工程公司采购流程.doc

公司采购部门流程管理制度
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。
一、申购及其规定
1．申购单及其提报规定
（1）请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审核批准后报采购部门；
（2）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
2．公司物资申购单的提报部门
（1）公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由工程部门提报；
（2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报；
（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
二、申购单的接收及分发规定
1、申购的接收要点
（1）采购部在接收申购单时应检查申购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查申购单是否经过公司领导审批；
（2）接收申购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图片或详细参数资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；
（3）通知仓库管理人员核查申购物资是否有库存；
（4）对于不符合规定和撤销的申购物资应及时通知申购部门。
2、申购单的分发规定
（1）对于申购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；
（2）对于紧急申购项目应优先处理；
（3）无法于申购部门需求日期办妥的应通知申购部门；
三、比价、议价
1）．对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；
2）．对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；
3）．收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格；
4）．重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；
5）．参考目标或理想中标价格与以合作单位或以中标单位进行价格及条件的进一步谈判。
2．比价、议价结果汇总后完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出以选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；报领导审批。
3．如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。
四、合同的签订及其规定。
1．合同
合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。
（1）合同正文应包含的要素
1） 合同名称、编号、签订时间、签订地点；
2） 采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；
3） 包装要求；
4） 合同总额应注明是否含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；
5） 付款方式；
6） 工期；
7） 质量保证期；
8） 质量要求及规范（如果是系统整体供货，要求能满足系统要求）；
9） 违约责任和解决纠纷的办法；
10） 双方的公司信息；
11） 其他约定：合同必须注明可按进价退货。
（2）合同签订及其规定
1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；
2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；
3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；
4）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；
5）详细约定发票的提供时间及要求；
6）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等.
7）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；
8）合同审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；
9）签订的所有合同应及时报送财务部门。
五、付款及合同执行
1．付款与核算的规定
（一）预付款采购
　　1）、按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采购合同复印件、付款申请书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号)，办理付款批准手续后(付款申请书须由总经理签字)，交公司财务部门办理预付货款业务。
　　2）、货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，采购员持报销票据（、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，财务做账。
　　（二）现款采购
　　采购员必须凭有总经理签字的借款单向方可向财务部借款。采购回来后，采购员持购货发票到仓库办理入库手续，仓库保管员验收，并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。入库单必须通过采购员、保管员签字。采购员凭报销票据（付款申请书、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，然后办理报销手续。
　　（三）后付款采购
　　货到后由仓库管理人员办理入库，采购部门应把仓库入库单、供应商的送货欠款单及时提交到财务部，以免影响以后对账及付款。需要付款时，采购员凭报销票据（付款申请书、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，由财务将款项汇出。
　　（四）货物已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，可凭付款申请书支付不超过货物总价值80%的货款，待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，不准支付购货款。
(五）财务部门在接到付款审批单后应及时付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。
2．合同执行
(1) 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知申购部门及公司领导；
（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；
（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；
六、出入库规定
1．出入库
（1）公司采购的物品在运达公司后采购部应及时通知申购部门，并通知仓库办理验收入库手续。仓管员必须严格按定单要求点数验收、入库、并录入电脑。如不能确定验收标准的材料，应及时通知材料员和工地主管到场验收以确保材料有效。
（2）材料进人仓库时，仓管员要按规定放好并及时通知工地到仓库领材料。仓管员根据各工地开出的出库单的数量发货给各工地，并录入电脑。
2．仓管员工作职责
　　1）准确地做好材料进出仓库的帐务工作。
　　2）严格按照材质的验收要求做好材料验收工作。
　　3）不合订购要求的或不合格的材料坚决不予验收。
　　4）认真做好仓库月报（与工程款申报、施工队付款节点同步）、工程项目竣工材料决算表工作。
　　5）认真做好仓库材料的分类摆放和保管工作。
　　6）认真做好仓库安全防范及仓库卫生工作。
　　7）认真做好仓库发料工作。发料原则：凭工地主管签名的领料单进行发放；材料必须送至仓库门口交接（重物品除外）；先进仓的料先发，旧废料根据实际情况合理利用。
　　8）认真做好退料工作。退料原则：不合要求材料及时通知采购员退回供货商并报财务；工地完工的剩余材料及时回收仓库保管（所有设备、材料出库后一周起落实设备材料使用情况，如有异常及时处理）。
　　9）认真做好各工地材料使用的监控工作。避免重复领料和材料浪费。
　　10）认真做好手动工具和机具的借收登记工作。

物业安保培训方案
为规范保安工作，使保安工作系统化/规范化,最终使保安具备满足工作需要的知识和技能，特制定本教学教材大纲。
一、课程设置及内容全部课程分为专业理论知识和技能训练两大科目。
其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的
1）保安人员培训应以保安理论知识、消防知识、法律常识教学为主，在教学过程中，应要求学员全面熟知保安理论知识及消防专业知识，在工作中的操作与运用，并基本掌握现场保护及处理知识2）职业道德课程的教学应根据不同的岗位元而予以不同的内容，使保安在各自不同的工作岗位上都能养成具有本职业特点的良好职业道德和行为规范）法律常识教学是理论课的主要内容之一，要求所有保安都应熟知国家有关法律、法规，成为懂法、知法、守法的公民，运用法律这一有力武器与违法犯罪分子作斗争。工作入口门卫守护，定点守卫及区域巡逻为主要内容，在日常管理和发生突发事件时能够运用所学的技能保护公司财产以及自身安全。
2、培训要求
1）保安理论培训
通过培训使保安熟知保安工作性质、地位、任务、及工作职责权限，同时全面掌握保安专业知识以及在具体工作中应注意的事项及一般情况处置的原则和方法。
2）消防知识及消防器材的使用
通过培训使保安熟知掌握消防工作的方针任务和意义，熟知各种防火的措施和消防器材设施的操作及使用方法，做到防患于未燃，保护公司财产和员工生命财产的安全。
3) 法律常识及职业道德教育
通过法律常识及职业道德教育，使保安树立法律意识和良好的职业道德观念，能够运用法律知识正确处理工作中发生的各种问题；增强保安人员爱岗敬业、无私奉献更好的为公司服务的精神。
4) 工作技能培训

其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的
安全生产目标责任书
为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：
一、目标值：
1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。
2、现金安全保管，不发生盗窃事故。
3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。
4、安全培训合格率为100%。
二、本单位安全工作上必须做到以下内容：
1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。
2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。
3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。
4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。
5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。
6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。
7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。
8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；
9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。
10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；
11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。
三、 安全奖惩：
1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。
2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落