他低耗品
对于办公用品、劳保用品、化学药品、化学器皿等消耗性杂品，原则上不备库存。以上物品申购须先办理申购单，填写申购单时必须将办公用品、劳保用品、化学药品、化学器皿分开填写，不得混填在一张申购单上，便于采购与报销。采购依申购单进行采购，购回办理入库手续，然后按照申购单发给申购部门，并办理出库手续，发票后附申购单、入库单记账联及出库单记账联报财务挂帐。
2.1.5账务管理
2.1.5.1仓库应设立库存物品明细账，对存货按不同名称、规格、型号等进行记录，及时登记收入和发出的数量，结算账面库存，并经常与实物核对。
2.1.5.2库内物资要做到先进先出的原则。
2.1.6发票
2.1.6.1当月购入原料原则必须当月索取发票，最迟不得超过30天，收到原辅材料发票核对无误后附入库单记账联当月交到财务。
2.1.6.2当月购入其他物资原则必须当月索取发票，收到发票核对无误后附入库单记账联当月交到财务。
2.1.6.3发票必须由经办人、采购部门负责人、财务负责人签字。
2.1.7合理库存管理
为了合理地节约使用企业资金，在保证生产经营的正常进行前提下，提高资金的使用效率。供应部以生产计划为依据，结合市场物资供应条件和产品销售情况，要对库存物资施行定额管理。具体如下：
原材料库、包装箱及包装膜、备件库存保证1个采购周期的耗费；促销品及低值易耗品库存保证基本随时进货随时领用。
2.1.8物资盘点
仓库保管员对库存物资要旬点月盘，帐务要日清日结。每月末对库存物资进行盘点对帐。每月末、每季度及年度终了，由财务部监督仓库管理人员对库存物品进行清查盘点，编制盘点报告，并与财务记录进行核对。
盘点物资时，参与盘点人员应依据实际盘点数编制“物资盘存表”并进行账实核对，每张“物资盘存表”经账实核对完毕后，盘点人、仓库保管员应在“物资盘存表”上签名。“物资盘存表”应一式两联，第一联送财务部门，第二联由仓库自存。
2.1.9物资处置：
对于盘点出的盈余、短少、毁损或过期变质，仓库保管员必须查明原因，分清责任，及时写出书面报告，由仓库主管报总经理审批，审批结果报财务部，并由财务部会同相关职责部门按规定程序处理。
2.1.10单据管理：
仓库物资管理所涉及的单据由财务部统一印制，各部门使用时办理领用登记手续，用完后凭存根联验旧换新。
3.报表及报送要求
3.1 日报
①原材料、备件、低耗品进销存日报表一式三联，第一联留存，第二联报财务，第三联报储运部，次日9∶00之前报财务。
②产成品收发存日报表一式三联（根据出库形式分类汇总），第一联留存，第二联报财务，第三联报储运部，次日9∶00之前报财务
3.2旬报
①原材料、备件、低耗品进销存旬报表一式三联，每旬次日中午（ 11 点）前报财务，需附领料单、入库单相应联次。
②产成品收发存旬报表一式三联（根据出库形式分类汇总），每旬次日中午（ 11 点）前报财务，需附产品出库单、入库单联。。
3.3月报
①原材料、备件、低耗品进销存月报表一式三联，每月 2 日中午（ 11 点）前报财务，。
②产成品收发存月报表一式三联，每月 2 日中午（ 11点）前报财务。
4.报表资料要求
4.1单据报表要求字迹清晰，签字齐全，签全名，不得涂改，按序使用，不得随意撕毁。
4.2入库单、产品出库单、领料单等单据由财务统一印刷，统一编号。建立领用备查制度，单据传递建立登记制度，实行以旧换新制度，严格控制出入库单的领用与使用，不得出现毁损、丢失、涂改、阴阳联等现象。如有作废情况，应联次齐全后方可写“作废”字样，并全联保留。
4.3公司材料等要实行月盘点制度，盘点时间每月 1 日，盘点要求财务牵头，责任人员参加，盘点结果签字备档。
5.单据、报表等保存：
5.1入库单仓库联、领料单仓库联由库管员负责按月装订成册，分类保存；入库单统计联由财务部负责按月分类装订，以便核对物资入库情况领料单统计联由生产统计负责按月装订成册，分类保存。各类日报表由仓库保管员按月装订成册备案。
5.2建立供应商、客户档案每月进行更新，及时报财务。
6.违规处罚：
6.1发票未及时报送财务部，超过月底认证抵扣期限或票据到期无法抵扣的，视票面金额给予经手人10-100元/笔的罚款。经手发票人员未履行发票审核责任，接收非法、虚假或者不规范的发票，下一环节业务人员有权拒绝接收，经手者负责到开票单位更换。对于丢失或恶意伪造有价证券、增值税专用发票等重要凭证，责令其迅速采取措施补救。未造成严重后果的，视票面金额酌情给予10%以下但不低于50元的罚款；造成严重后果者，全部或部分赔偿损失，并调离岗位。
6.2未在规定时间内报送单据的，每超一天处罚经手人10元。
6.3供应部得知发生数量质量异议，不及时向供货方交涉，致使公司遭受损失的，按损失金额由综管部负责出具处罚意见。业务人员与供货人恶意串通，损害公司利益者，立即停止其工作，并视情节轻重给予行政处分。问题严重的，交纪检监察部门审查，并全部或部分赔偿损失。
6.4填写单据未使用名称、规格、单位不确定的，每张单据罚5元。出入库单据丢失或缺损的，发现一次处罚责任人员50元。未及时填开出入库单据或出入库单据未能及时将相关联次送交财务部，视同单据丢失进行处罚。
6.5仓库未按规定程序（或手续不全）出库的，发现一次对主要责任人及相关人员各给予50元的处罚；因仓库管理原因造成的物资减值、毁损、变质的，不能正常使用，按损失价值对责任部门负责人给予毁损价值的10%以上，不低于100元的处罚。
6.6因市场预测不准确、信息沟通不及时、生产计划失误或未严格控制采购的经济订货批量造成的物资积压，给予责任部门负责人按积压物资价值的5%以下但不低于200元罚款。
6.7因流程管理失误造成的物资质量不合格、停产产品、停用材料物资、过期促销品的积压，不能及时处理、出现超期损坏的，按物资价值给予责任部门负责人损失价值20%但不低于200元的处罚。
7.本规定由财务部负责起草、修订和解释。

8.本规定自发布之日起执行，以报至财务部票据时间为准。

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